Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

ZAMAN YÖNETİMİ Prof.Dr.Nilüfer Sezer İ.Ü.İletişim Fakültesi 20 Temmuz 2015 İ.Ü.Kongre Kültür Merkezi 2 AB Konferans Salonu.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "ZAMAN YÖNETİMİ Prof.Dr.Nilüfer Sezer İ.Ü.İletişim Fakültesi 20 Temmuz 2015 İ.Ü.Kongre Kültür Merkezi 2 AB Konferans Salonu."— Sunum transkripti:

1

2 ZAMAN YÖNETİMİ Prof.Dr.Nilüfer Sezer İ.Ü.İletişim Fakültesi 20 Temmuz 2015 İ.Ü.Kongre Kültür Merkezi 2 AB Konferans Salonu

3 Bir gün üniversitede işletme okuyan bir grup öğrenci, zaman yönetimi uzmanı hocalarından ummadıkları bir ders aldılar. Hocaları, karşısında yarım daire halinde oturan öğrenci grubuna “Evet! Şimdi ders zamanı! diye seslendi... Masanın altından çıkardığı geniş ağızlı büyükçe bir küpün içine, yine masanın altından çıkardığı yumruk büyüklüğündeki taşları dikkatli biçimde koymaya başladı. Küp ağzına kadar dolup da daha fazla taş alamayınca, “Küp doldu mu?” diye sordu. Sınıftaki herkes birlikte bağırdı: “Evet!” “Öyle mi?” diye karşılık verdi zaman yönetimi uzmanı. Masanın altından bir kova çakıl taşı çıkardı. Küpü önce sallayıp daha sonra içine çakıl taşlarını koydu. Küpü tekrar salladı. Böylece küçük taşlar büyük taşların arasında kendilerine yer buldular. Ve aynı soruyu bir kez daha sordu: “Küp şimdi doldu mu?” Bir gün üniversitede işletme okuyan bir grup öğrenci, zaman yönetimi uzmanı hocalarından ummadıkları bir ders aldılar. Hocaları, karşısında yarım daire halinde oturan öğrenci grubuna “Evet! Şimdi ders zamanı! diye seslendi... Masanın altından çıkardığı geniş ağızlı büyükçe bir küpün içine, yine masanın altından çıkardığı yumruk büyüklüğündeki taşları dikkatli biçimde koymaya başladı. Küp ağzına kadar dolup da daha fazla taş alamayınca, “Küp doldu mu?” diye sordu. Sınıftaki herkes birlikte bağırdı: “Evet!” “Öyle mi?” diye karşılık verdi zaman yönetimi uzmanı. Masanın altından bir kova çakıl taşı çıkardı. Küpü önce sallayıp daha sonra içine çakıl taşlarını koydu. Küpü tekrar salladı. Böylece küçük taşlar büyük taşların arasında kendilerine yer buldular. Ve aynı soruyu bir kez daha sordu: “Küp şimdi doldu mu?”

4 Sınıftaki öğrenciler, uzmanın ne yapmak istediğini yavaş yavaş anlamaya başlamışlardı. İçlerinden birisi “Herhalde hayır!” diye cevapladı... Sınıftaki öğrenciler, uzmanın ne yapmak istediğini yavaş yavaş anlamaya başlamışlardı. İçlerinden birisi “Herhalde hayır!” diye cevapladı... “Güzel” dedi uzman ve masanın altından bu defa bir kova kum çıkardı. Kumu küpe boşaltmaya başladı. Kumlar büyük taşlarla çakıl taşlarının arasındaki boşlukların hepsini doldurdu. Sorusunu bir defa daha sordu: “Küp doldu mu?” Öğrenciler bir ağızdan “Hayır” diye bağırdı. Bir defa daha “Güzel” dedi ve masanın altından bir sürahi su çıkardı ve küpe ağzına kadar su doldurdu. Küpün artık tamamen dolduğu söylenebilirdi. Hocaları öğrencilere dönüp sordu: “Güzel” dedi uzman ve masanın altından bu defa bir kova kum çıkardı. Kumu küpe boşaltmaya başladı. Kumlar büyük taşlarla çakıl taşlarının arasındaki boşlukların hepsini doldurdu. Sorusunu bir defa daha sordu: “Küp doldu mu?” Öğrenciler bir ağızdan “Hayır” diye bağırdı. Bir defa daha “Güzel” dedi ve masanın altından bir sürahi su çıkardı ve küpe ağzına kadar su doldurdu. Küpün artık tamamen dolduğu söylenebilirdi. Hocaları öğrencilere dönüp sordu:

5 “Bu örnek bize neyi gösteriyor?” “Bu örnek bize neyi gösteriyor?” Çalışkan bir öğrenci elini kaldırdı ve çıkardığı dersi özetledi: “Programınız ne kadar dolu olursa olsun, gerçekten gayret ederseniz, o programa birkaç şey daha ilave edebilirsiniz.” “Hayır” dedi uzman. “Bu örneğin bize öğrettiği şey şu: Eğer büyük taşları önce koymazsanız, bir daha asla koyamazsınız.” Peki ya “sizin hayatınızdaki ‘büyük taşlar’ ne? Öncelik sıralamanızda ilk sırayı ne teşkil ediyor? Çalışkan bir öğrenci elini kaldırdı ve çıkardığı dersi özetledi: “Programınız ne kadar dolu olursa olsun, gerçekten gayret ederseniz, o programa birkaç şey daha ilave edebilirsiniz.” “Hayır” dedi uzman. “Bu örneğin bize öğrettiği şey şu: Eğer büyük taşları önce koymazsanız, bir daha asla koyamazsınız.” Peki ya “sizin hayatınızdaki ‘büyük taşlar’ ne? Öncelik sıralamanızda ilk sırayı ne teşkil ediyor? "İşte o büyük taşlar ne ise, hayat küpünüze önce onları koyun.” "İşte o büyük taşlar ne ise, hayat küpünüze önce onları koyun.”

6 Zaman; Yerine konması, döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması olanaklı olmayan bir kaynaktır. Zaman yönetimi, planlama/karar verme, uygulama ve denetleme süreçlerinden oluşan sürekli bir döngüdür. Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz? Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz. Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız ?

7 ZAMANIN ÖNEMİ BİR SENE’nin değerini anlayabilmek için sınıfta kalan bir öğrenciye sorun. BİR AY’ın değerini anlayabilmek için, prematüre bir bebek dünyaya getiren bir anneye sorun. BİR HAFTA’nın değerini anlayabilmek için haftalık bir derginin editörüne sorun. BİR SANİYE’nin değerini anlayabilmek için, bir kazayı kılpayı atlatan bir adama sorun. BİR MİLİSANİYE’nin değerini anlamak için, olimpiyatlarda gümüş madalya alan sporculara sorun.

