Uluslararası İlişkiler Birimi (UİB) HANDE UYANIK 12 Nisan ERASMUS+ STAJ HAREKETLİLİĞİ ORYANTASYON TOPLANTISI

Süreç Boyunca Kimlerle Görüşeceksiniz? Doç. Dr. Doğan YÜKSEL Uluslararası İlişkiler Birimi Koordinatörü UİB Erasmus Staj Danışmanı: Uzm. Hande UYANIK Memur Yasemin TOKGÖZ (Belge Temini) Memur Mahmut MERT (Hibe İşlemleri)

Sunu Başlıkları  Erasmus Staj Hareketliliği  Mevcut Durumunuz  Faaliyet Öncesi Hazırlıklar  Faaliyet Sonrası Süreç  Çevrimiçi Dil Desteği  Hibe  Hibe Ödemeleri ve Ödeme Esasları  Barınma  Sigorta  KOÜ Kayıt  Vize  Muhtemel Problemler  Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar

Erasmus Staj Hareketliliği nedir? Faaliyet, yükseköğretim kurumunda kayıtlı öğrencinin yurtdışındaki bir işletmede staj yapmasıdır. “Staj”, bir yararlanıcının programa katılan başka bir ülkedeki bir işletme veya organizasyon bünyesindeki mesleki eğitim alma ve/veya çalışma deneyimi kazanma sürecidir. Staj faaliyeti belirli bir öğretim programı kapsamında yapılan akademik çalışmalara ilişkin araştırma ödevleri, analiz çalışmaları gibi çalışmalar yapmak üzere kullanılmaz. Staj faaliyeti, öğrencinin öğrencisi olduğu mesleki eğitim alanında uygulamalı iş deneyimi elde etmesidir. Staj süresi her bir öğrenim kademesi için ayrı ayrı geçerli olmak üzere 2 ile 12 ay arasında bir süredir. Faaliyet süresinin kesintisiz gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Öğrenim süresi içerisinde her sınıfta ve öğrenim programlarının son sınıflarındaki öğrenciler mezun olduktan sonraki 12 ay içerisinde staj faaliyeti gerçekleştirilebilir. (Bu süre zarfında yeni bir öğrencilik sıfatına dahil olmamak şarttır.)

Mevcut Durumunuz *Erasmus hibesi Avrupa Komisyonu aracılığı ile Ulusal Ajans tarafından sağlanmaktadır. Bu nedenle 31 Mart 2016 tarihinde açıklanan sonuçlar değerlendirme açısından nihai, hibe açısından ön seçim sonuçlarıdır. Ulusal Ajans tarafından Üniversitemize ayrılan bütçe dahilinde talepler karşılanacaktır. Toplam hibe Haziran-Temmuz 2016’te bildirilmiş olacak. Hibenin yeterli olmaması durumunda birimce adil,şeffaf ve eşitlik ilkesi çerçevesinde tüm bölümlerin programdan faydalanmasına yönelik hibe tahsisi yapılacaktır.  Bu uyarı her yıl rutin olarak programın zamansal işleyişi dolayısı ile birimimizce yapılmaktadır.

Gitmeden Önce Ofise Teslim Edilecek Belgeler - Staj Hareketliliği Anlaşması (Learning Agreement for Traineeships) - KOÜ ve karşı kurum onaylı (3 nüsha) Değişiklik varsa ilk 1 ay içerisinde olmalı. - Euro Hesabı: Ziraat Bankası Kocaeli Şubesi adına bir Euro Hesabı açtırın. Diğer bankalardan da hesap açtırabilirsiniz ancak Birimimiz Ziraat Bankası ile anlaşmalı olduğu için Ziraat Bankası’nda hesabı olan öğrencilerden yatırım farkı ücreti alınmamaktadır. Açtırdığınız hesap cüzdanı fotokopisini birimimize teslim ediniz. - Pasaport ve Vize fotokopisi - Seyahat/Sağlık Sigortasının (Türkçe/İngilizce) kopyası - Tanınma Belgesi (Yurt dışında yapacağınız stajın bölümünüzde yapacağın zorunlu ya da opsiyonel stajın yerine kabul edileceğini ve tanınacağını gösteren belgeyi bölümünüzden ilgili hocalarınıza imzalatarak birimimize getiriniz.) Dosya teslimini tamamlayan öğrencilere ücretsiz Online Dil Sınavı (OLS) ve kursu tanımlanmaktadır. Dil sınavını yapmak zorunlu olup, kurstan yararlanmak tercihidir. Faaliyet Öncesi Hazırlıklar

