TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ

... konulu sunumlar: "TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ"— Sunum transkripti:

1 TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ
PERSONEL VE SİSTEM BELGELENDİRME MERKEZİ BAŞKANLIĞI :02Kalite bir hayat tarzıdır. PSB Merkezi Başkanlığı ©2008 Türk Standardları Enstitüsü

2 TÜRK STANDARDLARI ENSTİTÜSÜ PERSONEL ve SİSTEM BELGELENDİRME MÜDÜRLÜĞÜ
PROSESLERİN YÖNETİMİ, ETKİLEŞİMİ VE İYİLEŞTİRME TEKNİKLERİ

3 PROSES VE PROSES YÖNETİMİ
GİRDİLERİ ÇIKTI HALİNE GETİREN BİRBİRLERİYLE İLGİLİ VE ETKİLEŞİMLİ FAALİYETLER TAKIMI NOT 1: GENEL OLARAK BİR PROSESİN GİRDİLERİ, DİĞER PROSESLERİN ÇIKTILARIDIR. NOT 2: GENEL OLARAK, BİR ORGANİZASYON İÇİNDEKİ PROSESLER, KATMA DEĞER İÇİN KONTROLLU ŞARTLAR ALTINDA PLANLANIR VE GERÇEKLEŞTİRİLİR. NOT 3: SON ÜRÜNÜN UYGUNLUĞUNUN HEMEN VEYA EKONOMİK OLARAK DOĞRULANAMADIĞI BİR PROSES SIKLIKLA "ÖZEL PROSES" OLARAK BELİRTİLİR. (TS-EN-ISO 9000)

4 GENEL PROSES ŞEMASI GİRDİ KAYNAK ÇIKTI KONTROL PROSES FAALİYETLERİ

5 GİRDİ TALEP, BEKLENTİ VE ŞARTLARI KARŞILAMAK ÜZERE PROSESTE KULLANILAN, PROSESİ HAREKETE GEÇİREN VE DÖNÜŞÜME/DEĞİŞİME UĞRAYAN HAMMADDE, YARI MAMÜL, MAMÜL, HİZMET, BİLGİ, VERİ, TANIMLAMALAR V.B. ÖZELLİKLERDİR. GİRDİLER KURULUŞ İÇİNDEN VEYA DIŞINDAN TEMİN EDİLİR.

6 KAYNAK GİRDİLERİN ÇIKTILARA DÖNÜŞÜMÜ/ DEĞİŞİMİ İÇİN KULLANILAN VE HERHANGİ BİR DÖNÜŞÜME/DEĞİŞİME UĞRAMAYAN İNSAN, MAKİNA, TEÇHİZAT, ZAMAN, DOKÜMAN, ENERJİ V.B. UNSURLARDIR.

7 ÇIKTI PROSESİN BİR SONUCUDUR, GİRDİLERİN TALEP, BEKLENTİ VE ŞARTLARI KARŞILAMAK ÜZERE DÖNÜŞÜME/ DEĞİŞİME UĞRAMIŞ ÜRÜN, HİZMET V.B. BİÇİMİDİR. BU DÖNÜŞÜM/ DEĞİŞİMİN KATMA DEĞER SAĞLAMASI ÖNEMLİ BİR NOKTADIR. ÇIKTILAR KURULUŞUN İÇİNDEN VEYA DIŞINDAN OLAN KULLANICILARA SUNULUR.

8 KONTROL (REGÜLE) TALEP, BEKLENTİ VE ŞARTLARI KARŞILAMAK PROSESİN PLANLANMIŞ OLAN KURAL, PRENSİP VE SİSTEME GÖRE GERÇEKLEŞMESİNİ TAKİP ETMEK ÜZERE PROSESİN SÜREKLİ İZLENMESİ VE ÖLÇÜLMESİDİR. ÖRNEK; YENİDEN İŞLEME ORANLARI, PROSES ÇEVRİM SÜRELERİ, MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ, VERİMLİLİK V.B.

