ÖRGÜTSEL/YÖNETSEL İLETİŞİM

... konulu sunumlar: "ÖRGÜTSEL/YÖNETSEL İLETİŞİM"— Sunum transkripti:

1 ÖRGÜTSEL/YÖNETSEL İLETİŞİM
Yönetsel faaliyetlerin var olduğu tüm örgütlerde, yönetimin alt unsurlarından olan planlama, teşkilatlanma, yöneltme, koordinasyon, uygulama, denetim gibi faaliyetleri gerçekleştirmek amacıyla, gerek örgüt içerisinde çalışanlar arasında gerekse örgütün çevresiyle bilgi alış verişine imkan sağlanması yönetsel iletişim ile mümkündür. Yönetsel iletişim, örgütün tüm unsularının ahenk ve uyum içerisinde, aynı frekans da çalışmasını sağlar. Örgütlerde yönetimin doğru bir değerlendirme yapması, doğru karar alması ve uygun bir planlama yapmasının temelinde etkin iletişim ve etkin iletişimin sağladığı doğru bilgi ve mesajlar bulunmaktadır. Örgütlerde, örgüt amaç ve hedeflerinin çalışanlara benimsetilmesi, birimlerin yapacakları görevlerin anlatılması, koordine edilmesi, sağlıklı bir çalışma ortamı yaratılması ancak örgütsel iletişimin etkinliği ile mümkündür.

2 KİTLESEL İLETİŞİM Kitlesel iletişim, diğer iletişim türlerinden daha farklı bir yapıda ve özelliktedir. Burada alıcı olan kitlelerdir. Kitleler, bireylerin oluşturduğu insan topluluklarıdır. Ancak bu toplum homojen değildir. Yani kitleyi oluşturan insanlar birbirinden bağımsız, farklı yaşta, farklı cinsiyette, farklı kültürde ve eğitim seviyesinde olabilir. Kişiler arası iletişim ile kitle iletişiminin ayırıcı özelliği ise; kaynaktan hedef kitleye gönderilen mesajın geri dönütünün anında gerçekleşmemesidir. Yani kaynağın gönderdiği mesaj her ne kadar alıcıya doğrudan ve belki de anında ulaşıyor olsa da, alıcının kimliğini bilme ve gönderilen mesajı nasıl algıladığını anında öğrenme şansı çoğu kez yoktur. Bu bakımdan kitle iletişimi, tek yönlü bir iletişimdir. Çağımızda, geniş hedef kitlelerin uyarılması, etkilenmesi, bilgilendirilmesi ve ikna edilmesi amacıyla kitlesel iletişim araçları kullanılmaktadır. Kitlesel iletişim araçları, gazete, dergi, broşür, afiş, kitap, yıllık gibi yazılı basın ürünleri olabileceği gibi, televizyon, radyo, internet gibi geniş kitlelere yayın yapan araçlarda olabilir.

3 TELEVİZYON Televizyon, özellikle 1980’li yıllardan itibaren giderek artan bir şekilde yaygın halk kitleleri tarafından kullanılan oranı artan, hatta son yıllarda insanları esir alan kitlesel iletişim aracıdır.Geçtiğimiz yıllara ile günümüze kıyaslar ve izlenme oranı konusunda birbiri ile yarışan televizyon kanallarının ve programlarının gün geçtikçe ne kadar zenginleştiğini ve çoğaldığını dikkate alırsak bu gün televizyon adı verilen makinenin insanların hayatında nasıl önemi olduğunu anlamak kolaylaşacaktır.Bu neden televizyon geniş kitlelere ulaşılmasını mümkün kılan ve çağımızda en yaygın kullanılan kitle iletişim araçlarından biridir.

4 RADYO Radyo da teknik olarak televizyon gibi kaynaktan çıkan mesajı anında hedef kitleye ulaştıran çok hızlı bir kitlesel iletişim aracıdır. Televizyondan farkı görsel bir kanal olmamasıdır.Bir diğer farkı ise ulaşabilecek alıcı sayısının, radyonun teknik özellikleri ve popülaritesi ile sınırlı olmasıdır.

5 Gazete ve Dergiler Kitlesel iletişim araçlarından gazete ve dergiler yazılı basın organları olarak alıcıların gözlerine ve duygularına hitap ederler. Televizyon ve radyo gibi alıcının işitme duyusuna hitap etmezler ve onlar kadar hızlı değildir. Çoğunlukla gazeteler günlük, dergiler haftalık veya aylık olarak çıkarıldığından kaynaktan gönderilen mesajların alıcılarına ulaşması o oranında uzamaktadır.

