Elektronik belge yönetim sistemi

... konulu sunumlar: "Elektronik belge yönetim sistemi"— Sunum transkripti:

1 Elektronik belge yönetim sistemi
Berna TOKEL

2 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Soru-1 1- Belge ve Evrak arasındaki fark nedir? Belgenin evraktan farkı, belgenin tarih ve sayı alarak kayıt altına alınmış olmasıdır. Belge, elektronik olarak evrak ise ıslak imza ile imzalanmıştır. Belge arşive kaldırılmıştır, evrak ise günceldir. Evrak ile belge arasında herhangi bir fark yoktur, eşanlamlı kelimelerdir.

3 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Soru-2 2- EBYS’de bir evrakın imzalandığını aşağıdakilerden hangisine bakarak anlayamazsınız? Evrak arama ekranında evrak tanımı alanında simgesine bakarak. Evrakın İlgi’sinden Evrakın tarihçesinden Evrakın önizlemesinden

4 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Soru-3 3- Aşağıdaki alanlardan hangisi EBYS’de evrak oluştururken girilmesi zorunlu olan bir alan değildir. Dosya Kodu İçerik Şablon Paraflayacak Kullanıcılar

5 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Soru-4 4- Evraka cevap verilip verilmediğini aşağıdaki alanların hangisinden anlayabilirsiniz? İlişkili Evrak Ek İlgi Miat Tarihi

6 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Soru-5 5- Bir evrak oluşturulurken en fazla kaç parafçı seçebilirsiniz? 3 5 8 10

7 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Soru-6 6- En fazla kaç adet dosya kodu kullanabilirsiniz? 1 3 5 İstediğiniz kadar

8 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Soru-7 7- Paraf Şerhi ile İmza Altı İçerik arasındaki fark nedir? Paraf Şerhi paraf nüshasında, İmza Altı İçerik ise tüm dağıtım nüshaları dâhil evrakta görünür. Paraf Şerhi imzanın üstünde İmza Altı İçerik ise imzanın altında çıkmaktadır. Paraf Şerhi Kurum dışına yazılan evraklarda İmza Altı İçerik ise tüm evrak türlerinde kullanılır. Hiçbir fark yoktur.

9 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Soru-8 8- Kısa Yollarım menüsünü hangi alandan ekleyebilirsiniz? Telefon/Adres Rehberi Ayarlar->Portal Part Ekle Kişisel Bilgiler İş Akışları

10 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Soru-9 9- Gizlilik Durumu olan evraklara kimler erişebilir ? Evrakı oluşturan kullanıcı Evrakı imzalayan kullanıcı Evrakı oluşturan ve imzalayan kullanıcı Evrakın gönderildiği birim

11 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Soru-10 10- Kişisel olarak oluşturulan bir klasörü kimler görebilir ? Klasörü oluşturan kullanıcı Birim evrak sorumlusu Birimdeki diğer kullanıcılar Hepsi

12 CEVAPLAR a) d) c) b)

13 EBYS İlk Kullanım Evrak Ekleme Evrak Arama Klasörler Vekalet KEP ile Evrak Gönderimi

14 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
EBYS İlk Kullanım Kişisel Bilgilerinizi Güncelleyiniz Güçlü Bir Şifre Belirleyiniz Java’yı Güncelleyiniz

15 Evrak Ekleme Gönderilen Makam Kayıtlı Plan Oluşturulması
Kayıtlı Planların belirli aralıklarla yenilenmesi Dağıtım nüshalarına not ekleme Seçili Unvanın Değiştirilmemesi!

16 Evrak Ekleme Dosya Kodu Seçimi https://sdp.kaysis.gov.tr/ Favoriler
Birden Fazla Kod Seçimi Konu Alanının Açıklayıcı Olması

17 Evrak Ekleme İlgi Hangi evraka cevap verildiyse İlgi’den evrakın seçilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde evraka verilmiş cevaplar görünmeyecektir. İlgi

18 Evrak Ekleme Ek Ekleme Boyutu yüksek ekler veya sisteme eklenemeyecek ekler Dağıtım birimlerine farklı eklerin gönderilmesi Dağıtım birimlerine aynı ekin farklı sayfalarının gönderilmesi Ek ve İlgili evraklar tam yüklenmeden sistemden çıkılmamalıdır

19 Evrak Ekleme İçerik Şablonlar Word’den içerik çekme
Explorer uyumluluk ayarları

20 İmza Altı İçerik ve Paraf Şerhi
Evrak Ekleme İmza Altı İçerik ve Paraf Şerhi İmza Altı İçerik, dağıtım nüshaları dahil tüm kopyalarda çıkar Paraf Şerhi ise yalnızca paraf nüshasında çıkar, dağıtımda bulunmaz Explorer uyumluluk ayarları

21 Evrak Ekleme Klasör Seçimi Mevcut Klasör Seçimi Yeni Klasör Ekleme

22 Evrak Ekleme Şablon Seçimi Mevcut Seçimlerin Şablon Olarak Kaydı
Yeni Klasör Ekleme

23 Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Vekalet Bırakma Vekalet döneminde sisteme giriş yapılabilir ancak evraklara erişim sağlanamaz. Vekalet hesabına sağ üstte bulunan rol alanında yapılan seçim ile geçilir. Vekil kişinin önceki evraka erişebilmesi için; Vekalet öncesi erişimi olan evrakları da görsün alanı işaretlenmelidir. Vekalet bırakılan süre kısa ise evrakların oluşturulma ve tamamlanma zamanlarına çok dikkat edilmeli.

24 Evrak Arama Hızlı Evrak Arama
Evrakın herhangi bir yerinde anahtar kelimeleri arar. Çok fazla sayıda sonuç getirir.

25 Evrak Arama Detaylı Evrak Arama
Evrakta belirli kriterlere göre arama yapılır. Daha az sayıda sonuç getirir. Kriter ve Kolonların Özelleştirilmesi

26 KEP ile Evrak Gönderimi
Evrakın KEP ile gidebilmesi için; evrakın gittiği yerin kamu kuruluşu olması ve sistemde KEP adresinin tanımlı olması gerekmektedir.

27