9 Kalite Yönetim Sisteminin Sürekli İyileştirilmesi
Sorumluluğu Ölçme, Analiz ve İyileştirme Kaynak Yönetimi Ürün Gerçekleştirme Kalite Yönetim Sisteminin Sürekli İyileştirilmesi Müşteri Şartlar Memnuniyet TS-EN-ISO 9001:2008 STANDARDI PROSES TABANLI KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ MODELİ

10 PROSESLERİN BELİRLENMESİ
KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ İÇERİSİNDEKİ TÜM PROSESLER BELİRLENMELİDİR. PROSES YAKLAŞIMI UYGULAMASI; PROSESLERİN SİSTEMATİK BİR ŞEKİLDE TANIMLANMASI VE YÖNETİMİ İLE PROSESLERİN BİRBİRLERİ ARASINDAKİ ETKİLEŞİMLERİNİN BELİRLENMESİ ŞEKLİNDEDİR.

11 PROSESLERİN SIRASI PROSELER, ARDIŞIK İLİŞKİLERİNE GÖRE MÜŞTERİ TALEBİ İLE BAŞLAYAN VE MÜŞTERİYE HİZMET/ ÜRÜNÜN SUNUMU İLE BİTEN BİR AKIŞ ŞEKLİNDE GÖSTERİLMELİDİR

12 PROSESLERİN ETKİLEŞİMİ
PROSESLERİN GİRDİLERİ VE HANGİ PROSESİN ÇIKTISININ AYNI ZAMANDA HANGİ PROSES İÇİN GİRDİ OLDUĞU, DİĞER BİR DEYİŞLE PROSESLER ARASI ETKİLEŞİMLER BELİRLENMELİDİR.

13 PROSESLERİN YÖNETİMİ (PUKÖ)
KONTROL ET PLANLA UYGULA ÖNLEM AL

14 PROSES HİYERARŞİSİ ÜST PROSESLER ANA PROSESLER ALT PROSESLER
FAALİYETLER

15 PROSES HİYARARŞİSİ ÜST PROSESLER; STRATEJİK ÖNEME SAHİP EN ÜST SEVİYEDEKİ PROSESLERDİR. ANA PROSESLER; ÜST PROSESLERİ OLUŞTURAN VE BİRBİRLERİ İLE ETKİLEŞİMDE OLAN PROSESLERDIR. ALT PROSESLER; ANA PROSESLERİ OLUŞTURAN VE DAHA ALT DÜZEYDE İŞLEYİŞİ OLAN PROSESLERDİR. FAALİYETLER; ALT PROSESLERİ OLUŞTURAN, GENELLİKLE KİŞİ/KİŞİLER BAZINDA YÜRÜTÜLEN VE KATMA DEĞER AÇISINDAN DEĞERLENDİRME İHTİYACI DUYULMAYAN, İŞİN GEREĞİ YAPILMASI GEREKEN İŞLEM BASAMAKLARIDIR.

16 PROSES YAKLAŞIMININ FAYDALARI
1-MÜŞTERİ ŞARTLARI, YASAL ŞARTLAR VE KURULUŞUN KENDİSİNİN ORTAYA KOYDUĞU ŞARTLARIN ULAŞILMASINI VE YERİNE GETİRİLMESİNİ SAĞLAMAK, 2-PROSESLERİN KATMA DEĞER AÇISINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ VE ÖNCELİKLİ OLANLARIN BELİRLENMESİNİ SAĞLAMAK, 3-PROSESLERİN İZLENMESİ VE ÖLÇÜLMESİNE AİT VERİLERİN DEĞERLENDİRİLEREK PERFORMANS VE ETKİNLİĞİNE AİT SONUÇLARIN ELDE EDİLMESİNİ SAĞLAMAK

17 PROSES YAKLAŞIMININ FAYDALARI
4-OBJEKTİF ÖLÇÜMLERE DAYANDIRILARAK PROSESLERİN SÜREKLİ İYİLEŞTİRİLMESİNİ SAĞLANMAK 5-KARAR ALMADA KOLAYLIK(YÖNETİMSEL), 6-İLETİŞİM KOLAYLIĞI ( MÜŞTERİ VE KURULUŞ İÇİN ) 7-KAYNAKLARIN OPTİMUM KULLANIMI 8-PROSESLERİN ETKİN VE VERİMLİ ÇALIŞMASI

18 PROSESLERİN TANIMLANMASINA İLİŞKİN
ÖRNEKLER

19 BAŞHEKİMLİK SÜREÇLERİ
İ.Ü REKTÖRLÜK SÜREÇLERİ DEKANLIK SÜREÇLERİ İDARİ VE DESTEK SÜREÇLER EĞİTİM-ÖĞRETİM SÜREÇLERİ ÖLÇ.ANLZ İYİLEŞTİR. SÜREÇLERİ İDARİ VE DESTEK SÜREÇLER ÖLÇME,ANALİZ,İYİLEŞTİRME SÜREÇLERİ ENST. BAŞK. SÜREÇLERİ İDARİ VE DESTEK SÜREÇLER ARAŞTIRMA- UYGULAMA SÜREÇLERİ ÖLÇ.ANLZ İYİLEŞTİR. SÜREÇLERİ BAŞHEKİMLİK SÜREÇLERİ İDARİ VE DESTEK SÜREÇLER TOPLUMA HİZMET SÜREÇLERİ ÖLÇ.ANLZ İYİLEŞTİR. SÜREÇLERİ

20 -Kaynakların Yönetimi -Eğitim-Öğretim -Uygulama-Araştırma
İ.Ü. ÜST SÜREÇLERİ -Yönetim -Kaynakların Yönetimi -Eğitim-Öğretim -Uygulama-Araştırma -Topluma Hizmet -Ölçme-Analiz-İyileştirme

21 YÖNETİM SÜRECİ (Üst süreç)
İLETİŞİM SÜRECİ (Ana süreç) İletinin oluşturulması süreci (alt süreç) Konunun belirlenmesi ( faaliyet) Mesajın oluşturulması ( faaliyet) Mesajın onaylanması ( faaliyet)   İletinin gönderilmesi süreci(alt süreç) Uygun iletişim aracının seçilmesi ( faaliyet) Uygun iletişim aracına mesajın yüklenmesi ( faaliyet) İletinin alıcıya ulaştırılması (alt süreç) Mesajın alındı teyidinin oluşturulması ( faaliyet) Mesajın kaynağına (sahibine)bildirilmesi ( faaliyet) 21 Hidayet ŞAHİN

22 TOPLUMA HİZMET (Üst süreç)
LABORATUVAR HİZMETLERİ SÜRECİ (Ana süreç) Örnek Numunenin Alınması (alt süreç) Kayıt Açılması ( faaliyet) Uygun Numune Kabının Alınması ( faaliyet) Numunenin İzlenebilirlik Tanımlamasının Yapılması ( faaliyet) Numunenin Alınması ( faaliyet) Uygun Koşullarda Muhafazası  ( faaliyet) Örnek Numunenin Analiz Edimesi(alt süreç) İlgili Çalışma cihazının Hazırlanması ( faaliyet) Örnek Numunenin yerleştirilmesi ( faaliyet) İlgili Kriterlerin Cihaza Girilmesi ( faaliyet) Belirlenen Göstergelerin İzlenmesi ( faaliyet) Sonuçların takip edilmesi ( faaliyet) Çıktı Verilerinin Alınması ( faaliyet) Analiz Raporunun Oluşturulması (alt süreç) Analiz Raprunun Çıktılar Doğrultusunda Oluşturulması(Bilgisayar Ort.) ( faaliyet) Uzman Tarafından Onaylanması ( faaliyet) İstem Yapan Hekime veya Hastaya verilmesi ( faaliyet)

23 TOPLUMA HİZMET (Üst süreç)
ACİL SERVİS HİZMETİ SÜRECİ (Ana süreç) Hastanın Acil Servise Kabulü (alt süreç) ( faaliyet) Acil Müdahalenin yapılması (alt süreç) Tiriajın Yapılması ( faaliyet) Müşahede Altına Alınması(alt süreç) Acil Servisten Çıkışının Yapılması

24 İŞ AKIŞ ŞEMALARINDA KULLANILAN SEMBOLLER VE ANLAMLARI

25 PROSESLERİN KONTROLU, ANALİZLERİ VE İYİLEŞTİRME KONULARI
A) PROSESİ HIZLANDIRABİLMEK İÇİN; -ŞARTLARIN ZAMANINDA KARŞILANABİLİRLİĞİ (TERMİNLERE UYUM, SEVKİYAT SÜRELERİ, SERVİS SÜRELERİ V.B. ) -PROSESLERİN BAŞLANGIÇ VE BİTİŞ SÜRELERİNİN DURUMU (TAMAMLANMA/ ÇEVRİM SÜRELERİ), -DÜZELTME SÜRELERİNİN DURUMU (TAMİR VE AYARLAMA), B)PROSES ÇIKTILARINI İYİLEŞTİREBİLMEK İÇİN BİRİBİRİNİ TAKİP EDEN BAĞLANTILI PROSESLERİN FAALİYETLERİNİ AKSAMADAN SÜRDÜREBİLİRLİĞİ, HATALI ÜRÜN/HİZMET MİKTARLARININ DURUMU, YENİDEN İŞLEME ORANLARININ DURUMU, DİĞER PROSESLERİN BEKLENTİLERİ

26 PROSES KONTROL KRİTERLERİ
C) MALİYETLERİ DÜŞÜRMEK VE KATMA DEĞER SAĞLAMAK İÇİN; KAYNAK KULLANIMINDA TASARRUF, (İŞÇİLİK, ZAMAN, ENERJİ V.B.) VERİMLİLİK, ETKİNLİK, SATINALMA MALİYETLERİNİN DÜŞÜRÜLMESİ, TEDARİKÇİ SEÇME VE DEĞERLENDİRME YENİDEN İŞLEME VE HURDA ORANLARI

27 MÜŞTERİ GİRDİ A GİRDİ B PROSES B -PROSES A PROSES C PROSES E PROSES F
BİRBİRLERİ İLE ETKİLEŞİMLERİ OLAN PROSESLERİN YER ALDIĞI BİR ŞEBEKE ÖRNEĞİ GİRDİ A GİRDİ B MÜŞTERİ PROSES B -PROSES A PROSES C PROSES E PROSES F PROSES D GİRDİ C ÇIKTI A ÇIKTI D GİRDİ E PUKÖ ÇIKTI B İÇ MÜŞTERİ ÇIKTI E ÇIKTI C GİRDİ D

28 PROSES HARİTALARI KURULUŞTAKİ ÜST PROSES, ANA PROSES VE ALT PROSESLERİN ETKİLEŞİMLERİNİ GÖSTEREBİLMEK AMACI İLE PROSES HARİTALARINDAN FAYDALANILABİLİR. İKİ TÜRLÜ PROSES HARİTASI VARDIR;

29 PROSES YÖNETİMİ PLANI Sürecin adı :
Sürecin sahibi/sahipleri : Sürecin performansından sorumlu kişi/kişiler tanımlanacak. Sürecin hedefi/hedefleri : Stratejik hedeflerden gelen süreç hedefi olan göstergeler yazılacak Sürecin (P)lanlanması : Sürecin girdileri : Sürecin başlayabilmesi için olması gereken tüm şartlar tanımlanacak Sürecin kaynakları: Sürecin gerçekleştirilmesi için doğal kaynaklar dahil tüm kaynaklar tanımlanacak Sürecin çıktıları : Sürecin sonlana bilmesi için oluşması gereken şartların tamamı tanımlanacak. Sürecin (U)ygulanması : Sürecin gerçekleştirilmesi için gereken faaliyetlerin kim/kimler tarafından nasıl yürütüldüğünü ve nereye kayıt edildiğini görmemiz lazım.Bunları açıklayan dokümanlara(prosedür,talimat, yönetmelik vb.) atıf da yeterli olur. Sürecin (K)ontrolü (izlenmesi ve ölçülmesi): YÖDEK kriterleri dahil, süreçlerin etkinlik ve verimlilik hesaplarının yapılabileceği ve bize analiz imkanı verecek performans ölçütleri(içsel-dışsal) belirlenecek. İzleme ve ölçme periyodu tanımlanacak Sürecin (Ö)nlemi (iyileştirilmesi): Sürecin gerçekleşen ve istenilen (planlanan) şartlara ulaşılması verilerinin; -Analiz edilmesi -İhtiyaç duyulan geliştirme ve iyileştirme ihtiyacının belirlenmesi -Üst yönetime raporlanması

30 SÜREKLİ İYİLEŞTİRME KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN ETKİNLİĞİNİ ARTIRMAK VE YASAL ŞARTLARIN, KURULUŞ VE MÜŞTERİNİN BEKLENTİ VE İSTEKLERİ YÖNÜNDEN TATMİNİNİ SAĞLAMAK AMACIYLA PROSESLERDE, FAALİYETLERDE, VE ÜRÜNDE/HİZMETTE SÜREKLİ İYİLEŞMEYİ SAĞLAMALIDIR.

31 SÜREKLİ İYİLEŞTİRMEDE UYGULANABİLECEK BASAMAKLAR
1-İYİLEŞTİRME İHTİYAÇLARININ BELİRLENMESİ A)HEDEFLERİN DURUMU YÖNÜNDEN B)VERİM VE KULLANIM ORANLARI YÖNÜNDEN C) KALİTE YÖNÜNDEN D) MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖNÜNDEN E) DIŞ ETKİLER 2-MEVCUT DURUMUN ANALİZİ VERİLERİN ANALİZ EDİLMESİNDE YEDİ İSTATİSTİKSEL TEKNİK KULLANILABİLİR. -PARETO DİYAGRAMLARI -NEDEN SONUÇ DİYAGRAMLARI -HİSTOGRAMLAR -KONTROL TABLOLARI -DAĞILMA DIYAGRAMLARI -GRAFİKLER -KONTROL ÇİZELGELERİ

32 SÜREKLİ İYİLEŞTİRMEDE UYGULANABİLECEK BASAMAKLAR
3-İYİLEŞTİRME GEREKTİREN KONULARA, ALANLARA İLİŞKİN UYGULANACAK ÇÖZÜMLERİN VE YÖNTEMLERİN BELİRLENMESİ BU AMAÇLA PROSESLERİ İYİLEŞTİRMEYE YÖNELİK OLARAK; -BEYİN FIRTINASI -ÖNEM DERECESİ BELİRLEME -KATMA DEĞER ANALİZİ -MALİYET VE ÇEVRİM SÜRESİ ANALİZİ GİBİ TEKNİKLER KULLANILABİLİR.

33 SÜREKLİ İYİLEŞTİRMEDE UYGULANABİLECEK BASAMAKLAR
4- İYİLEŞTİRME FAALİYETLERİ SONUCUNUN DEĞERLENDİRİLMESİ 5- İYİLEŞTİRİLMİŞ PROSESİN UYGULANMASI VE TEKRAR EDİLEBİLİRLİĞİN SAĞLANMASI 6- İYİLEŞTİRME PROSESİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ

34 TSE PERSONEL VE SİSTEM BELGELENDİRME MÜDÜRLÜĞÜ
KATILIMINIZA TEŞEKKÜR EDER