TOPLANTI YÖNETİMİ TEKNİKLERİ

... konulu sunumlar: "TOPLANTI YÖNETİMİ TEKNİKLERİ"— Sunum transkripti:

1 TOPLANTI YÖNETİMİ TEKNİKLERİ
SEMİNERİ SUNAN: Süleyman KAYA

2 LÜZUMSUZ TOPLANTI ÇEŞİTLERİ
Kahvaltılı Toplantı Takıntılı Toplantı Sıkıntılı Toplantı İç Toplantı Dış Toplantı İç Dışlı Toplantı Olağandışı Toplantı Fısıltı Toplantı Gıcırtılı Toplantı Zırıltılı Toplantı

3 Toplantının Yapılandırılması Toplantının Yönetimi İnteraktif Metod
PROGRAMIMIZ AMACA YÖNELİK, ETKİN, VERİMLİ TOPLANTI YAPMA : Hazırlık Toplantının Yapılandırılması Toplantının Yönetimi İnteraktif Metod Toplantı Sonrası Durum Değerlendirmesi Gayemiz : Amaca Yönelik, Etkin, Verimli Toplantı Tekniklerini Kavramak.

4 Bilhassa Bir İdareci Veya Başkan İçin,
PLANLAMA NE ZAMAN TOPLANTI YAPILMALI ? Bilhassa Bir İdareci Veya Başkan İçin, Şu Hallerde Bir Toplantı Yapmak İyi Olur :

5 1. Gruptan Bilgi Veya Tavsiyeler Beklendiğinde
PLANLAMA 1. Gruptan Bilgi Veya Tavsiyeler Beklendiğinde 2. Grubun Karar Verme Veya Problem Çözmeye Katılması İstendiğinde 3. Bir Meselenin Açıklığa Kavuşturulması gerektiğinde 4. Bir Bütün Olarak Grubunuzla Paylaşmak İstediğiniz Meseleniz Olduğunda 5. Grup Bizzat Toplantı Yapılmasını İstediğinde 6. Değişik Gruplardan Kimseleri İlgilendiren Bir Mesele Olduğunda 7. Ortada Çok Açık Olmayan Veya Kimleri İlgilendirdiği Tam Belli Olmayan Bir Problem Olduğunda

6 TOPLANTI YAPMAK İÇİN NEDENLER
Karar Almak Plan Yapmak Veya Gelişimi Gözlemek Problem Çözmek Bilgi İletmek Ve Netleşmesini Sağlamak Değişiklik Öncesi Reaksiyon Almak Motive Etmek

7 Katılımcılara Bildirim
HAZIRLIK : Etkili Gündem Yer Seçimi Araç Ve Gereçler Katılımcılara Bildirim YAPILANDIRMA : Toplantının Açılışı Maddeleri Gözden Geçirme Rolleri Netleştirme Saha Kuralları Koyma

8 GÜNDEM ADI TARİH TOPLANTININ ÜNVANI BAŞLAMA SAATİ BİTİŞ SAATİ
TOPLANTIYI TERTİPLEYEN YERİ TAKDİMCİ DESTEKLEYİCİ MALZEMELER TOPLANTININ TÜRÜ BEKLENEN NETİCELER GETİRECEĞİNİZ MALZEMELER BAŞKAN TOPLANTI METODLARI KARAR VERME METODU ARACI KARAR VERECEK KAYIT TUTUCU GRUP ÜYELERİ HUSİSİ NOTLAR

9 Bir Toplantının Başarısını Ölçmek İçin
BİR TOPLANTI NE ZAMAN BAŞARILIDIR ? Bir Toplantının Başarısını Ölçmek İçin İki Yol Vardır : 1- Toplantı Sonunda Nelerin Elde Edildiği 2- Toplantı Nasıl Nasıl Bir Gelişme Gösterdi İNTERAKSİYON ( ETKİLEŞİM) YÖNTEMİ : 1- Aracı 2- Kayıt Tutucu 3- Grup Üyesi 4- İdareci Başkan

10 KİPLİNG'İN 6 DÜRÜST HİZMETKARI :
1- Ne 2- Neden 3- Ne Zaman 4- Nasıl 5- Nerede 6- Kim

11 TOPLANTI YAPILANDIRMASI :
Mantıklı Kararlar Üretken Kararlar Planlama Gelişimi İzleme Problem Çözme Bilgi Aktarma Tepkileri Kontrol

12 SONUÇLARA ULAŞMAK İÇİN :
1- Özetlemenin Önemi 2- Görülebilirliğin 3- Tutanak Yapmak 4- Sorumluluk Alabilmek, Dağıtma 5- Toplantıdan Sonra Takip

13 İYİ BİR TOPLANTIDA ARANAN BEŞ ŞART
1-Ortak Bir Muhteva Üzerine Olmalıdır 2-Ortak Bir Usül İzlenmelidir 3-Konuşma Akışının Samimi Ve Dengeli Bir Şekilde Olması İle Davranıştan Sorumlu Bir Kişi Bulunmalıdır. 4-Katılanların Herhangi Kişisel Hükümlerden Korumaktan Sorumlu Biri Bulunmalıdır. 5-Toplantının Sonuna Kadar Katılanların Rol Ve Sorumlulukları Ayrı Ayrı Belirlenmiş Olmalıdır. Problem Nasıl Ne Proses Çözüm İçerik (Muhteva) Süreç Usül

14 Süreç Ve İçeriğin Birbirlerine Karışmaması Kişisel Hücumlar
TOPLANTI PROBLEMLERİ Çok Başlı Olmak Süreç Ve İçeriğin Birbirlerine Karışmaması Kişisel Hücumlar Trafik Problemi Rol Ve Sorumlulukların Olması Grup Liderinin Grubu Dilediği Gibi Yönetmesi Fazla Bilgi Yükü Lüzumsuz Tekrar Ve Patinaj

15 Karar Vermede Kazanç Kayıp Yaklaşımları Hedeflerin Açık Olması
TOPLANTI PROBLEMLERİ Karar Vermede Kazanç Kayıp Yaklaşımları Hedeflerin Açık Olması Yetki Ve Otoritenin Açık Olmaması Problemlerden Kaçma Negatif Tutum Haberleşme Problemleri Yerin Elverişsizliği Kişisel Çatışmalar

16 TOPLANTIDAKİ PROBLEM KİŞİLER :
Erken Ayrılanlar Bozuk Plak Şüpheci Kişiler Kafa Sallayanlar Başka Şeylerle Meşgul Olanlar Fısıldayıcılar Ağzı Kalabalıklar

17 TOPLANTIDAKİ PROBLEM KİŞİLER :
Saldırganlar Yorumcular Dedikoducular Bilgiçler Müdahaleciler Fazla Meşgul Olanlar Başkasının Sözünü Kesenler Öğretmen Gözdeleri

18 3 Herşeyi bilirim diyen Tip
MUHTELİF ÜYE TİPLERİ : 1 Mücadeleci Tip 2 Pozitif Tip 8 3 5 3 Herşeyi bilirim diyen Tip 4 6 2 4 Çok konuşan Tip 7 5 Utangaç Tip 6 Olumsuz Uzlaşmaz Tip 1 9 7 İlgisiz Tip 8 Eleştirici Tip 9 Sürekli soran Tip

19 Kilit Kelimelere Dikkat Edin.
İYİ KAYIT TUTMAK İÇİN : Kilit Kelimelere Dikkat Edin. Ana Fikirleri Söyleyenlerin Özünü Yakalamaya Çalışın. Söylenen Her Kelimeyi Yazmayın. Yalnız Açık Seçik Olun Kelimeleri Kısaltın. Ana Fikirleri, Temel İfadeleri Veya Kararları Daire İçine Alın Kağıtları Numaralayın. Değişik Renkte Kalem, İşretler, Rakam, Yıldız, Ok Gibi Yardımcı Şekiller Kullanın.

20 DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER :
Toplantıdan Önce : 1- Planlama: Kim, Ne,zaman, Nerede, Niçin, Kaç Kişi 2- Gündem 3- Erken Gelme, Yerin Hazırlanması

21 DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER :
Toplantı Başlarken : 4- Zamanında Başlama 5- Katılanların Takdimi, Ne Beklediklerinin Açıklanması. 6- Rollerin Açık Seçik Tayini 7- Gündemin Gözden Geçirilmesi, Düzenleme ve Değiştirmeler 8- Zaman Sınırlamasının Konulması

22 DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER :
Toplantı Başında : 9- Geçmiş Toplantıyı Kısaca Tekrar Gözden Geçirin Toplantı Boyunca : 10- Belli Bir Zamanda Aynı Usülle Tek Bir Problem Üzerinde Durun. 11- Faaliyet Maddelerini Tespit Edin. 12- Grup Hafızasını Gözden Geçirin

23 DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER :
13- Gelecek Toplantının Yer Ve Zamanını Kararlaştırın. 14- Geçici Bir Gündem Hazırlayın. 15- Toplantıyı Müspet Bir Şekilde Sona Erdirin. 16- Toplantı Yerini Temizleyerek Eski Dizenine Sokun.

24 DAHA İYİ BİR TOPLANTI İÇİN YAPILMASI GEREKENLER :
Toplantıdan Sonra : 17- Toplantı Tutanağını Hazırlayın. 18- Faaliyet Maddelerini Takip Ederek Gelecek Toplantının Planını Hazırlamaya Başlayın.

25 Katılımınız İçin TEŞEKKÜRLER