6- Copyright 2007 Prentice Hall 1 Örgüt Teorisi, Tasarım ve Değişim Beşinci Baskı Gareth R. Jones Bölüm 6 Örgüt Yapısını Tasarlama: Uzmanlaşma ve Koordinasyon

6- Copyright 2007 Prentice Hall 2 Örgütsel Tasarım Uygun tasarım örgütsel etkinlik/verimlilik ve etkililiği sağlamalıdır Örgütün iş birimleri,departmanları ya da bölümlerindeki bireyleri/görevleri gruplandırma ile ilgili kararları kapsar Örgütler farklılaşmalı ve uyumlaştırılmalıdırlar

6- Copyright 2007 Prentice Hall 3 Örgüt Yapısı Nedir? Bir örgütün yapısı basitçe şöyle tanımlanabilir: “İşlerin farklı görevlere bölünmesi ve daha sonra da bu görevler arasındaki uyumlaştırmanın başarılma yollarının toplamı”

6- Copyright 2007 Prentice Hall 4 Örgüt Şeması Nedir? Örgüt şemasındaki kutular iş ve sorumlulukların bölümler, departmanlar, kısımlar ve takımlar gibi birimlere nasıl ayrıldığını gösterir Çizgiler yönetim yapısını gösterir: Kim kime rapor verir, kutular hiyerarşide birbirleriyle nasıl ilişkilidir?

6- Copyright 2007 Prentice Hall 5

6- Copyright 2007 Prentice Hall 6

6- Copyright 2007 Prentice Hall 7 Örgüt Yapısı Niçin Önemlidir? Yapı şunları etkiler: İşgörenlerin neye önem vereceklerini, Koordinasyon faaliyetlerinin kolaylığını Malları ve hizmetleri üretmenin hızı İşleri yapmanın/yönetmenin maliyeti Gerekli nezaretin yapısı ve derecesi Hangi işgörenlerin birbirleriyle ilişki kuracağı ve etkileşim halinde olacağı

6- Copyright 2007 Prentice Hall 8 Fonksiyonel Yapı Fonksiyonel bir yapı insanların ortak becerileri, uzmanlıkları ya da kullandıkları kaynaklar bakımından gruplandırıldığı bir tasarımdır Fonksiyonel yapı yatay farklılaşmanın temelidir Bir örgüt amaçlarını başarma derecesini gösteren etkililiği artırmak için görevleri fonksiyonlar halinde gruplandırır

6- Copyright 2007 Prentice Hall 9 Şekil 6-1: Fonksiyonel Yapı

6- Copyright 2007 Prentice Hall 10 Şekil 6-1: Fonksiyonel Yapı(devam)

6- Copyright 2007 Prentice Hall 11 Fonksiyonel Yapı: Avantajları İnsanlara birbirinden öğrenme ve daha uzman, daha üretken olma fırsatı sağlar Ortak becerilerine göre gruplandırılan insanlar birbirine nezaret edebilir ve birbirinin davranışlarını kontrol edebilir İnsanlar yaptıkları işte daha etkili olmalarına imkan veren normlar ve değerler geliştirirler

6- Copyright 2007 Prentice Hall 12 Fonksiyonel Yapıda Kontrol Problemleri İletişim Problemleri: örgütsel fonksiyonlar geliştikçe, her birinin kendi hiyerarşileri olur ve böylece birbirlerinden giderek daha uzak olurlar Ölçme Problemleri: herhangi bir fonksiyonel grubun karlılığını ölçmek için ihtiyaç duyulan bilgiyi sağlamak güçtür Mekan Problemleri: merkezleşmiş kontrol farklı coğrafi bölgelerdeki özel ihtiyaçları tatmin etme yeteneğini kaybeder

6- Copyright 2007 Prentice Hall 13 Fonksiyonel Yapıda Kontrol Problemleri(devam) Müşteri Problemleri: yeni müşterilerin ihtiyaçlarına hizmet etme ve ürünleri bunlara uygun hale getirmek güçtür Stratejik Problemler: üst yöneticiler koordinasyonu geliştirme yollarını bulmaya çok zaman harcarlar

