2014-2018 DÖNEMİ STRATEJİK PLAN HAZIRLIK ÇALIŞMALARI.

... konulu sunumlar: "2014-2018 DÖNEMİ STRATEJİK PLAN HAZIRLIK ÇALIŞMALARI."— Sunum transkripti:

1 DÖNEMİ STRATEJİK PLAN HAZIRLIK ÇALIŞMALARI

2 Gelecek için yönlendirme sürecidir.
STRATEJİK PLANLAMA Bir mikro planlama modelidir. Yarına sahip olabilmek için bugün ne yapılması gerektiğine karar vermektir. Gelecek için yönlendirme sürecidir. KURUMUN 5, 10 YIL SONRA NEREDE OLMAK İSTEDİĞİNİN AÇIKÇA BELİRLENMESİDİR.

3 KURUMUN PERFORMANSINI ETKİLER.
STRATEJİK PLANLAMA Kurum hedeflerinin tümüne birden ulaşmaya çalışan ve devamlılık gösteren bir süreçtir. KURUMUN PERFORMANSINI ETKİLER. Girdilere değil sonuçlara odaklıdır. Katılımcı bir yaklaşımdır.

4 Değişimin planlanmasıdır.
STRATEJİK PLANLAMA Hesap verme sorumluluğuna temel oluşturur. Yazılı uzun vadeli planlar geliştirme aracıdır. Salt bir belge değildir, süreçtir. Değişimin planlanmasıdır.

5 STRATEJİK PLANLAMANIN FAYDALARI
İşgücünün daha verimli olmasını sağlar -Doğru zamanda, doğru yere, doğru çalışanın getirilmesini sağlar. -Çalışanların iş doyumunu gerçekleştirir. -İşgücü maliyetlerini azaltır. 2. Eğitim sürecine katkıda bulunur. Etkili personel yetiştirmeyi kolaylaştırır. Yöneticileri eğitme aracıdır. 3. Kurumun rekabetçi performansını arttırır. Kurumsal kapasitenin güçlendirilmesini sağlar. (Aktör çeşitliliği – işbirliği) Planlamanın salt fiziksel değil, ekonomik ve sosyal boyutlarını da içerir. Hem vizyona hem sürece işaret eder. SWOT analizi ile güçlü ve zayıf yanları, tehdit ve fırsatları ortaya konulur, politikalarla desteklenir.

6 4. Geleceğe yönelik dinamik yapı oluşturulmasına katkıda bulunur.
Stratejik Planlama esnektir. Katılımcıların karar almasına ve uygulamasına imkan verir. 5.Gelecek için yönlendirme SÜRECİ’dir. Riskleri azaltma yoludur. Üst düzey yöneticiler arasında uzlaşma sağlama yoludur. Yazılı uzun vadeli planları geliştirme aracıdır. 6. Kuruluşun geleceğini kendi lehine yönlendirmesine olanak tanır. 7. Kurum kültürünün ve kimliğinin oluşumuna, gelişimine, güçlendirilmesine destek olur. 8. Kaynakların stratejik önceliklere göre dağıtılmasını sağlar.

7 9. Kaynakların etkin kullanılıp kullanılmadığını izler. 10
9. Kaynakların etkin kullanılıp kullanılmadığını izler. 10. Hesap verme sorumluluğunu geliştirir. 11. Belirsizliklerle başa çıkma konusunda sistematik bir yaklaşım sunar. 12. Mali yönetime etkinlik kazandırır.

8 STRATEJİK İŞ PLANLAMA MODELİ
1. AMACI BELİRLEME: Üniversitemizin temel amacı nedir? Ne olması gerekir? 2. HEDEFLERİ VE AMAÇLARI SEÇME: Üniversitemiz neyi başarmaya çalışıyor? Başarı nasıl ölçülebilir? 3. MEVCUT GÜÇLÜ YANLARI YETERSİZLİKLERİ BELİRLEME: Üniversitemiz neyi iyi yapıyor? Neleri yeteri kadar iyi yapamıyor? 4. GELECEĞİN TEHDİTLERİNİ ve FIRSATLARINI ANALİZ ETME: Dış çevrede gelecekte ortaya çıkabilecek üniversitemize yönelik ne gibi tehditler ve fırsatlar vardır. 5. GÜÇLERİ / YETERSİZLİKLERİ – TEHDİTLERİ ve FIRSATLARLA KARŞILAŞTIRMA: Üniversitemiz gelecekteki fırsatların avantajlarından nasıl yararlanabilir. 6. UZUN DÖNEMLİ STRATEJİLER BELİRLEME: Çevrede ortaya çıkabilecek fırsatlardan yararlanılır ve tehditler önlenirse, üniversitemizin uzun dönemli stratejileri ne olmalıdır. 7. STRATEJİLER UYGULAMAYA KOYMA: Stratejiyi başarıyla uygulamak için üniversitemizde ne tür değişimlere ihtiyaç vardır. 8. STRATEJİLERİ DEĞERLENDİRME: Çeşitli kararları oluşturanlar, stratejilerin işleyişini ne derece iyi düşünmüşlerdir? Stratejiler ne kadar iyi işlemektedir?