8 72 yıl yaşayan bir insan; 21 yıl uyuyarak, 21 yıl uyuyarak, 14 yıl çalışarak, 14 yıl çalışarak, 7 yıl kişisel bakım faaliyetleriyle uğraşarak, 7 yıl kişisel bakım faaliyetleriyle uğraşarak, 6 yıl yemek yiyerek, 6 yıl yemek yiyerek, 6 yıl seyahat ederek, 6 yıl seyahat ederek, 5 yıl kuyrukta bekleyerek, 5 yıl kuyrukta bekleyerek, 4 yıl öğrenerek, 4 yıl öğrenerek, 3 yıl toplantılara katılarak, 3 yıl toplantılara katılarak, 2 yıl arayıp kendisini bulamayanları arayarak, 2 yıl arayıp kendisini bulamayanları arayarak, 1 yıl kayıp eşyaları arayarak, 1 yıl kayıp eşyaları arayarak, 3 yıl diğer faaliyetler. 3 yıl diğer faaliyetler.

9 BİR SAATLİK ZAMANIN DEĞERİ Nereye gidiyor? 1. Netleşmemiş hedefler, 2. Planlamada yapılan hatalar, 3. Plansızlık, 4. Önceliklere gerekli önemi verememe, 5. Sürekli erteleme, 6. Öze inememe, 7. Ayrıntılarla fazla uğraşma, Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır. Sübjektif zaman; Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır.

10 Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin ( ) planlanabilir saatle sınırlıdır. İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak % 30 – 40'ını kullanabilmektedir. Peki geriye kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor?

11 Zaman nedir? Zaman sahip olduğumuz en önemli ve değerli hazinedir. Her ne kadar; Vakit nakittir, Time is money veya Zeit ist Geld diyerek tüm dünya insanları zamanı parayla eş tutsalar da, aslında zaman paradan önemli ve değerlidir.

12 ZAMAN çok değerli bir sermayedir. ZAMAN mutlak kardır. ZAMAN satın alınmaz. ZAMAN saklanmaz ve depolanmaz. ZAMAN çoğaltılamaz. ZAMAN kesinlikle bir daha geri gelmemek üzere akıp gider. Doğan her yeni gün, kişi için karşılıksız ve geri ödemesi olmayan yüz milyarlarca kredi değerindedir.

13 BİR İŞ GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ? İş ve çalışma zamanımızın kontrol genel olarak üç ana noktada toplanır. A - AMİR :Çalışma zamanımızın önemli bir kısmı amirimizin kontrolü altındadır. Bu süre içerisinde onun verdiği işleri yapar ve onun direktiflerini yerine getiririz. B-SİSTEM :Çalışma zamanımızın bir bölümünü de çalışma düzenimiz. (Kurum hiyerarşisi ) alır. C-KENDİMİZ : Nihayet, çalışma zamanımızın bir bölümünü de doğrudan kendimiz kontrol ederiz. Ne yapacağımıza, nasıl yapacağımıza, ne zaman hangi sürede yapacağımıza kendimiz karar veririz.

14 BOŞ DURMAYIP BİR İŞ YAPIYOR OLSANIZ BİLE, O ANDA YAPILACAK DAHA ÖNEMLİ BIR İŞİNİZ VARSA ZAMANINIZI BOŞA HARClYORSUNUZ DEMEKTİR... NE YAPTIĞIMIZ DEĞİL, NE İÇİN YAPTIĞlMIZ ÖNEMLİDİR.”

15 PARETO KANUNU 80:20 olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman yönetimi için değil, değişik bilimsel alanlarda da geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20’si sağlar. Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20’si sağlar. % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur. % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur. Gazetenin % 20'si haberlerin % 80' nini oluşturur. Gazetenin % 20'si haberlerin % 80' nini oluşturur. Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80’nini doğrudan etkiler. Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80’nini doğrudan etkiler. Masa üstü çalışmanın % 20’si işteki başarının % 80’nini sağlar. Masa üstü çalışmanın % 20’si işteki başarının % 80’nini sağlar. 80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından 19. Y.Y da ortaya atılmıştır. Burada önemli olan mesleki ve özel alanda hedefleri tespit edip bunlara ulaşabilmek için bu kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir. 80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından 19. Y.Y da ortaya atılmıştır. Burada önemli olan mesleki ve özel alanda hedefleri tespit edip bunlara ulaşabilmek için bu kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir.

16 İŞ VE ÖZEL YAŞAMDA BAŞARILI OLMAK İÇİN ERİŞMEK İSTEDİĞİNİZ TÜM MESLEKİ VE ÖZEL HEDEFLERİNİZİ AÇIK VE NET OLARAK BELİRLEYİN ! İŞ VE ÖZEL YAŞAMDA BAŞARILI OLMAK İÇİN ERİŞMEK İSTEDİĞİNİZ TÜM MESLEKİ VE ÖZEL HEDEFLERİNİZİ AÇIK VE NET OLARAK BELİRLEYİN ! ULAŞMAK İSTEDİĞİNİZ HEDEFLER 1- Mesleki ve kariyer hedefleriniz : Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : Arzuladığınız diğer kişisel ve özel hedefler : Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : Yaşam hedefiniz : 3- Yaşam hedefiniz : Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler :

17 ZAMANI PLANLAMANIN KAZANDIRDIĞI AVANTAJLAR Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşma Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşma Gerçekten önemli işlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma Gerçekten önemli işlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakma Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakma Unutmayalım ki en önemli planlama prensibi yazılı faaliyetlerdir. Unutmayalım ki en önemli planlama prensibi yazılı faaliyetlerdir. Yalnız akılda kalan planın ana hatları ve hatta tamamı unutulabilir. Yalnız akılda kalan planın ana hatları ve hatta tamamı unutulabilir. Yazılı planlar zihnin yükünü hafifletir. Yazılı planlar zihnin yükünü hafifletir. Yazılı bir plan kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. Onu işinde daha etkin kılar. Yazılı bir plan kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. Onu işinde daha etkin kılar. Yazılı plan sayesinde, belirlenen hedeflerde daha az sapmalar olur, Yazılı plan sayesinde, belirlenen hedeflerde daha az sapmalar olur, Konsantrasyon artar, güç görünen işler zamanında biter. Konsantrasyon artar, güç görünen işler zamanında biter. Gün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaşır. Gün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaşır. Yapacağınız günlük planlar sayesinde başarı artar, önemli işlerinizi engelleyen ıvır zıvır işleri ikinci plana atabilirsiniz. Yapacağınız günlük planlar sayesinde başarı artar, önemli işlerinizi engelleyen ıvır zıvır işleri ikinci plana atabilirsiniz. Yazılı yapılan günlük planlarınız, önce veya sonra yapılan ya da bitmemiş işlerinizi takip etmenizi kolaylaştırır, gerekli tedbirleri almanızı sağlar. Yazılı yapılan günlük planlarınız, önce veya sonra yapılan ya da bitmemiş işlerinizi takip etmenizi kolaylaştırır, gerekli tedbirleri almanızı sağlar.

