KÜTÜPHANELERDE BÜTÇE YÖNETİMİ

... konulu sunumlar: "KÜTÜPHANELERDE BÜTÇE YÖNETİMİ"— Sunum transkripti:

1 KÜTÜPHANELERDE BÜTÇE YÖNETİMİ
KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

2 KÜTÜPHANELERDE BÜTÇE YÖNETİMİ
Bütçe yönetimi ve önemi Kütüphane gelir ve giderleri Bütçe ve bütçeleme tipleri Bütçe yönetiminin aşamaları Sonuç KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

3 BÜTÇE YÖNETİMİ NEDİR? BÜTÇE YÖNETİMİNİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER
Kütüphanelerde bütçe yönetimini etkileyen faktörler a. İç faktörler: organizasyonun yapısı, amacı, personel b. Dış faktörler: Kütüphanenin bağlı bulunduğu birimin istekleri, politik, hukuki, ekonomik, sosyal ve teknolojik sınırlamalar KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

4 KÜTÜPHANE GELİR VE GİDERLERİ
Kütüphane gelir kaynakları: a. Bağlı bulunulan kurumdan elde edilen kaynaklar b. Bağışlar c. Kütüphane hizmetlerinden elde edilen gelirler KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

5 KÜTÜPHANE GELİR VE GİDERLERİ
Kütüphane giderleri: a. Materyaller b. Ekipman c. Dış hizmet kullanımı d. Kırtasiye e. Personel f. Genel Masraflar KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

6 BÜTÇE VE BÜTÇELEME TİPLERİ
Kapital Bütçe İşletim Bütçesi: Toptan Kalem Program Performans Sıfır tabanlı Formül PPBS (Planlama, programlama, bütçeleme sistemi) Nakit Bütçesi KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

7 BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
Planlama & Programlama Raporlama & Değerlendirme Bütçeleme İşletim & Ölçüm Bütçe Sunumu KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

8 BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
Planlama ve Programlama Plan ve programların belirlenmesi Amaçlar geliştirmek Hedefler belirlemek KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

9 BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
Hedefleri belirlememizde etkin olan faktörler 1. Yönetim organı tarafından belirlenen hedefler 2. Kullanıcı kitlesi ihtiyaçlarının değerlendirilmesi 3. Otoriteler tarafından belirlenen standartlar 4. Hükümet kuruluşlarınca geliştirilen standartlar KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

10 BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
Kütüphane yönetiminin hedefleri belirlerken sorması gereken sorular: 1. Kütüphane gelecekte hangi yeni hizmetleri sunmaya devam edecek? 2. Hangi yeni hizmetleri vermeyi düşünüyoruz? 3. Şu anki kullanıcılardan hangilerine gelecekte de hizmet vermeyi düşünüyoruz? 4. İleride hangi yeni gruplara hizmet vermek istiyoruz? 5. Toplumda hangi yeni değişiklikler hizmetlerimizi ve kullanıcılarımızı etkileyecek? KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

11 BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
Bütçeleme Önceliklerin tanımlanması Geçmiş veriler ve gelecekteki ihtiyaçların analizi Hedefler için fon miktarları belirlemek KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

12 BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
Kütüphane bütçesinin hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken başlıca ilkeler Doğru bilgiler toplamak ve gerçek olaylara dayanmak Üst yönetimin desteği İyi bir organizasyonun kurulması Yeterli muhasebe sisteminin kurulması Esneklik KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

13 BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
Bütçe süreci Bir bütçe talebi geliştirilmesi Bütçe talebinin gerekli onaylama organına sunulması İhtiyaç halinde bütçe talebinin tekrar gözden geçirilmesi Onaydan geçen bütçeyi uygulamak Bütçeyi kullanmak yoluyla harcamaları kontrol etmek Bütün bu işlemlerin sırasını ve şeklini gösteren bir bütçe takvimi ve yönergesi hazırlamak faydalı olacaktır. KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

14 BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
Bütçe Sunumu Temel amaç Kütüphanenin ihtiyaçlarını belirmek ve etkinliğini kanıtlamaktır. Sunum ile gerçekleştirilmek istenen amaç bütçeyi kontrol edenleri, sonuçların olabilirliği ve amaçların kabul edilebilirliği hakkında ikna etmektir. KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

15 BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
Bütçe Sunum Toplantısında; Zihinsel ve fiziksel olarak hazır olunmalıdır Toplantıda kim, ne, nerede, niçin, ne zaman ve nasıl sorularına cevap bulunması gerekir KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

16 BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
İşletim ve Ölçüm Bu aşamada kütüphane yönetici; Operasyonları denetler Kaynakların kullanılmasını sağlar Gerekli alışverişlerin yapılması ve hizmetlerin sunulmasıyla ilgili kayıtları tutar. Tutulan kayıtlar; Dolaşım, cevaplanan referans soruları, yapılan çevrim-içi taramalar, katılınılan programlar, satın alınan kitaplar, malzeme alıma harcanan para, hizmet verilmesine harcanan para KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

17 BÜTÇE YÖNETİMİNİN AŞAMALARI
Raporlama ve Değerlendirme Faaliyetlerin nasıl yürüdüğüne yönelik her sorumluluk düzeyine hitap eden raporlar hazırlanılmalıdır Raporlama sistemi organizasyonun diğer birimleri ile uyumlu olmalıdır KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

18 Sonuç ve öneriler SONUÇ VE ÖNERİLER
Bütçe yönetimi döngüsel bir süreç takip eder Bütçe yönetim döngüsüne gelen devamlı bilgi akışının anlaşılması kütüphaneci ve yöneticilerin işletme dönemindeki tüm evrelerin önemi ve bütünle ilişkilerini anlamada yardımcı olur Kütüphanenin hedef ve amaçları doğrultusunda eski bilgilerin analizi, mevcut bilgilerin toplanması, finansal ve yönetim raporlarının değerlendirilmesi yapılmalıdır Kütüphanede ki sorumluluk alanları iyi tanımlanarak, her yöneticinin kontrolü altındaki alanlarda planlama ve bütçeleme işlemlerine katkı yapması sağlanmalıdır KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi

19 Sonuç ve öneriler SONUÇ VE ÖNERİLER
Geniş anlamda bütçe işlemlerinde kütüphaneyi ön plana çıkarabilmek, kütüphaneyi kullanıcılara ve yönetime iyi pazarlayabilmeye bağlıdır. Bu pazarlama bir anlık değil bütün bir yılı ilgilendiren bir süreçtir. Sonuç olarak bütçe sürecini sadece yıl sonunda yerine getirilen bir formaliteden ziyade, yıl boyunca elde edilecek verilerle desteklenerek daha sağlıklı olarak yapılacağı gerçeği karşımıza çıkmaktadır. Bütçe süreci yıl içine dağıtılarak adeta yaşayan bir organizma hüviyetine kavuşturlmalıdır. Bu kütüphanenin ve dolayısıyle bağlı bulunulan kurumun amacına ulaşmasında son derece faydalı olacaktır. KAMİL YEŞİLTAŞ Koç Üniversitesi Kütüphanesi