9 Stratejik Yönetim Döngüsü
DEĞERLENDİRME (İÇ VE DIŞ) FAALİYET RAPORLARININ HAZIRLANMASI STRATEJİK PLANLAMA PERFORMANS ESASLI BÜTÇELEME (Performans Programı) UYGULAMA

10 KAMUDA STRATEJİK PLANLAMANIN HUKUKİ ÇERÇEVESİ
5018 sayılı KMYKK ( ) 5436 sayılı KMYKK’da Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun (Strateji Geliştirme Birimleri) ( ) Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ( ) Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ( )

11 STRATEJİK YÖNETİM SÜRECİ VE AŞAMALARI
1. Hazırlık çalışmaları, 2. Stratejik planların hazırlanması, 3. Planın değerlendirilmesi, 4. Stratejik planlara son şeklinin verilmesi, 5. Stratejik planların sunulması, 6. Performans programının hazırlanması ve 7. Performans göstergelerinin belirlenmesi.

12 STRATEJİK YÖNETİM SÜRECİ
Kamu idarelerinin stratejik planlama süreci hazırlık dönemi ile başlar. Üst yönetici tarafından bir iç genelge ile çalışmaların başlatıldığı duyurulur. Bu kapsamda tarih ve sayılı 2012/1 Genelge) ile üniversitemizde Stratejik Plan Çalışmaları başlamıştır. Çalışmaların koordinasyonunu sağlamak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının koordinatörlüğünde bir «Stratejik Planlama Kurulu» kuruldu ( tarih ve sayılı yazı).

13 STRATEJİK PLANLARIN HAZIRLANMASI
Stratejik planlar hazırlanırken aşağıdaki dört temel soruya cevap aranır. 1. NEREDEYİZ ? 2. NEREYE GİTMEK İSTİYORUZ ? 3. GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞABİLİRİZ ? 4. BAŞARIMIZI NASIL İZLER VE DEĞERLENDİRİRİZ ?

14 1.NEREDEYİZ ? Kuruluşun faaliyetini gerçekleştirdiği iç ve dış ortamın kapsamlı bir biçimde incelenmesini ve değerlendirilmesini içeren durum analizi yapılarak cevaplandırılır.

15 2. NEREYE GİTMEK İSTİYORUZ ?
Kuruluşun varoluş nedeninin öz bir biçimde ifade edilmesi anlamına gelen misyon; Ulaşılması arzu edilen geleceğin kavramsal, gerçekçi ve öz bir ifadesi olan vizyon; Kuruluşun faaliyetlerine yön veren ilkeler/temel değerler; Ulaşılması için çaba ve eylemlerin yönlendirileceği genel kavramsal sonuçlar olarak tanımlanabilecek amaçlar ve Amaçların elde edilebilmesi için ulaşılması gereken ölçülebilir sonuçlar anlamına gelen hedefler ortaya konularak verilir.

16 3. GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞABİLİRİZ?
Amaç ve hedeflere ulaşmak için izlenecek yollar ve kullanılacak yöntemlerin belirlenmesidir. (Stratejiler ve faaliyetler)

17 4. BAŞARIMIZI NASIL İZLER VE DEĞERLENDİRİRİZ ?
İzleme, stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasıdır. Değerlendirme ise, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesi ve söz konusu amaç ve hedeflerin tutarlılık ve uygunluğunun analizidir. Amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesine ilişkin gelişmelerin belirli bir sıklıkla raporlanması ve ilgili taraflar ile birim içi ve birim dışı mercilerin değerlendirmesine sunulması, izleme faaliyetlerini oluşturur. Performansın izlenmesi, izleme faaliyetinin temelidir. Bunun için performans göstergeleri ile ilgili veriler düzenli olarak toplanmalı ve değerlendirilmeli ve yapılan tüm çalışmalar burada anlatılmalıdır.