18 ZAMAN BÜTÇESİ Etkili bir zaman bütçesi yapabilmek için en azından aşağıdaki hususlara dikkat etmek gerekir. Zamanınızı bütçeleyin fakat belirli ölçülerde toleranslı olsun. Zamanınızı bütçeleyin fakat belirli ölçülerde toleranslı olsun. Olmayacak işlere vakit harcamayın Olmayacak işlere vakit harcamayın Yardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir şekilde yararlanmayı bilin Yardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir şekilde yararlanmayı bilin Kendiniz ve birlikte çalıştığınız insanların özel sorunlarına gereğinden fazla zaman ayırmayın Kendiniz ve birlikte çalıştığınız insanların özel sorunlarına gereğinden fazla zaman ayırmayın Açık kapı politikanızı sınırlandırın Açık kapı politikanızı sınırlandırın İşi bitirdiğinizde bırakmayı bilin İşi bitirdiğinizde bırakmayı bilin Mali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de kayıt tutun. Mali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de kayıt tutun.

19 YEDEK ZAMANINIZ OLSUN Hiç bir zaman herşey planladığımız gibi aynen gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma süremizin, ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır. Zamanımızın % 100'ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız. Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz. A- % 60 planlanmış işler için, B- % 20 planlanmamış aniden çıkan, zaman çalan durumlar için, C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özel durumlar)

20 KİŞİNİN GÜN BOYUNCA SAHİP OLDUĞU İŞ GÖRME GÜCÜ Her insanın kendine özgü yaşam alışkanlıkları vardır; beslenme sosyal ilişkiler, uyku düzeni, çalışma koşulları vs. gibi.Bütün bu bireysel farklara rağmen her insanın doğal yaşam ritminde ortak olan teme! özellikler vardır. Bu özelliklerden biride bilim adamlarınca yapılan araştırmalara göre, bir insanın 24 saat boyunca iş görme güçlerinin yani randımanlarının ortak bir ortalama grafiğe sahip olmalarıdır.

21 SAATİN DAĞILIMI / BİR GÜN + 50 İ Ş G Ö R M 0 E G Ü C Ü - 50 ÖĞLE ÖNCESİ ÖĞLE ÖĞLE SONRASI AKŞAM GECE

22 Zamanı yönetebilmek yaşamı kontrol edebilmektir. Zaman yönetimini başarabilmek için; 1. Kontrol edebildiğimiz olayları planlamak, 2. Kontrol edemediğimiz bizim dışımızdaki olayları yönetebilmek. Çok önemlidir.

23 Adamın biri ormanda dolaşırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesilmiş olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguldür. Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testereyle işini yapmaya çalıştığını görür ve dayanamaz: “Affedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye, parçalamaya çalışıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?” Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın” diye söylenir. TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ?

24 Düzen Yaklaşımı Düzen Yaklaşımı Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı Başarı (Hedef) Yaklaşımı Başarı (Hedef) Yaklaşımı Abc Yaklaşımı Abc Yaklaşımı Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı Teknoloji (Sihirli Araç) Yaklaşımı Teknoloji (Sihirli Araç) Yaklaşımı Beceri Yaklaşımı Beceri Yaklaşımı İyileştirme (Özbilinç) Yaklaşımı İyileştirme (Özbilinç) Yaklaşımı Zaman Yönetimi Yaklaşımları

25 Zaman Yönetimi sorunlarının kaynağı, düzensizliktir Zaman Yönetimi sorunlarının kaynağı, düzensizliktir Zamanı etkili kullanma yolu, düzenli olmaktır.Bu amaçla 1. Nesneler 2. Görevler 3. İşgörenler düzenlenmelidir... Düzen Yaklaşımı (Kendini Toparla Yaklaşımı)

26 Zaman akıp gitmektedir... Zamana sahip çıkmak ve onu kullanmak gerekir. 1. Kendini yalıtmak 2. Yetki devretmek Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı

27 Amacın ortaya konulmuş olması zamanı etkili kullanılmasını sağlar Kısa erimli amaç koyup, kendini ve süreci denetle ve değerlendir... Başarı (Hedef) Yaklaşımı

28 İşler öncelik sırasına konularak yapılırsa, zaman akılcı kullanılmış olur A: Birincil öncelikli ertelenemez B: Orta derecede önemli ertelenebilir C: Sonraya bırakılabilir yapılmaması durumunda zarar doğurmayan işler Abc Yaklaşımı

29 Zamanın etkili kullanılması, önceliklerin ve önemliliklerin (değerlerin) tercih edilmesi ve sıralanmasıdır Öncelikli olana önem verme Öncelikli olana önem verme Önemli olana öncelik verme Önemli olana öncelik verme SAAT randevu ve işleri SAAT randevu ve işleri PUSULA ---- vizyon, misyon PUSULA ---- vizyon, misyon Zaman yönetimi sorunu, SAAT ve PUSULA uyumsuzluğunda doğar... Zaman yönetimi sorunu, SAAT ve PUSULA uyumsuzluğunda doğar... Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı

30 Doğru araç ve gereçler zamanın etkili ve verimli kullanılmasını sağlar... Ajanda, takvim, bilgisayar vb araç ve gereçler kullanılarak zaman kazanılması amaçlanır Teknoloji (Sihirli Araç) Yaklaşımı

31 Zamanı yönetmek, 1. Doğru karar verme 2. Amaç belirleme 3. Planlı iş yapma 4. Öncelikleri sıralama 5. Akılcı yetki devretme gibi becerilere sahip olmayı gerektirir... Beceri Yaklaşımı

32 Zamanın etkili kullanılamaması, çevreye yenik düşme ve mükemmeliyetçi olmaktan kaynaklanır Psikolojik ve sosyolojik engelleri kaldırmak Mükemmeliyetçilikten kaçınmak... İyileştirme (Özbilinç) Yaklaşımı

33 ZAMANIN ETKİLİ KULLANIMINI ETKİLEYEN UNSURLAR o ZAMAN TUZAKLARI o ZAMAN KAYBETTİRİCİLER o TOPLANTILAR

34

35 Zaman Tuzakları Plânsızlık Plânsızlık Ertelemek Ertelemek Kendini gereğinden fazla işe adamak, işkolik olmak Kendini gereğinden fazla işe adamak, işkolik olmak Aynı anda birçok işle uğraşmak Aynı anda birçok işle uğraşmak Teknolojiyi etkili kullanamama Teknolojiyi etkili kullanamama Aşırı titizlik Aşırı titizlik Sohbet severlik Sohbet severlik Acelecilik Acelecilik Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma Rutin ve gereksiz işler, Gereksiz telefonlar Rutin ve gereksiz işler, Gereksiz telefonlar Açık kapı politikası (hayır diyememek) Açık kapı politikası (hayır diyememek) Gereksiz telefonlar Gereksiz telefonlar Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Kararsızlık Kararsızlık Yetki verememek, devredememek Yetki verememek, devredememek Dağınık masa ve büro düzeni Dağınık masa ve büro düzeni Önem, öncelik ve aciliyet sorunları Önem, öncelik ve aciliyet sorunları

36 Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın Anahtarıdır. Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın Anahtarıdır. Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır. Planlamada Beş Yaygın Bahane 1. Plan yapmaya vaktim yok. 2. Neler yapmam gerektiğini zaten biliyorum. Neden plan yapmaya zaman harcayayım. 3. Plan yapmak bana fayda getirmiyor. Günüm çok fazla bölünüyor. 4. Uzun bir iş listem olduğunda kendimi kısıtlanmış hissediyorum. 5. Doğru dürüst plan yapmayı bilmiyorum. Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir. Yönetim planlamayla başlar. Ve en önemli aşamadır...