6- Copyright 2007 Prentice Hall 14 Kontrol Problemini Çözme Yöneticiler fonksiyonlar arasındaki bütünleşmeyi artırmak için fonksiyonel yapıyı yeniden tasarlayarak kontrol problemlerini çözebilirler

6- Copyright 2007 Prentice Hall 15 Şekil 6.2: Satışları ve Pazarlamayı Birleştirerek Fonksiyonel Yapıda Bütünleşmeyi Sağlama

6- Copyright 2007 Prentice Hall 16 Fonksiyonel Yapıdan Çok Bölümlü Yapıya Fonksiyonel yapı şu koşullarda uygudur: Eğer örgüt benzer ürünlerden sınırlı sayıda üretiyorsa, Bu ürünleri bir ya da birkaç yerde üretiyorsa, Bu ürünleri yalnızca genel bir müşteri ya da tüketici kesimine satıyorsa

6- Copyright 2007 Prentice Hall 17 Fonksiyonel Yapıdan Çok Bölümlü Yapıya(devam) Örgütler büyüdükçe, birbirinden farklı olan çok sayıda ürün üretmeye başlarlar Aynı zamanda, farklı müşterilere hizmet vermek için üretimlerini çok sayıda yerleşim alanlarında üretimlerini artırırlar Daha karmaşık-kompleks yapı şunlara dayalıdır: Dikey farklılaşmada artış Yatay farklılaşmada artış Bütünleştirmede artış

6- Copyright 2007 Prentice Hall 18 Şekil 6-3: Farklılaştırma ve Bütünleştirme

6- Copyright 2007 Prentice Hall 19 Şekil 6-3: Farklılaştırma ve Bütünleştirme(devam)

6- Copyright 2007 Prentice Hall 20 Çok Bölümlü Bir Yapıya Geçiş Örgütler çok sayıda ürün, bölge ya da müşterilerle çalışırken ortaya çıkan kontrol problemlerini çözmek için yaygın olarak çok bölümlü yapıya uyarlanırlar Çok bölümlü yapı çözülecek kontrol problemlerine bağlıdır Daha küçük, daha yönetilebilir alt birimler yaratır Ürün yapısına göre Coğrafi yapıya göre Pazar yapısına göre

6- Copyright 2007 Prentice Hall 21 Ürün Yapısı Ürün yapısı: çok bölümlü bir yapı ürünlerin (mallar ya da hizmetler) benzerlik ya da farklılıklarına göre ayrı bölümlerde gruplandırıldığı bir yapıdır Örgütler üretim faaliyetlerini destek fonksiyonlarla nasıl koordine edeceklerine karar vermeye ihtiyaç duyarlar Ürün yapısının üç türüne yol açar

6- Copyright 2007 Prentice Hall 22 Ürün Yapısı (devam) Ürün bölümü yapısı: merkezi destek fonksiyonlarının bir çok farklı ürün hatlarının ihtiyaçlarına hizmet ettiği bir yapı Destek fonksiyonu belirli bir ürün bölümün ihtiyaçlarına odaklanan fonksiyonel uzmanlardan oluşan ürün yönelimli takımlara ayrılır

6- Copyright 2007 Prentice Hall 23 Şekil 6-4: Ürün Bölüm Yapısı

6- Copyright 2007 Prentice Hall 24 Şekil 6.5: Ürün Merkezli Fonksiyonel Takımların Ayrı Ayrı Bölümlere Atanması

6- Copyright 2007 Prentice Hall 25 Ürün Yapısı(devam) Çok bölümlü yapı: destek fonksiyonlarının kendi ait oldukları bölümlerde yer aldığı bir yapı Her bir bölüm kendi destek fonksiyonlarına sahiptir ve kendi katma değerini kontrol eder Şirket genel merkezi uzmanları: her bir bölümün başındaki yöneticilerin faaliyetlerini izlemekten sorumludurlar Bir şirketin farklı işletmeler halinde çalışmasına izin verir

6- Copyright 2007 Prentice Hall 26 Şekil 6-6: Çok bölümlü Yapı

6- Copyright 2007 Prentice Hall 27 Şekil 6-7: Her Bölümünün Farklı Bir Yapıya Sahip Olduğu Çok Bölümlü Yapı