6 İnternet Yirminci asrın sonlarına doğru, televizyon gibi, radyo gibi hatta gazete, dergi, mecmua gibi aniden hayatımıza giren internet de artık toplumsal yaşamla bütünleşmiştir. Küresel Bilgi Ağı olan internet, dünya ülkelerinin yüzde 98’ni birbirine bağlamakta ve bu şekilde insanların doğrudan bilgiyi paylaşmalarına olanak sağlamaktadır. 2000’li yıllarda iletişim ve haberleşmenin çok önemli bir kısmının internet üzerinden yapılacağı düşünülmektedir. Halen görsel ve yazılı basının yanında üçüncü bir medya olarak yerini alan internet’in, gücünü giderek artıracağı ve vazgeçilmez bir ortam haline geleceği öngörülmektedir. Modern ve post-modern örgütlerin biricik iletişim kanalı haline gelen bu harika araçla insanların tanışması, kaynaşması pek zor olmamıştır. Bugün internet marifetiyle; alış verişini yapan, faturalarını ödeyen, banka işlerini yapan, işe müracaat eden, sohbet eden, haberleşen insanların sayısı hiç de az değildir. Kamu kuruluşlarının çeşitli web-sitesi uygulamalarının yanı sıra kimi özel girişimciler, sivil toplum örgütleri, üniversiteler ve benzeri kurumlar, ulaşabildikleri kaynakları internet üzerine aktarma çalışmaları yapmaktadır

7 İletişim Engelleri ve Sorunları
İletişimin aksaması veya engellenmesi; iletişim sürecinin gerçekleşmemesini ya da eksik veya yanlış gerçekleşmesini ifade eder. Başka bir anlatımla, iletişim unsurlarını içeren kaynak, alıcı, mesaj, geri besleme ve kanal gibi öğelerin veya bunları etkileyen dış etmenlerin iletişimden amaçlanan anlam alışverişini yapamamasıdır. İletişimin engellenmesine neden olan aksaklıkları iki temel alt başlıkta sınıflandırmak mümkündür. Bunlardan ilki iletişim unsurlarından kaynaklanan aksaklıklar, diğeri ise bunların dışından kalan unsurların neden olduğu dış etmenlerdir.

8 Kaynağın Neden Olduğu İletişim Engelleri
Burada iletişimi aksatan ve üzerinde durulması gereken en önemli konu kaynak olmalıdır. Halkla ilişkiler faaliyetlerinde görev alacak ve kaynak konumu ile hedef kitlelere ileti gönderecek olan iletişimciler bu konuya özel dikkat göstermelidirler. Zira kaynak her şeyden önce iletişim bilgi ve becerisine sahip olmalı, gerçekleştirilecek iletişimin amaçlarını net olarak bilmelidir.Bu kapsamda kaynak. Alıcıyı ve hedef kitleyi çok iyi tanımalı Gönderilecek iletiyi alıcının açabileceği ve doğru algılayabileceği tarzda kodlamalı Gönderilen iletinin arzu edilen inandırıcılığı sağlaması için kaynağın tanınması ve güvenilir olmasına özen göstermeli Mümkün olduğunda iletişime coşkuyu, heyecanı, arzuyu, içtenliği katan ve iletiyi güçlendiren beden dilini uygun olarak kullanmalıdır.

9 Alıcıdan Kaynaklanan İletişim Engelleri
İletişim sürecinin gerçekleştirilebilmesi için, alıcının kaynaktan gönderilen uygun bir mesajın alınabilmesi ve uygun olarak değerlendirilebilmesi gerekir. En azından alıcı, kendisine uygun şekilde kodlanmış ve uygun bir kanalla gönderilmiş bir mesajı alabilecek, algılayabilecek ve değerlendirebilecek yeterlilikte olmalıdır. Bu neden iletişim sürecinde alıcıdan beklenen hususlar şunlardır. Alıcının algılama kusuru olmamalıdır. Alıcı iletişime ilgi duymalıdır. Alıcı aldığı mesaja objektif olarak cevap vermelidir. Alıcının önyargılı olmaması, farklı inanç, kültür ve değer yargıları gibi psikolojik engelleri olmaması gerekir.

10 Kanaldan Kaynaklanan Etmenler
Alıcı ve kaynak arasında kullanılan kanallarının yetersizliğinden doğan iletişim aksamalarıdır. Özellikle yüz yüze yapılamayan ve alıcı ile kaynak arasındaki fiziki uzaklığın fazla olduğu durumlarda sık sık karşılaşılabilen engellerdir. Örneğin, pek çok kişi telefon görüşmesi esnasında veya bir televizyon programı esnasında kanalda oluşan bir arıza nedeniyle bu problemi yaşamıştır.

11 Diğer Nedenlerden Kaynaklanan Etmenler
Teknik Nedenler İletişimi aksatan en önemli dış etmenlerden biri gürültüdür. Gürültü; yeterli bir kaynak ve yeterli bir alıcı arasında seyretmesi gereken uygun mesajın iletilmesinde ve algılanmasında belirsizliklere neden olacak şekilde harici bir engelle karşılaşmasıdır. Bu durum mesajın hiç ulaşmaması veya ulaştığı halde yanlış anlaşılmasına neden olabilir. Örgüt Yapısından Kaynaklanan Nedenler Bir başka engel türü de, örgüt yapılarından kaynaklanan engellerdir. Esnek ve canlı bir yapıdan uzak, karmaşık bir mekanik yapıya sahip örgütlerde dikey ve yatay iletişim açısından zorluklar yaşanabilir. Örgütlerde yaşanan ast üs gerilimleri de bu yönde iletişimi engelleyen başka bir neden olabilir.

12 DİNLEME BECERİSİ İnsan ilişkilerinde uzlaşmanın, başarılı olmanın sihirli anahtarlarından biri de iyi bir dinleyici olmaktır. Özellikle mesleği halkla ilişkiler olan veya bu alanda görev alan herkesin iyi bir dinleyici olma yeteneğine sahip olması gereklidir. Bazen çok konuşan ve karşısındaki insanlara hiç konuşma fırsatı vermeyen kişilerle sohbet etmekten kaçınırız. Zaten tek taraflı bir konuşma pek de sohbet olmayacağı için bu gibi durumlarda ilginiz dağılır ve konuşmanın bitmesi için fırsat kollarız. Bazen de televizyonda izlediğimiz bir açık oturumda karşısındakine konuşma fırsatı vermek istemeyen ve hatta bu konuda küstahlığı elden bırakmayan bir siyasetçiyi veya uzmanı izlerken sinirleniriz. O halde burada yatan gerçek şudur ki, hep biz konuşur ve karşımızdakilere düşüncelerini, duygularını anlatma fırsatı vermez isek onlarda bizim için aynı şeyleri düşünecekler ve bizi saygısızlıkla suçlayacaklardır. Sessizce dinlemeyi bilmeli, karşımızdaki insanı gerçekten kabul ettiğimizi hissettirmeliyiz. Bu bize en azından, karşımızdakini sonuna kadar dinleyip, ön yargısız olarak duygularını ve düşüncelerini en iyi şekilde anlamamıza imkan verecek, iletişimin kolay ve açık olmasına yardımcı olacaktır.

13 Etkili Konuşma Konuşmanın Tanımı
Konuşma; ses, mimik ve jestlerden oluşan karmaşık bir örüntüdür. Konuşmanın, susku, hece uzunluğu, tartım ve tempodan oluşan dört öğesi vardır. Susku Konuşma esnasında ve kelimeler arasındaki duraklamalardır. Hece uzunluğu Sesli bir harfin söylenmesi sırasında geçen süredir. Tartım Sözden ve suskudan oluşan düzenlemelerdir. Konuşmanın hareketliliğini ve canlılığını göstermektedir. Tempo Konuşmadaki hızdır.

14 ETKİLİ KONUŞMANIN NİTELİKLERİ
Etkin bir konuşmacıda şu özellikler bulunmalıdır. Konuşma çok acık ve anlaşılır olmalıdır. Konuşmada doğal ve içten davranılmalıdır. Konuşmanın hızı dikkat dağıtmayacak bir tempoda olmalıdır. Ses tonu alçak veya çok yüksek olmamalıdır. Konuşma sırasında aşırı olmamak üzere el ve kol hareketleri yapılmasında sakınca yoktur. Konuşma sırasında dinleyiciler ile göz gezdirme yoluyla göz teması kurulmalıdır. Ayakta konuşmak, oturarak konuşmaktan daha etkilidir. Konuşurken geriye doğru yaslanmak, başı yukarı kaldırmak yanlıştır. Konuşurken kolları kavuşturmak doğru değildir. Kendini beğenmişlik mesajı verir. Konuşan kişinin yüz ifadesi yumuşak ve hafif tebessüm içinde olmalıdır. Konuşma süresi iki saati aşmamalı, uzun konuşmalarda ara verilmelidir. Konuşmaya güzel bir sizle başlanabilir. Zaman içinde küçük espriler ve fırkalar anlatılabilir. Konuşma sırasında canlı ve istekli olunmalıdır. Konuşmanın sonunda dinleyicilere soru sorma hakkı tanınmalıdır. Sabırlı, anlayışlı ve hoşgörülü olmak gerekir. Konuşma içeriğinde dinleyici kitlenin anlayabileceği sözcükler kullanılmalı, jargondan ve mümkün olduğu kadar soyut kelimelerde kaçınılmalı, alıcının yanlış yorumlara saplanması önlenmelidir.