KAMU KESİMİNDE İÇ KONTROL SİSTEMİ Eğitimci Atilla DURMAZ Şube Müdürü www.bumko.gov.tr/kontrol

Sunu Planı Kamu Yönetimi Anlayışında Değişim Kontrol Anlayışında Değişim COSO İç Kontrol Modeli 5018 Sayılı Kanunda İç Kontrol Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi GÜ Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı

Kamu Yönetimi Anlayışında Değişim Merkez Düzenleme Planlama Programlama Kontrol Teftiş İdare Uygulama Teftiş Merkeze hesap verme Klasik Kamu Yönetimi Anlayışı İdare İdari düzeyde planlama ve programlama Uygulama Kontrol ve Denetim Merkeze ve Kamuoyuna hesap verme Merkez Düzenleme Planlama Programlama İzleme Geliştirme Yeni Kamu Yönetimi Anlayışı

Kontrol Anlayışında Değişim Klasik Kamu Yönetimi Anlayışında kontrol işlemi doğrulama amaçlı merkezin sorumluluğunda işlem odaklı tespit edici -Ex-post- girdi odaklı Yeni Kamu Yönetimi Anlayışında kontrol idarenin sorumluluğunda sisteme güvence verme amaçlı önleyici -ex-ante- sistem odaklı çıktı/sonuç odaklı

İç kontrol; COSO İç Kontrol Modeli Kurumun hedeflerine ulaşmasına makul güvence sağlamak üzere yöneticiler ve tüm personel tarafından gerçekleştirilen bir süreçtir. İç Kontrol bir süreçtir. İç Kontrol kurumun personelinin sorumluluğundadır. İç Kontrol makul güvence sağlar. İç Kontrol hedeflere ulaşmaya yöneliktir. COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (Treadway Komisyonunu Destekleyen Kuruluşlar Komitesi) İç Kontrol Bütünleşik Sistemi Belgesi yayımlandı.

COSO İç Kontrol Modeli COSO; mali raporlamaların kalitesini arttırmaya yönelik çalışmalar yapmak üzere 1985 yılında Amerika’da kurulmuş gönüllü bir kuruluştur. Kamu İç Kontrol Standartları hazırlanırken COSO İç Kontrol Modeli esas alınmıştır. COSO Modeline göre, iç kontrol sistemi birbiriyle ilişkili beş unsurdan meydana gelir Kontrol Ortamı Risk Değerlendirme Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme www.coso.org

COSO’ya göre İç Kontrol Ne İşe Yarar? Faaliyetlerde etkinlik ve verimlilik Standartlaşmış süreçler yardımıyla faaliyetlerin ekonomikliğini, verimliliğini ve etkinliğini artırır. Mali/mali olmayan raporlamalarda güvenilirlik Kararlarda kullanılan verinin doğruluğunu artırır. Yolsuzluğun ve usulsüzlüğün önlenmesine ve tespitine yardımcı olur ve denetime kanıt sağlar. Mevzuata uyum Periyodik ve süreç kontrolleri sayesinde kanunlara ve diğer düzenlemelere uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur.

COSO Piramidi Kontrol ortamı sağlam bir iç kontrol sistemi için uygun bir zemin sağlar. Risk değerlendirme sonuçlarına göre belirlenen kontrol faaliyetleri aracılığıyla kurumun hedeflerinin önündeki engeller bertaraf edilir veya en aza indirilir. Bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak iç kontrol oluşturulur, uygulanır ve sorumlu yönetim tarafından izleme yapılarak geliştirilir.

COSO Küpü Faaliyet ve birimler, amaçlar ve bileşenler bir küpün farklı yüzeylerinde bir bütün olarak iç kontrolün çerçevesini oluşturur. Bir kurumdaki tüm faaliyet ve birimler; faaliyetlerin etkinliği, bilgilerin güvenilirliği ve mevzuata uygunluğu amaçlarına ulaşmak amacıyla iç kontrolün beş bileşeninden yararlanır.

İç Kontrolün Güvence Verme Sınırı Nedir? hedeflere ulaşılması, mali raporlama ve düzenlemelere uygunlukla ilgili olarak yönetime kesin güvence vermez. Sadece ne ölçüde başarılabileceği konusunda makul güvence sağlar.

