Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI. Mevzuat ve prosedürler 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI. Mevzuat ve prosedürler 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde."— Sunum transkripti:

1 ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI

2 Mevzuat ve prosedürler 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun. 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi. BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemler), Ankara Üniversitesi, YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı konulu, tarihli ve B.20.0.YDB sayılı yazısı. 2011/1 Sayılı Başbakanlık DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı) Genelgesi (Kurum ve Birim Kodları)

3 Belge Yönetimi Modern işletmecilik tekniklerini kullanarak, kurumlarda kayıtlı bilgiyi kontrol altında tutup, ihtiyacı olana en az maliyetle, en kısa zamanda ve bütünlük içerisinde sunmaktır.

4 Belgelerin Yaşam Döngüsü Belge üretimi Değerlendirme Tasfiye Belgelerin dağıtımı Kullanım Dosyalama

5 Belge Yönetimi Fonksiyonları Üretim Yazışmalar Formlar Raporlar Dağıtım Kurum içi Aynı kurumun farklı birimleri Kurumlar arası Kullanım Karar yapma Sorumluluklar Bürokratik işlem Hukuki zorunluluk Dosyalama (Muhafaza ve Düzenleme) Dosyalama Dosya Planları çıkarma Tekrar erişim Saklama Değerlendirme Ayıklama Tespit Tasfiye İmha Arşiv

6 Tanım ve kullanım Dosyalama: Belge yığınlarını bölümlere ayırmak olup, bir konu veya vakayla ilgili olan belgeleri bütünlük ve fonksiyonel ilişki içerisinde bir araya getirmektir. Dosya Planı: Birbiri ile fonksiyonel ilişkisi bulunan belge ve dosyaların, nasıl dosyalanıp düzenleneceğini gösteren konu başlıkları şeması.

7 Örnek Dosya Planı ve Kodlaması Konu başlıkları ile onu ifade eden kodlardan meydana gelir. Örnek Plan 100 Genel İş ve İşlemler 200 Temel Sağlık Hizmetleri … 900 Personel işlemleri Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910- İşe Alma 920- Atama Naklen Atama … 930- Terfi …

8 Kavramlar: - Dosya Tasnif Planı - Dosya Planı - Dosyalama Sistemi - Konu Başlıkları Şeması - Dosya Listesi

9 Örnek Dosya Planı ve Kodlaması Örnek Plan 100 Genel İşler 200 Esas Fonksiyonlar … 900 Personel işlemleri Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910- İşe Alma 920- Atama Naklen Atama … 930- Terfi …

10 Dosya planı, Belge üzerindeki sayı bilgileri kısmında, Belgelerin konulduğu kağıt karton veya elektronik ortamdaki dosya, klasör, zarf ve kutularda, Elektronik belgelerde belge ve dosyanın üst veri alanlarında kullanılır.

11 Kullanım - belge T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Sayı: B.30.2.İST – – /03/2010 Konu: Personel alım izinleri

12 Kullanım – belge – birim kodu T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Sayı: – – /03/2010 Konu: Personel alım izinleri

13 Kullanım - dosya T.C. İstanbul Üniversitesi B.30.2.İST Açıklama notu: PERSONEL ALIM İZİNLERİ 2008 Edebiyat Fa. Personel Şef. Yer no: Depo no: 01 Raf no: 22 Kutu no: 143 F T.C. İstanbul Üniversitesi B İST Edebiyat Fa. Personel Şf PERSONEL ALIM İZİNLERİ Açıklama notu: 2008 F Arşiv yer no: Depo: 01 Raf : 22 Kutu: 135

14 Kullanım- elektronik dosya

15 Kağıt ortamdaki belgelerin arşivden takibi

16 Elektronik belge ve klasörlerin tanımlanması-dosya kodu

17 Başbakanlık Standart Dosya Planı Başbakanlık Standart Dosya Planı Başbakanlık, 2005 yılında çıkarmış olduğu 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi ile kamu kurumları bürolarında üretilen belgelerin düzenlenmesi için dosya planı uygulamasını zorunlu hale getirdi. Plan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) tarafından geliştirildi. YÖK’ün 2010 yılında yayınladığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı.