- Gitmeden Önce Ofisten Alınacak Belgeler - Pasaport harcı muafiyet -Vergi Dairesi-Emniyet Md. - Konsolosluğa verilecek “Erasmus hibe belgesi” - Erasmus Öğrenci Beyannamesi (Erasmus öğrencisi olduğunuzda hak ve yükümlülüklerinizi belirten belgedir.)

Faaliyet Sonrası Süreç Döndükten Sonra Ofise Teslim Edilecek Belgeler:  Katılım Sertifikası (gidilen kurumdan imzalı, mühürlü)  Pasaport giriş çıkış sayfalarının kopyası  Transkript:Faaliyet tamamlandıktan sonra stajınızın tanındığını gösteren not çizelgenizi birimimize teslim ediniz. (gidilen kurumdan imzalı, mühürlü)  Staj Hareketliliği Anlaşması (orijinal, daha önce kopya verildi ise)  (değişti ise: Section to be completed during the mobility)  Section to be completed after the mobility  Öğrenci Faaliyet Raporu Formu  Mobility Tool Online Faaliyet Raporu Formu  Staj Defteri: Staj yaptığınız kurumun da onayının olduğu (imza-mühür) ve döneminiz boyunca yaptığınız çalışmaları planlı ve programlı bir şekilde gösteren hazırlayacağınız dosyanızı birimimize teslim ediniz.

Tüm evrakları web sayfamızda ( Belge/Döküman sekmesinde Staj Hareketliliği adı altında bulabilirsiniz. Gerekli belgelerin temini öğrencilerin sorumluluğundadır.

Online Language Support (OLS) Çevrimiçi Dil Desteği Dil desteği içeriğinde iki faaliyet alanı var: Faaliyet öncesi ve sonrası dil sınavları, Çevrimiçi Dil Kursları Dil desteği altı dilde sağlanmaktadır: Almanca, İngilizce, Fransızca, İspanyolca, İtalyanca, Flemenkçe Dil sınavları değişim yapacak her öğrenci için zorunlu gidiş öncesi ve dönüş sonrasında Öğrenci gittiği ülkenin dilinde değil, misafir olacağı kurumdaki eğitim diline göre 6 dildeki sınavlardan birisine girecek. Gidiş öncesi dil sınavını tamamlamayan öğrenci ile sözleşme imzalanmayacak ve dolayısıyla Erasmustan faydalanamayacak Sınav sonucunda öğrencinin kurumlararası anlaşma ya da öğrenim anlaşmasında belirtilen dil düzeyini başaramamış olması değişimi yapmasına engel değildir. (dil düzeyi belirtilmiyor da olabilir)

İlk sınav notu düşük olan öğrenciye OLS vasıtasıyla çevrimiçi dil kursu verilebilir Dil sınavı sonuçları sadece ilgili öğrenci ve birim tarafından görülebilecek. Misafir olunacak kurumun sonuçlara erişimi yok. Öğrencinin kayıt esnasında belirtilen adresine sistem tarafından e-posta gönderilecektir. Öğrenciye sınavı tamamlaması gereken süre de bu e-posta da belirtilecektir. Öğrenci e-postayı aldıktan sonra sisteme giriş yapacak ve sınavı tamamlayacaktır. Dil sınavı ve kursları lisanslarının etkin kullanımı dil yeterliliğinin tespiti ve geliştirilmesi açısından çok önemli. OLS ana sayfa: Kısa tanıtım filmi:

Erasmus Öğrenim hibeleri Ulusal Ajans tarafından henüz açıklanmamıştır. duyurular.php adresinden yayınlanacaktır. duyurular.php