18 STRATEJİK YÖNETİM SÜRECİ
Plan ve programlar GZFT Analizi Paydaş Analizi DURUM ANALİZİ 1. NEREDEYİZ?

19 STRATEJİK YÖNETİM SÜRECİ
Kuruluşun varoluş gerekçesi Temel ilkeler MİSYON VE TEMEL DEĞERLER Arzu edilen gelecek VİZYON Orta vadede ulaşılacak amaçlar Spesifik, somut ve ölçülebilir hedefler AMAÇLAR VE HEDEFLER 2. NEREYE ULAŞMAK İSTİYORUZ?

20 STRATEJİK YÖNETİM SÜRECİ
Amaç ve hedeflere ulaşma yöntemleri Detaylı iş planları Maliyetlendirme Performans programı Bütçeleme STRATEJİLER FAALİYETLER VE PROJELER 3. GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞABİLİRİZ?

21 STRATEJİK YÖNETİM SÜRECİ
Raporlama Karşılaştırma İZLEME Geri besleme Ölçme yöntemlerinin belirlenmesi Performans göstergeleri Uygulamaya yönelik ilerleme ve sonuçların değerlendirilmesi PERFORMANS ÖLÇME VE DEĞERLEN-DİRME 4. BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDER VE DEĞERLENDİ-RİRİZ?

22 KURULUŞ İÇİ ANALİZDE DİKKATE ALINACAK HUSUSLAR Kuruluşun Yapısı
SP HAZIRLARKEN DİKKATE ALINACAK HUSUSLAR GZFT (SWOT) ANALİZİ Güçlü ve zayıf yönler belirlenirken dikkate alınabilecek bazı hususlar aşağıda verilmiştir. Bu hususlarda salt verileri kapsayan, tanımlayıcı bir içerik taşımamalı; verilerin yanı sıra analitik değerlendirmelere ve sonuçlara yer verilmelidir. KURULUŞ İÇİ ANALİZDE DİKKATE ALINACAK HUSUSLAR Kuruluşun Yapısı Beşeri Kaynaklar Kurum Kültürü Teknoloji Mali Durum Fırsatlar, kuruluşun kontrolü dışında gerçekleşen ve kuruluşa avantaj sağlaması muhtemel olan etkenler yada durumlardır. Tehditler ise, Kuruluşun kontrolü dışında gerçekleşen, olumsuz etkilerinin engellenmesi veya sınırlandırılması gereken unsurlardır.

23 ÇEVRE ANALİZİNDE TEMEL ETKENLER
Çevre Analizinde; kuruluşu etkileyebilecek dışsal değişimler ve eğilimler değerlendirilir. Analiz kapsamında, ekonomik, sosyal, demografik, kültürel, politik, çevresel, teknolojik ve rekabete yönelik etkenlerin belirlenmesi gerekir. ÇEVRE ANALİZİNDE TEMEL ETKENLER Kuruluşun faaliyet alanında dünyadaki durum ve gelişmeler Kuruluşun faaliyet alanında ülkemizdeki durum ve gelişmeler Dünyada ve ülkemizde temel eğilimler ve sorunlar arasında kuruluşu yakından ilgilendiren kritik konular ve bu konuların kuruluşu nasıl ve ne yönde etkileyeceği Kuruluşun faaliyetleri ve alanıyla ilgili kalkınma planı, sektörel ve bölgesel plan ve programlarda yer alan amaç, ilke ve politikalar ve bunlar arasındaki uyum Kuruluşun karşılaşabileceği riskler ve belirsizlikler * GZFT ANALİZİ, güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler arasında ilişki kurulması ve stratejilerin geliştirilmesine temel teşkil eder.

24 AMAÇLARI BELİRLEME

25 AMAÇLARIN ÖZELLİKLERİ
Kuruluşun misyonunu gerçekleştirmesine katkıda bulunmalıdır. AMAÇLARIN ÖZELLİKLERİ Misyon, vizyon ve temel değerlerle uyumlu olmalıdır. İddialı, ama gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. Ulaşılmak istenen sonuçları açık bir şekilde ifade etmeli, ancak bunlara nasıl ulaşılacağını olarak açıklamamalıdır. ayrıntılı

26 Orta vadeli bir zaman dilimini kapsamalıdır.
AMAÇLARIN ÖZELLİKLERİ Hedefler için bir çerçeve çizmelidir. Durum analizi sonuçlarına göre şekillenmelidir. Önemli dışsal değişiklikler olmadığı sürece değiştirilmemelidir. Orta vadeli bir zaman dilimini kapsamalıdır.