37 Öncelikler Belirleyememek ve Sıraya Koyamamak Hoşlandığımızı Hoşlandığımızı Çabuk bitecek olanı Çabuk bitecek olanı Kolay olanı Kolay olanı Bildiğimizi Bildiğimizi Acele yapılanı Acele yapılanı Başkalarının isteğini Başkalarının isteğini  Hoşlanmadığımızdan  Uzun sürecek olandan  Zor olandan  Bilmediğimizden  Önemli olandan  Kendi seçtiğimizden YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...

38 Her yerde olmaya çalışan, hiçbir yerde olamaz. Dikkatini ve enerjisini birçok iş arasında dağıtan, başarısızlığın kapısını aralamış olur..

39 Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri:Ertelemekten Kaçının Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri:Ertelemekten Kaçının Erteleme kişinin kendisinin yarattığı en sık görülen zaman tuzağıdır. Erteleme kişinin kendisinin yarattığı en sık görülen zaman tuzağıdır. Ertelemeciliğin 2 çeşidi vardır: Ertelenenlerin farkında olunduğu “bilinçli erteleme” ve farkında olunmadan yapılan “bilinçsiz erteleme”. Ertelemeciliğin 2 çeşidi vardır: Ertelenenlerin farkında olunduğu “bilinçli erteleme” ve farkında olunmadan yapılan “bilinçsiz erteleme”. Bilinçli erteleme, tanınması ve belirli önlemler alınması en kolay ertelemedir. Bilinçsiz erteleme ise biraz daha zorludur; çünkü kendimizi onu yaparken yakalamamız gerekir. Bilinçli erteleme, tanınması ve belirli önlemler alınması en kolay ertelemedir. Bilinçsiz erteleme ise biraz daha zorludur; çünkü kendimizi onu yaparken yakalamamız gerekir. Ertelemenin iki şeklinin de fırsat maliyeti yüksektir. Ertelemenin iki şeklinin de fırsat maliyeti yüksektir. Erteleme alışkanlığını yenmek için her bir iş için son tarih saptamak, en tatsız işi en önce yapmak, işi oyun haline getirmek gerekir. Bir ödül saptamak da işi kısa sürede bitirmeye teşvik edebilir. Erteleme alışkanlığını yenmek için her bir iş için son tarih saptamak, en tatsız işi en önce yapmak, işi oyun haline getirmek gerekir. Bir ödül saptamak da işi kısa sürede bitirmeye teşvik edebilir.

40 Ertelemenin Önüne Geçmeye İlişkin Yöntemler Salam veya dilimleme tekniği: Önemli ve büyük işlerin daha küçük parçalara bölünmesi, her bir parçanın tek tek ele alınarak sonuçlandırılması. Salam veya dilimleme tekniği: Önemli ve büyük işlerin daha küçük parçalara bölünmesi, her bir parçanın tek tek ele alınarak sonuçlandırılması. Bilanço tekniği: Bütün lehte ve aleyhteki noktaları ortaya koyup onlardan güç alarak hareket etmeyi gerektirir. Özellikle karar alma durumunda, karara destek olacak bilgileri toplamada bu yöntem çok yararlıdır. Bilanço tekniği: Bütün lehte ve aleyhteki noktaları ortaya koyup onlardan güç alarak hareket etmeyi gerektirir. Özellikle karar alma durumunda, karara destek olacak bilgileri toplamada bu yöntem çok yararlıdır. Erteleme çekmecesi tekniği: Zor gelen işlerinize ait evrakların tümünü bir çekmeceye koyup, işlerin zamanı geçinceye kadar orada bırakmayı gerektirir. Erteleme çekmecesi tekniği: Zor gelen işlerinize ait evrakların tümünü bir çekmeceye koyup, işlerin zamanı geçinceye kadar orada bırakmayı gerektirir. Ödül tekniği: İşi tam ve duyarlı biçimde yerine getirdiğinizde, kendi kendinize bir ödül vaat etmenizi gerektirir. Ödül tekniği: İşi tam ve duyarlı biçimde yerine getirdiğinizde, kendi kendinize bir ödül vaat etmenizi gerektirir. Komite tekniği: Önemli kararları ve işleri başkalarıyla birlikte almayı gerektirir. Böylece kişi ağır sorumluluk duygusundan ve onun yarattığı stresten kurtularak erteleme nedenlerini geride bırakır. Komite tekniği: Önemli kararları ve işleri başkalarıyla birlikte almayı gerektirir. Böylece kişi ağır sorumluluk duygusundan ve onun yarattığı stresten kurtularak erteleme nedenlerini geride bırakır.

41 ERTELEMEK Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir. Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta yaşamını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

42 Fazla İşe Kendini Gereğinden Fazla Adamak İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışmayla olur. Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.

43 Fazla İşe Kendini Gereğinden Fazla Adamak Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar. En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler. Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.

44 ACELECİLİK Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar. Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

45 Aceleci Olmayın İşleri zamanında yapıp, acele etmemek için alınması gereken önlemler: Ana işleri önce yapın, Ana işleri önce yapın, Planlama ve değerlendirme için kendinize günlük düşünme zamanı ayırın, Planlama ve değerlendirme için kendinize günlük düşünme zamanı ayırın, İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce, ne elde etmek istediğinizi başlangıçta açık olarak ortaya koyun, İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce, ne elde etmek istediğinizi başlangıçta açık olarak ortaya koyun, İş sırasında küçük çalışma boşlukları bulduğunuz herhangi bir anda, şahsi takviminiz üzerinde çalışın, İş sırasında küçük çalışma boşlukları bulduğunuz herhangi bir anda, şahsi takviminiz üzerinde çalışın, Uyarı ve heyecan kotanızı olumlu şekilde doldurun, Uyarı ve heyecan kotanızı olumlu şekilde doldurun, İşlerin son saati yerine, işleri uygun zaman dilimlerine bölün ve her bir dilimi kendi saatinde bitirin. İşlerin son saati yerine, işleri uygun zaman dilimlerine bölün ve her bir dilimi kendi saatinde bitirin.

46 Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konuyla ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur. Rutin ve Gereksiz İşler Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.

