STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI

... konulu sunumlar: "STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI"— Sunum transkripti:

1 STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI
ANKARA İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ 2. BÖLGE GENEL SEKRETERLİĞİ ANKARA GAZİ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANESİ YÖNETİCİLİĞİ

2 EĞİTİM HEDEFLERİ İlgili Mevzuatın neler olduğunun öğrenilmesi
Standart Dosya Planının açıklanabilmesi, Kurallarının öğrenilmesi Standartlaşmanın öneminin kavranması Dosyalama işlemlerinde dikkat edilmesi gereken hususların öğrenilmesi

3 MEVZUAT 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun (RG:04/10/1988 Sayı:19949) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (RG:16/5/1998 Sayı:19816) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (RG:2/12/2004 Sayı:25658) Başbakanlık Genelgesi 1991/17 EBYS Konulu Başbakanlık Genelgesi 2008/16 Devlet Teşkilatı Veri Tabanı Konulu Başbakanlık Genelgesi 2011/1 (RG:10/02/2011 Sayı:27842)

4 STANDART DOSYA PLANI NEDİR?
Dosya, aynı konuyu içeren yazılar grubudur. DOSYA PLANI:Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri neticesinde oluşan belgelerin, sistemli şekilde dosyalanmasını sağlamak için önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

5 Dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinasyonu ile başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş ve zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmiştir.

6 Sağlayacağı Yararlar;
Dosya Planı uygulaması ile Kamu kurum ve kuruluşlarındaki belgelerin üretilmesi, dosyalanması ve depolanması, ihtiyaç halinde erişimi ve kullanılması, saklanmasına ihtiyaç duyulmayanların tasfiyesi, işlemleri etkin şekilde gerçekleştirilebilecektir.

7 Sağlayacağı Yararlar;
Standart dosya planı ile, aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

8 Sağlayacağı Yararlar;
Belgeler ilk oluşumu sırasında tanımlanır ve sınıflanır Doküman ve belge yönetimi kolaylaşır Belgelerin saklama süreleri tespit edilebilir Arşiv işlemleri kolaylaşır Birim, kurum içi, diğer kurumlar ile birliktelik sağlanır Tüm kurum ve kuruluşlara yaygınlaştırılması ile Ülke çapında etkili haberleşme sağlanır.

9 Standart Dosya Planının Yapısı
Belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını sağlayan dosyalama sistemidir. Genel Konular Ana Hizmet Faaliyetleri Danışma-Denetimle İlgili Faaliyetler Yardımcı Hizmetlerle İlgili Faaliyetler olmak üzere 4 başlık altında, ana konulara bölünmüştür.

10 STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
GENEL KONULAR   ANA HİZMET FAALİYETLERİ DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER HUKUK İŞLERİ TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER BİLGİ SİSTEMLERİ DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ EMLAK VE YAPIM İŞLERİ EĞİTİM İŞLERİ İDARİ VE SOSYAL İŞLER TANITIM VE YAYIN İŞLERİ MALİ İŞLER ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ PERSONEL İŞLERİ SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ

11 Kodlama Sistemi; Planın kodlama bölümünde ana konular, ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular yer almaktadır. Ana konu ile alt konular birbiri ile ilişkilerine göre numaralandırılmıştır. ANA KONULAR OOO (Üç sayısal karakter) ALT KONULAR OO (İki sayısal karakter)

12 Kodlama 3 sayısal bölümden oluşmaktadır.

13 Konuların Numaralandırılması,
:Genel Konular Her birimde var olması muhtemel dosyalardır. Mevzuat, faaliyet raporları, istatistik, görüşler, kalite yönetim sistemi vb.

14 : Ana Hizmet Faaliyetleri: Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalardır.

15 Danışma-Denetim Birimi Faaliyetleri:
: Yardımcı Hizmet, Danışma-Denetim Birimi Faaliyetleri: Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalardır ve sayısal aralıklarında numaralandırılmıştır.

16 STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER Saklama Süresi Saklama Kodu 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01 Kanunlar 02 Tüzükler 03 Yönetmelikler 04 Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler İç Genelgeler Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler Talimatlar Duyurular Sirkülerler 08 Rehber, Kılavuz 09 Standartlar 99 Diğer 020 Olurlar, Onaylar

17 PERSONEL İŞLERİ Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu
Saklama Süresi Saklama Kodu 900 Personel İşleri (Genel) 901 İş İstekleri 902 Personel Alımı 01 Alım Talepleri 02 Alım İzinleri 03 Sınavlar 99 Diğer 903 Personel Özlük İşleri İşe Giriş Belgeleri Atama İşleri Asaleten Vekaleten Tedviren Terfi ve İntibak İşlemleri Terfi İşleri İntibak İşleri Hizmet Değerlendirmesi Öğrenim Değerlendirmesi 04 Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi 05 İzin İşleri Yıllık Sıhhi Mazeret Ücretsiz Yurtdışı 06 Görevden Ayrılma Emeklilik

