T.C. Millî Eğitim Bakanlığı Döküman Yönetim Sistemi

... konulu sunumlar: "T.C. Millî Eğitim Bakanlığı Döküman Yönetim Sistemi"— Sunum transkripti:

1 T.C. Millî Eğitim Bakanlığı Döküman Yönetim Sistemi
dysegitim.meb.gov.tr dys.meb.gov.tr

2 Döküman Yönetim Sistemi Nedir?

3

4 Okul ve Kurumlarımız Döküman Yönetim Sistemine Ne Zaman Geçecek?
15 Mart 2017 Çarşamba

5 E-İmzamı Aldım Ne Yapmalıyım
Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) E-İmzamı Aldım Ne Yapmalıyım

6

7 Kurye tarafından size teslim edilen kartta yer alan Nitelikli Elektronik Sertifikanın yüklü olduğu çipli parçayı aşağıdaki resimdeki gibi hasar vermeden işaretli yerlerinden kırılarak çıkarılır.

8 E-İMZAMI ALDIM NE YAPMALIYIM
Çipli parça Kart Okuyucuya görüldüğü gibi yerleştirilir.

9 http://www.kamusm.gov.tr/ adresinde yer alan “Bireysel İşlemler” linkine tıklanır.

10 Açılan sayfada “Şifreli Giriş”  butonuna basılır.

11 Kimlik No, Resimdeki Yazı ve Güvenlik Sözcüğü alanları doldurulup “Giriş” butonuna basılır. Güvenlik Sözcüğünü hatırlamıyorsanız Güvenlik sözcüğümü unuttum butonundan form doldururken girmiş olduğunuz veya telefondan öğrenebilirsiniz.

12 Pin kodunuz E-imza şifrenizdir
Açılan sayfada yer alan cep telefonu bilginiz kontrol edilerek "Gönder" butonuna tıklanır. Cep telefonunuza gelen "SMS Onay Kodu" girilerek "Tamam" butonuna tıklanır.  Elektronik sertifikanız ile yapacağınız işlemler için gerekli olan PIN bilgisini görüntülemek için "PIN/PUK Bilgisi" butonuna tıklanır. Pin kodunuz E-imza şifrenizdir

13  PIN/PUK Bilginiz Şekil 8'de gözüktüğü gibidir.

14 E‐İMZA KULLANIM VE YENİLEME İŞLEMLERİ
DYS sisteminde kullanılan elektronik imza ve yazışmalar 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında olup, kanuna aykırı kullanımı elektronik imza sahibi kişinin sorumluluğundadır. DYS sistemi TÜBİTAK Bilgem Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafın üretilen Nitelikli Elektronik sertifikalar ile kullanılacaktır.

15 E‐İMZA KULLANIM VE YENİLEME İŞLEMLERİ
Nitelikli Elektronik Sertifikalar (NES) kişiye özel olup, kuruma veya 2. Şahıslara devredilemez. Nitelikli Elektronik Sertifikalar, DYS sisteminde evrak üzerinde imzası ve parafı bulunan kişiler için talep edilecek olup, resmi evrak üzerinden imzası veya parafı bulunmayan diğer personeller için e‐imza temini yapılmayacaktır.

16 Üretilen NES ‘ler 3 yıl geçerli olup ilgili sürenin bitimine 3 ay kalması durumunda yenilenmesi gerekmektedir. Okul / kurum müdürlüğü ilgili personelin idari görev durumunun devamı veya bitimi konularında Müdürlüğümüz Bilgi İşlem ve Eğitim Teknolojileri şubesini bilgilendirmelidir.

17 Üretilen veya üretilecek NES ler kişiye özel olduğundan ilk başvurunun, yenileme talebinin mutlaka kişinin kendisi tarafından yapılması gerekmektedir. Yenileme taleplerinde ise e‐imzalı uzatma talebinde bulunulabilir. Yenileme taleplerinde kişinin kurumundan idari görevin devam ettiğini ve yenileme talebinin uygun olduğuna dair görüş yazısının gönderilmesi gerekmektedir.

18 NES in kayıp, çalıntı, kırılma gibi kullanılamayacak duruma gelmesi durumunda, iptal edilmesi veya askıya alınma işlemi mutlaka NES sahibi tarafından yapılmalıdır. Bu konuda doğacak kanuni sorumluluk ilgili kişinin kendisine aittir. Bu durumlarda NES’in yeniden üretim bedeli kişinin kendisi tarafından ödenecektir. Kişinin kimlik bilgilerinde oluşan her türlü değişiklik durumunda NES’in yeninden üretilmesi gerekmekte olup, yeniden talep oluşturularak okul/kurumun uygun görüşü, Müdürlüğümüz Bilgi İşlem ve Eğitim Teknolojileri Şubesine resmi yazı ile bildirilmelidir.

19 E-imza sadece evrak hazırladığınız zaman kullanılacak
E-imza sadece evrak hazırladığınız zaman kullanılacak. Hazırlanan evrakı imzalamak ve onaylamak için !!!!!!

20 BAĞLANTI, ALTYAPI VE DONANIM

21 1 ) DYS sistemi için MEBADSL ve FATİH Projesi Fiber bağlantılarda çalıştırılabilecektir.
2) Kurumlarda internet statik IP standartlarına sahip olmalıdır. 3) Çeşitli sebepler ile servis sağlayıcı tarafından değiştirilmesi durumunda resmi yazı İl Milli Eğitim Müdürlüğü Bilgi İşlem ve Eğitim Teknolojileri birimine bilgi verilmelidir.

