RAPOR YAZMA İLKE VE TEKNİKLERİ Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM

Rapor Türleri Faaliyet alanına göre rapor türleri İçeriklerine göre rapor türleri Sürelerine göre rapor türleri Yapılarına (şekillerine) göre rapor türleri Sosyal hizmet uygulamalarında kullanılan raporların türleri

Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri a) Bilimsel raporlar; belli bir konuda araştırma sonuçlarını gösteren raporlardır. Tezler, bilimsel raporların en gelişmiş örnekleridir. b) İş raporları; fizibilite çalışmalarını, faaliyet sonuçlarını bir kararın alınmasının olası sonuçlarını yansıtan raporlardır.

Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri c) Öğretmen raporları; öğretmenlerin kendi sınıf, eğitsel kol vb. çalışma konularını kapsayan, okul müdürlüğüne veya öğretmenler kuruluna sunulan dönem ya da yıllık çalışmaları gösteren raporlardır.

Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri d) Bilirkişi raporları; konusunda uzman olan ve kendisine resmi yetki verilen bir kişi tarafından bir sorunu araştırıp, mahkemeye sunulan raporlardır. e) Denetici raporları; bir kurumun, kuruluşun, ortaklığın yıllık ya da dönem çalışmalarının sonuçlarını gösteren raporlardır.

Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri Bilimsel araştırma raporları iki kısma ayrılır. Bunlar; “iş raporları” ve “bilimsel raporlar” dır.

Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri Raporlar hangi amaçla yazılırsa yazılsın, bir raporun genel biçimi değişmez. Buna göre; Rapora konu olan olay Durum ya da sorun belirtilmeli Araştırma sonucu elde edilen bilgiler ve bulgular sıralanmalıdır.

Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri Raporun son bölümünde, raporu yazan kişi o konuda vardığı yargıları ve kendi kanılarını belirtmelidir.

Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri İş raporlarının bilimsel raporlardan tek farkı, rapor hazırlarken izlenen yöntemdedir. Bilimsel raporlar, inceleme ve araştırmaya dayanan, ele alınan konunun bilimsel yöntemlerle işlendiği raporlardır. İş raporları ise, bilimsel bir araştırmadan farklı olarak, bir olayı ya da bir durumu değerlendirir; soruşturmanın veya araştırmanın sonuçlarını gösterir. Bu tür raporlarda ön bölüm ve arka bölüm bulunmaz. Başlık sayfası gerekmez.

Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri Özel raporlar, genellikle üst yöneticinin isteği üzerine hazırlanırsa da, iş görenin kendi inisiyatifi ile hazırladığı raporlar da vardır. Özel raporlar genellikle tek ve belirli bir konuyu ele alarak, bir problemi veya değerlendirmesi gereken bir durumu irdeler.

Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri Raporun türü ne olursa olsun, raporu hazırlayan Konusunda yeterli Bilgili Tarafsız Yaptığı işi tam kavramış olmalıdır.

İçeriklerine Göre Rapor Türleri Raporun içeriği, kimden geldiğine, kime gideceğine ve ne hakkında olduğuna göre farklılık gösterir.

İçeriklerine Göre Rapor Türleri Her rapor, Niçin hazırlandığını belirten bir gerekçe göstermeli, Örneğin; “yöneticinin yıllık eğitim faaliyetleri konusunda bilgi almak amacıyla talebi üzerine” gibi bir başlıkla, Amacın sınırını çizmeli; Gerekçelere ve verilere dayanmalı; Bu verilerin nereden ve nasıl elde edildiğini ve hangi yöntemle analiz edildiğini belirtmeli; Yazarın görüşlerini, vardığı sonuçları ve önerileri içermelidir.

İçeriklerine Göre Rapor Türleri Raporun uzunluğu, amacına uygun, yeterli bilgi içermesine göre ayarlanır. Bazı raporlar, mektup veya memorandum formunda ve kısadırlar; fakat genellikle raporlar çok sayfalı olurlar.