27 AMAÇ ÖRNEKLERİ Amaç 1: Eğitim ve Öğretim Kalitesini Arttırmak Amaç 2: İnsan kaynaklarını geliştirmek

28 HEDEFLERİ BELİRLEME

29 Yeterince açık ve anlaşılabilir
HEDEFLER Ölçülebilir olmalıdır. Yeterince açık ve anlaşılabilir ayrıntıda olmalıdır. İddialı olmalı, fakat imkansız olmamalıdır. Sonuca odaklanmış olmalıdır. Zaman çerçevesi belli olmalıdır.

30 Hedef 1 : Fiziki koşulları yetersiz eğitim binalarının oranını 2014’e kadar % 30 azaltmak.
HEDEF ÖRNEKLERİ

31 VİZYON-AMAÇ-HEDEF UYUMU
MİSYON VİZYON TEMEL DEĞERLER AMAÇ 1 AMAÇ 2 AMAÇ 3 AMAÇ 4 HEDEF 1 HEDEF 2 HEDEF 1 HEDEF 2 HEDEF 3 HEDEF 1 HEDEF 1

32 PERFORMANS GÖSTERGELERİ

33 Performans Göstergeleri, Girdi, Çıktı, Verimlilik, Sonuç ve Kalite Göstergeleri olarak sınıflandırılır. Girdi : Üniversitemizi 2013 yılında tercih eden öğrenci sayısı Çıktı: Üniversitemizden mezun olan öğrenci sayısı Verimlilik: Dönem uzatmadan mezun olan öğrenci sayısı Sonuç: Üniversitemizden mezun olan öğrencilerin iş bulma sayısı Kalite : Öğrencilerimizin memnuniyet oranı

34 STRATEJİLER

35 STRATEJİLER Kuruluşun amaç ve hedeflerine nasıl ulaşılacağını gösteren kararlar bütünüdür. Etkili stratejiler olmaksızın amaç ve hedeflere ulaşmak mümkün değildir. Stratejiler belirlenirken kuruluşun kaynakları ve farklı alanlardaki yetkinliği göz önünde bulundurulmalıdır. Strateji ve hedeflerin karşılıklı uyumu kontrol edilmelidir.

36 FAALİYETLER VE PROJELER

37 FAALİYETLER / PROJELER
Her bir stratejik amaca ait hedefler bu başlık altında ayrıntılı olarak açıklanmalı ve bu hedeflere ulaşmak için gerekli olan faaliyet ve projeler detaylı bir şekilde anlatılmalıdır.

38 STRATEJİK PLAN UNSURLARI Stratejiler,Faaliyetler,Projeler
Misyon Vizyon Değerler 1.Düzey Amaç 1 Amaç 2 Amaç 3 2.Düzey Hedef1 Hedef2 Hedef3 Hedef1 Hedef 2 Hedef 1 Hedef2 Hedef3 PG PG PG PG PG PG PG PG PG PG PG PG PG 3.Düzey Stratejiler,Faaliyetler,Projeler

39 Fiziki ve teknolojik altyapı Stratejik Hedefler
ÖRNEK: Stratejik amaç 1 : Üniversitemizin Eğitim-Öğretim Kalitesini Arttırmak Amacı ile Fiziksel ve Teknolojik Alt Yapı Olanaklarının Geliştirilmesi Fiziki ve teknolojik altyapı Stratejik Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 1. İdari işlerin daha verimli ve etkin bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için 2015 yılı sonuna kadar Merkezi İdari Hizmet Binası inşaatının tamamlanması sağlanacaktır. İnşaat tamamlama oranı Üniversitemizin eğitim ve öğretim kalitesini arttırmak için, gerek fiziksel gerekse teknolojik altyapı çalışmalarının etkin ve verimli bir şekilde tamamlanabilmesi için gerekli yol ve yöntemler izlenecektir. 2. Personelimize kolaylık sağlayacak yazılımların sağlanması 2016 sonuna kadar tamamlanacaktır. Yazılım Sayısı yılı sonuna kadar Üniversitemizdeki mevcut uygulama yazılımlarının entegrasyonu verilerin paylaşılması tamamlanacaktır. Mevcut uygulama yazılımlarının entegrasyon oranı

