Toplam Kalite Yönetimi

... konulu sunumlar: "Toplam Kalite Yönetimi"— Sunum transkripti:

1 Toplam Kalite Yönetimi
Sürekli İyileştirme (KAIZEN) ve Teknikleri Yrd. Doç. Dr. Elif Dülger Kahraman

2 Sürekli İyileştirme (KAIZEN)
KAIZEN’i uygulamak için gerekli araçlar kalite çemberlerinde kullanılan yedi temel tekniktir. Bunlara devamlı yeni araçlar ilave edilmesine rağmen önemli olan ayrıntılara inmeden geçerli olan nedenleri saptayarak önemli olana öncelik vermek, çalışanların kendilerini geliştirmelerini sağlamak, bulunan çözüm doğrultusunda prosesi yeniden tasarlamak ve buna uygunluğu sağlamaktır. Eğer bu süreç her konuya sık sık uygulanırsa KAIZEN gerçekleşir.

3 Japonlar KAIZEN’i gerçekleştirirken sıçramaların büyüklüğü ile değil sıklığı sayesinde batıya nazaran daha büyük ilerlemeler kaydetmişlerdir. Aşamaların daha sık ve küçük olması tüm örgütün gelişmelerle bütünleşmesine neden olmakta ve bu oluşum sürekli beslenebilmektedir. Klasik yönetim anlayışında ise sıçramalar büyük teknolojik ilerlemelere bağlı olduğundan ancak sınırlı bir çevre tarafından gerçekleştirilebilmekte ve gelişmeler tabana yayılamamaktadır. Dolayısı ile örgütün başarı şansı daha düşük olmaktadır. Bu noktada şunu da açıklamakta fayda var: KAIZEN anlayışı büyük bir gelişme potansiyeli sağlamakla birlikte bu Japonların teknolojik buluşlardan yararlanmadığı anlamında yorumlanmamalıdır. Teknolojik buluşlarla KAIZEN anlayışı birleştiğinde gelişmenin daha da hızlı olması doğaldır.

4 Mevcut durumu yetersiz bulmak İnsan faktörünü geliştirmek
KAIZEN’i gerçekleştirmek için üç temel koşulu sağlamak gerekir. Bunlar: Mevcut durumu yetersiz bulmak İnsan faktörünü geliştirmek Problem çözme tekniklerini yaygın bir şekilde kullanmak Rekabet gücünü artırmanın temelinde sürekli gelişme yani KAIZEN yatar. Bunu sağlamak için ise belli tekniklerle donatılmış tüm insan kaynaklarını aynı doğrultuda seferber etmek gerekmektedir.

5 Sürekli İyileştirme (KAIZEN) Teknikleri
KAIZEN’i uygulamak için basit araçlar bulunmaktadır. Bunlarla beraber verilerin mevcut olduğu durumlarda kullanılan “Yedi Araç” ve verilerin mevcut olmadığı durumlarda kullanılan yani problemler rakamlarla ifade edilemiyor ve kişilerin düşüncelerinde ise kullanımı uygun olan “Yeni Yedi Araç” bulunmaktadır. Yedi Araç ya da diğer bir ifadeyle Yedi İstatistiksel Araç, geçmiş deneyimlerden ders almaya çalışırken (geçmiş verileri kullanarak) Yeni Yedi Araç ise önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmayı, daha iyi bir gelecek oluşturmayı ön planda tutar.

6 Basit Sürekli İyileştirme (KAIZEN) Araçları
Bir sorgulama yaklaşımıdır. Sorunun asıl nedenini bulmak için ard arda 5 defa “neden” sorusu sorulur. Tekniğinin temel amacı, bir kusur veya sorunun kaynak sebebini belirlemek içindir. Burdaki 5, 5 sorgu dan ibaret değil, semboliktir, önemli olan hatanın neden kaynaklandığını net bir şekilde ortaya koymak içindir. Problemleri çözmekte düşülen en büyük hata; belirtiler üzerinde yoğunlaşıp, sorunların altında yatan asıl sebepleri görememektir. Çünkü çoğu kez sorulan ilk “neden” sorusunun cevabı, problemin gerçek sebebi değildir. Gerçek cevaba ancak “neden” sorusu birkaç kez sorulduktan sonra ulaşılabilir ve böylece problemin kaynağı bulunarak problem gerçekten çözülebilir ve süreçler iyileştirilebilir.