İlk ödemeler sözleşmenin her iki tarafça da imzalanmasını izleyen 30 takvim günü içerisinde yapılır. (Ancak üniversitemiz hesaplarına faaliyet süresine ait hibe ödeneği takriben Ağustos ayı sonu yada Eylül ayı ortaları gibi yatırıldığından faaliyet başlangıç tarihi olan 01 Haziran 2016 tarihinde staj hareketliliklerini gerçekleştirmek isteyen öğrencilerimize ödemeleri genel olarak faaliyetleri bitiminde yani dönüşte tek defada yapılır)

Aylık hibe Program Ülkeleri aşağıdaki 3 gruba bölünmüştür: Öğrencilere gidiş-dönüş seyahatleri için ayrıca destek verilmemektedir. Grup 1: Daha Yüksek Hayat Pahalılığı olan Program Ülkeleri 600 Avro Danimarka, İrlanda, Fransa, İtalya, Avusturya, Finlandiya, İsveç, İngiltere, Lihtenştayn, Norveç Grup 2: Orta Seviyede Hayat Pahalılığı olan Program Ülkeleri 500 Avro Belçika, Çek Cumhuriyeti, Almanya, Yunanistan, İspanya, Hırvatistan, Güney Kıbrıs Rum Yönetimi, Lüksemburg, Hollanda, Portekiz, Slovenya, İzlanda, Türkiye Grup 3: Daha Düşük Hayat Pahalılığı olan Program Ülkeleri 400 Avro Bulgaristan, Estonya, Letonya, Litvanya, Macaristan, Malta, Polonya, Romanya, Slovakya, Makedonya

Hibe Ödemesi  Değişim öncesi gerekli işlemlerin yapılması ve tüm belgelerin zamanında tamamlanmasından sonra Erasmus hibesinin: % 80’i öğrenci yurt dışına çıkmadan, kalan % 20’si ise yurt dışından döndükten sonra öğrencinin hesabına yatırılır*.  İlk % 80, Sözleşme’de yer alan değişim süresine (davetiyede belirtilen) göre hesaplanır.  Kesin faaliyet süresi, katılım sertifikasında bulunan faaliyet başlangıç-bitiş tarihleri ve pasaportta yer alan giriş-çıkış tarihlerine göre hesaplanır. Belgelerde yer alan en kısa tarih aralığı faaliyet süresi olacak şekilde kabul edilir.  Eğitim döneminde resmi tatiller dışında misafir olduğuz ülkeden 7 günü aşan süreyle uzaklaşmanızın pasaport üzerinde tespit edilmesi halinde dönüşünüzde toplam süreye göre hibe kesintisi yapılacaktır.  Öğrenciye en fazla gerçekleştirdiği faaliyet süresi kadar hibe verilir. Öğrencinin öngörülen hibelendirme süresinden daha kısa süre ile faaliyet gerçekleştirmesi halinde, kesin faaliyet süresi için hesaplanandan daha fazla ilk ödeme yapılmışsa, fazla miktarın öğrenciden iadesi istenir.

Sigorta  Uluslararası geçerliliği olan bir Egitim Seyahat- Sağlık sigortası yaptırılmalı  Standart Teminat: Kaza ve ani rahatsızlık sonucu tedavi masrafları Taburcu olduktan sonra ikametgaha nakil Cenaze nakli  Ek Teminatlar: Kişisel Sorumluluk Teminatı Bagaj kayıpları Kapkaç o Kredi kartı o Kimlik kartı

Sigorta  Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğü/Sosyal Güvenlik Merkezleri’ndeki yurt dışı işlemleri servisinden bilgi  TC’nin Sosyal Güvenlik Anlaşması imzaladığı ülkeler:  Gidilecek ülkenin/kurumun sigorta gereksinimleri hakkında bilgi  Poliçe süresi gidiş tarihinden dönüş tarihine kadar tüm süreyi kapsamalı  90 gün sınırı olmamalı

KOÜ Kayıt  Erasmus ile gitmeden önce KOÜ kaydınızı yenilemeli ve harç ödemelisiniz  Kayıt dondurulmaz, ders kaydı yapılmaz  Bölümünüze Erasmus öğrencisi olduğunuza ve ders kaydı yaptırmayacağınıza dair dilekçe vermelisiniz  Misafir olunan kuruma “eğitim-öğretim” ücreti ödenmez  Alınan eğitim Türkiye’de denk sayılmalıdır