İç Kontrol Neden Tam (Mutlak) Güvence Veremez? Önyargılar, İnsan Hataları, Değişime Direnç, Kopukluklar Yönetimin Karar ya da Yorum Hataları, Aşırı Talepleri, Çıkar İşbirlikleri, Örtülü Anlaşmalar Fayda-Maliyet Karşılaştırması

İç Kontrolün Zayıflığı İç kontrol zayıf olursa ne olur? Yetersiz ve isabetsiz yönetim kararları Varlıkların kaybı Kaynak kullanımında israf Hizmetlerde yetersizlik ve kalitesizlik Hedeflere Ulaşamama Yolsuzluk ve usulsüzlük Hesap verme güçlüğü Soruşturmalar Kaynak kaybı İtibar kaybı

5018 sayılı Kanunda İç Kontrol Tanım İç kontrolün tanımı 5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinde yapılmıştır. Buna göre iç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara, mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle birlikte iç denetimi de kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.

5018 sayılı Kanunda İç Kontrol İdarenin hedeflerine ulaşmasını ve kaynak kullanımını etkileyen her şey iç kontrolün kapsamına girmektedir. İç kontrol sisteminin etkili ve yeterli bir şekilde uygulanması için yönetimin sahiplenmesi ve benimsemesi bir zorunluluktur.

5018 sayılı Kanunda İç Kontrol İç kontrolün amaçları Faaliyetlerin idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak. Faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak. Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını sağlamak. Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak.

5018 sayılı Kanunda İç Kontrol İç Kontrolde sorumluluk (5018/md.10, 11, 32, 57, 60, 61, 63, 64 ve ilgili diğer maddeler) İç kontrole ilişkin sorumluluklar ve sorumlular Kanunun farklı maddelerinde yer almaktadır. Her şeyden önce iç kontrolden idare, başka bir deyişle idare içerisinde yer alanlar sorumludur. İç kontrolün tanım ve amaçları kapsamında olmak üzere bir idarede görev alan herkes, görev ve yetkileri çerçevesinde etkili ve yeterli bir iç kontrol sisteminin oluşturulmasından ve uygulanmasından sorumludurlar. Üst Yönetici Birim Amirleri Strateji Geliştirme Birimi Yöneticileri Muhasebe Yetkilileri İç Denetim Birimi ve İç Denetçiler

5018 sayılı Kanunda İç Kontrol İç Kontrolde Sorumluluk (5018/md.57) Üst yönetici: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, harcama birimleri ve iç denetim birimi aracılığıyla İdarede yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin kurulmasını sağlama,işleyişi izleme ve gerekli tedbirleri alarak geliştirme sorumluluğu. Harcama Yetkilileri: Birimlerinde etkili bir iç kontrol sistemi oluşturmak, uygulamak ve geliştirmek. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı: İdarede 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen bir iç kontrol sisteminin kurulması çalışmalarını başlatmak, bu amaçla üst yöneticinin liderliğinde harcama birimlerindeki çalışmaları koordine etmek ve teknik destek sağlamak. İç Denetim Birimi: İdaredeki iç kontrol sistemine ilişkin tasarım ve uygulamaları denetleyerek, uygunluğunu ve yeterliliğini değerlendirmek ve iç kontrol sisteminin geliştirilmesi kapsamında idareye değer katmak

5018 sayılı Kanunda İç Kontrol İç kontrol sistemine ilişkin Maliye Bakanlığının rolü (5018/55 inci maddesinin ikinci fıkrası) İç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemler belirlemek, geliştirmek ve uyumlaştırmak, koordinasyon sağlamak ve idarelere rehberlik hizmeti vermek. İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar (2005) Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği (2007) Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi (2009) İç kontrol sistemine ilişkin sürekli eğitim ve bilgilendirme faaliyetleri

Kamu İç Kontrol Standartları Kamu İç Kontrol Standartlarının kapsamı ve niteliği Kamu İç Kontrol Standartları, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde idarelerin dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermektedir. Tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. Kamu İç Kontrol Standartları 5 bileşen, 18 standart ve 79 genel şarttan oluşmaktadır.