40 PAYDAŞ ANALİZİ NEDİR?

41 Paydaşlar, kuruluşun ürün ve hizmetleri ile ilgisi olan, kuruluştan doğrudan veya dolaylı, olumlu yada olumsuz yönde etkilenen veya kuruluşu etkileyen kişi, grup veya kurumlardır. İç Paydaşlar: Kuruluşun çalışanları, yöneticileri ve kuruluşun bağlı olduğu bakan , iç paydaşlara örnek olarak verilebilir. Dış Paydaşlar: Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan diğer kamu ve özel sektör kuruluşları, kuruluşa girdi sağlayanlar, sendikalar, ilgili sektör birlikleri dış paydaşlara örnek olarak verilebilir. Müşteriler: Kuruluşun ürettiği ürün ve hizmetleri alan, kullanan veya bunlardan yararlanan kişi, grup veya kurumlardır. Müşteriler dış paydaşların alt kümesidir.

42 Kuruluşun faaliyetleri / hizmetleri ile ilgisi olanlar kimlerdir?
PAYDAŞLARIN TESPİTİ Kuruluşun faaliyetleri / hizmetleri ile ilgisi olanlar kimlerdir? Kuruluşun faaliyetlerini / hizmetlerini yönlendirenler kimlerdir ? Kuruluşun faaliyetlerini / hizmetlerini kullananlar kimlerdir? Kuruluşun faaliyetlerinden / hizmetlerinden etkilenenler kimlerdir? Kuruluşun faaliyetlerini / hizmetlerini etkileyenler kimlerdir? Soruları cevaplanarak bulunabilir. PAYDAŞLARIN ÖNCELİKLENDİRİLMESİ Paydaşların önceliklendirilmesinde dikkate alınacak hususlar; paydaşın kuruluşun faaliyetlerini etkileme gücü ile kuruluşun faaliyetlerinden etkilenme derecesidir. PAYDAŞLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ Paydaş, kuruluşun hangi faaliyeti / hizmeti ile ilgilidir? Paydaşın kuruluştan beklentileri nelerdir? Paydaş, kuruluşun faaliyetlerini / hizmetlerini ne şekilde etkilemektedir?(olumlu / olumsuz) Paydaşın kuruluşu etkileme gücü nedir? Paydaş, kuruluşun faaliyetlerinden / hizmetlerinden ne şekilde etkilenmektedir? (olumlu / olumsuz) PAYDAŞ ANALİZİ kapsamında, kuruluşun sunduğu ürün / hizmetlerle bunlardan yararlananlar ilişkilendirilir. Böylece, hangi ürün / hizmetlerden yararlandığı açık bir biçimde ortaya konulur.

43 İZLEME VE DEĞERLENDİRME

44 İzleme; Stratejik planda ortaya konulan hedeflere ilişkin gerçekleşmelerin sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasıdır. Değerlendirme ise, uygulama sonuçlarının stratejik amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesi ve söz konusu amaç ve hedeflerin tutarlılık ve uygunluğunun analizidir. İzleme ve değerlendirme faaliyetlerinin etkili olarak gerçekleştirilebilmesi, uygulama aşamasına geçmeden önce stratejik planda ortaya konulan hedeflerin nesnel ve ölçülebilir göstergeler ile ilişkilendirilmesini gerektirir.

45 UYGULAMADA KARŞILAŞILAN TEMEL SORUNLAR İDARİ KÜLTÜRDE DEĞİŞİM
SORUN 1: Stratejik Planlamaya karşı inançsızlık ve sahiplenmeme. SORUN 2: Kurumsal Kültürlerin Stratejik Planlamaya yeterince uygun olmaması. - SÜREÇ - KATILIMCILIK - SAHİPLENMEME SORUN 3: Kurumsal kapasite yetersizlikleri (yapısal sorunlar, personel değişiklikleri, personel, finansman, mekan vb.) İDARİ KÜLTÜRDE DEĞİŞİM

46 UYGULAMADA KARŞILAŞILAN TEMEL SORUNLAR
SORUN 4: Sürecin iyi yönetilememesi (Stratejik yönetim konusunda yöntem, bilgi eksikliği ve uygulama becerisi). SORUN 5: Stratejik Planlama yaklaşımını öğrenmede, eğitim ihtiyacı ve karşılanamaması. SORUN 6: Sürecin zaman alıcı olması ve stratejik planlama ekiplerinde motivasyon, süreklilik ve sürdürebilirliği sağlamadaki zorluklar. SORUN 7: Plan ile bütçe bağlantısının kurulmasında yaşanan zorluklar. SORUN 8: Kurumlardaki istatistiki veri tabanlarının yetersizliği.

47 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI TEŞEKKÜR EDERİZ.