47 Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Sorun, Gündemi belirlenmeden yapılan, Normal süresini aşan ve Amacına ulaşmayan toplantılardır.Kararsızlık Zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

48 Toplantının Yararları İş arkadaşlarınızla muhabbet edebilirsiniz İş arkadaşlarınızla muhabbet edebilirsiniz Dilediğiniz kadar çay içebilirsiniz Dilediğiniz kadar çay içebilirsiniz Rahatsız edilmeden uyuyabilirsiniz Rahatsız edilmeden uyuyabilirsiniz Karar vermemenin hazzını yaşarsınız Karar vermemenin hazzını yaşarsınız Anlamsız karalamalar yaparsınız Anlamsız karalamalar yaparsınız Bir daha hiç bakmayacağınız notlar alırsınız Bir daha hiç bakmayacağınız notlar alırsınız Kendinizi önemli hissedersiniz Kendinizi önemli hissedersiniz İş arkadaşlarınızın canını sıkarsınız İş arkadaşlarınızın canını sıkarsınız

49 Toplantıda Yönetim Yetersizliği Görüş farklılıklarını yakalama ve ilerlemeleri bir sonuca bağlama konusunda rehberlik edememek. Görüş farklılıklarını yakalama ve ilerlemeleri bir sonuca bağlama konusunda rehberlik edememek. Değişik bakış açılarını merakla takip etmemek. Değişik bakış açılarını merakla takip etmemek. Tartışmaları kontrol edememek. Tartışmaları kontrol edememek. Toplantıyı uygun bir şekilde sonlandıramamak. Toplantıyı uygun bir şekilde sonlandıramamak. Kayıt tutmamak. Kayıt tutmamak.

50 Toplantıda Yapısal Yönden Eksiklik Katılımcıların gerekli bilgileri önceden edinemedikleri için toplantıya hazırlıksız gelmeleri. Katılımcıların gerekli bilgileri önceden edinemedikleri için toplantıya hazırlıksız gelmeleri. Toplantının zamanından önce sona erdirilmesi. Toplantının zamanından önce sona erdirilmesi. Diğer konular hiç gündeme getirilmezken, aynı başlık üzerinden defalarca geçilmesi. Diğer konular hiç gündeme getirilmezken, aynı başlık üzerinden defalarca geçilmesi. Toplantının amacı ve insanların orada olma nedeni konusunda belirsizlik. Toplantının amacı ve insanların orada olma nedeni konusunda belirsizlik.

51 Etkili Bir Toplantı İçin TOPLANTI ÖNCESİ Gündemin hazırlanması Gündemin hazırlanması Zamanın planlanması Zamanın planlanması Katılımcıların bilgilendirilmesi Katılımcıların bilgilendirilmesi Ortamın hazırlanması Ortamın hazırlanması gereklidir. gereklidir. Katılımcıların, konu ile “ilgili” veya “bilgili” olmasına dikkat edilir. Katılımcı sayısı belirli bir sınırda tutulmalıdır. Katılımcı sayısı belirli bir sınırda tutulmalıdır. Sorun çıkaran tipler, ya toplantıya çağırılmamalı ya da bunlara karşı önlemler alınmalı. Sorun çıkaran tipler, ya toplantıya çağırılmamalı ya da bunlara karşı önlemler alınmalı.

52

53 Hayır Diyememek... Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir Dağınık masa; YorgunlukVerimsizlik, Baş edememe hissi, Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur, Ayrıca yaşamınızı kısıtlar. YANLIŞ DÜŞÜNCELER  Her şeyin nerede olduğunu biliyorum  Ben zaten çok düzenli bir insan değilim  İşimi gayet güzel yapıyorum ya, sen ona bak  Ne kadar zeki olduğumun bir göstergesi değil mi?  Bu kadar dağınıklık içinde bu başarı çok çalıştığımın göstergesi

54 Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz. Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz. Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır. Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır. Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır. Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır.

55 ZAMAN KAYBETTİRİCİLER Düzensizlik Düzensizlik Hayır diyememek Hayır diyememek Gecikmeler Gecikmeler Sürprizler Sürprizler Aksaklıklar Aksaklıklar Beklenmedik ziyaretçiler Beklenmedik ziyaretçiler Dedikodu Dedikodu Gereksiz titizlik Gereksiz titizlik Kahve sohbetleri Kahve sohbetleri

56 Gecikmelerle Mücadele Bitirme tarihini belirleyin. Bitirme tarihini belirleyin. İlk önce sıkıcı olan işi yapın. İlk önce sıkıcı olan işi yapın. Şimdi yapın! Şimdi yapın! Ödüllendirme sistemi kurun. Ödüllendirme sistemi kurun. İşleri küçük bölümlere ayırın. İşleri küçük bölümlere ayırın. Sizi uyaracak biriyle anlaşın. Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

57 Zamanı İyi Kullanmanın Üç Yolu 1. Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak. 2. Yaptığınız işte daha etkin olmak. 3. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak

58 Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları Kariyer planlaması Kariyer planlaması Okumak Okumak İletişim İletişim Dinlenme Dinlenme Düşünme Düşünme

59 Öncelikle Olağan Bir Günümüzü Not Etmeliyiz En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun. En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun. Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin. Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin. Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız? Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız? Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin. Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin.

60 En iyi zaman; Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz. Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz. Günün en iyi ve en verimli zamanını belirlemeliyiz. Günün en iyi ve en verimli zamanını belirlemeliyiz.

61 % :00 Öğle En iyi zaman 17:00

62 Öncelik Sırasına Koymak Kesinlikle yapılmalı Kesinlikle yapılmalı Yapılmalı Yapılmalı Yapılması iyi olur Yapılması iyi olur Önceliklerin planlanması  Önceliklerin belirlenmesi  Etkinliklerin planlanması  Yapılan planın uygulanması  Çalışma sırasında kesintilerin önlenmesi  Zamanın doğru etkinliklere yönlendirilmesi  Zamanın günlük programlanması  Uygun bitiş süreleri belirleyin.

63 Öncelikleri Belirlemedeki Kriterlerimiz Karar Karar Görecelik Görecelik Zamanlama Zamanlama Alfabetik Kodlama A: Bugün yapılması şart ve gerekli olanlar B: Bugün yapılması gerekenler C: Bugün yapılabilirler. Renklerle Kodlama Acil işler için kırmızı Daha az önemli olanlar için sarı Çok önemli olmayan iler için ise yeşil tercih edilebilir.

64 63 1.Sorumlulukları, öncelikleri ve amaçları belirleyin. 2. Gereksiz yere uygun olmayan faaliyetleri eleyin. Olabildiğince dağıtım yapın. 3. Haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve programlayın. Engellerin çoğunu olabildiğince Eleyin ya da azaltın. Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın. Zirve enerji zamanınızı optimum kullanın.