Kamu İç Kontrol Standartları Kamu İç Kontrol Standartlarının uygulama zorunluluğu Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole ilişkin Usul ve Esaslarda, kamu idarelerinin mali ve mali olmayan işlemlerinde standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü oldukları belirtilmektedir.

Kamu İç Kontrol Standartları Neden Kamu İç Kontrol Standartları? Tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. KİKS, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve geliştirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermektedir. KİKS, denetim ve değerlendirmelerinde iç denetime bir çerçeve sağlar.

Kamu İç Kontrol Standartları I. Kontrol ortamı standartları Etik değerler ve dürüstlük Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Personelin yeterliliği ve performansı Yetki devri II. Risk değerlendirme standartları Planlama ve programlama Risklerin belirlenmesi ve programlanması III. Kontrol faaliyetleri standartları Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Görevler ayrılığı Hiyerarşik kontroller Faaliyetlerin sürekliliği Bilgi sistemleri kontrolleri IV. Bilgi ve iletişim standartları Bilgi ve iletişim Raporlama Kayıt ve dosyalama sistemi Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi V. İzleme standartları İç kontrolün değerlendirilmesi İç denetim

I.Bileşen : Kontrol Ortamı Standartları Kontrol ortamının temel unsuru “kurum” ve “insan”dır. Kontrol ortamı; uygun teşkilatlanmış, görev, yetki ve sorumluluklar tanımlanmış bir kamu idaresinde kamusal faaliyetlerin, yetkin ve dürüst yönetici ve personel tarafından yürütülmesine ilişkin standartları kapsar. Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer bileşenlerine temel teşkil eden bir çerçeve oluşturmaktadır. Bu bileşen kapsamında 4 standart 24 genel şart belirlenmiştir. Etik değerler ve dürüstlük (6 genel şart) Misyon, organizasyon yapısı ve görevler (7 genel şart) Personelin yeterliliği ve performansı (7 genel şart) Yetki devri (4 genel şart)

II.Bileşen: Risk Değerlendirme Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek risklerin ve fırsatların belirlenmesi ve değerlendirilmesini ifade etmektedir. İç ve dış risklerin belirlenmesi, meydana gelme olasılığının ve etkisinin analiz edilmesi, alınacak önlemlerin tespit edilmesi ve idarenin göğüsleyebileceği risklerin seçilmesi suretiyle idarenin faaliyetlerinde risk yönetiminin esas alınmasını öngörmektedir. Bu kapsamda, 2 standart 9 genel şart öngörülmüştür. Planlama ve Programlama (6 genel şart) Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi (3 genel şart)

III.Bileşen: Kontrol Faaliyetleri Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek üzere oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Kontrol faaliyetleri idarenin bütün kademelerinde olmak üzere planlama, programlama, uygulama, gözden geçirme ve hesap verme faaliyet ve süreçlerini kapsar. Bu bileşen kapsamında 6 standart 17 genel şart belirlenmiştir. Kontrol stratejileri ve yöntemleri (4 genel şart) Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi (3 genel şart) Görevler ayrılığı (2 genel şart) Hiyerarşik kontroller (2 genel şart) Faaliyetlerin sürekliliği (3 genel şart) Bilgi sistemleri kontrolleri (3 genel şart)

IV.Bileşen: Bilgi ve İletişim Yöneticilerin zamanında ve doğru karar alabilmesi. Çalışanların görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi. Şeffaf ve hesap verebilir bir şekilde raporlama yapılabilmesi. Amaçların gerçekleşme performansının takip edilebilmesi. Risklerin yönetilebilmesi Bu bileşen kapsamında 4 standart 20 genel şart belirlenmiştir. Bilgi ve iletişim(7 genel şart) Raporlama (4 genel şart) Kayıt ve dosyalama (6 genel şart) Hata usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi(3 genel şart)

V.Bileşen: İzleme İzleme nedir? İç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişinin sürekli ve belirli aralıklarla değerlendirilmesi ve alınması gereken önlemlerin belirlenmesi sürecidir. Bu bileşen kapsamında 2 standart 6 genel şart belirlenmiştir. İç kontrolün değerlendirilmesi (4 genel şart) İç denetim (2 genel şart)

Usul ve Esaslarda İç Kontrol İç kontrol güvence beyanı Üst yöneticiler ve harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler.