18 MALİ İŞLER 840 Mali İşler (Genel) 841 Bütçe Hazırlama ve Uygulama 01
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu MALİ İŞLER Saklama Süresi Saklama Kodu 840 Mali İşler (Genel) 841 Bütçe Hazırlama ve Uygulama 01 Bütçe Hazırlık Çalışmaları Bütçe 02 Ek Bütçe 03 Geçici Bütçe Bütçe Uygulamaları Ödenek Talep ve Göndermeleri Serbest Bırakma AHP/AFP Vizeleri 04 AHP/AFP Revizeleri 05 Aktarmalar 06 Ek Ödenekler 07 Ödenek Devri 08 Ödenek İptalleri 09 İlama Bağlı Borçlar 10 Yedek Ödenekler 11 Tenkisler 12 Revize İşlemleri 13 Akreditif ve Taahhüt Artıkları 14 Avanslar, Krediler, Mahsuplar 15 Öz Gelirler 16 Gelir Red ve İadeleri 17 Tahakkuk ve Ödeme İşleri

19 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI
Birim (Haberleşme) Kodu: Yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlenmiş olan kodlamadır. 1991/17 sayılı Başbakanlık genelgesi ile uygulamaya konulmuştur. (2011/1 Başbakanlık Genelgesi ile güncellendi ve yürürlükten kaldırıldı. Standartlaşma ve haberleşmenin ilk adımı olan “ Birim Kodları” sayı bölümünün ilk unsurudur.

20

21 Dosya planında yer alan konu numaraları yazının sayı bölümüne birim kodundan sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı: A B C Konu: Emeklilik A:Birim Kodu B:Dosya No Personel Özlük İşleri C:Kayıt No Görevden Ayrılma 01. Emeklilik

22 Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir. Alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Dikkat! Konunun alt ayrımları yapılmışsa konunun geneli konu kısmında yer almayacaktır!

23 Dosya numarası yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konacağını göstermektedir.

24 Örnek; 770 Eğitim İşleri (Genel) 771 Eğitim Planları
Planda koyu renkle yazılı bulunan konular GENEL’i gösterir ve bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konulardaki yazılar konabilir. Örnek;    Eğitim İşleri (Genel)       Eğitim Planları   772    Burs İşleri   ………  Eğitimle İlgili Diğer İşler 770 ile 799 aralığında EĞİTİM konusu ile ilgili belgelerin bulunduğunu ifade eder. 2013 770 Eğitim İşleri

25 Konuların sonunda bulunan ve sonu “9”ile biten (
Konuların sonunda bulunan ve sonu “9”ile biten (..9) “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların kodlanması ve dosyalanması için kullanılacaktır. Alt konularda bulunan 99 ise kendinden önceki alt konulara uymuyorsa kodlanır.

26 ÖRNEK; Hurda ve/veya ihtiyaç fazlası malzeme satışı yapılacak. Ekonomik ömrünü tamamlayan HastaYatağının satışı ile ilgili yazılacak yazının; Sayı: ? Konu: ? Dosyasının Belirlenmesi:

27 Konu:Ekonomik Ömrünü Tamamlamış Hasta Yatağı (Malzeme) Satışı
942 Satış İşlemleri 01 Yurt Dışı Satışlar Direkt Satışlar 02 İhracat Sevkiyatları 03 İhraç Kayıtlı Satışlar 04 DİİB Kapsamında Satışlar Yurt İçi Satışlar Kontratlı Satışlar Cari Satışlar İhaleli Satışlar Elektronik Ticaret Şeklinde Satışlar Hurda Ve İhtiyaç Fazlası Malzeme Satışları İhtiyaç Fazlası Malzeme Satışı Ekonomik Ömrünü Tamamlamış Malzeme Satışı 99 Diğer Sayı: Evrak No Konu:Ekonomik Ömrünü Tamamlamış Hasta Yatağı (Malzeme) Satışı Dosyalama: Çok sayıda belge yoksa genel 930 nolu klasörde dosyalanır. Çok fazla belge varsa 942 Satış İşlemleri klasöründe dosyalanır.

28 ÖRNEK; Ankara Gazi Mustafa Kemal Devlet Hastanesinde görevli hemşire Aytül KÜÇÜKÖKESLİ yüksek lisans programını tamamlamıştır.Terfi ve intibak işlemleri için yazılacak yazının; Sayı: ? Konu: ? Dosyasının Belirlenmesi:

29 Konu:Öğrenim Değerlendirmesi
903 Personel Özlük İşleri 01 İşe Giriş Belgeleri 02 Atama İşleri Asaleten Vekaleten 03 Tedviren Terfi ve İntibak İşlemleri Terfi İşleri İntibak İşleri Hizmet Değerlendirmesi Öğrenim Değerlendirmesi 04 Hizmet Cetveli ve Hizmet Belgesi 05 İzin İşleri Sayı: Evrak No Konu:Öğrenim Değerlendirmesi Dosyalama: Kişilerin özlük dosyalarında dosyalanır.

30 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR:
Yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge oluşmuşsa, ana konu adı altında dosya açılır ve belgeler bu dosyada toplanır. Faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmalıdır.

31 BASIN ve HALKLA İLİŞKİLER
Alt Konulara Ait Kayıtların Genel Konu Altında Tek Dosyada (Klasör) Toplanması Basında Yer Alan Haberler 622Talep Şikayet Görüşler 621 Basın İşleri 620 BASIN ve HALKLA İLİŞKİLER 2013

32 Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerdir! Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir.

33 Kurum dışından gelen bir yazıda sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarası; cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.

34 Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmelidir. Birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenir. Gerekiyorsa yazının bir örneği diğer dosyaya konabilecektir.

35 Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir.

36 Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiği durumlarda da ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. Örnek: /40 : Talep ve Şikayetler (Kırşehir) /DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya)

37 Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir.

38 Örnek; Satınalma sürecinde alınması gereken bir olur için “Genel İşler” bölümünde yer alan “020 Olurlar, onaylar” kodu kullanılmamalıdır. Bu onay satınalma sürecinin ayrılmaz parçasıdır ve satınalma kodu ile tanımlanmalı ve satınalma dosyasında saklanmalıdır. Birimin rahat ulaşım ve yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmış olurların birer örneği “020 Olurlar” adı ile açılacak dosyada toplanabilecektir.

39

40 Dosya Ne Zaman Açılır Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılır.

41 Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar "işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; tamamlanınca ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.

42 Kurum ve kuruluşlar dosya planından sorumlu bir birim belirleyeceklerdir.

43 KLASÖR ETİKETİ: Bilgi Edinme Başvuruları 622.01 2013 KURUM ADI
ANKARA İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ 2. BÖLGE GENEL SEKRETERLİĞİ ANKARA GAZİ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANESİ KURUM ADI BİRİM KODU 622.01 DOSYA NUMARASI Bilgi Edinme Başvuruları KONU ADI ÖZEL KOD ALANI 2013 YILI

44 92143444 92143444 840 774.06 MALİ İŞLER (GENEL) ADAY MEMUR 2013 2013
ANKARA İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ 2. BÖLGE GENEL SEKRETERLİĞİ ANKARA GAZİ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANESİ ANKARA İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ 2. BÖLGE GENEL SEKRETERLİĞİ ANKARA GAZİ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANESİ 840 774.06 MALİ İŞLER (GENEL) ADAY MEMUR 2013 2013

45 DOSYALARIN ARŞİVE TESLİM EDİLMESİ
Dosyaların birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. işlemler Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre düzenlenir.

46 Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyalar uygunluk kontrolünden geçirilerek, birim arşivine devredilir. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır.

47 TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU
T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU ANKARA İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ 2.BÖLGE GENEL SEKRETERLİĞİ ANKARA GAZİ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANESİ YÖNETİCİLİĞİ BİRİM ADI ve KODU: ……………………………………..…………………………………………………………… DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU Sayfa No:……….. SIRA TARİH SAYI KONUSU SAYFA AÇIKLAMALAR NO ADEDİ

48 Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan "Ortak Alanlar" ve web adreslerinde yayınlanarak, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir.

49 Yazışma kodlarında kullanılamayacak ifadeler;
Gelen yazılar, Giden yazılar, …..birimi ile yapılan yazışmalar,….kurumu ile yapılan yazışmalar, Muhtelif yazışmalar, müteferrik, saklıya alma, Kurum içi / Kurum dışı yazışmalar, Genel yazışmalar vb. ifadeler kodlamada kullanılamayacaktır. GELEN YA DA GİDEN AYNI KONUDAKİ YAZILAR AYNI NUMARA ALTINDA TEK DOSYADA TOPLANACAKTIR! Ankara Gazi Mustafa Kemal Devlet Hastanesi Standart Dosya Planı Eğitim Slaytı.

50 ANKARA İLİ KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ 2. BÖLGE GENEL SEKRETERLİĞİ
ANKARA GAZİ MUSTAFA KEMAL DEVLET HASTANESİ YÖNETİCİLİĞİ Hazırlayan ve Sunan :Metin ERCAN