65 Acil ve Önemli İşleri Ayırt Edin Asıl amaçtan uzaklaşmadan bir işin ne kadar süre geciktirilebileceğinin belirlenmesine “acillik değerlendirilmesi” denir. Asıl amaçtan uzaklaşmadan bir işin ne kadar süre geciktirilebileceğinin belirlenmesine “acillik değerlendirilmesi” denir. İşin aciliyeti zaman faktörünün ne denli kritik unsur olduğunu göstermektedir. İşin aciliyeti zaman faktörünün ne denli kritik unsur olduğunu göstermektedir. Yaptığınız işlerin asli hedeflerinize ulaşmanızdaki etkisi o işin önemini gösterir. Yaptığınız işlerin asli hedeflerinize ulaşmanızdaki etkisi o işin önemini gösterir.

66 Önemli işler; “evliya” gibidir. Saygın, saygılı, sessiz ve sadedirler. Mütevazı olmayı ve arka planda kalmayı severler. Kendilerini fark ettirme gibi bir dertleri yoktur. Acil işler ise, “reklâm budalası” gibidir. Cazgır ve arsız. Kendini göstermeye ve ilgi odağı olmaya çalışırlar. Gerçekte önemsizdirler, ama etrafa saçmaya çalıştıkları ışığın, gözleri kamaştırmasından bu anlaşılmaz.

67 Önem ve Aciliyet ACİL ÖNEMLİÖNEMLİ ÖNEMLİ 2 ACİL DEĞİL ÖNEMLİ 1 ACİL ÖNEMSİZ 4 ACİL DEĞİL ÖNEMSİZ 3 ACİL

68 ÖNEMLİ Bu işleri yapmak için yeterli vakti mutlaka ayırmalıyız ACİL DEĞİL Bu işler acil olmamasına rağmen, onları ertelemeye çalışmamalıyız Bu karedeki işlere lüzumundan fazla vakit harcamamalıyız Bu tür işlere ve durumlara düşmekten özel çaba harcamalıyız

69 Etkili Planlama 1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin. 2. “Günlük Yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın. 3. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın. 4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın. 5. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

70 GARFIELD KURALLARI 1. Canlılar yorgun doğar, dinlenmek için yaşar. 2. Çalışmak yorar. 3. Yarın yapabileceğin işi bugün yapma. 4. Bugünün işini yarına bırakma, erteleyebileceğin kadar ertele. 5. Dinlenen birini görünce, ona eşlik et. 6. Oturmak mümkünse ayakta durma, yatmak mümkünse oturma. 7. Çalışma isteği gelince, hemen bir yere otur ve geçmesini bekle. 8. Tembellikten kimse ölmemiş.

71 İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri: İletişim Araçlarının Etkin Kullanımı Telefon hem en çok zaman kazandıran hem de en çok zaman tuzağı oluşturan araç olabilir. Yönetici telefon aramalarında zaman tuzağına düşmemek için şunlara dikkat etmelidir: Önce kiminle konuşacağını sekretere söylemeli, bu kişinin olmadığı durumlarda aynı bilgiyi verecek kişinin olup olmadığını saptamalıdır, Önce kiminle konuşacağını sekretere söylemeli, bu kişinin olmadığı durumlarda aynı bilgiyi verecek kişinin olup olmadığını saptamalıdır, Konuşulacak konular kısaca not edilmeli, Konuşulacak konular kısaca not edilmeli, Konuyla ilgili dosya varsa, el altında bulundurulmalı, Konuyla ilgili dosya varsa, el altında bulundurulmalı, Telefon üç defadan çok çaldırılmamalı, istenilen kişiye ulaşıldığında kimlik ve konu belirtilmeli, Telefon üç defadan çok çaldırılmamalı, istenilen kişiye ulaşıldığında kimlik ve konu belirtilmeli, İstenilen yanıt anında alınamıyorsa, beklemek yerine, bir süre sonra tekrar aranılacağı söylenerek telefon kapatılmalıdır. İstenilen yanıt anında alınamıyorsa, beklemek yerine, bir süre sonra tekrar aranılacağı söylenerek telefon kapatılmalıdır.

72 Telefon konuşmalarında zaman kaybetmemek için yöneticinin uyabileceği bazı ilkeler şunlar olabilir: Nezaket sözlerini ve girişleri çok kısa tutun, Nezaket sözlerini ve girişleri çok kısa tutun, Cevaplarınızın kısa ve kesin olmasına özen gösterin, Cevaplarınızın kısa ve kesin olmasına özen gösterin, Sizi arayan kişinin ne söylediğini dikkatle dinleyin, konuştuğunuz kişiye odaklanın, Sizi arayan kişinin ne söylediğini dikkatle dinleyin, konuştuğunuz kişiye odaklanın, Eğer mümkünse telefonlara cevap verme görevini başkasına devredin, Eğer mümkünse telefonlara cevap verme görevini başkasına devredin, Telefon yanında mutlaka kalem ve kağıt bulundurun, Telefon yanında mutlaka kalem ve kağıt bulundurun, Sözcükleri olduğu kadar ses tonunun da dinleyin; ses tonu size karşınızdakinin duyguları hakkında ipucu verecektir, Sözcükleri olduğu kadar ses tonunun da dinleyin; ses tonu size karşınızdakinin duyguları hakkında ipucu verecektir, Karşınızdakinin söylediği her şeyi duyduğunuzdan emin olmak için telefonu en son siz kapatın. Karşınızdakinin söylediği her şeyi duyduğunuzdan emin olmak için telefonu en son siz kapatın.

73 Zaman yönetimine katkı sağlayabilecek araçlar Ses kayıt cihazı Ses kayıt cihazı Çağrı cihazları Çağrı cihazları Cep telefonları, özellikle Akıllı Telefonlar Cep telefonları, özellikle Akıllı Telefonlar Belgegeçer (Fax) cihazları Belgegeçer (Fax) cihazları Tablet Tablet Ipad Ipad Notebook, PC Notebook, PC Ve elbette İnternet

