BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ ÖRGÜTLEME; bürolarda yapılacak i ş leri, bu i ş leri yapacak ki ş ileri ve çe ş itli ili ş kileri ka ğ ıt üzerine döken, bu unsurları.

... konulu sunumlar: "BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ ÖRGÜTLEME; bürolarda yapılacak i ş leri, bu i ş leri yapacak ki ş ileri ve çe ş itli ili ş kileri ka ğ ıt üzerine döken, bu unsurları."— Sunum transkripti:

1

2 BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ ÖRGÜTLEME; bürolarda yapılacak i ş leri, bu i ş leri yapacak ki ş ileri ve çe ş itli ili ş kileri ka ğ ıt üzerine döken, bu unsurları belli bir sistem içinde i ş letme amaçlarının gerçekle ş tirilmesine yönelten, i ş lerin yetki ve sorumluluklarının da belirlendi ğ i yönetim fonksiyonu idi. Büroların örgütlenmesinde izlenecek a ş amalar: Bürolar, örgüt amaçlarının gerçekle ş tirildi ğ i mekanlardır. Amaçlara ula ş mak için büro faaliyetlerinin etkin ve verimli kılınması gerekir. Bu dü ş üncenin dikkate alınması maliyetleri büyük ölçüde azaltır.

3 BÜROLARIN ÖRGÜTLENMESİ Örgütlenme, Toplam Kalite Yönetimine göre olmalıdır. Gelecekteki ihtiyaçları kar ş ılamak için büroların AÇIK ve ESNEK örgütlenmesi önemlidir. Açık ve esnek büro anlayı ş ı hem tasarım bakımından hem de örgütsel faaliyetlerin yürütülmesinde unvanların, i ş tanımlarının, rollerin ve insan kaynaklarının ça ğ ın ihtiyaçlarına göre yapılmasını gerektirir. Örgütleme yapılırken i ş basitle ş tirme, i ş zenginle ş tirme, motivasyon teknikleri geli ş tirme, i ş analizleri, i ş da ğ ılımları, örgüt ş emaları, ba ş arı standartları gibi konularında örgütlenmesi (olu ş turulması) gereklidir.

4 BÜRO YÖNETİMİNİN KAYNAKLARI Bilgi kaynakları İ nsan Kaynakları Maddi Kaynaklar Hukuki Kaynaklar Zaman Kayna ğ ı

5 BÜRO BİLGİ SİSTEMLERİ Yönetici isabetli kararlar alabilmek için do ğ ru, yeterli ve zamanında elde edilmi ş bilgiye ihtiyaç duyar. Bu nitelikteki bilgi ile; İş letmeyi ileriye götürecek hedefler belirlenebilir ve çalı ş anlara iletilebilir, Etkin stres yönetimi metotları uygulanarak i ş letmeler için nitelikli kazanımlar elde edilebilir, Çalı ş anların kontrolü sa ğ lanabilir, Üretimin planlanması, insan kaynaklarının i ş ini yapabilmesi ve üretilen mal ve hizmetin satı ş ı sa ğ lanabilir.

6 BÜRO ÇEŞİTLERİ AÇIK BÜROLAR: Geni ş salonlarda toplu olarak çalı ş ılan bürolardır. 5-100 ki ş ilik personel çalı ş abilir. Alanları 150- 3000 metrekare arasında de ğ i ş ir. Bu bürolarda verimli çalı ş ma ko ş ullarının sa ğ lanması için “Yerle ş im Etütleri” yapılmalıdır. KAPALI BÜROLAR: Özellikle Üst yönetim için tercih edilir. Genellikle 1-4 ki ş i çalı ş ır. Gizlilik gerektiren i ş lerde, plan proje çalı ş malarında, dikkat gerektiren tüm i ş lerde, i ş le ilgili özel görü ş melerde kullanımı uygundur.

7 BÜRO ÇEŞİTLERİ Uzmanlık alanlarına göre bürolar: doktorluk, avukatlık, noterlik, mühendislik vb Ait oldukları kurumlara göre bürolar: Üretim, ticaret ve hizmet veren i ş letmeler olarak gruplandırılır. Üretim i ş letmelerindeki bürolar, elde edilen girdilerle mamul- yarı mamul üreten bürolardır (Fabrikalardaki bürolar). Ticaret İş letmelerindeki bürolar ise, satı ş, pazarlama, alım, satım i ş lerinin yerine getirildi ğ i bürolardır. Hizmet i ş letmelerinde ise, bankacılık ve sigortacılık hizmetlerinin yürütüldü ğ ü bürolardır.

8 BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON RENKLER: Renklerin moral ve verimlilik ile insan psikolojisi üzerine etkisi büyüktür. Ayrıca seçilecek renkler çalı ş ma alanının büyüklü ğ üne göre de belirlenmelidir. Koyu renkler mekanı daha dar, açık renkler ise daha aydınlık gösterir. Açık renklerin insanları dinlendirme, sakinle ş tirme etkisinin yanında, koyu renklerin melankolik ruh hali olu ş turdu ğ u tespit edilmi ş tir.

9 BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON DEKORASYON: İ yi bir dekorasyon için; Çalı ş ma ortamında gereksiz e ş ya ve objeler bulunmamalıdır, Yerle ş im, görünü ş ü sadele ş tiren, estetik hale getiren, çevreyi ferahlatan çalı ş mayı kolayla ş tıran formda olmalıdır, Seçilen e ş yalar lüks ve gösteri ş li de ğ il, fonksiyonel, sa ğ lam, i ş in gereklerine uygun ve çalı ş mayı kolayla ş tırıcı nitelikte olmalıdır, Seçilecek tüm e ş ya ve mobilyalar çalı ş anın güvenli ğ ini tehlikeye dü ş ürmeyecek biçimde olmalıdır, Mobilyalar, büronun büyüklü ğ üyle orantılı olmalı, kullanılan renkler birbiri ile uyumlu olmalıdır, Büro mobilyaları mutlaka DO Ğ AL MALZEMELERDEN seçilmelidir (uyumu kolayla ş tırdı ğ ı için).

10 BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON ESTET İ K: İ ster kapalı ister açık büro olsun, çalı ş ma yerlerinin çalı ş anların ho ş lanaca ğ ı, dinlenece ğ i, rahatlayaca ğ ı, göze ho ş gelen niteliklere sahip olması gerekir. ERGONOM İ : çalı ş ma ortamının i ş görenlere uyumlula ş tırılması çalı ş malarıdır. Çalı ş ma ortamının, çalı ş anın ho ş nut olaca ğ ı, onu mutlu edecek bir ortama dönü ş türülmesi için yapılır. Amaç, çalı ş anların fizyolojik ve psikolojik sorunlarının en aza indirilmesidir. Çalı ş anlar ile yaptıkları i ş arasında belirgin bir uyum sa ğ lanarak, yıpranma en aza indirilmeye çalı ş ılır. Çalı ş anın daha yüksek i ş ba ş arımı yakalaması sa ğ lanmaya çalı ş ılır.

11 BÜROLARDA ESTETİK VE DEKORASYON TEM İ ZL İ K VE DÜZEN: Sayılan tüm unsurlar içinde en önemli olanıdır. Yerler, duvarlar, halılar, kapılar, camlar, masalar, iskemleler, dolaplar gibi tüm e ş yaların temiz ve bakımlı olması, tozdan arındırılması önemlidir. Dökülen boyaların onarılması, mobilyaların cilalanması, halıların lekelerinin çıkarılması, parkelerin cilalanması bu kapsama girer. Ayrıca masa, dolap ve çekmecelerdeki e ş yaların düzeni i ş verimi için çok önemlidir. Tuvaletler temiz, mutfak hijyenik ve sanitasyona uygun tutulmalıdır.

12 BÜROLARDA YERLEŞME Birbiri ile ilgili i ş görenler açık büroda yan yana masalara, kapalı bürolarda ise yan yana odalara yerle ş tirilmelidir. Halka do ğ rudan hizmet veren bürolar giri ş katında ve kapıya yakın yerle ş tirilmelidir. Yönetim açısından görü ş e ve denetime açık ş ekilde olmalıdır. Açık büro ile hizmet veriliyor ise müdür odası camlı bölme ile ayrılmalıdır. Çalı ş anların ortak kullandı ğ ı malzemeler herkesin rahat ula ş abilece ğ i yere yerle ş tirilmelidir. Çalı ş anların bireysel kullandı ğ ı gereçler, çalı ş ana yakın, kolay ula ş ılabilecek ş ekilde olmalıdır,

13 BÜROLARDA YERLEŞME Seçilen mefru ş at ve gereçler i ş e uygun, standart, rahat ve kullanı ş lı olmalıdır. Yararlanılmayan alan oranı en aza indirilmelidir. Rahat hareket için yeterli ölçülerde geçitler bırakılmalıdır. Yangın, i ş kazası, kayıp dü ş melere engel olunacak tedbirler alınmalıdır. Elektrik, telefon, bilgisayar kabloları açıktan geçirilmemeli, prizler makinaya yakın olmalıdır.

14 YERLEŞME BİÇİMİ Açık bürolarda, masaların okul sırası gibi arka arkaya yerle ş tirilmesi, çalı ş anlar için monotonluk yaratır, verimsizli ğ i beraberinde getirir. Bu nedenlerle büyük salonlarda daha çok asimetrik yerle ş tirme tercih edilir. Asimetrik yerle ş tirme de ise da ğ ınık serpi ş tirme izlenimi olu ş turmamaya dikkat edilmelidir.

15 YERLEŞİM STANDARTLARI Ki ş i Ba ş ına 10 metrekare Yöneticiler için20 metrekare Yönetici yardımcıları için18 metrekare 10-12 ki ş i toplu çalı ş ılan salonlar55 metrekare Kabul salonu55 metrekare Mülakat odası18 metrekare Toplantı odası 70 metrekare Her masa arası 80 cm, geçitler için 1 metre bo ş luk bırakılmalıdır.

16 BİNA VE KAT PLANI Binaların yerle ş tirilmesi ile ilgili planlar, binalara gelen ziyaretçiler, hizmet almaya gelen mü ş teriler için büyük kolaylıklar sa ğ lar. Bunun için; Binalar blok halinde ise her blo ğ a isim verilmesi, Her binanın giri ş kapısı kar ş ısına B İ NA PLANI asılmalıdır. Bu plan ile hangi katta hangi bürolar oldu ğ u gösterilir. Her katta kat planları bulunmalı, merdiven veya asansör kar ş ısına asılmalıdır. Özel büroların kapısına göz hizasında çalı ş anların isimlikleri montelenmelidir.

17 BÜRO MAKİNALARI KULLANIMI Makine ile yapılan i ş ler sayesinde; İş in maliyetini dü ş ürür, İş tıkanıklı ğ ını önler, Hızlı ve temiz i ş çıkar, Zaman tasarrufu sa ğ lanır, İş in kalitesi artar, Yapılan i ş in kontrolü kolayla ş ır, Verimlilik artar

18 BÜRO MAKİNELERİNİN ÇEŞİTLERİ Otomatik veya standart yazı makinaları, Bilgisayarlar, Fotokopi ve teksir makinaları, Fakslar, Elektronik dizgi makinaları, Elektronik hesap makinaları, Yazıcı ve tarayıcılar, Evrak imha ve ka ğ ıt kesme makinaları, Hava temizleme makinaları, Para sayma makinası, Tepegöz, projektör

19 BÜRO MAKİNELERİNİN ÇEŞİTLERİ Büro makineleri, bürolarda yapılan i ş leri kolayla ş tırdı ğ ına göre bunların seçiminde titiz davranılmalıdır. Makinenin seçimi büronun türüne, i ş in niteli ğ ine uygun olmalıdır. Çalı ş anların kullanımını bildi ğ i makinaların alımı, çalı ş anın ve dolayısıyla büronun i ş ini kolayla ş tırır. Seçimde dikkat edilecek di ğ er husus, yedek parça ve teknik destek avantajlarıdır. Büro makinalarının yerleri seçilirken, ortak kullanıma ait ise tüm çalı ş anların eri ş ebilece ğ i yer seçilmelidir. Makine için seçilen yerin, i ş akı ş ına uygun olması ve makinayı kullanan personeli yormamasına dikkat edilmelidir.

20 BÜROLARDA BİLGİSAYAR KULLANIMI İş letim sistemi hakimiyeti, Ofis programları hakimiyeti, İş e uygun paket program kullanma becerisi, İ nternet yoluyla bilgi eri ş imi yetene ğ i, Elektronik posta gönderme-alma yetene ğ i,

21 SARF MALZEMELERİ Bürolarda i ş lerin yürütülebilmesi için çalı ş anların kullanımına sunulan malzemelerdir. Bürolarda; Demirba ş niteli ğ inde: büro mobilyaları, dolaplar, bilgisayar mobilyaları, koltuklar, ofis aksesuarları vb. Demirba ş olmayan nitelikte: kırtasiye gereçleri, makas, yapı ş tırıcı, delgeç, zımba, stampa, dosya, klasör vb. olmak üzere iki tipte malzeme vardır. Demirba ş niteli ğ inde olmayan malzemeler sarf malzemesi olarak adlandırılır.

22 BÜROLARDA VERİMLİLİK TEKN İ K ETK İ NL İ K: Büro faaliyetlerinin belirlenen niteliksel standartlara ula ş abilme derecesidir. Belirli bir i ş i en ucuz yoldan yerine getirmek ya da belirli bir çıktıyı mümkün olan en dü ş ük girdi ile sa ğ layabilmektir. EKONOM İ K ETK İ NL İ K: İş letmenin elinde bulunan kıt kaynakların en efektif ş ekilde kullanımıdır. ETK İ NL İ K: Belirli bir girdi ile en yüksek çıktının elde edilmesi, belirli bir çıktı düzeyinin en dü ş ük girdi ile sa ğ lanmasıdır.

23 BÜROLARDA VERİMLİLİK VER İ ML İ L İ K: Üretimde elde edilen çıktıların fiziksel miktarlarının, bu üretim faaliyetlerine konan girdilerin fiziki miktarlarına oranıdır. EKONOM İ KL İ K: Üretimin satı ş tutarının, üretimin maliyet tutarına oranıdır. KARLILIK: Belirli bir zaman kesiti içinde, büro faaliyetleri sonucunda elde edilen toplam net karın, o zaman kesitinde kullanılan sermayeye oranıdır.