İçeriklerine Göre Rapor Türleri İçeriklerine göre rapor türleri ise şu şekildedir: Bilgi veren raporlar Araştırma raporları Uzman raporları Durum raporları Öneri raporları

İçeriklerine Göre Rapor Türleri İçeriklerine göre rapor türleri ise şu şekildedir: Bilgi veren raporlar Araştırma raporları Uzman raporları Durum raporları Öneri raporları

İçeriklerine Göre Rapor Türleri Bilgi veren raporlar Okuyucunun rapor hakkında bilmesi gereken bilgileri sunan raporlardır. Bu tür raporlar bir durumu olduğu gibi açıklar; toplanmış olan veriler, bir plan içerisinde yazılır; yazılanlardan çıkan sonuç özetlenir. Okuyucunun bir kanaat edinmesi sağlanmaya çalışılır.

İçeriklerine Göre Rapor Türleri b) Araştırma Raporları Özel bir sorunun tespitine yönelik olarak hazırlanan raporlardır. Sorunun analizi ve alternatiflere uygun çözüm önerileri getirilir. En iyi hareket şeklinin neler olacağı gösterilir.

İçeriklerine Göre Rapor Türleri c) Uzman raporları Uzmanlık isteyen bir bakış açısıyla, gerçekleri yorumlayan raporlardır. Bu raporu hazırlayanlar uzman veya bir danışman olabilir. Raporu hazırlayan uzmanlık bilgi ve deneyimine dayalı olarak çözüm önerileri sunmalıdır.

İçeriklerine Göre Rapor Türleri d) Durum raporları İçinde bulunulan mevcut koşulları ya da bir durumu güncelleştirmek, gelecekte çıkacak zorlukların neler olacağı konusunda tahminde bulunmak ve hâlihazırda gerek duyulan çözümleri önermek amacıyla yazılan raporlardır. Bu tür raporlar okuyucuyu; bir projenin, işin riskli bir durumu, planın son durumu hakkında bilgilendirmek amacıyla yazılır.

İçeriklerine Göre Rapor Türleri e) Öneri raporları; Örgütte uygulanacak yeni kurallar, politika ve stratejileri tespit etmek amacıyla hazırlanan raporlardır. Raporu yazanın subjektif yargılarının en sık yer aldığı rapor türüdür. Güçlü bir analiz yeteneği gerektirir. Bu raporlarda verilerin, karar almayı sağlayacak şekilde işlenmesi gerekir.

Sürelerine Göre Rapor Türleri Sürelerine göre raporlar, haftalık ve aylık olarak da yazılmakla birlikte, genelde en fazla kullanılan raporlar, daha kapsamlı oldukları için yıllık raporlardır. Her kuruluş, yıllık faaliyet raporu hazırlayarak, yıllık faaliyetleri hakkındaki bilgileri ilgili kişilere ve kamuoyuna duyurur. Yıllık raporların amacı; hedef kitlelere örgütün geçmiş bir yıl içinde yaptığı işleri anlatmak ve geleceğe yönelik projelerini duyurmaktır.

Sürelerine Göre Rapor Türleri Yıllık raporlar, diğer tüm rapor türlerinde olduğu gibi, doğru verilere dayanmalı, açık ve anlaşılır bir dille yazılmalıdır. Yıllık raporlarda, kuruluşun mali durumuna ilişkin; Rakamlar ve grafikler, Sunduğu hizmetlere ilişkin bilgiler, Geleceğe ait planlar, Projeler ve olanaklar, Kuruluşun gösterdiği gelişmeler, Personelle ilgili bilgiler, karşılaştığı problemler ve bulunan çözümler vb. gibi bilgiler bulunmalıdır.

Sürelerine Göre Rapor Türleri Yıllık rapor hazırlamak, önemli bir uzmanlık bilgisi gerektirir. Bu nedenle kuruluşlar yıllık rapor hazırlama işiyle uğraşacak uzman şahıslar yetiştirmelidirler. Kuruluşlarda yapılanlar kadar bunların anlatılması da önemlidir.