74 Sekretarya Hizmetlerinin Etkin Kullanımı Sekreter örgütsel zaman yönetimi açısından şunlara dikkat etmelidir: Yalnızca yönetici için değil, genel anlamda işletmenin bütünü içinde gerekli bilgi akışını sağlayacak kadar, iletişim araçlarından yararlanmayı bilmelidir. Yalnızca yönetici için değil, genel anlamda işletmenin bütünü içinde gerekli bilgi akışını sağlayacak kadar, iletişim araçlarından yararlanmayı bilmelidir. Sekreter, yöneticisinin çalışma ilkelerine uygun olarak zamanı düzenleyebilmeli ve program yapabilmelidir. Sekreter, yöneticisinin çalışma ilkelerine uygun olarak zamanı düzenleyebilmeli ve program yapabilmelidir. Sekreter, yöneticisinin hatırlatmasına gerek kalmadan, programları başlatabilmeli, yürütüp, kontrol edebilmelidir. Sekreter, yöneticisinin hatırlatmasına gerek kalmadan, programları başlatabilmeli, yürütüp, kontrol edebilmelidir. Sekreter, bazı sorunları yöneticiye getirmeden çözebilecek insiyatif ve yeteneğe sahip olmalıdır. Sekreter, bazı sorunları yöneticiye getirmeden çözebilecek insiyatif ve yeteneğe sahip olmalıdır. Sekreter, yönetici masasının üzerinde uzun süre duran evrakları, diğer yöneticilerin beklentilerin uygun olarak düzenleyebilmeli ve diğer yöneticilerin elindeki bilgileri de gerektiğinde toparlayabilmelidir. Sekreter, yönetici masasının üzerinde uzun süre duran evrakları, diğer yöneticilerin beklentilerin uygun olarak düzenleyebilmeli ve diğer yöneticilerin elindeki bilgileri de gerektiğinde toparlayabilmelidir. Sekreter, çalışma saatine aldırmaksızın, işini bitirinceye kadar her gün çalışabilmelidir. Zorunlu olduğu zamanlarda, hafta sonları ve akşamları isteyerek işte kalabilmelidir. Sekreter, çalışma saatine aldırmaksızın, işini bitirinceye kadar her gün çalışabilmelidir. Zorunlu olduğu zamanlarda, hafta sonları ve akşamları isteyerek işte kalabilmelidir. Sekreter, yöneticiye ihtiyaç duymadan günlük işleri ve uygulamaları sürdürebilmelidir. Sekreter, yöneticiye ihtiyaç duymadan günlük işleri ve uygulamaları sürdürebilmelidir. Sekreter, yöneticisi adına araştırma yapabilmelidir. Sekreter, yöneticisi adına araştırma yapabilmelidir.

75 Sekreteriyle etkin bir işbirliği içinde olma isteyen yöneticiler mutlaka aşağıda belirtilen hususlara uymalıdır: Sabahları kısa bir günlük toplantı yapın, Sabahları kısa bir günlük toplantı yapın, Sekreterini işleri üzerine alması için teşvik edin, Sekreterini işleri üzerine alması için teşvik edin, Sorumluluk almayı özendirin. Onun güçlü yönlerini kullanın, Sorumluluk almayı özendirin. Onun güçlü yönlerini kullanın, Sekreterinizi destekleyin, sekreterinizin düzen duyusuna güvenin, Sekreterinizi destekleyin, sekreterinizin düzen duyusuna güvenin, Sekreterinizi sık sık yanınıza çağırmayın, Sekreterinizi sık sık yanınıza çağırmayın, Sabah ve öğleden sonra görüşmelerinizi sabit bir saate alın. Sabah ve öğleden sonra görüşmelerinizi sabit bir saate alın.

76 Zaman Akışının Farkında Olun Zaman algısının ve zaman akışının farkında olabilmek için zamanın; Getirisi en yüksek, ancak ikamesi olmayan tek sermaye olduğunun bilincinde olunmalı, Getirisi en yüksek, ancak ikamesi olmayan tek sermaye olduğunun bilincinde olunmalı, Bireysel ve örgütsel verimliliğin ve etkinliğin, zamanın etkin yönetiminin bir sonucu olduğu bilinmeli, Bireysel ve örgütsel verimliliğin ve etkinliğin, zamanın etkin yönetiminin bir sonucu olduğu bilinmeli, Kişisel amaçlar için harcanan zamanın, kişinin daha verimli zaman kullanmasına katkıda bulunmalıdır. Kişisel amaçlar için harcanan zamanın, kişinin daha verimli zaman kullanmasına katkıda bulunmalıdır. ÖZETLE

77 Kendi Kendinize Söz Verin Analiz Yapın Planlama Yapın

78 Etkin ve Hızlı Okuma Teknikleri Geliştirin Enerji Periyotlarına Uyun Aceleci Olmayın

79 Mükemmelci Olmayın Büyük İşleri Uygun Dilimlere Bölün Bir İş Üzerinde Durun ve Tamamen Bitirin

80 Bir günün başarılı geçmesi için uyulması gereken altın kurallar Önce ana ve zorunlu işleri yapın, Önce ana ve zorunlu işleri yapın, Birbiriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın, Birbiriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın, Büyük ileri elverişli dilimlere bölün, Büyük ileri elverişli dilimlere bölün, Bir zaman tablosu kullanın, Bir zaman tablosu kullanın, Bir anda bir tek iş üzerinde durun, Bir anda bir tek iş üzerinde durun, İşi tamamıyla bitirin, İşi tamamıyla bitirin, İşi şimdi yapın. İşi şimdi yapın.

81 Yaratıcı Düşünme İçin “Özel Bir Mekan” Ayırın “Hayır”da Hayır Vardır Dakikalardan Oluşan Hedefler Edinin Zaman Çizelgesi Kullanın Yapılacak İşlerin Listesini Çıkarın

82 KENDİMİZİ SINAYALIM Enerjimin en yüksek olduğu zamanı biliyorum ve çalışmamı buna göre planlıyorum. Enerjimin en yüksek olduğu zamanı biliyorum ve çalışmamı buna göre planlıyorum. Günlük “yapılacaklar” listesi hazırlıyorum. Günlük “yapılacaklar” listesi hazırlıyorum. Acelecilik huyumdan vazgeçiyorum. Acelecilik huyumdan vazgeçiyorum. Sorumlu olduğumdan fazla iş üstlenmiyorum. Sorumlu olduğumdan fazla iş üstlenmiyorum. İşlerimi önem ve aciliyetine göre planlıyorum. İşlerimi önem ve aciliyetine göre planlıyorum. Ani işler için zaman bırakıyorum. Ani işler için zaman bırakıyorum. Zamanımı öncelikler sırasına göre planlıyorum. Zamanımı öncelikler sırasına göre planlıyorum. Dedikodu ve kahve sohbetlerimi uygun zamanlarda yapıyorum Dedikodu ve kahve sohbetlerimi uygun zamanlarda yapıyorum Masamı topluyorum! Masamı topluyorum! Garfield’ ı örnek almaktan vazgeçiyorum. Garfield’ ı örnek almaktan vazgeçiyorum. Oyalanmaktan ve ertelemekten de vazgeçiyorum. Oyalanmaktan ve ertelemekten de vazgeçiyorum. “Hayır” da diyebiliyorum. “Hayır” da diyebiliyorum. Kendimi ödüllendiriyorum. Kendimi ödüllendiriyorum.