7 Basit Sürekli İyileştirme (KAIZEN) Araçları
5N 1K Bir sorgulama yaklaşımıdır. Sorunların analizi esnasında beyin fırtınası yaklaşımında ve çözüm önerilerinin uygulanmasında “kim”, ”ne”, “nerede”, “ne zaman”, “niçin” ve ”nasıl” ile başlayan sorular sorulur. 3M 1İ Sorunların kaynağının üretim faktörleri olan “makine”, “malzeme”, “metod” ve “insan”ın hangisinden kaynaklandığını belirlemek amacıyla sorulardan yararlanılır.

8 Basit Sürekli İyileştirme (KAIZEN) Araçları
3MU Japonca Mu ile başlayan ve ortadan kaldırılması gereken üç unsuru gösterir. Bunlar: MUDA: İsraf (gereksiz aşırı kullanılan hammadde, malzeme, insangücü, makina saati vb) MURI: Zorlama (örneğin fazla mesai, fazla iş) MURA: Düzensizlik ’tir.

9 Basit Sürekli İyileştirme (KAIZEN) Araçları
Organize, temiz ve yüksek verimliliğe sahip bir işyerinin oluşturulması ve devamlılığının sağlanması için bir iş süreci ve çalışma metodudur. Kaizen'e uyarlanmış bir düzen sağlar. S ile başlayan beş Japonca kelimeyi içerir. 5S aynı zamanda T.K.Y. süreçlerini geliştirmek için de uygulanan bir tekniktir. Bu teknikle, organizasyon içerisinde kaliteli bir çevre kurmak, bunu korumak ve birçok günlük problemi çözüme kavuşturmak mümkündür.

10 Basit Sürekli İyileştirme (KAIZEN) Araçları
PUKÖ DÖNGÜSÜ PUKÖ, sürekli gelişmeyi sağlamak için gerekli bilgi ve verilerin uygulanmasını öngören Planla-Uygula-Kontrol et ve Önlem al (PUKÖ) faaliyetlerinden oluşan döngüdür ve faaliyetlerin baş harfleriyle tanımlanır. (İngilizce Plan, Do, Act ve Control –PDCA) Bu döngü sürekli iyileşmeyi sağlamada kullanılan temel yaklaşımı gösterir. PUKÖ döngüsünün her çevrilişi bir küçük sıçramalık iyileşmeyi ortaya çıkarır. U K Ö P

11 PUKÖ DÖNGÜSÜ Planla Plan geliştirme amaçlı değişiklikle ilgili hedefin belirlenmesi, hedefin nasıl, kim veya kimler tarafından gerçekleştirileceği gibi sorularına yanıt olacak ayrıntıları içerir. PUKÖ döngüsünde planlama en önemli aşama olarak görülmektedir. Planlamanın doğru yapılmış olması “önlem al” aşamasındaki faaliyetlerin en azlanmasına sebep olacaktır. Planlamaya gerekli önemin gösterilmemesi “kontrol et” evresinin uzamasına sebep olur.

12 PUKÖ DÖNGÜSÜ Uygula Planın uygulanması faaliyetidir. Planın öngördüğü küçük çapta değişikliğin yapılmasıdır. Diğer bir deyişle gözden geçirilmiş, test uygulanmış ve kesinleşmiş planın uygulandığı aşamadır. Kontrol Et İstenen sonuca ulaşılıp ulaşılmadığının, değişikliğin yararının irdelenmesidir. Kontrol planda belirlenen hedefe ne kadar yaklaşıldığını, sapmaları belirlemek amacıyla yapılır.

13 PUKÖ DÖNGÜSÜ Önlem Al (Sürekliliği Sağla)
Eksik veya yanlış yapılanların belirlenmesi ve revize edilmesi anlamına gelir. Hedeflenen ve gerçekleşen arasındaki sapmalara neden olan faktörlerin belirlenmesi ve bunların giderilmesine yönelik önlemlerin alınmasıdır. Kontrol aşamasında belirlenen eksikler bu aşamada düzeltilir. Önlem almanın yanı sıra sürekliliğin sağlanması da sistemin sağlıklı yürütülebilmesi ve başarının sürdürülebilmesi açısından önemlidir.

14

15 Basit Sürekli İyileştirme (KAIZEN) Araçları
Yedi Araç (Basit Sorun Çözme Teknikleri) 7 Sorun çözme ve önleme teknikleri kalite çemberleri adı verilen iyileştirme grupları için hazırlanmıştır. Bu sorun çözme teknikleri basit, kullanımı zevkli ve her düzeyde çalışanın anlayacağı özelliktedirler. 7 araç: 1. Veri Toplama 2. Pareto Analizi 3. Neden-sonuç Diyagramı 4. Histogram 5. Gruplandırma 6. Serpilme Diyagramı 7. Kontrol Diyagramı

16 Yedi Araç (Basit Sorun Çözme Teknikleri)
Veri Toplama Veriler işletmedeki ilgili faaliyetlerle ilgili tutulan kayıtlar ve raporlardan elde edilir veya muayeneler ile sağlanır. Verilerin elde edilmesi kolaylaştırmak ve hızlandırmak amacıyla bir takım araçlardan yararlanılır. Kontrol Listesi, süreç aşamalarında oluşturulmuş kaliteyi kontrol etmek ve doğrulamak için kullanılır. Kontrol Tablosu, toplanan veriyi sınıflandırarak kaydetmeyi sağlar. Grafikler, formlarda bulunana verilerin daha anlaşılır olmasını sağlayan çizimlerdir. Arzulanan biçime ve analizin amacına yönelik olarak kullanılabilecek çizgi, çubuk, daire, radar gibi pek çok grafik tipi kullanılmaktadır.

17 Yedi Araç (Basit Sorun Çözme Teknikleri)
Pareto Analizi Pareto analizi'nde temel prensip kayıpların veya problemlerin ana nedenlerini birçok neden içinden ayırabilmektir. Öncelikle probleme veya iyileştirmeye konu olan olaya yönelik tüm nedenler gruplandırılır, listelenir ve bunlarının frekansları hesaplanır. Daha sonra grupların frekansları dikkate alınarak, büyükten küçüğe doğru sıralanır ve her bir grup frekansının toplam frekans içerisindeki payı hesaplanır.

18 •En önemli problemi belirlemeyi sağlar
•Bir bakışta önem sırasını görmeyi kolaylaştırır •Bütün faktörler içinde ilgilenilen faktörün önem oranı görülebilir. •Geliştirme çabalarının sonuçları açıklıkla görülebilir.

19 Yedi Araç (Basit Sorun Çözme Teknikleri)
Neden-Sonuç Diyagramı Neden-Sonuç Diyagramı, sorunların ortaya çıkmasına katkısı olan nedenlerin belirlenmesi için kullanılır. Diyagramının şeklinden dolayı “balık kılçığı diyagramı” ve ilk defa kullana kişinin isminden dolayı “Ishikawa diyagramı” olarak ta adlandırılır. Neden-Sonuç Diyagramı: • Bir önlem planı oluşturmadan önce sorunun tüm nedenlerini ortaya koyarak anlaşılmasını kolaylaştırır. • Üretim kalitesini etkileyen sistematik nedenlerin ve alt nedenlerinin anlaşılmasını sağlar. • Olası iyileştirmeler için ipuçları verir.

20 Yedi Araç (Basit Sorun Çözme Teknikleri)
Neden-Sonuç Diyagramı Neden-Sonuç Diyagramı, sorunların ortaya çıkmasına katkısı olan nedenlerin belirlenmesi için kullanılır. Diyagramının şeklinden dolayı “balık kılçığı diyagramı” ve ilk defa kullana kişinin isminden dolayı “Ishikawa diyagramı” olarak ta adlandırılır. • Bir önlem planı oluşturmadan önce sorunun tüm nedenlerini ortaya koyarak anlaşılmasını kolaylaştırır. • Üretim kalitesini etkileyen sistematik nedenlerin ve alt nedenlerinin anlaşılmasını sağlar. • Olası iyileştirmeler için ipuçları verir.

21 Yedi Araç (Basit Sorun Çözme Teknikleri)
Neden-Sonuç Diyagramı Neden-sonuç analizi aslında beyin fırtınasının özel bir şeklidir. Sorun bir kutu içine yazılır. Sorunun ana nedenleri; Malzeme, Makine, Metod ve İnsan (3M ve 1İ) birer dal halinde gösterilir. Daha sonra beyin fırtınası oturumuna başlanır ve herkes fikrini hangi ana dalın kapsamında kaldığını da belirterek söyler. Fikir üretiminde 5N 1K’dan yararlanılır. Beyin fırtınası uygulaması esaslarında nedenlerin belirlenmesi tamamlandığında önemli nedenler ile önemsiz nedenler iki kez oylama ile belirlenir. Oy sayıların diyagram üzerinde daire içinde gösterilir.

22 Yedi Araç (Basit Sorun Çözme Teknikleri)
Neden-Sonuç Diyagramı Neden-sonuç diyagramı yardımıyla problem hakkında tüm bilinenler ortaya konulmakta ve buradan, beyin fırtınası tekniği kullanılarak, bilinmeyenlere doğru sistematik bir yaklaşımla problemin çözümü sağlanmaya çalışılmaktadır.

23 Yedi Araç (Basit Sorun Çözme Teknikleri)
Histogram Sınıflandırılmış verilerin resimsel olarak gösterilmesidir. Histogram çubuklar arasında hiç aralık bulunmayan bir çubuk grafiktir. Verilerin dağılımını gösterir. Toplanan ham verinin sınıflandırılarak sıkıştırılması dağılımı görmeyi kolaylaştırır.

24 Yedi Araç (Basit Sorun Çözme Teknikleri)
Gruplandırma Genel verileri alıp onları belirli özelliklerine göre işlemine gruplandırma denir. Gruplandırmada amaç sorunun kaynağının bulmaktır. Serpilme (Dağılma) Grafiği Dağılma (serpilme-ilişki) grafiği iki değişken arasında var olan ilişkinin şekilsel gösterimidir. Dağılma diyagramı “x” değişkeni değişikliklerinin, “y” değişkeni üzerinde ne gibi etkisi olduğunu gösterir.

25 Yedi Araç (Basit Sorun Çözme Teknikleri)
Kalite Kontrol Diyagramları Kontrol diyagramları bir sürecin istatistiksel kontrol altında olup olmadığını belirlemeye yarayan grafiksel bir metottur. Kontrol diyagramları ile hizmet sürecinde oluşan ve kaliteyi etkileyen özel nedenler belirlenebilir. Sürecin kontrol dışı olarak nitelendirildiği böyle bir durumda birçok sorunun belirlenip düzeltilmesi mümkün olur.

26 Bahsedilen tüm bu araçlar Kalite Kontrol Çemberleri tarafından çok yaygın olarak kullanıldığı gibi, üst ve orta yönetim tarafından da sıkça kullanılırlar. Bu araçlar istatistik ve analitik araçlarıdır. Yeni yedi araç ise, yönetim öncelikli kullanılan araçlardır. Birçok yönetim sorununda çözüm için gerekli bütün veriler mevcut olmayabilir ya da mevcut olabilecek veriler de genelde istatistiksel rakamlarla ifade edilemeyip kişilerin düşüncelerinde olabilir. Çoğunlukla yöneticilerin ve kısmen de çalışanların, problem çözme sürecinde yaratıcılıklarını ve becerilerini konu üzerinde yoğunlaştırmak için kullandıkları “Yeni Yediler” ya da “Yeni Yedi Araç” karmaşık problemlerin detaylı anlaşılırlığını sağlamada önemli rol oynamaktadır.

27 Yeni Yedi Araç İlişki Diyagramı Yakınlık Diyagramı Ağaç Diyagramı Matriks Diyagramı Matriks Veri Analiz Diyagramı PKPT (Proses Karar Program Tablosu) Ok Diyagramı 

28 Haftaya görüşmek üzere…