18 Alanlar Plan, desimal anlayışla geliştirilmiştir. 000’den 999’a kadar olan kod aralığında geliştirilen ana ve alt konu başlıklarından oluşmaktadır ve rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerini, rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin fonksiyonlarını karşılamaktadır.

19 Ana konular: 000GENEL KONULAR 100ANA HİZMETLER 200ANA HİZMETLER 300ANA HİZMETLER 400ANA HİZMETLER 500ANA HİZMETLER 600PLANLAMA, BASIN, HUKUK ve TEFTİŞ 700BİLGİ İŞLEM, DIŞ İLİŞKİLER, EMLAK ve EĞİTİM 800İDARİ, KÜLTÜR, MALİ İŞLER ve ÖZEL KALEM 900PERSONEL, SATINALMA, SOSYAL ve SAĞLIK İŞLERİ

20 DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 1GENEL KONULAR ANA HİZMET FAALİYETLERİ Eğitim-Öğretim İşleri Akademik Personel ve Kariyer İşleri Öğrenci İşleri Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri Basın ve Halkla İlişkiler İşleri Hukuk İşleri Teftiş İşleri YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Bilgi-İşlem İşleri Dış İlişkiler ve AB İşleri Emlak ve İnşaat İşleri Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri İdari İşler Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri Mali İşler Özel Kalem ve Protokol İşleri Personel İşleri Satınalma ve Satış İşleri Sivil Savunma İşleri Sosyal İşler ve Sağlık İşleri

21 Üniversiteleri Kodları(özet) Bölüm Kurulması 109 Bologna Süreci Dekan Seçimi ve Ataması 300 Öğrenci İşleri 302 Öğrenci Özlük İşleri Yeni kayıt İşlemleri 304 Burslar, Krediler, Stajlar Stajlar 400 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Soru Kitapcığı

22 YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER Saklama Süresi Saklama Kodu 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01 Kanunlar 02 Tüzükler 03 Yönetmelikler 04 Yönergeler 05Tebliğler 06Genelgeler 01 İç Genelgeler 02 Dış Genelgeler 07Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01Talimatlar 02Duyurular 03Sirkülerler 08Rehber, Kılavuz 09Standartlar 99Diğer

23 YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100 Eğitim-Öğretim İşleri (Genel) 101 Üniversite ve Akademik Birimlerin Kurulması 01Üniversite 01Devlet Üniversiteleri15A 02Vakıf Üniversiteleri 01Mütevelli HeyetiBA 02Kuruluş ve Eğitim-Öğretime AçılmasıBA 03Devlet Yardımları20A 04Öğrenci Bilgileri10D 05Akademik Personel BilgileriBD 02Fakülte, Enstitü, Konservatuar,Yüksekokul, MYO15A 01Fakülte 02Enstitü 03Konservatuar 04Yüksekokul 05Meslek Yüksekokulu

24 YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK KARİYER İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200 Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri 201 Seçim ve Atama İşleri15A 01Rektör Seçimi ve Ataması 02Dekan Seçimi ve Ataması 03Bölüm, Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Seçimi ve Atanması 04Temsilci Seçim İşleri 01Profesör Temsilcisi 02Doçent Temsilcisi 03Yrd. Doç. Temsilcisi 04Asistan Temsilcisi 99Diğer15C 202 Öğretim Elemanı Yetiştirme ’ya göre15C ’ye göre15C

25 YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 300 Öğrenci İşleri (Genel) 301 Seçme-Yerleştirme-Giriş-Sınav İşlemleri10D 01ÖSYS 01Duyurular 02Kontenjanlar 03Başvurular 04Sınavlar 05İtirazlar 02Yurt Dışından Öğrenci Kabulü/Yabancı Uyruklu Öğrenci Sınavı 03Dikey Geçiş 04Ek Yerleşme 05Ön Kayıt ve Özel Yetenek Sınavı 06Yatay Geçiş 07Meslek Yüksekokullarına Sınavsız Geçiş 08Açıköğretime Sınavsız Geçiş 09Uzaktan Eğitime Sınavsız Geçiş

26 YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 400 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri (Genel) 401 Sınav Takvimi10D 402 Sınav Başvurusu 01Başvuru İlanı ve Gazete Duyuruları10D 02Sınav Kılavuzu15A 03Aday Başvuru İşlemleri 01Aday Başvuru Bilgi FormlarıBD 02Adayların Bilgi Değişikliği İstekleri1D 03Özel Uygulamaya Tabi Aday Belgeleri 01Transkripli Adaylar 02TÜBİTAK Ödüllü Adaylar 03Milli Sporcular100 GünD 04Engelli Adaylar10C 99Diğer

27 YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 600 Araştırma ve Planlama İşleri (Genel) 601 Teşkilatlanma İşleri 01Kuruluş, Yapılanma 02Yetkilendirme, Yetki Değişikliği 03Yönetimi Geliştirme 04Teşkilat Şemaları ve Kadrolar 01Teşkilat Şemaları 02Norm Kadro Çalışmaları 01Görev/İş Tanımları 02Norm Kadro Pozisyonları 99Diğer 602 Plan ve Program İşleri 01Kalkınma Planı 01Hazırlık Çalışmaları 02İzleme ve Değerlendirme 02Orta Vadeli Plan/Program

28 YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER Saklama Süresi Saklama Kodu 620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel) 621 Basın İşleri 01Basın Toplantıları 02Basına Verilen Demeçler 03Tekzipler 04Basında Yer Alan Haberler 05Basın Özetleri 99Diğer 622 Talep, Şikayet, Görüşler 01Talep ve Şikayetler 02Görüş ve Teklifler 03Bilgi ve Bilgi Talepleri 99Diğer 639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler

29 Planın Kullanımı ve Kurallar 1 Bir vaka yada konuyla ilgili belgeler için Dosya Planında hangi konuya ait olduklarına bakılarak dosya açılır. Dosyalama işi belge üretilirken başlar. İlk defa açılacak dosya için varsa belge üzerindeki dosya kodu kullanılabilir.

30 Planın Kullanımı ve Kurallar DOSYA AÇMA (GENEL/ÖZEL) - Dosya açma ve ayrıntıya inerek kod verme işi, evrakın birikmesine ve hacmine göre yapılır. Genel kural, bir yıl içerisinde belge miktarı yeterli düzeye erişmiyorsa, ayrıntı düzeyler için ayrıca dosya açılmayıp bir üst seviyede dosya açılır. - Büroda yıl içerisinde personel işleri ile ilgili az sayıda belge oluşmuş ise dosya “900 Personel İşleri” kod ve başlığı ile açılır. - Bu dosyanın, 900 ile 929 kod aralığında biriken belgeleri barındırdığı anlaşılır. - Personel Daire Bşk. / Personel Özlük Bürosu (Personel özlük genel) (Sicil işleri) [546]- (… ait personel özlük dosyası) (Sendika işlemleri)

31 Planın Kullanımı ve Kurallar - Birkaç birim aynı dosya kodunu kullanabilir Özlük Bürosu (Yönetim Kurulu Kararları) Yazı İşleri Bürosu (Yönetim Kurulu Kararları) Mali İşler Bürosu (Yönetim Kurulu Kararları)

32 Yeni kod açma: 99- Diğer 99-Diğer Bir faaliyetle ilgili olarak planda bir başlık bulunamaz ise her ana konu başlığının sonundaki “99 Diğer” kısmı kullanılarak yeni başlıklar açılabilir. Ancak, bu ekleme mutlaka kurumda bu işten sorumlu olan birimin/kişinin koordinesinde yapılmalıdır.

33 Yeni kod açma: 99- Diğer Konu: Üniversite mülklerinin abonelikleri 756 Taşınmaz İşlemleri Diğer Abonelikler [01] İSKİ [02] İGDAŞ [03] AYEDAŞ

34 Planın Kullanımı ve Kurallar İlişki: Konu kodu ile özel numara ilişkisi Plandaki 903 (Personel özlük ), (Araştırma projeleri), (İdari davalar) vb. konu kodları ile eğer varsa “sicil numarası”, “proje numarası”, “dava numarası” gibi dosyanın kendi özel numarası birleştirilir.

35 Planın Kullanımı ve Kurallar İlişki: Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse, Örneğin yazışma sadece 2011/266 numaralı KİK numaralı ihale ile ilgili ise bu durumda Dosya kodu , ile 2011/266 ihale numarası [] (köşeli parantez) kullanarak [2011/266] şeklinde birleştirilir. Sayı: B…… [2011/266] -256

36 Örnekler Öğrenci Özlük Dosyası: 302[ ] Konu kodu[Öğrenci numarası] Proje Dosyası: [112K014] Konu kodu [Proje numarası] Personel Özlük Dosyaları: 903[2355] Konu kodu [Personel sicil numarası] İhale Dosyaları: (Mal alımı) [2011/19] Konu kodu [İhale numarası]

37 Tahakkuk ve Ödeme İşleri Personel Tahakkuk [01] Bordro Tahakkuk (Maaş) [01.01] Konu kodu [Personel tahakkuk + Bordro tahakkuk] Eczane ödemeleri [ ] Konu kodu[Mal ve Hizmet Alım Ödeme + Tedavi + Eczane]

38 Planın Kullanımı ve Kurallar Köşeli parantez içerisinde birden fazla kodlama ve tanımlama yapılması gerektiğinde, her farklı kod “;” işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Mahkemelik olan bir ihale dosyasının ihaleyle ilgili “2005/26”, mahkeme dosyası için ise “2007/152” dosya kodunu almış olsun; bunun dosya kodu şu şekilde gösterilir [2005/26;2007/152]

39 Planın Kullanımı ve Kurallar BİRDEN FAZLA KONUYU İLGİLENDİREN BELGELER Birden fazla konuyu ilgilendiren belgeler, en çok ilgili olduğu dosyaya; diğerine, sayfa sayısı az ise çoğaltılarak bir nüshası; sayfa sayısı çok ise gönderme notu yazılan bilgi fişi konulacaktır.

40 Planın Kullanımı ve Kurallar Olurlar, Sözleşmeler, Şartnameler veya personeli ilgilendiren “görevlendirme evrakı” gibi belgeler için dosya planında müstakil dosya kodu açılmış olsa dahi bu belgeler ait oldukları vaka dosyasında (tümleşik dosya) tutulacak; eğer gerekli görülürse bu başlıklarla da dosya açılabilecektir.

41 Vaka dosyası Kayıt yenileme Öğrenci Dosyası 302 [ ] Katkı payları Öğrenci belgesi Yeni kayıt

42 Konu dosyası Kayıt yenileme Öğrenci Dosyası 302 [ ] Katkı payları Öğrenci belgesi Yeni kayıt Öğrenci Belgeleri

43 Belgeleri bağımsız dosyalama Makam Oluru İhale Dosyası [2011/5] İhale Komisyonu Kararı KİK Onayı Şartnameler İhale Şartname Olurlar 020

44 Gölge dosyalar Görevlen dirme Personel özlük 303 [142/18] Aile yardım bildirimi Görevlendir meler Atama İzinler

45 Gölge dosyalar Görevlen dirme Personel özlük 303 [142/18] Aile yardım bildirimi Atama İzinler

46 Dışardan gelen belgeler Görevlen dirme Personel özlük 303 [142/18] Dilekçe Atama Askerlik yazısı

47 Planın Kullanımı ve Kurallar Kurumlarda “Strateji Geliştirme Birimleri”, dosya planlarının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur.

48 Planın Kullanımı ve Kurallar Yazılar, ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri çoksa, ekler yazılarından ayrılarak ayrı dosyalarda; fakat, aynı dosya numarasını takip eden sıra numarası verilerek dosyalanmalıdır. Bu tür uygulamalarda yazılardan eklere, eklerden yazılara gönderme yapılmalıdır.

49 Planın Kullanımı ve Kurallar Dosyalar, günlük işlemlerde SDP uygun dosyalanıp kullanırken arşive devir ve muhafaza işlemleri yine bu dosya planlarındaki dosya kodu ve saklama planına göre yapılır.

50 Teşekkürler


"ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI. Mevzuat ve prosedürler 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları