KONSORSİYUM ANLAŞMASI Avrupa Birliği Ofisi

... konulu sunumlar: "KONSORSİYUM ANLAŞMASI Avrupa Birliği Ofisi"— Sunum transkripti:

1 KONSORSİYUM ANLAŞMASI Avrupa Birliği Ofisi
T E U OFFICE OF AFFAIRS KONSORSİYUM ANLAŞMASI Avrupa Birliği Ofisi

2 Konsorsiyum Anlaşması (CA)
T E U OFFICE OF AFFAIRS Konsorsiyum Anlaşması (CA) Kapsamlı bir ortaklık anlayışına sahiptir. Hemen hemen tüm proje tipleri için geçerlidir. Zorunlu olmasa dahi yapılması tavsiye edilir. Konsorsiyum anlaşması ile düzenlenen konular: projenin organizasyonu ve yönetimi, ödenek dağılımı, ortakların görevi ve performansı, fikri mülkiyet hakları meselesi uzlaşmazlıklar

3 Ortak Arama CORDIS ortak arama
E U OFFICE OF AFFAIRS Ortak Arama CORDIS ortak arama Ulusal İrtibat Noktaları ve hükümet organları Diğer ortakların önerileri Endüstri kuruluşları İletişim ve ağ etkinlikleri Dergiler AKLINIZDA BULUNSUN… Ortak bulmak için en iyi yöntem çalıştaylara ve konferanslara katılmak ve kişilerle yüzyüze iletişim kurmaktır.

4 Ortaklarda Aranan Özellikler
M T E U OFFICE OF AFFAIRS Ortaklarda Aranan Özellikler Ortak bir vizyona sahip olmak Teknik ve bilimsel uzmanlık Katma değer ve tamamlayıcılık Güvenilirlik Kapasite ve kaynakların yeterliği Finansal kaynakların yeterliği Uzun dönemli büyüme ve sürdürülebilirlik

5 Korsorsiyum Geliştirme
OFFICE OF AFFAIRS Korsorsiyum Geliştirme Konsorsiyumun oluşması için zaman tanımak gerekir. Tanıdığınız insanlarla yetinmemeli ve çevrenizi genişletmelisiniz. Kültür farklılıklarına özen göstermek önemlidir. Her bir ortağın sorumluluğu iyice anlaşılmalıdır. Örn: Ortakların bir araya geldiği ilk toplantıda yapılabilecek bir egzersiz: Her ortak diğer ortakların motivasyonları hakkında ne düşündüğünü yazar.

6 Konsorsiyum Anlaşmasının İçeriği
T E U OFFICE OF AFFAIRS Konsorsiyum Anlaşmasının İçeriği Önsöz Konu Teknik Hükümler Ticari Hükümler Örgütsel Hükümler Mali Hükümler Yasal Hükümler

7 1. Önsöz Projenin başlığı Projenin kısaltması
U OFFICE OF AFFAIRS 1. Önsöz Projenin başlığı Projenin kısaltması Araştırma ve teknoloji geliştirme programı Özel bir yasal çerçeve seçmekteki amaçlar Konsorsiyum anlaşmasında kullanılacak dil(ler) Not: Anlaşmada kullanılan kavramların tanımı, Komisyon’la yapılan kontratta kullanılanlar ile aynı olmalıdır.

8 2. Konu Başlangıçtaki teknik özellikler Hedeflenen teknik çıktılar
M T E U OFFICE OF AFFAIRS 2. Konu Başlangıçtaki teknik özellikler Hedeflenen teknik çıktılar Yapılacak iş Anlaşmanın süresi Anlaşma süresinin sonrasına uzatılan hükümlerin başlangıcı ve sonu Kontratın pek çok maddesini etkilediği için iyice tanımlanmalıdır.

9 3. Teknik Hükümler Her ortağın katkısı Kaynaklar - insan kaynakları
U OFFICE OF AFFAIRS 3. Teknik Hükümler Her ortağın katkısı - her bir ortağın görevinin tanımlanması - ortakların yerine getireceği görevler arasındaki ilişkilerin belirlenmesi Kaynaklar - insan kaynakları - ekipman ve olanaklar - sahip olunan bilgi Bu araçlar mümkün olduğunca detaylı olmalıdır. Örn. kişi sayısı, kullanılacak ekipman, kişilerin niteliği, gizlenen bilgilerin çeşidi, planlar, kılavuzlar, hesaplamalar, prototip, teslim tarihleri, dil, vs.

10 Esnek değişim prosedürleri
T E U OFFICE OF AFFAIRS Üretim programı - çıktıların gecikmesi yada yerine getirilememesi durumlarında bir diğer olasılık planı hazırlanması Harcanacak çaba - ortakların özverisinin sahip olunan kaynaklarla uyumlu olduğunun belirtilmesi Esnek değişim prosedürleri - değişiklikler için oldukça esnek prosedürler oluşturulması

11 4. Ticari Hükümler Gizlilik Çıktıların sahipliği
U OFFICE OF AFFAIRS 4. Ticari Hükümler Gizlilik Çıktıların sahipliği Çıktıların yasal korunumu (patent hakları) Çıktıların ticari kullanımı Kullanım zorunluluğu Bilginin yayılması Yayımlama Sahip olunan bilginin patenti

12 5. Örgütsel Hükümler Anlaşma şunları netleştirmelidir:
OFFICE OF AFFAIRS 5. Örgütsel Hükümler Anlaşma şunları netleştirmelidir: Proje izleme komitesine devredilen sorumluluklar Örgütsel koşullar (oluşum, vs.) İşletimsel koşullar (toplantılar, kararlar, başkanlık, vs.) Gücünün sınırları Not: Gerekli görülürse diğer komiteler de oluşturulabilir. Dolayısıyla diğer komitelerin oluşturulması için gerekli hükümler de belirtilmelidir.

13 6. Mali Hükümler Plan - detaylı bir yaklaşık toplam maliyet hesabı
U OFFICE OF AFFAIRS 6. Mali Hükümler Plan - detaylı bir yaklaşık toplam maliyet hesabı - ortakların ve Avrupa Komisyonu’nun mali katkısı - diğer mali destekler (bankalar, vs.) - harcamalar ve mali plan - yıllık bütçe

14 - ortakların geri alınabilen avansları ve geri alma yöntemleri
U OFFICE OF AFFAIRS Ortak Ödemeler - ortakların geri alınabilen avansları ve geri alma yöntemleri - ortak hesaplar ve ödeme koşulları - ödeme dönemleri ve koşulları - para birimi - banka transfer ücretleri ve döviz kurları - vergilerin ödenmesi - faizler - Yönetim harcamaları

15 7. Yasal Hükümler Yasal Statü
U OFFICE OF AFFAIRS 7. Yasal Hükümler Yasal Statü Anlaşmaların/kontratın/şirketlerin oluşturulmasında uyulacak yasal çerçeve Dönemleme & Konular Başlangıç tarihi, bitiş tarihi, dönemleme/değişiklik/uzatma/iptal, ortaklardan birinin çıkarılması, yeni ortakların dahil edilmesi, değişiklik koşulları, teknik ve mali hükümlerde değişiklik Anlaşmazlıkların çözümünde uygulanacak yasalar Ortaklardan birinin ulusal yasası veya teknolojik korunumu en çok sağlayan yasa seçilebilir.

16 Rızasızlık cezaları (?)
M T E U OFFICE OF AFFAIRS Rızasızlık cezaları (?) - tazminatların ödenmesi (bilgi sağlanmasında gecikilmesi) - herhangi bir zararın mali tazmini - faiz ödemeleri (ödemelerde gecikme) - anlaşmanın iptali (bilgi sağlanmasında gecikilmesi, ödemelerde gecikme, gizlilik içeren bilgilerin açıklanması, vs.) Personel değişimi Ortaklar kendi aralarında personel değişimi gerçekleştirebilir. Ancak ele alınması gereken birtakım konular vardır. Örn. Seyahat harcamaları, sağlık hizmetleri, sosyal güvenlik konuları, uygulanacak hukuk, vs.

17 Konsorsiyum Yönetimi Karar verme Temsil ve oylama Performans izleme
OFFICE OF AFFAIRS Konsorsiyum Yönetimi Karar verme Temsil ve oylama Performans izleme Uzlaşmazlık çözümü

18 1. Karar Verme Mekanizmaları
T E U OFFICE OF AFFAIRS 1. Karar Verme Mekanizmaları Proje çıktılarının zamanında ve Komisyon ile uyumlu bir biçimde ortaya konabilmesi için yönetim yapıları projenin kontrolünü gerçekleştirmelidir. Proje İzleme Komitesi İş Yönetimi Grubu Proje Yönetimi Takımı

19 Proje İzleme Komitesi Projedeki tüm ortaklardan oluşur.
OFFICE OF AFFAIRS Proje İzleme Komitesi Projedeki tüm ortaklardan oluşur. Kilit önemdeki kararları alır. Örn. Kontratın değiştirilmesi, yeni ortak eklenmesi, çalışma programının yeniden düzenlenmesi, bütçenin onaylanması, grup içinde görevlendirmeler yapılması vs.) Yılda iki veya üç kez toplanır. Farklı isimleri olabilir ve birtakım alt gruplara ayrılabilir. Örn. İzleme komitesi, irtibat komitesi, yönetim komitesi ve mali, teknik alt gruplar Komitenin görevi günlük yönetim işleri ve koordinatör (yada yönetici) tarafından gerçekleştirilen temsil işlerini içerir. Etkin ve katı bir denetim ve danışma sistemine sahiptir.

20 M T E U OFFICE OF AFFAIRS İş Yönetimi Grubu Proje İzleme Komitesi için raporların ve bütçenin hazırlanması konularıyla ilgilenir. Özel Bilimsel Komitelerin işlerini gözetler ve koordine eder. Proje yöneticisini, Komisyon ile ilişkilerinde destekler Çalışmayan ortaklarla kontratın sonlandırılmasını önerir. Ayda bir kez toplanır.

21 M T E U OFFICE OF AFFAIRS Proje Yönetimi Takımı Proje Yönetici Yardımcısı ve gruptan birkaç yöneticiden oluşur. Bilimsel yönetici ve 5/6 kişiden oluşur. Dışarıdan 2 eleştirmen bulmak yararlı olabilir.

22 2. Temsil & Oylama Hakları
U OFFICE OF AFFAIRS 2. Temsil & Oylama Hakları Yönetim yapıları demokratik ve herkese açık olmalıdır. Ancak temsil ve oylama hakları, bütçe yüzdesine göre komiteler arasında farklılık gösterir. Oy haklarındaki farklılıklar (çoğunluk, oybirliği vs.) dikkatlice belirlenmelidir. Örn: Ortaklardan birini projeden çıkarmak oldukça önemli bir konudur. Bu nedenle oybirliği gerekir.

23 M T E U OFFICE OF AFFAIRS 3. Performans İzleme Komisyon herhangi bir ortağın performans göstermemesi nedeniyle kontratı değiştirebilir. Bir ortaklığın sonlandırılması birtakım mali sonuçlar içerebilir. Bu ortağın Komisyona geri ödeme yapmaması durumunda diğer ortaklar ödeme yapmak durumunda kalabilirler. Aşamalar: Proje Başvuru Aşaması Projenin Öncesi ve Başlaması Aşaması Proje Aşaması

24 M T E U OFFICE OF AFFAIRS Proje Başvuru Aşaması Ortakların performansı düzenli olarak izlenmelidir: Ortaklar hakkında, özellikle mali konularda, yeterli bilgi edinin. Tanımadığınız ortaklarla çalışacağınızda referans isteyin. Son dakikada ortak eklemeyin. Ortaklardan birinin performans göstermeme riskini önceden hesaplayın. Mali garanti isteyin.

25 Proje Öncesi ve Başlama Aşaması
T E U OFFICE OF AFFAIRS Proje Öncesi ve Başlama Aşaması Birçok proje, ortaklardan ne istendiğinin anlaşılmaması nedeniyle başarısız olur: Ortakların ihtiyaçları dahilinde eğitimler verilmelidir. Projenin başlıca hedeflerine yönelik eksiksiz bir eğitim sağlanmalıdır.

26 Proje Aşaması Mali ve teknik konularda düzenli raporlamalar yapın.
OFFICE OF AFFAIRS Proje Aşaması Mali ve teknik konularda düzenli raporlamalar yapın. Raporları takip edin. Gerekli eylemlerin doğru takımlar tarafından gerçekleştirildiğinden emin olun. Değişimleri gözleyin. (proje toplantılarındaki personel değişimi, toplantı tarihleriyle ilgili problemler, raporlama hataları ve önemli toplantılara katılmama vs.)

27 M T E U OFFICE OF AFFAIRS 4. Uzlaşmazlık Çözümü Ortaklar arasındaki uyuşmazlıklar Komisyon’un gözünde projeye zarar verir: Projenin uzun ömürlülüğü için ortaklık içinde uyuşmazlıklardan kaçınılmalıdır. Ortaklık içindeki uyuşmazlıkların çözümünde iyi iletişim, güven ve anlayış önemlidir. Kurallar, sorumluluklar ve bütçe şeffaf ve adil bir biçimde dağıtılmalıdır.

28 Eğer birtakım anlaşmazlıklar kaçınılmazsa:
U OFFICE OF AFFAIRS Eğer birtakım anlaşmazlıklar kaçınılmazsa: Mümkün olduğu kadar çabuk çözün. Yargıdan önce tüm diğer yolları deneyin. (arabulucu taraflar, danışman, vs.) Konsorsiyum Anlaşması gereği uyuşmazlığın Komisyon’dan önce diğer kişilerle görüşülmesi gerektiğini unutmayın. Hakeme başvurmaktan kaçının. (maliyeti yüksek olabilir) Konsorsiyum Anlaşması sorunlu ortakları projeden çıkarmanıza izin verir.

29 Konsorsiyum Anlaşmasının Değiştirilmesi
OFFICE OF AFFAIRS Konsorsiyum Anlaşmasının Değiştirilmesi Konsorsiyum Anlaşması’nın değiştirilebilmesi için kolay ve net prosedürler oluşturulmalıdır: - teknik ve mali hükümlerin değiştirilmesi - ortaklardan birinin çekilmesi veya yeni ortak dahil edilmesi - Program sonlandıktan sonra anlaşmanın sonlandırılması - Kontrat sonlanmadan anlaşmanın sonlandırılması Karar alma mekanizması oluşturulmalıdır: - düzenli izleme komitesi toplantıları yapılması - beklenmedik toplantılar yapılması - herbir ortağın gücünün ortaya konması - karar alma yönteminin belirlenmesi (oybirliği, oyçokluğu vs.)

30 M T E U OFFICE OF AFFAIRS Aklınızda bulunsun… Proje bireylerin bir araya gelmesi ile oluşur. Proje için farklı ülkelerden, kültürlerden ve örgütlerden insanlar birleşir. Güvenin oluşması için zaman gerekir. BİR PROJE ANCAK EN ZAYIF ORTAK KADAR BAŞARILI OLABİLİR!!!

31 Orta Doğu Teknik Üniversitesi
M T E U OFFICE OF AFFAIRS TEŞEKKÜRLER… Orta Doğu Teknik Üniversitesi Avrupa Birliği Ofisi