83 82 ‘Çalışmadan, öğrenmeden, yorulmadan rahat yaşamanın yollarını aramayı alışkanlık haline getirmiş milletler; Evvela Haysiyetlerini, sonra Hürriyetlerini ve daha sonra da İstikballerini kaybetmeye mahkumdurlar.’ M.Kemal ATA TÜRK

84 Başkalarının güç bulduğu şeyleri yapmak YETENEK, Yetenekli insanların olanaksız gördüğü şeyi yapmak ise DEHAdır.

85 ÖNERİLEN KAYNAKÇA Zaman Yönetimi (Cd)KURALDIŞI YAYINLARIZaman Yönetimi (Cd)KURALDIŞI YAYINLARI,Seslendiren : Nil Gün Nil Gün Zaman YönetimiEZGİ KİTABEVİZaman YönetimiEZGİ KİTABEVİ, Yazar : Prof. Dr. Zeyyat Sabuncuoğlu,, Dr. Muammer Paşa, Prof. Dr. Zeyyat Sabuncuoğlu Dr. Muammer Paşa Herkes İçin Zaman YönetimiOPTİMİST YAYINLARIHerkes İçin Zaman YönetimiOPTİMİST YAYINLARI, Yazar : Polly Bird, Çevirmen : İbrahim Şener Polly Birdİbrahim Şener Zaman YönetimiBETA BASIM YAYIMZaman YönetimiBETA BASIM YAYIM, Yazar : Prof. Dr. Zeyyat Sabuncuoğlu,, Dr. Muammer Paşa,, Dr. Kurtuluş Kaymaz, Prof. Dr. Zeyyat Sabuncuoğlu Dr. Muammer Paşa Dr. Kurtuluş Kaymaz Zaman Yönetimi / Ünver Ünlü BayramlıNOBEL YAYIN DAĞITIMZaman Yönetimi / Ünver Ünlü BayramlıNOBEL YAYIN DAĞITIM, Yazar : Öğr. Gör. Ünver Ünlü Bayramlı, Öğr. Gör. Ünver Ünlü Bayramlı Zaman Yönetimi (Cep Boy)OPTİMİST YAYINLARIZaman Yönetimi (Cep Boy)OPTİMİST YAYINLARI, Yazar : Melissa Raffoni, Çevirmen : Ahmet Kardam Melissa RaffoniAhmet Kardam Etkili Zaman YönetimiBABIALİ KÜLTÜR YAYINCILIĞIEtkili Zaman YönetimiBABIALİ KÜLTÜR YAYINCILIĞI, Yazar : John Adair, John Adair Zaman YönetimiHAYAT YAYINLARIZaman YönetimiHAYAT YAYINLARI, Yazar : Jane Allan, Çevirmen : Yard. Doç. Dr. Mehmet Zaman Derleyici : Rahime Demir Jane AllanYard. Doç. Dr. Mehmet ZamanRahime Demir

86 Başarmak İçin Zaman YönetimiZAMBAK YAYINLARIBaşarmak İçin Zaman YönetimiZAMBAK YAYINLARI, Başarmak İçin Zaman YönetimiZAMBAK YAYINLARI Yazar : Yaşar Değirmenci, Yazar : Yaşar Değirmenci, Yaşar DeğirmenciYaşar Değirmenci Zaman Yönetimi / Hasan TutarNOBEL YAYIN DAĞITIMZaman Yönetimi / Hasan TutarNOBEL YAYIN DAĞITIM, Zaman Yönetimi / Hasan TutarNOBEL YAYIN DAĞITIM Yazar : Kollektif, Derleyici : Doç. Dr. Hasan Tutar Yazar : Kollektif, Derleyici : Doç. Dr. Hasan Tutar Kollektif Doç. Dr. Hasan TutarKollektif Doç. Dr. Hasan Tutar Kişisel Zaman YönetimiALFA YAYINLARIKişisel Zaman YönetimiALFA YAYINLARI, Kişisel Zaman YönetimiALFA YAYINLARI Yazar : Marion E. Haynes, Çevirmen : Yaşar Bülbül Yazar : Marion E. Haynes, Çevirmen : Yaşar Bülbül Marion E. HaynesYaşar BülbülMarion E. HaynesYaşar Bülbül Zaman Yönetimi ve Yönetsel Zamanda EtkinlikGAZİ KİTABEVİZaman Yönetimi ve Yönetsel Zamanda EtkinlikGAZİ KİTABEVİ, Zaman Yönetimi ve Yönetsel Zamanda EtkinlikGAZİ KİTABEVİ Yazar : Komisyon, Yazar : Komisyon, Komisyon Boş Zaman Rekreasyon Yönetimi ve Örnek Animasyon Uygulamaları Boş Zaman Rekreasyon Yönetimi ve Örnek Animasyon Uygulamaları DETAY YAYINCILIKDETAY YAYINCILIK,Derleyici : Prof.Dr. Necdet Hacıoğlu, Ayhan Gökdeniz, Yakup Dinç DETAY YAYINCILIK,Derleyici : Prof.Dr. Necdet Hacıoğlu, Ayhan Gökdeniz, Yakup Dinç Prof.Dr. Necdet Hacıoğlu Ayhan Gökdeniz Yakup Dinç DETAY YAYINCILIKProf.Dr. Necdet Hacıoğlu Ayhan Gökdeniz Yakup Dinç Zaman YönetimiETAP YAYINEVİZaman YönetimiETAP YAYINEVİ,Yazar : Cemil Güzel, Zaman YönetimiETAP YAYINEVİ,Yazar : Cemil Güzel, Cemil Güzel Zaman YönetimiETAP YAYINEVİCemil Güzel Yoğun İnsanlar için Zaman YönetimiBEYAZ YAYINLARIYoğun İnsanlar için Zaman YönetimiBEYAZ YAYINLARI, Yoğun İnsanlar için Zaman YönetimiBEYAZ YAYINLARI Yazar : Roberta Roesch, Çevirmen : Selim Yeniçeri Yazar : Roberta Roesch, Çevirmen : Selim Yeniçeri Roberta RoeschSelim YeniçeriRoberta RoeschSelim Yeniçeri Zaman YönetimiSEÇKİN YAYINCILIKZaman YönetimiSEÇKİN YAYINCILIK,Editor : Doç. Dr. Hasan Tutar, Zaman YönetimiSEÇKİN YAYINCILIK,Editor : Doç. Dr. Hasan Tutar, Doç. Dr. Hasan Tutar Zaman YönetimiSEÇKİN YAYINCILIKDoç. Dr. Hasan Tutar Zaman YönetimiEPSİLON YAYINLARIZaman YönetimiEPSİLON YAYINLARI, Zaman YönetimiEPSİLON YAYINLARI Yazar : Ray Josephs, Çevirmen : Özlem Koşar Yazar : Ray Josephs, Çevirmen : Özlem Koşar Ray JosephsÖzlem KoşarRay JosephsÖzlem Koşar Zaman YönetimiTİMAŞ YAYINLARIZaman YönetimiTİMAŞ YAYINLARI,Yazar : Jane Smith, Zaman YönetimiTİMAŞ YAYINLARI,Yazar : Jane Smith, Jane Smith Zaman YönetimiTİMAŞ YAYINLARIJane Smith

87 TEŞEKKÜR EDERİM


"ZAMAN YÖNETİMİ Prof.Dr.Nilüfer Sezer İ.Ü.İletişim Fakültesi 20 Temmuz 2015 İ.Ü.Kongre Kültür Merkezi 2 AB Konferans Salonu." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları