ZAMAN YÖNETİMİ Prof.Dr.Nilüfer Sezer İ.Ü.İletişim Fakültesi

... konulu sunumlar: "ZAMAN YÖNETİMİ Prof.Dr.Nilüfer Sezer İ.Ü.İletişim Fakültesi"— Sunum transkripti:

1 ZAMAN YÖNETİMİ Prof.Dr.Nilüfer Sezer İ.Ü.İletişim Fakültesi
20 Temmuz 2015 İ.Ü.Kongre Kültür Merkezi 2 AB Konferans Salonu

2 Bir gün üniversitede işletme okuyan bir grup öğrenci, zaman yönetimi uzmanı hocalarından ummadıkları bir ders aldılar. Hocaları, karşısında yarım daire halinde oturan öğrenci grubuna “Evet! Şimdi ders zamanı! diye seslendi... Masanın altından çıkardığı geniş ağızlı büyükçe bir küpün içine, yine masanın altından çıkardığı yumruk büyüklüğündeki taşları dikkatli biçimde koymaya başladı. Küp ağzına kadar dolup da daha fazla taş alamayınca, “Küp doldu mu?” diye sordu. Sınıftaki herkes birlikte bağırdı: “Evet!”    “Öyle mi?” diye karşılık verdi zaman yönetimi uzmanı. Masanın altından bir kova çakıl taşı çıkardı. Küpü önce sallayıp daha sonra içine çakıl taşlarını koydu. Küpü tekrar salladı. Böylece küçük taşlar büyük taşların arasında kendilerine yer buldular. Ve aynı soruyu bir kez daha sordu: “Küp şimdi doldu mu?”   

3 Sınıftaki öğrenciler, uzmanın ne yapmak istediğini yavaş yavaş anlamaya başlamışlardı. İçlerinden birisi “Herhalde hayır!” diye cevapladı... “Güzel” dedi uzman ve masanın altından bu defa bir kova kum çıkardı. Kumu küpe boşaltmaya başladı. Kumlar büyük taşlarla çakıl taşlarının arasındaki boşlukların hepsini doldurdu. Sorusunu bir defa daha sordu:    “Küp doldu mu?” Öğrenciler bir ağızdan “Hayır” diye bağırdı. Bir defa daha “Güzel” dedi ve masanın altından bir sürahi su çıkardı ve küpe ağzına kadar su doldurdu. Küpün artık tamamen dolduğu söylenebilirdi.   Hocaları öğrencilere dönüp sordu: 

4 “Bu örnek bize neyi gösteriyor?”   
Çalışkan bir öğrenci elini kaldırdı ve çıkardığı dersi özetledi: “Programınız ne kadar dolu olursa olsun, gerçekten gayret ederseniz, o programa birkaç şey daha ilave edebilirsiniz.”    “Hayır” dedi uzman. “Bu örneğin bize öğrettiği şey şu: Eğer büyük taşları önce koymazsanız, bir daha asla koyamazsınız.”     Peki ya “sizin hayatınızdaki ‘büyük taşlar’ ne? Öncelik sıralamanızda ilk sırayı ne teşkil ediyor?      "İşte o büyük taşlar ne ise, hayat küpünüze önce onları koyun.”

5 ZAMAN, HAYATIN KENDİSİDİR Benjamin Franklin
Zaman; Yerine konması, döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması olanaklı olmayan bir kaynaktır. Zaman yönetimi, planlama/karar verme, uygulama ve denetleme süreçlerinden oluşan sürekli bir döngüdür. Hepimizin haftada 168 saati var, siz bu saatleri nasıl değerlendiriyorsunuz? Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz. Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız?

6 ZAMANIN ÖNEMİ BİR SENE’nin değerini anlayabilmek için sınıfta kalan bir öğrenciye sorun. BİR AY’ın değerini anlayabilmek için, prematüre bir bebek dünyaya getiren bir anneye sorun. BİR HAFTA’nın değerini anlayabilmek için haftalık bir derginin editörüne sorun. BİR SANİYE’nin değerini anlayabilmek için, bir kazayı kılpayı atlatan bir adama sorun. BİR MİLİSANİYE’nin değerini anlamak için, olimpiyatlarda gümüş madalya alan sporculara sorun.

7 72 yıl yaşayan bir insan; 21 yıl uyuyarak, 14 yıl çalışarak,
7 yıl kişisel bakım faaliyetleriyle uğraşarak, 6 yıl yemek yiyerek, 6 yıl seyahat ederek, 5 yıl kuyrukta bekleyerek, 4 yıl öğrenerek, 3 yıl toplantılara katılarak , 2 yıl arayıp kendisini bulamayanları arayarak, 1 yıl kayıp eşyaları arayarak, 3 yıl diğer faaliyetler.

8 BİR SAATLİK ZAMANIN DEĞERİ
Nereye gidiyor? 1. Netleşmemiş hedefler, 2. Planlamada yapılan hatalar, 3. Plansızlık, 4. Önceliklere gerekli önemi verememe, 5. Sürekli erteleme, 6. Öze inememe, 7. Ayrıntılarla fazla uğraşma, Objektif zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır. Sübjektif zaman; Ölçülmesi ve değerlendirmesi zor bir zamandır.

9 Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin (200
Ortalama bir insan ömrü aşağı yukarı iki yüz bin ( ) planlanabilir saatle sınırlıdır. İktisadi olarak yapılan araştırmalara göre, bir insan toplam iş görebilme gücünün ancak % 30 – 40'ını kullanabilmektedir. Peki geriye kalan %60 civarındaki iş görebilme gücü nereye gidiyor?

10 Zaman nedir? Zaman sahip olduğumuz en önemli ve değerli hazinedir. Her ne kadar; Vakit nakittir, Time is money veya Zeit ist Geld diyerek tüm dünya insanları zamanı parayla eş tutsalar da, aslında zaman paradan önemli ve değerlidir.

11 ZAMAN çok değerli bir sermayedir.
ZAMAN mutlak kardır. ZAMAN satın alınmaz. ZAMAN saklanmaz ve depolanmaz. ZAMAN çoğaltılamaz. ZAMAN kesinlikle bir daha geri gelmemek üzere akıp gider. Doğan her yeni gün, kişi için karşılıksız ve geri ödemesi olmayan yüz milyarlarca kredi değerindedir.

12 BİR İŞ GÜNÜMÜZÜ NASIL HARCARIZ ?
İş ve çalışma zamanımızın kontrol genel olarak üç ana noktada toplanır. A - AMİR :Çalışma zamanımızın önemli bir kısmı amirimizin kontrolü altındadır. Bu süre içerisinde onun verdiği işleri yapar ve onun direktiflerini yerine getiririz. B-SİSTEM :Çalışma zamanımızın bir bölümünü de çalışma düzenimiz. (Kurum hiyerarşisi ) alır. C-KENDİMİZ : Nihayet, çalışma zamanımızın bir bölümünü de doğrudan kendimiz kontrol ederiz. Ne yapacağımıza, nasıl yapacağımıza, ne zaman hangi sürede yapacağımıza kendimiz karar veririz.

13 BOŞ DURMAYIP BİR İŞ YAPIYOR OLSANIZ BİLE,
O ANDA YAPILACAK DAHA ÖNEMLİ BIR İŞİNİZ VARSA ZAMANINIZI BOŞA HARClYORSUNUZ DEMEKTİR... NE YAPTIĞIMIZ DEĞİL, NE İÇİN YAPTIĞlMIZ ÖNEMLİDİR.”

14 PARETO KANUNU 80:20 olarak bilinen bu teori yalnız rasyonel zaman yönetimi için değil, değişik bilimsel alanlarda da geçerlidir. Bu teoriye göre, örneğin Ciromuzun % 80' nini müşterilerimizin % 20’si sağlar. % 20 üretim hatası % 80 kayba neden olur. Gazetenin % 20'si haberlerin % 80' nini oluşturur. Toplantı zamanının % 20 'si kararların % 80’nini doğrudan etkiler. Masa üstü çalışmanın % 20’si işteki başarının % 80’nini sağlar. 80:20 kuralı ilk defa İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto tarafından 19. Y.Y da ortaya atılmıştır. Burada önemli olan mesleki ve özel alanda hedefleri tespit edip bunlara ulaşabilmek için bu kuralı göz önünde tutarak gerekli çabayı sarf etmektir.

15 İŞ VE ÖZEL YAŞAMDA BAŞARILI OLMAK İÇİN ERİŞMEK İSTEDİĞİNİZ TÜM MESLEKİ VE ÖZEL HEDEFLERİNİZİ AÇIK VE NET OLARAK BELİRLEYİN ! ULAŞMAK İSTEDİĞİNİZ HEDEFLER 1- Mesleki ve kariyer hedefleriniz : Bu hedefe ulaşmanız için yapmanız gerekenler ve alınması zorunlu tedbirler : 2- Arzuladığınız diğer kişisel ve özel hedefler :  3- Yaşam hedefiniz :

16 ZAMANI PLANLAMANIN KAZANDIRDIĞI AVANTAJLAR
Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşma Gerçekten önemli işlerimiz ve hedeflerimiz için zaman kazanma Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakma Unutmayalım ki en önemli planlama prensibi yazılı faaliyetlerdir. Yalnız akılda kalan planın ana hatları ve hatta tamamı unutulabilir. Yazılı planlar zihnin yükünü hafifletir. Yazılı bir plan kişinin işe karşı olan motivasyonunu yükseltir. Onu işinde daha etkin kılar. Yazılı plan sayesinde, belirlenen hedeflerde daha az sapmalar olur, Konsantrasyon artar, güç görünen işler zamanında biter. Gün bitiminde halledilmemiş işler gözümüzden kaçmaz, kontrol kolaylaşır. Yapacağınız günlük planlar sayesinde başarı artar, önemli işlerinizi engelleyen ıvır zıvır işleri ikinci plana atabilirsiniz. Yazılı yapılan günlük planlarınız, önce veya sonra yapılan ya da bitmemiş işlerinizi takip etmenizi kolaylaştırır, gerekli tedbirleri almanızı sağlar. 

17 ZAMAN BÜTÇESİ Etkili bir zaman bütçesi yapabilmek için en azından aşağıdaki hususlara dikkat etmek gerekir. Zamanınızı bütçeleyin fakat belirli ölçülerde toleranslı olsun. Olmayacak işlere vakit harcamayın Yardımcılarınızdan ve elemanlarınızdan etkin bir şekilde yararlanmayı bilin Kendiniz ve birlikte çalıştığınız insanların özel sorunlarına gereğinden fazla zaman ayırmayın Açık kapı politikanızı sınırlandırın İşi bitirdiğinizde bırakmayı bilin Mali bütçede olduğu gibi zaman bütçesinde de kayıt tutun. 

18 YEDEK ZAMANINIZ OLSUN Hiç bir zaman herşey planladığımız gibi aynen gerçekleşmez. Bu nedenle çalışma süremizin, ortalama % 60 kadar kısmını planlamamız doğru olacaktır. Zamanımızın % 100'ünü veya buna yakın oranını planlamamız önceden tahmin edilemeyen, süreleri bilinmeyen durumlar nedeniyle imkansızdır. Bu nedenle bu durumlar için yedek zaman ayırmalıyız. Zamanımızı planlarken 3 ana kategoride değerlendirmeliyiz. A- % 60 planlanmış işler için, B- % 20 planlanmamış aniden çıkan, zaman çalan durumlar için, C- % 20 sosyal faaliyetler ( çeşitli özel durumlar)

19 KİŞİNİN GÜN BOYUNCA SAHİP OLDUĞU
İŞ GÖRME GÜCÜ Her insanın kendine özgü yaşam alışkanlıkları vardır; beslenme sosyal ilişkiler, uyku düzeni, çalışma koşulları vs. gibi.Bütün bu bireysel farklara rağmen her insanın doğal yaşam ritminde ortak olan teme! özellikler vardır. Bu özelliklerden biride bilim adamlarınca yapılan araştırmalara göre, bir insanın 24 saat boyunca iş görme güçlerinin yani randımanlarının ortak bir ortalama grafiğe sahip olmalarıdır.

20 24 SAATİN DAĞILIMI / BİR GÜN
ÖĞLE ÖNCESİ ÖĞLE ÖĞLE SONRASI AKŞAM GECE + 50 İ Ş G Ö R M 0 E Ü C - 50 24 SAATİN DAĞILIMI / BİR GÜN

21 Zamanı yönetebilmek yaşamı kontrol edebilmektir.
Zaman yönetimini başarabilmek için; Kontrol edebildiğimiz olayları planlamak, Kontrol edemediğimiz bizim dışımızdaki olayları yönetebilmek. Çok önemlidir.

22 HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?”
Adamın biri ormanda dolaşırken bir ormancıya rastlar. Ormancı bütün gücüyle henüz yeni kesilmiş olan bir ağaç kütüğünü parçalarına ayırmakla meşguldür. Adam ormancıya yaklaşır ve ormancının kan ter içinde, kör bir testereyle işini yapmaya çalıştığını görür ve dayanamaz: “Affedersiniz, testereniz kör ve siz hala kütüğü kesmeye, parçalamaya çalışıyorsunuz. HİÇ TESTERENİZİ BİLEMEYİ DÜŞÜNDÜNÜZ MÜ?” Bunun üzerine ormancı sinirlenerek adama döner ve “Bunun için hiç zamanım yok, bir an önce işimi bitirmek zorundayım, lütfen bana engel olmayın” diye söylenir. TESTERENİZİ NE ZAMAN BİLEMEK İSTİYORSUNUZ ?

23 Zaman Yönetimi Yaklaşımları
Düzen Yaklaşımı Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı Başarı (Hedef) Yaklaşımı Abc Yaklaşımı Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı Teknoloji (Sihirli Araç) Yaklaşımı Beceri Yaklaşımı İyileştirme (Özbilinç) Yaklaşımı

24 Düzen Yaklaşımı (Kendini Toparla Yaklaşımı)
Zaman Yönetimi sorunlarının kaynağı, düzensizliktir Zamanı etkili kullanma yolu, düzenli olmaktır.Bu amaçla Nesneler Görevler İşgörenler düzenlenmelidir...

25 Zamana Sahip Çıkma Yaklaşımı
Zaman akıp gitmektedir... Zamana sahip çıkmak ve onu kullanmak gerekir. Kendini yalıtmak Yetki devretmek

26 Başarı (Hedef) Yaklaşımı
Amacın ortaya konulmuş olması zamanı etkili kullanılmasını sağlar Kısa erimli amaç koyup , kendini ve süreci denetle ve değerlendir...

27 A: Birincil öncelikli ertelenemez
Abc Yaklaşımı İşler öncelik sırasına konularak yapılırsa, zaman akılcı kullanılmış olur A: Birincil öncelikli ertelenemez B: Orta derecede önemli ertelenebilir C: Sonraya bırakılabilir yapılmaması durumunda zarar doğurmayan işler

28 Öncelikli olana önem verme Önemli olana öncelik verme
Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı Zamanın etkili kullanılması, önceliklerin ve önemliliklerin (değerlerin) tercih edilmesi ve sıralanmasıdır Öncelikli olana önem verme Önemli olana öncelik verme SAAT randevu ve işleri PUSULA ---- vizyon, misyon Zaman yönetimi sorunu, SAAT ve PUSULA uyumsuzluğunda doğar ...

29 Teknoloji (Sihirli Araç) Yaklaşımı
Doğru araç ve gereçler zamanın etkili ve verimli kullanılmasını sağlar... Ajanda, takvim, bilgisayar vb araç ve gereçler kullanılarak zaman kazanılması amaçlanır

30 Akılcı yetki devretme gibi becerilere sahip olmayı gerektirir. . .
Beceri Yaklaşımı Zamanı yönetmek, Doğru karar verme Amaç belirleme Planlı iş yapma Öncelikleri sıralama Akılcı yetki devretme gibi becerilere sahip olmayı gerektirir. . .

31 Psikolojik ve sosyolojik engelleri kaldırmak
İyileştirme (Özbilinç) Yaklaşımı Zamanın etkili kullanılamaması, çevreye yenik düşme ve mükemmeliyetçi olmaktan kaynaklanır Psikolojik ve sosyolojik engelleri kaldırmak Mükemmeliyetçilikten kaçınmak ...

32 ZAMANIN ETKİLİ KULLANIMINI ETKİLEYEN UNSURLAR
ZAMAN TUZAKLARI ZAMAN KAYBETTİRİCİLER TOPLANTILAR

33

34 Zaman Tuzakları Plânsızlık Ertelemek
Kendini gereğinden fazla işe adamak, işkolik olmak Aynı anda birçok işle uğraşmak Teknolojiyi etkili kullanamama Aşırı titizlik Sohbet severlik Acelecilik Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma Rutin ve gereksiz işler, Gereksiz telefonlar Açık kapı politikası (hayır diyememek) Gereksiz telefonlar Gündemsiz ve verimsiz toplantılar Kararsızlık Yetki verememek, devredememek Dağınık masa ve büro düzeni Önem, öncelik ve aciliyet sorunları

35 Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın Anahtarıdır.
Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır. Planlamada Beş Yaygın Bahane Plan yapmaya vaktim yok. Neler yapmam gerektiğini zaten biliyorum. Neden plan yapmaya zaman harcayayım. Plan yapmak bana fayda getirmiyor. Günüm çok fazla bölünüyor. Uzun bir iş listem olduğunda kendimi kısıtlanmış hissediyorum. Doğru dürüst plan yapmayı bilmiyorum. Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir. Yönetim planlamayla başlar. Ve en önemli aşamadır...

36 Öncelikler Belirleyememek ve Sıraya Koyamamak
Hoşlandığımızı Çabuk bitecek olanı Kolay olanı Bildiğimizi Acele yapılanı Başkalarının isteğini Hoşlanmadığımızdan Uzun sürecek olandan Zor olandan Bilmediğimizden Önemli olandan Kendi seçtiğimizden YAPMAYA ALIŞMIŞIZDIR...

37 Her yerde olmaya çalışan, hiçbir yerde olamaz.
Dikkatini ve enerjisini birçok iş arasında dağıtan, başarısızlığın kapısını aralamış olur. .

38 Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri:Ertelemekten Kaçının
Erteleme kişinin kendisinin yarattığı en sık görülen zaman tuzağıdır. Ertelemeciliğin 2 çeşidi vardır: Ertelenenlerin farkında olunduğu “bilinçli erteleme” ve farkında olunmadan yapılan “bilinçsiz erteleme”. Bilinçli erteleme, tanınması ve belirli önlemler alınması en kolay ertelemedir. Bilinçsiz erteleme ise biraz daha zorludur; çünkü kendimizi onu yaparken yakalamamız gerekir. Ertelemenin iki şeklinin de fırsat maliyeti yüksektir. Erteleme alışkanlığını yenmek için her bir iş için son tarih saptamak, en tatsız işi en önce yapmak, işi oyun haline getirmek gerekir. Bir ödül saptamak da işi kısa sürede bitirmeye teşvik edebilir.

39 Ertelemenin Önüne Geçmeye İlişkin Yöntemler
Salam veya dilimleme tekniği: Önemli ve büyük işlerin daha küçük parçalara bölünmesi, her bir parçanın tek tek ele alınarak sonuçlandırılması. Bilanço tekniği: Bütün lehte ve aleyhteki noktaları ortaya koyup onlardan güç alarak hareket etmeyi gerektirir. Özellikle karar alma durumunda, karara destek olacak bilgileri toplamada bu yöntem çok yararlıdır. Erteleme çekmecesi tekniği: Zor gelen işlerinize ait evrakların tümünü bir çekmeceye koyup, işlerin zamanı geçinceye kadar orada bırakmayı gerektirir. Ödül tekniği: İşi tam ve duyarlı biçimde yerine getirdiğinizde, kendi kendinize bir ödül vaat etmenizi gerektirir. Komite tekniği: Önemli kararları ve işleri başkalarıyla birlikte almayı gerektirir. Böylece kişi ağır sorumluluk duygusundan ve onun yarattığı stresten kurtularak erteleme nedenlerini geride bırakır.

40 ERTELEMEK Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir. Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta yaşamını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.

41 Fazla İşe Kendini Gereğinden Fazla Adamak
İşlerimizi verimli bir şekilde yapabilmemiz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalıyız. Bu da ancak düzenli bir çalışmayla olur. Kendini gereğinden fazla işe adayan insanların, ailesine, spora, gezmeye ve diğer sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları yoktur.

42 Fazla İşe Kendini Gereğinden Fazla Adamak
Plansız iş yaptıkları için işe yaramayan işler işkolik insanların zamanında önemli bir yer tutar. En kötü zaman tüketicileri çoğunlukla en çok ve en uzun çalışıyor görünebilirler. Ancak çok etkili değildirler. Çünkü bunlar zamanlarını iyi yönetmezler.

43 ACELECİLİK Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler. Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar. Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

44 Aceleci Olmayın İşleri zamanında yapıp, acele etmemek için alınması gereken önlemler: Ana işleri önce yapın, Planlama ve değerlendirme için kendinize günlük düşünme zamanı ayırın, İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce, ne elde etmek istediğinizi başlangıçta açık olarak ortaya koyun, İş sırasında küçük çalışma boşlukları bulduğunuz herhangi bir anda, şahsi takviminiz üzerinde çalışın, Uyarı ve heyecan kotanızı olumlu şekilde doldurun, İşlerin son saati yerine, işleri uygun zaman dilimlerine bölün ve her bir dilimi kendi saatinde bitirin.

45 Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma
Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konuyla ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur. Rutin ve Gereksiz İşler Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.

46 Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar
Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır. Sorun, Gündemi belirlenmeden yapılan, Normal süresini aşan ve Amacına ulaşmayan toplantılardır. Kararsızlık Zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

47 Toplantının Yararları
İş arkadaşlarınızla muhabbet edebilirsiniz Dilediğiniz kadar çay içebilirsiniz Rahatsız edilmeden uyuyabilirsiniz Karar vermemenin hazzını yaşarsınız Anlamsız karalamalar yaparsınız Bir daha hiç bakmayacağınız notlar alırsınız Kendinizi önemli hissedersiniz İş arkadaşlarınızın canını sıkarsınız

48 Toplantıda Yönetim Yetersizliği
Görüş farklılıklarını yakalama ve ilerlemeleri bir sonuca bağlama konusunda rehberlik edememek. Değişik bakış açılarını merakla takip etmemek. Tartışmaları kontrol edememek. Toplantıyı uygun bir şekilde sonlandıramamak. Kayıt tutmamak.

49 Toplantıda Yapısal Yönden Eksiklik
Katılımcıların gerekli bilgileri önceden edinemedikleri için toplantıya hazırlıksız gelmeleri. Toplantının zamanından önce sona erdirilmesi. Diğer konular hiç gündeme getirilmezken, aynı başlık üzerinden defalarca geçilmesi. Toplantının amacı ve insanların orada olma nedeni konusunda belirsizlik.

50 Etkili Bir Toplantı İçin
TOPLANTI ÖNCESİ Gündemin hazırlanması Zamanın planlanması Katılımcıların bilgilendirilmesi Ortamın hazırlanması gereklidir. Katılımcıların, konu ile “ilgili” veya “bilgili” olmasına dikkat edilir. Katılımcı sayısı belirli bir sınırda tutulmalıdır. Sorun çıkaran tipler, ya toplantıya çağırılmamalı ya da bunlara karşı önlemler alınmalı.

51

52 Hayır Diyememek... YANLIŞ DÜŞÜNCELER Her şeyin nerede olduğunu biliyorum Ben zaten çok düzenli bir insan değilim İşimi gayet güzel yapıyorum ya, sen ona bak Ne kadar zeki olduğumun bir göstergesi değil mi? Bu kadar dağınıklık içinde bu başarı çok çalıştığımın göstergesi Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir Dağınık masa; Yorgunluk Verimsizlik, Baş edememe hissi, Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur, Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.

53 Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz.
Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır. Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır.

54 ZAMAN KAYBETTİRİCİLER
Düzensizlik Hayır diyememek Gecikmeler Sürprizler Aksaklıklar Beklenmedik ziyaretçiler Dedikodu Gereksiz titizlik Kahve sohbetleri

55 Gecikmelerle Mücadele
Bitirme tarihini belirleyin. İlk önce sıkıcı olan işi yapın. Şimdi yapın! Ödüllendirme sistemi kurun. İşleri küçük bölümlere ayırın. Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

56 Zamanı İyi Kullanmanın Üç Yolu
Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak. Yaptığınız işte daha etkin olmak. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak

57 Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları
Kariyer planlaması Okumak İletişim Dinlenme Düşünme

58 Öncelikle Olağan Bir Günümüzü Not Etmeliyiz
En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun. Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin. Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız? Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin.

59 En iyi zaman; Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz. Günün en iyi ve en verimli zamanını belirlemeliyiz.

60 %100 En iyi zaman Öğle 17:00 8:00

61 Öncelik Sırasına Koymak
Kesinlikle yapılmalı Yapılmalı Yapılması iyi olur Önceliklerin planlanması Önceliklerin belirlenmesi Etkinliklerin planlanması Yapılan planın uygulanması Çalışma sırasında kesintilerin önlenmesi Zamanın doğru etkinliklere yönlendirilmesi Zamanın günlük programlanması Uygun bitiş süreleri belirleyin.

62 Öncelikleri Belirlemedeki Kriterlerimiz
Alfabetik Kodlama A: Bugün yapılması şart ve gerekli olanlar B: Bugün yapılması gerekenler C: Bugün yapılabilirler. Renklerle Kodlama Acil işler için kırmızı Daha az önemli olanlar için sarı Çok önemli olmayan iler için ise yeşil tercih edilebilir. Karar Görecelik Zamanlama

63 2. Gereksiz yere uygun olmayan faaliyetleri eleyin. Olabildiğince dağıtım yapın. Sorumlulukları, öncelikleri ve amaçları belirleyin. 3. Haftalık ve günlük zamanı kullanmanızı planlayın ve programlayın. Zirve enerji zamanınızı optimum kullanın. Engellerin çoğunu olabildiğince Eleyin ya da azaltın. Beklenmedik olaylar için boşluk bırakın.

64 Acil ve Önemli İşleri Ayırt Edin
Asıl amaçtan uzaklaşmadan bir işin ne kadar süre geciktirilebileceğinin belirlenmesine “acillik değerlendirilmesi” denir. İşin aciliyeti zaman faktörünün ne denli kritik unsur olduğunu göstermektedir. Yaptığınız işlerin asli hedeflerinize ulaşmanızdaki etkisi o işin önemini gösterir.

65 Önemli işler; “evliya” gibidir. Saygın, saygılı, sessiz ve sadedirler
Önemli işler; “evliya” gibidir. Saygın, saygılı, sessiz ve sadedirler. Mütevazı olmayı ve arka planda kalmayı severler. Kendilerini fark ettirme gibi bir dertleri yoktur. Acil işler ise, “reklâm budalası” gibidir. Cazgır ve arsız. Kendini göstermeye ve ilgi odağı olmaya çalışırlar. Gerçekte önemsizdirler, ama etrafa saçmaya çalıştıkları ışığın, gözleri kamaştırmasından bu anlaşılmaz.

66 Önem ve Aciliyet 2 1 4 3 ÖNEMLİ ACİL ÖNEMLİ ACİL DEĞİL ÖNEMLİ ACİL
ÖNEMSİZ 4 ACİL DEĞİL ÖNEMSİZ 3 ACİL ACİL

67 Bu işler acil olmamasına rağmen, onları ertelemeye çalışmamalıyız
Bu işleri yapmak için yeterli vakti mutlaka ayırmalıyız ÖNEMLİ Bu karedeki işlere lüzumundan fazla vakit harcamamalıyız Bu tür işlere ve durumlara düşmekten özel çaba harcamalıyız ACİL DEĞİL ACİL

68 Etkili Planlama Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin. “Günlük Yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.

69 GARFIELD KURALLARI Canlılar yorgun doğar, dinlenmek için yaşar.
Çalışmak yorar. Yarın yapabileceğin işi bugün yapma. Bugünün işini yarına bırakma, erteleyebileceğin kadar ertele. Dinlenen birini görünce, ona eşlik et. Oturmak mümkünse ayakta durma, yatmak mümkünse oturma. Çalışma isteği gelince, hemen bir yere otur ve geçmesini bekle. Tembellikten kimse ölmemiş.

70 İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri: İletişim Araçlarının Etkin Kullanımı
Telefon hem en çok zaman kazandıran hem de en çok zaman tuzağı oluşturan araç olabilir. Yönetici telefon aramalarında zaman tuzağına düşmemek için şunlara dikkat etmelidir: Önce kiminle konuşacağını sekretere söylemeli, bu kişinin olmadığı durumlarda aynı bilgiyi verecek kişinin olup olmadığını saptamalıdır, Konuşulacak konular kısaca not edilmeli, Konuyla ilgili dosya varsa, el altında bulundurulmalı, Telefon üç defadan çok çaldırılmamalı, istenilen kişiye ulaşıldığında kimlik ve konu belirtilmeli, İstenilen yanıt anında alınamıyorsa, beklemek yerine, bir süre sonra tekrar aranılacağı söylenerek telefon kapatılmalıdır.

71 Telefon konuşmalarında zaman kaybetmemek için yöneticinin uyabileceği bazı ilkeler şunlar olabilir:
Nezaket sözlerini ve girişleri çok kısa tutun, Cevaplarınızın kısa ve kesin olmasına özen gösterin, Sizi arayan kişinin ne söylediğini dikkatle dinleyin, konuştuğunuz kişiye odaklanın, Eğer mümkünse telefonlara cevap verme görevini başkasına devredin, Telefon yanında mutlaka kalem ve kağıt bulundurun, Sözcükleri olduğu kadar ses tonunun da dinleyin; ses tonu size karşınızdakinin duyguları hakkında ipucu verecektir, Karşınızdakinin söylediği her şeyi duyduğunuzdan emin olmak için telefonu en son siz kapatın.

72 Zaman yönetimine katkı sağlayabilecek araçlar
Ses kayıt cihazı Çağrı cihazları Cep telefonları, özellikle Akıllı Telefonlar Belgegeçer (Fax) cihazları Tablet Ipad Notebook, PC Ve elbette İnternet

73 Sekretarya Hizmetlerinin Etkin Kullanımı
Sekreter örgütsel zaman yönetimi açısından şunlara dikkat etmelidir: Yalnızca yönetici için değil, genel anlamda işletmenin bütünü içinde gerekli bilgi akışını sağlayacak kadar, iletişim araçlarından yararlanmayı bilmelidir. Sekreter, yöneticisinin çalışma ilkelerine uygun olarak zamanı düzenleyebilmeli ve program yapabilmelidir. Sekreter, yöneticisinin hatırlatmasına gerek kalmadan, programları başlatabilmeli, yürütüp, kontrol edebilmelidir. Sekreter, bazı sorunları yöneticiye getirmeden çözebilecek insiyatif ve yeteneğe sahip olmalıdır. Sekreter, yönetici masasının üzerinde uzun süre duran evrakları, diğer yöneticilerin beklentilerin uygun olarak düzenleyebilmeli ve diğer yöneticilerin elindeki bilgileri de gerektiğinde toparlayabilmelidir. Sekreter, çalışma saatine aldırmaksızın, işini bitirinceye kadar her gün çalışabilmelidir. Zorunlu olduğu zamanlarda, hafta sonları ve akşamları isteyerek işte kalabilmelidir. Sekreter, yöneticiye ihtiyaç duymadan günlük işleri ve uygulamaları sürdürebilmelidir. Sekreter, yöneticisi adına araştırma yapabilmelidir.

74 Sekreteriyle etkin bir işbirliği içinde olma isteyen yöneticiler mutlaka aşağıda belirtilen hususlara uymalıdır: Sabahları kısa bir günlük toplantı yapın, Sekreterini işleri üzerine alması için teşvik edin, Sorumluluk almayı özendirin. Onun güçlü yönlerini kullanın, Sekreterinizi destekleyin, sekreterinizin düzen duyusuna güvenin, Sekreterinizi sık sık yanınıza çağırmayın, Sabah ve öğleden sonra görüşmelerinizi sabit bir saate alın.

75 ÖZETLE Zaman Akışının Farkında Olun
Zaman algısının ve zaman akışının farkında olabilmek için zamanın; Getirisi en yüksek, ancak ikamesi olmayan tek sermaye olduğunun bilincinde olunmalı, Bireysel ve örgütsel verimliliğin ve etkinliğin, zamanın etkin yönetiminin bir sonucu olduğu bilinmeli, Kişisel amaçlar için harcanan zamanın, kişinin daha verimli zaman kullanmasına katkıda bulunmalıdır.

76 Kendi Kendinize Söz Verin
Analiz Yapın Planlama Yapın

77 Etkin ve Hızlı Okuma Teknikleri
Geliştirin Enerji Periyotlarına Uyun Aceleci Olmayın

78 Mükemmelci Olmayın Büyük İşleri Uygun Dilimlere Bölün Bir İş Üzerinde Durun ve Tamamen Bitirin

79 Bir günün başarılı geçmesi için uyulması gereken altın kurallar
Önce ana ve zorunlu işleri yapın, Birbiriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın, Büyük ileri elverişli dilimlere bölün, Bir zaman tablosu kullanın, Bir anda bir tek iş üzerinde durun, İşi tamamıyla bitirin, İşi şimdi yapın.

80 Yaratıcı Düşünme İçin “Özel Bir Mekan”
Ayırın “Hayır”da Hayır Vardır Dakikalardan Oluşan Hedefler Edinin Zaman Çizelgesi Kullanın Yapılacak İşlerin Listesini Çıkarın

81 KENDİMİZİ SINAYALIM Enerjimin en yüksek olduğu zamanı biliyorum ve çalışmamı buna göre planlıyorum. Günlük “yapılacaklar” listesi hazırlıyorum. Acelecilik huyumdan vazgeçiyorum. Sorumlu olduğumdan fazla iş üstlenmiyorum. İşlerimi önem ve aciliyetine göre planlıyorum. Ani işler için zaman bırakıyorum. Zamanımı öncelikler sırasına göre planlıyorum. Dedikodu ve kahve sohbetlerimi uygun zamanlarda yapıyorum Masamı topluyorum! Garfield’ ı örnek almaktan vazgeçiyorum. Oyalanmaktan ve ertelemekten de vazgeçiyorum. “Hayır” da diyebiliyorum. Kendimi ödüllendiriyorum.

82 ‘Çalışmadan, öğrenmeden, yorulmadan rahat yaşamanın yollarını aramayı alışkanlık haline getirmiş milletler; Evvela Haysiyetlerini, sonra Hürriyetlerini ve daha sonra da İstikballerini kaybetmeye mahkumdurlar.’ M.Kemal ATATÜRK

83 Başkalarının güç bulduğu şeyleri yapmak YETENEK, Yetenekli insanların olanaksız gördüğü şeyi yapmak ise DEHAdır.

84 ÖNERİLEN KAYNAKÇA Zaman Yönetimi (Cd) KURALDIŞI YAYINLARI, Seslendiren : Nil Gün Zaman Yönetimi EZGİ KİTABEVİ, Yazar : Prof. Dr. Zeyyat Sabuncuoğlu,, Dr. Muammer Paşa, Herkes İçin Zaman Yönetimi OPTİMİST YAYINLARI, Yazar : Polly Bird, Çevirmen : İbrahim Şener Zaman Yönetimi BETA BASIM YAYIM, Yazar : Prof. Dr. Zeyyat Sabuncuoğlu,, Dr. Muammer Paşa,, Dr. Kurtuluş Kaymaz, Zaman Yönetimi / Ünver Ünlü Bayramlı NOBEL YAYIN DAĞITIM, Yazar : Öğr. Gör. Ünver Ünlü Bayramlı, Zaman Yönetimi (Cep Boy) OPTİMİST YAYINLARI, Yazar : Melissa Raffoni, Çevirmen : Ahmet Kardam Etkili Zaman Yönetimi BABIALİ KÜLTÜR YAYINCILIĞI, Yazar : John Adair, Zaman Yönetimi HAYAT YAYINLARI, Yazar : Jane Allan, Çevirmen : Yard. Doç. Dr. Mehmet Zaman Derleyici : Rahime Demir

85 Başarmak İçin Zaman Yönetimi ZAMBAK YAYINLARI, Yazar : Yaşar Değirmenci, Zaman Yönetimi / Hasan Tutar NOBEL YAYIN DAĞITIM, Yazar : Kollektif , Derleyici : Doç. Dr. Hasan Tutar Kişisel Zaman Yönetimi ALFA YAYINLARI, Yazar : Marion E. Haynes, Çevirmen : Yaşar Bülbül Zaman Yönetimi ve Yönetsel Zamanda Etkinlik GAZİ KİTABEVİ, Yazar : Komisyon , Boş Zaman Rekreasyon Yönetimi ve Örnek Animasyon Uygulamaları DETAY YAYINCILIK, Derleyici : Prof.Dr. Necdet Hacıoğlu, Ayhan Gökdeniz, Yakup Dinç Zaman Yönetimi ETAP YAYINEVİ, Yazar : Cemil Güzel, Yoğun İnsanlar için Zaman Yönetimi BEYAZ YAYINLARI, Yazar : Roberta Roesch, Çevirmen : Selim Yeniçeri Zaman Yönetimi SEÇKİN YAYINCILIK, Editor : Doç. Dr. Hasan Tutar, Zaman Yönetimi EPSİLON YAYINLARI, Yazar : Ray Josephs, Çevirmen : Özlem Koşar Zaman Yönetimi TİMAŞ YAYINLARI, Yazar : Jane Smith,

86 TEŞEKKÜR EDERİM nsezer@istanbul.edu.tr 05303534249