22 4) Mutlaka MEB SERTİFİKANIN kurulu olması gerekmektedir.
5) DYS sistemine erişim izni verilen okul ve kurumlarda hiçbir suretle, internet üzerinden uzaktan erişim yazılımı, dosya paylaşım yazılımları kullanılmamalıdır. 6) Kullanılan bilgisayarlarda virüs, Truva atı, trojen gibi zararlı yazılımların bulaşmasını önlemek amacı ile mutlaka virüs temizleme programı kurulu olmalıdır.

23 Döküman Yönetim Sistemi Kullanımı
dysegitim.meb.gov.tr dys.meb.gov.tr

24 Kurumda Kullanılan Her Bilgisayarda DYS çalışması için gerekli teknik kurulum.

25 Kurumda Kullanılan Her Bilgisayarda DYS çalışması için gerekli teknik kurulum.
Okul_DYS kurulum dosyası bilgisayarımıza indirilip kurulumun yapılması.

26 Döküman Yönetim Sistemi Kullanımı
dysegitim.meb.gov.tr (Sadece Eğitim Amaçlıdır) dys.meb.gov.tr (15 Mart 2017 de kullanacağımız gereçek sistem) Dys Kullanımı ile ilgili örnek videoların bulunduğu web siteleri.

27 Döküman Yönetim Sistemi Kullanımı

28 Döküman Yönetim Sistemi Kullanımı
15 Mart 2017 tarihine kadar dysegitim.meb.gov.tr

29 Döküman Yönetim Sistemi Kullanımı
MEBBİS Kişisel Kullanıcı adınız ve şifreniz ile Giriş

30

31

32 DYS MODÜLÜ (İşleyiş, Tanımlar, Uygulama)
DYS MODÜLÜ GENEL İŞLEYİŞ GELEN EVRAK GİDEN EVRAK DYS İçi DYS Dışı Hazırlama - İmzalama Yetkili Personel Birim Gelen Evrak Müd. Yrd – Müdür İmzalama Okul / Kurum Müdür Yrd. Okul / Kurum Müdürü -Evrakı Hazırlayan Personelin İş Listesine Tarih Sayı Alarak Geri Dönüş -Evrak Gönder Şef Yönlendirme Memura Havale DYS İçi Direk DYS Dışı Birim Giden Evrak Posta KAYIT

33

34

35

36

37

38

39 DYS MODÜLÜ (İşleyiş, Tanımlar, Uygulama)
DYS MODÜLÜ TANIMLAR 1) DYS Yöneticisi Görev Yetki ve Sorumlulukları 2) Yetkili Personel Görev Yetki ve Sorumlulukları 3) Birim Gelen Evrak, Birim Giden Evrak Personeli Görev Yetki ve Sorumlulukları 4)Diğer Personelin Sistemdeki Rolleri

40 DYS MODÜLÜ (İşleyiş, Tanımlar, Uygulama)
1) MEBBİS Kişisel Kullanıcı Bilgisi İle Sisteme Girme 2) DYS Rol Seçimi ve Roller Arası Geçiş 3) Gelen Evrak Yönlendirme, Üst Birime İade Etme, Havale Etme, Kaydetme, Evrak Sorgulama 4) Giden Evrak Hazırlama ve Kelime İşlemci Editörü 5) Giden Evrak Hazırlama, Dosya Ekleme, İlgi Evrak Ekleme, Gizli Evrak Hazırlama 6) Giden Evrak Gönderme, Onaylama, Reddetme, İptal Etme 7) DYS İçi DYS Dışı Evrak Gönderme, Evrak Onay Takibi, Evrak Sorgulama

41 Sıkça Karşılaşılan Durumlar
DYS sistemi ile çalışan Browser (Tarayıcı) E-İmzanın Kaybolması, Kimlik Bilgilerinde Değişiklik, Süresinin Dolması, Görev Değişikliği, Emeklilik Durumları İnternet bağlantısının değişikliği, IP değişikliği, DYS ekranlarına ulaşım sıkıntıları Kullanılan bilgisayar değişikliği, java güncellemeleri, java kaynaklı hatalar Genel DYS bakımları ve hata ekranları DYS adresinin kısayol olarak eklenmemesi

42 Sıkça Karşılaşılan Durumlar
Yetkili Personel, Gelen Evrak ve Giden Evrak Yetkililerinin belirlenmesi İzin durumunda evrak akışın belirlenmesi, vekalet durumları Tek müdürlü okullarda vekalet Son imzacının belirlenmesi Hatalı evrak üretilmesi

43 Sıkça Karşılaşılan Durumlar
Bazı evrakların standart form haline getirilmesi Bazı olurların direk okul müdürünce alınması Evrak onaylamada imzacı sıralaması Üst birime evrak iadesi gönderilen evrakta alt birimin belirtilmesi Okulların evrak gönderim ve yazışma verileri Gizlilik düzeyindeki evraklar DYS dışı tutulacak resmi evraklar DYS dışı evrak gönderiminde kaşe kullanımı

44 Sıkça Karşılaşılan Durumlar
DYS Son imzacı kontrolü OTABAN Projesi pdf dönüştürme problemi DYS de şablon kaydetme, kaydedilen şablonda idari birim kodu değişikliği DYS evrakında değiştirilmeyecek yerler Gelen evrakın dağıtımı

45 Dinlediğiniz için Teşekkür Ederim
Mustafa ÇETİN Adıyaman MEBBİS Yöneticisi Adıyaman DYS Yöneticisi Sorularınız veya Önerileriniz için