Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz

EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Standart Dosya Planı Çalışma Toplantısı.

Benzer bir sunumlar


... konulu sunumlar: "EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Standart Dosya Planı Çalışma Toplantısı."— Sunum transkripti:

1 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Standart Dosya Planı Çalışma Toplantısı

2 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Tanımlar Belge: 1- Bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb., vesika, doküman. (TDK) 2- Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden arşivlik malzeme. Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan,kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden her türlü belge.

3 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu EBYS: Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin tabi olacakları usül ve esaslar ile birlikte EBY Sistemlerinin birbirleriyle uyumlu ve etkin bir biçimde yönetilmesine ilişkin standartların belirlenmesini amaçlayan sistem.

4 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Standart Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış (standartlaştırılmış) konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, EBYS projesinin bir parçası olarak hazırlanmış, sağlıklı işleyebilir,tam kapsamlı bir uygulama olabilmesi için tüm kurumlarla işbirliği içinde ilerlenmesine ihtiyaç duyulmuştur.

5 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu 2013 yılı sonunda tüm kurum/kuruluşlardan “Dosya Planları” talep edilmiş ve bu planların birleştirilmesiyle ulusal standart dosya planının oluşturulması amaçlanmıştı. Ancak, gelen sonuçlar maalesef hedefe ulaşmamıza çok uzak bir noktadaydı. Teşkilat yasalarını incelememiz de başarısız olmuştur. İkinci olarak Kurumların faaliyetleri ve bu faaliyetler altında yer alan işlem kalemleri talebi ile hedefe ulaşılması amaçlanmıştır. Ancak, bu çabamız da başarılı olamamıştır.

6 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Son olarak toplanan veriler ve Türkiye Cumhuriyeti SDPde dikkate alınarak bir çalışma hazırlanmıştır. Ancak, bu çalışma takdir edersiniz ki kurumların görüşü alınmadan devreye alınamazdı. Bu nedenle, a) kullanılmayan konuları çıkarma, b) eksik konuları eklemeyi, ve c) terminolojiyi kontrol etmeyi amaçlamaktayız.

7 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu BELGE SAYI SİSTEMİ: Belgelere kimlik verebilmek için üç ana bölüme sahip Sayı Sistemi oluşturulmuştur.

8 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu a)“AAA” Kurum Kuruluş Kodu: Bakanlıklar ve bağlı veya bağımsız kurum ve kuruluşların herbirine Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi’nce üç harften oluşan “kurum” kodu verilmiştir. SAĞLIK BAKANLIĞISAB Yataklı Tedavi Kurumları DairesiYTK Temel Sağlık Hizmetleri DairesiTSH İlaç ve Eczacılık DairesiİED Devlet Laboratuvarı DairesiDLD

9 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu b) “B” BÖLGE KODU

10 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu c) “CC” ALT BİRİM KODU TLD.1.00Lefkoşa ŞubesiLEFKOŞA TLD.2.00Gazi Mağusa ŞubesiGAZİ MAĞUSA TLD.3.00Girne ŞubesiGİRNE TLD.4.00Güzelyurt ŞubesiGÜZELYURT TLD.5.00İskele ŞubesiİSKELE

11 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu d) “CC” ALT BİRİM KODU 2

12 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu d) DD Konu Kodu Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili alt/tali konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 000 sayısal, alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Bu kodlar, yön vermeye yardımcı bir taslak olarak kurum ve birimlerinize dağıtılmıştır. Size uygun olan konu başlıklarını bu liste içerisinden seçmeniz gerekecektir. Yetersiz ve/veya listede yer almayan başlıklar için değerlendirmeler yapılacaktır.

13 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Örneğin; Ana Konu Alt Konu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri Belge Yönetimi Saklama Süreli Dosya Planı Kodlama İşlemleri Arşiv Yönetimi Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Uygunluk Görüşü Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri İnceleme ve Denetleme Arşivlerden Yararlanma Diğer

14 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı : BBK /04 –14/045 Birim Kodu Dosya No Kayıt No

15 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu e) “FF/GGG” YIL VE SAYI Dosya planında yer alan yıl ve sayı numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, konu kodundan hemen sonra (-) işareti konularak Yılın son iki rakamı Giden Evrak Defterindeki Sıra Numarası Şeklinde yazılacaktır Ör: 14/045 (2014 Yılındaki kırkbeşinci belge)

16 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Tüm Örnek: Sayı : BBK /01 – 14/045 Başbakanlık Merkez Arşiv - Personel/Alım Talebi yılı 45 nolu belge Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilir. Sayı : BBK /02[115215] – 14/045 Başbakanlık Merkez Arşiv - Personel/Atama işleri [KKNo] yılı 45 nolu belge

17 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.

18 EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Sabrınız ve işbirliğiniz için teşekkür ederiz. Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi kurumsal iletişim: Tel : Dosya planı örnek başlıklar için : sdp.basbakanlik.gov.tr adresini takip edebilirsiniz.


"EBYS Çalışma GrubuSDP Projesi Bilgilendirme Sunumu Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Standart Dosya Planı Çalışma Toplantısı." indir ppt

Benzer bir sunumlar


Google Reklamları