Strateji Geliştirme Birimi (SGDB) Yöneticisinin Beyanı MALİ HİZMETLER BİRİMİ YÖNETİCİSİNİN BEYANI Mali hizmetler birim yöneticisi olarak yetkim dahilinde; Bu idarede; Faaliyetlerin mali yönetim ve kontrol mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olarak yürütüldüğünü, Kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını temin etmek üzere iç kontrol süreçlerinin işletildiğini, izlendiğini ve gerekli tedbirlerin alınması için düşünce ve önerilerimin zamanında üst yöneticiye raporlandığını beyan ederim. İdaremizin ………. yılı Faaliyet Raporunun “III/A- Mali Bilgiler” bölümünde yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu teyit ederim. (Yer-Tarih) İmza Ad-Soyadı Unvan

Eylem Planı Rehberi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi İç kontrol sistemlerini Kamu İç Kontrol Standartları ile uyumlu hale getirmek için kamu idarelerine rehberlik yapmak amacıyla hazırlanmıştır. Rehbere bir tablo eklenmiş ve tablonun sütun başlıklarına göre doldurulup üst yönetici tarafından onaylandıktan sonra Maliye Bakanlığına gönderilmesi öngörülmüştür.

KİKS Uyum Eylem Planı Rehberi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi Rehber, temel ilkeler ve yöntem olmak üzere iki bölümden oluşmaktadır. Bu rehberde, her idarede iç kontrol standartlarına uyum çalışmalarının bir üst yönetici onayı ile başlatılmasını öngörmektedir. Üst Yönetici onayı ile üst yönetici yardımcısı ve harcama birimi amiri veya yardımcılarından oluşan bir İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu oluşturulması öngörülmüştür. Üst yönetici onayı ile harcama birimlerindeki yöneticiler ya da hiyerarşik olarak harcama birimi yöneticisine en yakın düzeydeki temsilcilerden oluşan bir Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu oluşturulması öngörülmüştür.

KİKS Uyum Eylem Planı Rehberi Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi Rehbere, kamu iç kontrol standartlarına uyum için eylem planı oluşturmalarına yardımcı olması amacıyla bir de tablo eklenmiştir. Tablonun ilgili sütun başlıklarına göre doldurulup üst yönetici tarafından onaylandıktan sonra 30 Haziran 2009 tarihine kadar Maliye Bakanlığına gönderilmesi istenmiştir.

İç Kontrol- Yanılgılar ve Gerçekler İç Kontrol, yazılı prosedürlerle başlar. Gerçek 1: İç kontrol, güçlü bir iç kontrol ortamıyla başlar.

İç Kontrol- Yanılgılar ve Gerçekler İç kontrol, strateji geliştirme birimleri tarafından yapılması gereken bir iştir. veya İç kontrol, iç denetçiler tarafından yapılması gereken bir iştir. Gerçek 2: İç kontrol sisteminin sahibi TÜM (üst-orta) yönetimdir. Strateji geliştirme birimleri ve iç denetçiler, yönetime bu alanda teknik destek sağlarlar.

İç Kontrol- Yanılgılar ve Gerçekler İç kontrol sadece mali bir konudur veya İç kontrol = ön mali kontroldür. Gerçek 3: İç kontrol idarenin tüm fonksiyonlarını kapsamakta ve tüm birimlerini ilgilendirmektedir. Ön mali kontrol, iç kontrolün kontrol faaliyetleri bileşeninde kontrol yöntemlerinden sadece biridir.

İç Kontrol- Yanılgılar ve Gerçekler İç kontrol fazladan bürokrasi oluşturur, yönetici ve çalışanları oyalar. Gerçek 4: İç kontrol, süreçlere ilave yapılan işler olarak düşünülmemelidir. İç kontrol süreçlerin bir parçası olarak tasarlanmalı ve uygulanmalıdır.

Teşekkürler… Yararlanılan Kaynaklar: Mehmet BÜLBÜL, Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Daire Başkanı Doç. Dr. H. Hakan YILMAZ Ankara Ünv. Kurumsal Gelişim Koordinatörü A. Uğur CEBECİ, Maliye Bakanlığı

soru-cevap…