Sürelerine Göre Rapor Türleri Yıllık raporların hazırlanması işine, genellikle altı ay önceden başlanır. İlk yapılacak iş, raporun yayınlanacağı altı ay sonraki genel atmosferi sezinlemeye çalışmaktır.

Sürelerine Göre Rapor Türleri Daha sonra, öncelikle bir plan taslağı ve çalışma programı hazırlanır. Bir önceki yılın raporu gözden geçirilerek, diğer kuruluşların yıllık raporlarıyla kıyaslanır; Böylece daha yararlı Bilgilendirici Anlaşılır bir yıllık rapor hazırlanması için ipuçları araştırılır.

Sürelerine Göre Rapor Türleri Temel konular hakkında bilgi topladıktan sonra, kilit yöneticilerle görüşülüp, kendilerine danışmak suretiyle raporun ilk taslağı oluşturulur. Bu arada, tüm enformasyon kaynakları değerlendirilir.

Sürelerine Göre Rapor Türleri Taslak rapor, üst yönetime onaylattırıldıktan sonra, eksiklikler varsa tamamlanır; raporun görünümü ve mizanpajı düzenlenir. Gerekli düzeltmeler ve son eklemeler yapıldıktan sonra rapor yayınlanır.

Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri Raporlarda bilgi, raporun içeriğini, bu bilgilerin sunuluşundaki düzen ise raporun biçimini oluşturur. Araştırma raporu, yapılan çalışmanın ve çalışmayı yapanın niteliklerini yansıtan en somut belgedir. Bu yönüyle de önemli bir değerlendirme aracıdır. Raporun ilk etkisi onun biçimi hakkındadır; sonra içerik gelir. Bunun için raporlar “biçimleriyle kabul, içerikleriyle takdir olunurlar”.

Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri Rapor, her şeyden önce hazırlanış amacına uygun bir içerik ve yapıda olmalıdır. Örneğin, tez ve benzeri araştırma raporları, aynı zamanda bir yetiştirme aracı olduklarından, belli değerlendirme ölçütlerine uygun ayrıntı ve biçim kurallarına uymak zorundadırlar. Oysa bir üst yöneticiye sunulacak rapor, doğrudan karara esas olacak bilgileri içeren kısa ve yalın nitelikte olmalıdır.

Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri Yazılı iletişimde kodlanmış bir mesaj, belli şekil şartlarına göre hazırlanmalıdır. Ne yazılacağı kadar nasıl yazılacağı da önemlidir. Yazılanların şekil şartlarına göre yazılması, mesajın amacına ulaşmasını kolaylaştırır. Raporlar şekil yönünden iki türdür. Bunlar şekle bağlı (formel) raporlar ve şekle bağlı olmayan (informel) raporlardır.

Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri a) Şekle bağlı (formel) raporlar; bunlar genellikle içerik bakımından uzun raporlardır. Şekle bağlı raporlar, geniş aralıklarla ve tez formatında yazılır. Formel raporlarda sırasıyla aşağıdaki bölümler bulunur. Kapak sayfası Boş bir sayfa

Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri ÖN BÖLÜM Başlık sayfası Ön söz Rapor Komisyonu İnceleme Komitesi İçindekiler Çizelge ve şekiller listesi (varsa)

Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri ANA BÖLÜM Giriş Problem Amaç Önem Varsayımlar Sınırlılıklar Tanımlar

Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri Yöntem Verilerin elde edilmesi Verilerin işlenmesi Verilerin analizi Verilerin yorumu Özet ve Öneriler Yargılar Özet Sonuç ve değerlendirme

Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri SON BÖLÜM Ek bilgi ve belgeler Kaynakça Değerlendiriciler için yeterince boş sayfa

Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri b) Şekle Bağlı Olmayan (informel) Raporlar; bu tür raporlar, şekle bağlı raporlara göre daha kısadır. Şekle bağlı raporlarda bulunan kapak sayfası, boş sayfa, başlık sayfası, ön söz ve içindekiler kısmı gibi ön bölümler informel raporlarda bulunmayabilir. İnformel rapor giriş, yöntem, özet ve öneriler gibi ana bölümlerden oluşur. Bazı soruşturma raporlarında gerek duyulması halinde toplanan verilerinbulunduğu ekler kısmı yer alabilir.