Vize  Vize işlemleri hakkında en doğru ve güncel bilgi için: Lütfen gideceğiniz ülkenin konsolosluğu ile irtibata geçiniz (web sayfası/telefon/randevu vs.)  Yeşil pasaporta 3 aya kadar vize uygulamayan ülkelerin listesi için:

Muhtemel problemler  Ailenin doğru bilgilendirilmesi  Adaptasyon (Oryantasyona katılın, gitmeden bilgilenin)  Yabancı dil (İngilizcenizi ve/veya gideceğiniz ülkenin dilini iyi öğrenin)  Gerekli belgelerin temini ve muhafaza edilmesi (Erasmus dosyası)  Kültürel/dini problemler  Hırsızlık (tüm paranızı yanınızda taşımayın, değerli eşyalarınıza dikkat edin)  Karma yurtlar

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-1  Erasmus hibesi destek niteliğindedir. Eğitimin tamamını finanse etmeyi amaçlamaz.  Pasaport, vize, yol ve barınma masrafları için ek hibe tahsis edilmez.  Bankadan hibenizi yurt dışından nasıl çekeceğiniz hususunda bilgi alınız.  İşlemlerinizi zamanında tamamlayınız. İşlemlerinizin zamanlaması ve zamanında tamamlanması sizin sorumluluğunuzdadır.  Kendi işlemlerinizi kendiniz takip ediniz. Söylenti niteliğinde bilgilere itibar etmeyiniz.

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-2  Doğru zamanda doğru kişi ile problemlerin çözümlerine yönelik iletişim kurun.  Sabırlı olun. (aynı in birçok kişiye atılması, cevabı beklemeden ofis ziyareti ya da telefon ile aynı sorunun gündeme getirilmesi)  Belgelerin isimlerini ve içeriğini öğreniniz. Belgelerinizi bir kez isteyiniz. Belgelerinizi temin etmede zamanlamaya dikkat edin.  Tüm belgelerin orijinali değişim sonunda UİB’ye verilmeli.  Misafir olacağınız kurumu kendilerini ilgilendiren olası değişikliklerden haberdar etmeyi unutmayın! Birimimizle ilk irtibatınız uçuş tarihinizden 1 hafta önce olmamalı!!!

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-3  Web sayfamızın ( etkin kullanımı, duyuruların takibihttp://int.kocaeli.edu.tr  Erasmus süresi uzatma: Her iki kurumdan yazılı onay alınması halinde: elimizde hibe var ise hibeli: Evet elimizde hibe yok ise hibesiz: Evet  Değişim sonunda yükümlülüklerin yerine getirilmemesi halinde hibenin % 20’si ödenmez.  Değişimin kurallara uygun olmaması halinde hibenin tamamı ya da bir kısmı geri alınabilir.

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-4  Havalimanında ilk güvenlik kontrolünden sonra pasaport harç pulu: 15 TL  Uçuş saatinden 2 saat önce havalimanında olunmalı.  Kabin bagajlarında (1 çanta) taşıyabileceğiniz maksimum sıvı ve jel miktarı: 100 ml ile sınırlıdır ve özel olarak hazırlanmış olan şeffaf bir poşette taşınmalı.  Kabinde taşınacak sıvılar, ilaçlar ve yolculuk sırasında ihtiyaç duyulacak diyet ürünlerine güvenlik denetimine tabidir.

Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar-5  Havalimanında satın alınan (duty free) sıvı ürünler güvenlik tarafından paketlenir ve uçuş sırasında paket açılmamalıdır.  Güvenlik denetim noktalarında palto, mont ve ceket, kemerlerin çıkartılması ve diz üstü bilgisayar ile büyük elektrikli aygıtların çantalarından çıkarılması da zorunlu hale getirilmiştir.  Bavullar künyelenmeli, mümkünse kilitlenmeli.

Bilgi almak için  Öncelikle:  ile sorununuzu bildirin.  Ziyaret için (belge, bilgi, imza, mühür, 1 soru!) Günler: Pazartesi 16:00-17:00 Salı-Perşembe Saat: 10:00-12:00 14:00-16:00 Tel: E-posta:

Katılımınız için teşekkürler. Başarılı bir faaliyet dönemi dileriz.