6- Copyright 2007 Prentice Hall 28 Çok Bölümlü Yapının Avantajları Artan örgütsel etkililik: şirket ve bölüm yöneticileri arasındaki açık işbölümü genellikle örgütsel etkililiği artırır Artan kontrol: şirket ofisi tarafından sağlanan ekstra kontrol bölüm yöneticileri tarafından iç örgütsel verimliliğin daha güçlü takibini sağlayabilir

6- Copyright 2007 Prentice Hall 29 Çok Bölümlü Yapının Avantajları(devam) Karlı büyüme: her bir bölümün kendisi bir kar merkezidir, bölümlerin tek tek karlılığı açık olarak değerlendirilebilir İç emek pazarı: bölüm yöneticilerinin bir çoğu şirket yöneticisi olarak yükseltilebilir

6- Copyright 2007 Prentice Hall 30 Çok Bölümlü Yapının Dezavantajları Şirket-bölüm ilişkilerini yönetme: merkezleşme ve merkezleşmeme arasındaki dengeyi bulma Bölümler arasındaki koordinasyon problemleri: bölümler kaynaklar için rekabet etmeye başlar ve bölümler arasında koordinasyon problemleri ortaya çıkar

6- Copyright 2007 Prentice Hall 31 Çok Bölümlü Yapının Dezavantajları(devam) Transfer fiyatlama: bölümler arasındaki problemler çoğunluk transfer fiyatları çerçevesinde ortaya çıkar (transfer fiyatları: bir bölümün diğer bölüme yeni bir ürün ya da bilgi satışındaki fiyat) Bürokratik maliyetler: çok bölümlü yapıların işleyişi çok pahalıdır İletişim problemleri: uzun hiyerarşiler özellikle bilginin bozulması gibi iletişim problemlerine yol açmaya meyillidir

6- Copyright 2007 Prentice Hall 32 Ürün Yapısı (devam) Ürün takım yapısı: destek fonksiyonlarından oluşturulan uzmanlar uzmanlar belirli bir ürün türünde uzmanlaşırlar Bir ürünün (ya da müşteri) ya da birkaç ilişkili ürünün ihtiyaçları üzerinde odaklanırlar Bir ürün takımı fonksiyonel yapıdan ya da ürün bölüm yapısından daha ademi merkezidir, ve çeşitli ürün takımlarındaki uzmanların anında karar almasına izin verilir

6- Copyright 2007 Prentice Hall 33 Şekil 6.8: Ürün Takım Yapısı

6- Copyright 2007 Prentice Hall 34 Çok Bölümlü Yapı II: Coğrafik Yapı Şirketlerin yaşadığı kontrol problemleri coğrafi bir alandan kaynaklandığı zaman, coğrafik bölüm yapısı daha uygun olur Örgütün temel yetenekleriyle farklı coğrafi bölgelerdeki müşterilerin ihtiyaçlarıyla birleştirmek için yapısını ayarlamasına fırsat verir Bazı fonksiyonların merkezleşmesine ve bazılarının merkezleşmemesine fırsat verir

6- Copyright 2007 Prentice Hall 35 Şekil 6-9: Coğrafik Yapı

6- Copyright 2007 Prentice Hall 36 Bölümsel Yapı III : Pazar Yapısı Pazar yapısı fonksiyonel beceriler ile faaliyetleri farklı müşteri gruplarının ihtiyaçlarıyla birleştirir Her bir müşteri grubu farklı bir pazarlama odağına sahiptir, ve her bir grubun işi özel müşterilerinin ihtiyaçlarına uygun ürünler geliştirmektir Her bir müşteri grubu merkezleşmiş destek fonksiyonlarından yararlanır

6- Copyright 2007 Prentice Hall 37 Şekil 6-11: Pazar Yapısı

6- Copyright 2007 Prentice Hall 38 Matriks Yapı Matriks yapı: insanları ve kaynakları, aynı anda hem fonksiyona hem de ürüne göre gruplandıran bir örgüt tasarımı Bir matriks dikey fonksiyonel sorumluluk akışını ve yatay ürün sorumluluğu akışını gösteren dikdörtgen bir kafese benzer Takımın üyeleri iki patronlu işgörenler olarak adlandırılır, çünkü iki üste rapor verirler: ürün takım yöneticisi ve fonksiyonel yönetici Takım temel koordinasyon ve bütünleşme mekanizmasıdır

6- Copyright 2007 Prentice Hall 39 Şekil 6-12: Matriks Yapı

6- Copyright 2007 Prentice Hall 40 Matriks Yapının Avantajları Çapraz fonksiyonel takımların kullanımı fonksiyonel bariyerleri ve alt birime odaklanmayı azaltır Fonksiyonel uzmanlar arasındaki iletişimi açar Matriks örgütün, ihtiyaç oldukça üründen ürüne geçen becerili profesyonellerin kullanımını en üst düzeye çıkarmasını mümkün kılar İkili fonksiyonel ve ürün odağı hem maliyete, hem de kaliteye önem vermeyi sağlar

6- Copyright 2007 Prentice Hall 41 Matriks Yapının Dezavantajları Matriks işgörenlerin birbirlerinden istikrarlı beklentiler geliştirmesine yol gösteren bir kontrol yapısının olmamasıdır Açık tanımlanmış bir otorite hiyerarşisinin yokluğu da kaynakların kullanımı konusunda ürün takımlarının ve fonksiyonların çatışmasına yol açabilir İnsanlar muhtemelen otorite ve sorumluluk boşluğunu yaşayacaklardır İnsanlar yapı ve istikrar duygusunu kendilerine sağlayacak informal örgütlerini yaratırlar

6- Copyright 2007 Prentice Hall 42 Çok Bölümlü Matriks Yapı Çok bölümlü matriks yapı: şirket ve bölüm yöneticileri ile bölüm yöneticilerinin kendilerinin arasında daha fazla bütünleşme sağlayan bir yapı Bölümlerdeki ve şirket genel merkezindeki yöneticilerin işbirliği yapmasını ve örgüt faaliyetlerini koordine etmesini kolaylaştırır

6- Copyright 2007 Prentice Hall 43 Şekil 6-13: Çok Bölümlü Matriks Yapı

6- Copyright 2007 Prentice Hall 44 Network Yapı Network yapı: eylemleri formal bir otorite hiyerarşisi yerine anlaşmalar ve sözleşmelerle koordine edilen farklı örgütlerin oluşturduğu bir küme Şirketler tedarikçiler, üreticiler ve dağıtıcılarla yapılan anlaşmalarla şekillendiği için çok karmaşıktır Örgüt ürünler ve hizmetlerin üretimi ve pazarlanmasında yer alan değer yaratma faaliyetlerini dış kaynaklardan sağladığı için bu tür anlaşmalar zorunludur

6- Copyright 2007 Prentice Hall 45 Network Yapının Avantajları Bir network ortağının belirli bir fonksiyonel faaliyeti güvenilir bir şekilde, ve daha düşük maliyet düzeyinde yapma derecesine göre, üretim maliyetleri azaltılır Karmaşık bir örgüt yapısının işleyişinin yüksek bürokratik maliyetlerinden kaçınılır Bir örgütün organik bir şekilde faaliyet göstermesine fırsat verir Network ortakları, standartlara uygun çalışmadıklarında değiştirilebilirler

6- Copyright 2007 Prentice Hall 46 Network Yapının Dezavantajları Grupların etkileşimlerine fırsat vermek için önemli ölçüde karşılıklı ayarlama gereklidir; böylece ürünleri sürekli olarak geliştirebilirler ve birbirlerinden öğrenebilirler Karmaşık bir değer yaratma sürecini kontrol etme yeteneği güçtür, çünkü yöneticiler çeşitli network ortaklarını etkili bir şekilde koordine etmek ve motive etmek için gerekli araçlardan yoksundurlar

6- Copyright 2007 Prentice Hall 47 Sınırsız Örgüt Sınırsız örgüt: bilgisayarlar, fakslar, CAD sistemleri ve video konferanslarla birbirine bağlanan insanlardan oluşmuştur Dış kaynak kullanımı ve network/ağ örgütün gelişimi hızla artmaktadır; çünkü örgütler maliyetleri azalttığının ve esnekliği artırdığının farkındadırlar