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Sosyal hizmet uygulamalarında kullanılan raporlar, genelde mülakat ve değerlendirme raporu olarak iki grupta ele alınabilir.

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Mülakat Raporları Mülakat raporları, yazılma amacına göre süreç raporu ve özet rapor olarak yazılabilmektedir.

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Süreç Raporu Hikâye (narrative) şeklinde yazılan bu rapor, karşılıklı ilişkileri göstermek için kullanılan rapor türüdür. Bu raporda mülakattaki süreç ya da etkileşim kaydedilir.

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Süreç Raporu Süreç raporunda, mülakatın başladığı andan itibaren; Kronolojik olarak konuşulanlar Müracaatçının genel görünümü Davranışları Tepkileri Etkileşim süreci Sosyal hizmet uzmanının katkısı, Düşünce, yorum ve değerlendirmeleri ayrıntılı bir biçimde yazılır.

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Süreç Raporu Bununla birlikte objektif birtakım bilgilerin bu raporda özetlenmesi tercih edilebilir. Buna örnek olarak müracaatçının kimliği, gelir durumu, konut durumu verilebilir. Süreç raporunda genelde çalışılan kurumun adı, müracaatçının adı soyadı, mülakat tarihi ve süresi, sosyal hizmet uzmanının adı ve soyadı yazılır. Her defasında süreç raporu için bu bilgilerin verilmesine gerek olmayabilir. Birinci mülakattan sonraki raporlarda müracaatçının adı soyadı ve mülakatın tarihini yazmak yeterli olabilir.

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Süreç Raporu Süreç raporunda bu bilgilerin ardından, başlıklar altında önce mülakata ilişkin amaç kısaca belirtilir. Daha sonra mükalatın içeriği, süreç biçiminde ayrıntılı olarak anlatılır. Bu içerik,gazete ve dergilerde olduğu gibi günlük olayları anlatan bir üslup ile yazılır. Ayrıca kasete kaydedilmiş raporlar da diyalog şeklinde yazılır. Bu şekilde yazılmış raporlarda sosyal hizmet uzmanı sadece konuşmayı aktarmaz; parantez içinde gözlemlerine de yer verir.

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Süreç Raporu Süreç bölümünden sonra ise sosyal hizmet uzmanının müracaatçı, mülakat süreci ve kendisi hakkında yaptığı değerlendirme yer alır. Değerlendirme, o mülakattaki bilgiler, davranışlar, tepkiler ve etkileşim ile ilgilidir. Diğer bir deyişle bu bölümde sürecin değerlendirmesi yapılır. Raporun bitiminde de gelecek mülakat ile ilgili bir uygulama planı yer alır.

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Özet Rapor Özet rapor, mülakatın kısa ve özümlenmiş olarak kaydedilmesidir. Bu raporda ayrıntıya girilmez. Mülakattaki önemli noktalar hikâye biçiminde kısaca yazılır ya da belirli bölümler biçiminde düzenlenerek verilir.

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Özet Rapor Süreç ve ilişkilerin özel anlam taşımadığı durumlarda özet rapor, mülakatın her türlü içeriğini yazmakta kullanılır. Bu rapor türünde mülakattaki önemli bilgiler, gözlemler ve yorumlar kısaca yazılır. Mülakattaki etkileşimin olduğu gibi aktarılmasına gerek yoktur.

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ Özet Rapor Müracaatçıyı daha iyi tanımak bakımından ailesi, arkadaşları, iş yerindeki amiri ile kısacası kaynak kişilerle yapılan mülakatlar genellikle özet rapor şeklinde yazılır.

SON Beni Dinlediğiniz için teşekkür ederim... Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM