OUTLOOK 2010 (E-POSTA YÖNETİM PROGRAMI)

OUTLOOK 2010 (E-POSTA YÖNETİM PROGRAMI)

Programın Başlatılması
IMAP Destekli E-posta Hesabının Tanıtılması Pop3 Destekli E-Posta Hesabının Tanıtılması Gelen E-Postaları Okuma ve Yeni Bir E-Posta Gönderme E-Posta Silmek-Yanıtlamak-İletmek E-postaya Resim-Şekil-Dosya vb. Eklemek E-Posta İle İlgili Seçenekler Outlook 2010 Programında Yedekleme İşlemi E-postalarınız İçin Bir Kural Oluşturma İletilerinizin Altında Otomatik Metinler (İmza) Eklemek Outlook Takvim Özelliğini Kullanma Outlook Kişiler Özelliğini Kullanma Outlook Görevler Özelliğini Kullanma Outlook Programı İle İlgili Genel Ayarlamaları Yapma E-Posta Gönderme-Alma Seçenekleri

OUTLOOK 2010 PROGRAMIN BAŞLATILMASI

Outlook 2010 Outlook programı temel anlamda E-posta yönetim yazılımıdır ve e-postaları almak, okumak, yanıtlamak, yeni e-posta göndermek vb. temel e-posta işlemlerini başarı ile gerçekleştirir.

Outlook 2010 Genellikle Outlook programı şirketlerde kullanılır. Örneğin abclimited.com web sayfa adresinizken e-posta adresiniz veya istediğiniz bir kullanıcı adı şeklinde olmaktadır.

Outlook 2010 Outlook programına tanımlanan bir hesap için bir daha şifre girmeniz gerekmez. Parolalar Outlook tarafından tutulur ve siz Outlook programını açıp GÖNDER/AL sekmesinde yer alan Tüm Klasörleri Gönder Al düğmesini tıkladığınızda yeni e-postalarınız Outlook programındaki gelen kutusu bölümüne sıralanır.

Outlook 2010 Outlook programının en büyük avantajı e-postalarınızı bilgisayarınızda saklar. Bunun yanı sıra web tabanlı e-posta adreslerinde olduğu gibi oturum açmak istediğinizde sizden yeniden e-posta adresinizi ve şifrenizi istemez. Programı açıp Gönder-Al işlemi yapmanız yeterlidir.

Öncelikle Outlook programını açmak için Başlat-Tüm Programlar-Microsoft Office menüsü altından Microsoft Outlook 2010 düğmesini tıklamalısınız

Programı o bilgisayarda ilk defa çalıştırıyorsanız aşağıdaki ekran ile karşılaşırsınız. Bu sihirbaz size e-posta yapılandırmasında yardımcı olacak. İleri düğmesini tıklayın.

Sonraki ekranda eğer bir e-posta hesabı yapılandırmak istiyorsanız Evet’i seçip İleri düğmesini tıklamalısınız.

IMAP Destekli E-posta Hesabının Tanıtılması Pop3 Destekli E-Posta Hesabının Tanıtılması

IMAP Destekli E-posta Hesabının Tanıtılması
İleri düğmesini tıkladığınızda aşağıdaki ekran ile karşılaşırsınız.

Eğer ki bir şirket e-postası tanımlaması gibi bir e-posta hesabınızı artık Outlook üzerinden kullanmak istiyorsanız bu ekranda E-posta hesabı seçili olmalıdır. Bu tür e-posta adresleri IMAP(Internet Message Access Protocol- İnternet Mesaj Erişim Protokolü) desteklidir. Şirket e-posta adresleri ise POP 3(Post Office Protokol) desteklidir.

Dilerseniz ilk uzantısına sahip bir e-posta adresini Outlook programına tanımlayalım. Bilgileri aşağıdaki şekilde doldurun ve İleri düğmesini tıklayın.

İleri düğmesini tıkladığınızda aşağıdaki ekran ile karşılaşırsınız.

vb. Hotmail servislerini kullanarak bir e-posta adresini Outlook programına eklemek isterseniz sizden Outlook Connector isimli programı kurmanızı isteyebilir. Bu durumda Outlook Connector programını kurduktan sonra yeniden Outlook 2010 programını başlatmalı ve bilgileri yeniden doldurmalısınız.

@gmail.com uzantılı e-posta adresi tanımlarken “Outlook Connector” gibi bir programa ihtiyaç duymazsınız ve kısa bir süre sonra kurulum sihirbazında aşağıdaki ekran ile karşılaşırsınız. Dilerseniz bu ekranda yer alan “Başka bir hesap ekle” düğmesini kullanarak yeni bir e-posta hesabını da Outlook programına ekleyebilirsiniz.

Outlook birden fazla e-posta adresini birlikte kontrol edebilmek açısından da oldukça kullanışlı bir programdır. Son düğmesini tıklayın ve işlemi tamamlayın.

E-posta ekleme işlemi tamamlanır ve aşağıdaki ekran ile karşılaşırsınız.

Gönder/Al işleminin otomatik olarak yapıldığını göreceksiniz.

Gelen E-posta başlık ve özetleri ile e-postanın içeriği Klasörler ve diğer Outlook özellikleri Takvim ve randevu özellikleri

Pop3 Destekli E-Posta Hesabının Tanıtılması
IMAP benzeri bir işlemle POP3 destekli bir e-posta hesabını da kolayca Outlook programına ekleyebilirsiniz. Bu işlem için Dosya sekmesinde yer alan Hesap Bilgileri alanındaki Hesap Ekle düğmesini tıklamalısınız.

Eğer ki daha önceden eklediğiniz hesabınızla ilgili bir değişiklik söz konusu ise bu ekranda yer alan Hesap Ayarları düğmesi ile hesabınızın bilgilerini güncelleyebilirsiniz.

Hesap Ekle düğmesini tıkladığınızda aşağıdaki ekran ile karşılaşırsınız. “Sunucu ayarlarını veya ek sunucu türlerini el ile yapılandır” seçeneğini işaretleyip İleri düğmesini tıklayın.

Bu ekrandaki seçimi değiştirmeden İleri düğmesini tıklayın.

İnternet e-posta ayarlamalarını yapabileceğiniz ekranla karşılaşırsınız. Bu ekranda yer alan Gelen ve Giden posta sunucu gibi bilgileri e-posta hizmetini satın aldığınız firmadan alabilirsiniz.

Örnekte olduğu gibi bilgileri doldurun ve Diğer Ayarlar düğmesini tıklayın.

Diğer ayarlar düğmesini tıkladığınızda karşınıza Internet E-posta Ayarları ekranı gelir.

Bu ekranda “Giden Sunucusu” sekmesinde yer alan “Giden Sunucum (SMTP) için kimlik doğrulaması gerekiyor” seçeneği aktif olmalıdır.

Internet E-posta Ayarları penceresinde Gelişmiş sekmesinde yer alan Giden Sunucusu SMTP 25 değeri 587 olarak değiştirilmelidir. E-postalarınız okunduktan sonra sunucuda saklansın mı yoksa belirli bir süre sonra silinsin mi gibi ayarlamaları da bu pencereden yapabilirsiniz.

İşlemleri yaptıktan sonra Tamam düğmesini tıklayın ve diğer ayarlamaları tamamlayın. Yeniden az önceki Yeni Hesap Ekle penceresi ile karşılaşacaksınız.

Bu pencerede yer alan Hesap Ayarlarını Sına… düğmesini tıklayın ve girmiş olduğunuz bilgilerin doğruluğunu test edin. Siz bu sınama işlemini yapmasanız da sihirbaz da ilerlediğinizde sınama işlemi otomatik olarak yapılacaktır.

Hesap ayarları sınama işlemi başlatılır.

İki işlemde de sorun olmadığında işlemlerde onay işareti yer alır ve sağ üst köşedeki Kapat düğmesi aktif hale gelir. Kapat düğmesini tıklayın.

İşlemlerde herhangi bir sorun olmadığı da anlaşıldıktan sonra ileri düğmesini tıklayın.

Hesabın başarı ile eklendiğini gösteren ekran ile karşılaşacaksınız. Son düğmesini tıklayın ve işlemi tamamlayın.

Son düğmesini tıkladığınızda az önceki hesap ekleme işleminde olduğu gibi Outlook programının ana ekranı ile karşılaşırsınız.

Bu ekranda sol bölüme adresinin altına yeni eklediğiniz e-posta hesabının da eklendiğini göreceksiniz.

e-posta hesabının altında yer alan Gelen Kutusu düğmesini tıkladığınızda hiçbir e-postanın yer almadığını görürsünüz.

Size yeni bir e-posta gelmiş olabilir bu yüzden bu e-postaları görebilmek için Gönder-Al işlemini yapmalısınız. Nasıl ki web tabanlı e-posta adresi kullanırken öncelikle kullanıcı adınızı ve şifrenizi girip oturum açıyorsanız, Outlook programında Gönder-Al seçeneğini tıklamalısınız.

Gönder-Al sekmesinde yer alan “Tüm Klasörleri Gönder Al” düğmesini tıklayın.

Bu düğmeyi tıkladığınızda aşağıdaki Gönderme/Alma ekranı ile karşılaşırsınız.

Bu işlem tamamlandığında yeni e-postalarınızı gelen kutusunda görebilirsiniz.

GELEN E-POSTALARI OKUMA VE YENİ BİR E-POSTA GÖNDERME

Gelen E-Postaları Okuma ve Yeni Bir E-Posta Gönderme
Gelen e-postalarınızı Outlook ana ekranında Gelen Kutusuna tıklayarak görebilirsiniz.

Okumak istediğiniz e-postayı seçtiğinizde e-posta hemen sağ bölümde açılır. Okunmayan e-posta kalın yazı tipi ile görülür. E-posta okunduğunda başlıkları kalın yazıdan normale döner.

Dilerseniz bu okumak istediğiniz e-posta üzerinde çift tıklayarak e-postanın ayrı pencerede görüntülenmesini de sağlayabilirsiniz.

Yeni bir e-posta oluşturmak için; Giriş sekmesinde yer alan Yeni E-posta düğmesini tıklamalısınız.

E-posta buraya yazılacak İlgili bölümleri doldurup Gönder düğmesine tıklayarak işlemi tamamlayabilirsiniz.

E-posta Silmek-Yanıtlamak-İletmek E-postaya Resim-Şekil-Dosya Eklemek E-Posta İle İlgili Seçenekler

E-Posta Silmek-Yanıtlamak-İletmek
Daha önce Hotmail ve gmail üzerinde belirttiğimiz şekilde bu işlemleri yapabilirsiniz. Bir e-postayı görüntülediğinizde bu işlemler üst bölümde yer alırlar.

E-postaya Resim-Şekil-Dosya vb. Eklemek
Bu işlem için e-posta yazım ekranında üst menüde yer alan Ekle sekmesi kullanılır.

E-Posta İle İlgili Seçenekler
Bu işlem için e-posta yazım ekranında üst menüde yer alan “Seçenekler” sekmesi kullanılır.

E-Posta İle İlgili Seçenekler
Örneğin e-posta ekranında Gizli bölümü yer almıyorsa burada yer alan Gizli düğmesi kullanılarak aktif hale getirilebilir.

Outlook 2010 Programında Yedekleme İşlemi E-postalarınız İçin Bir Kural Oluşturma İletilerinizin Altında İmza Eklemek

Outlook 2010 Programında Yedekleme İşlemi
Format öncesi e-postalarınızın yedeğini Outlook programında almalısınız. Web tabanlı bir e-posta adresi kullanıyorsanız e-postalarınız sunucuda saklanır. Ancak Outlook programı e-postaları Yerel Disk C de arşivlediği için yedekleme işlemine ihtiyaç duyabilirsiniz.

Bu işlem için bilgisayarınızda .pst uzantılı dosyaları aratırsanız karşınıza Outlook.pst ve mailadresi.pst dosyaları gelmektedir.

Bu iki dosyayı format atma işleminden önce bir yere yedekleyip format sonrasında yine aynı dizine kopyalamanız yedeklerinizin (Outlook üzerinde gelen giden e-postalarınızın) yeniden yüklenmesi anlamına gelmektedir. Bu dosyalara Belgelerim klasörü altında yer alan Outlook Dosyaları klasörü altından erişebilirsiniz.

Ayrıca yedek alma işlemi için Dosya menüsünde Açık altında yer alan Al düğmesini tıklayarak işlemi başlatabilirsiniz.

Al düğmesini tıkladığınızda aşağıdaki Alma ve Verme Sihirbazı iletişim penceresi ile karşılaşırsınız.

Bu pencerede yer alan “Dosyaya ver” seçeneğini seçip İleri düğmesini tıklayın.

Açılan “Dosyaya Ver” iletişim penceresinde yer alan “Outlook Veri Dosyası(.pst)” seçeneğini seçip İleri düğmesini tıklayın.

Sihirbazı takip ederek yedekleme işlemini tamamlayabilirsiniz. .pst uzantılı yedek dosyasını bir yere yedekledikten sonra geri yükleme işlemi için aynı işlem basamaklarını takip etmeli ve yukarıda yer alan “Alma ve Verme Sihirbazı” penceresinde yer alan “Başka bir program veya dosyadan al” seçeneğini seçip sihirbaz sayesinde yedeği yükleme işlemini tamamlayabilirsiniz.

E-postalarınız İçin Bir Kural Oluşturma
Outlook programında e-postalar sol menüde yer alan Gelen Kutusu klasöründe yer alır. Siz dilerseniz bu Gelen Kutusu altına yeni klasörler ekleyerek e-postaları bu klasörlere taşıyabilirsiniz. Dilerseniz kural oluşturma özelliği sayesinde belirlediğiniz kurala göre gelen e-postaların konularına, gönderen kişiye vb. filtreleyerek ilgili klasöre otomatik olarak taşınmasını sağlayabilirsiniz.

Kural oluşturma işleminde kullanılacak klasörü Gelen Kutusu altında oluşturalım. Bu işlem için Gelen Kutusu üzerinde farenin sağ tuş menüsünde yer alan Yeni Klasör düğmesini tıklamalısınız.

Bu düğmeyi tıkladığınızda yandaki Yeni Klasör Oluştur iletişim penceresi ile karşılaşırsınız. Bu ekranda Adı bölümüne klasör adını girip Tamam düğmesini tıklamalısınız

Klasörün Gelen Kutusu altında oluşturulduğunu göreceksiniz. Gelen kutusunda yer alan bir e-postayı fare ile tutup sürükleyerek yeni oluşturduğunuz klasöre taşınmasını sağlayabilirsiniz.

Hakan YANDIM kişisinden gelen Deneme E-postası konulu e-postayı sürükleyerek A Şirketi klasörüne sürüklediğinizde taşıma işlemi gerçekleşir.

Tıpkı Gelen kutusunda olduğu gibi e-posta A Şirketi klasörü altında yer aldı.

Bu bölüme kadar anlatılan e-postalarınız için klasör oluşturarak bir düzen oluşturma ve e-postaları bu klasörlere taşıma işlemini Kural Oluşturma yöntemi ile hızlıca yapabilirsiniz. Örneğin A şirketinden gelen e-postalar otomatik olarak A Şirketi klasörüne taşınabilir. Bu işlemi Hakan YANDIM kişisinden gelen Deneme E-postası konulu e-posta üzerinde gösterelim.

Bu e-posta üzerinde farenin sağ tuş menüsünde yer alan Kurallar menüsünde altında yer alan Kural Oluştur düğmesini tıklayın.

Kural Oluştur iletişim penceresinin açıldığını göreceksiniz. Bu pencereden oluşturacağınız kuralın özelliklerini belirleyebilirsiniz. Örneğin şu kişiden gelen e-postalar, konusunda şu yazan e-postalar vb. özellikler belirlenebilir.

Bu ekrandan Kimden Hakan YANDIM seçeneği aktif olarak kalsın. Alt bölümde yer alan “Öğeyi Bu Klasöre Taşı” seçeneğini işaretleyin ve Klasör Seç düğmesini tıklayın.

Açılan Kurallar ve Uyarılar iletişim penceresinden e-postaların otomatik olarak taşınmasını istediğiniz A Şirketi klasörünü seçin ve Tamam düğmesini tıklayın. Tamam düğmesini tıkladığınızda Başarılı mesajını alırsınız.

Bu ekranda yer alan “Bu kuralı zaten geçerli klasör içinde bulunan iletilerde hemen çalıştır” seçeneği seçili olursa örneğin Gelen Kutusu içerisinde oluşturduğunuz kural Gelen Kutusuna hemen uygulanır ve kurala uyan e-postalar belirttiğiniz klasöre hemen taşınır.

Tamam düğmesini tıklayarak işlemi tamamlayabilirsiniz. Bundan sonra Hakan YANDIM kişisinden gelen e-postalar otomatik olarak A Şirketi klasörüne taşınır. Bu tür kurallar ile e-postalarınız üzerinde otomatik bir düzenleme işlemi yapmış olursunuz.

İletilerinizin Altında Otomatik Metinler (İmza) Eklemek
Genellikle şirketlerden gelen e-postalarda, iletinin hemen altında şirket bilgileri yer alır. Aynı şekilde kişilerden gelen e-postalarda da, iletinin altında kişinin görevi, iletişim bilgileri gibi bilgilerin otomatik olarak yer aldığını görebilirsiniz. Bunlar imza olarak adlandırılırlar ve bir kere tanımlayıp tüm e-postalarınıza otomatik olarak eklenmesini sağlayabilirsiniz.

İmza ekleme işlemini Dosya sekmesinde Seçenekler düğmesini tıkladığınızda açılan Outlook Seçenekleri iletişim penceresinin Posta sekmesinde bulabilirsiniz. Bu pencerede yer alan İmzalar düğmesini tıklayın.

İmzalar ve İleti Örneği penceresinde hangi e-posta hesabınız için hangi imzayı kullanabileceğinizi belirleyebilirsiniz. E-posta hesabını seçtikten sonra Yeni düğmesi ile İmza oluşturmaya başlayabilirsiniz.

Yeni düğmesini tıkladığınızda İmzanız için sizden bir isim girmeniz istenir. İsmi girin ve Tamam düğmesini tıklayın.

Ardından İmzayı Düzenle alanına dilediğiniz imza metnini oluşturun. Yeni iletiler ve Yanıtlar/İletilenler açılır menüsünden imzanızı seçmelisiniz. Tamam düğmesini tıklayın.

Yeni E-posta oluşturup İmzanın eklenip/eklenmediğini kontrol edelim. Yeni E-posta düğmesine tıklayıp yeni bir e-posta oluşturduğunuzda imzanın iletiye otomatik olarak eklendiğini göreceksiniz.

Outlook Takvim Özelliğini Kullanma Outlook Kişiler Özelliğini Kullanma Outlook Görevler Özelliğini Kullanma

Outlook Takvim Özelliğini Kullanma
Outlook programının e-posta yönetiminden sonraki en önemli özelliği takvimdir. Takvim ile randevu ve toplantılarınızı düzenleyebilirsiniz. Outlook Takvim özelliğini sol alt köşede yer alan Takvim düğmesi ile başlatabilirsiniz.

Aşağıdaki Takvim ile karşılaşırsınız. Sol üst köşede yer alan Giriş sekmesinde Yeni Randevu-Yeni Toplantı vb. düğmeleri ile istediğiniz tarih ve saate hatırlatma oluşturabilirsiniz.

Örneğin yeni toplantı planlaması yapmak için Giriş sekmesinde Yeni Öğeler altında yer alan Toplantı düğmesini tıkladığınızda aşağıdaki ekran ile karşılaşırsınız.

Bu ekranda yer alan Kime kısmına ilgili kişilerin e-posta adreslerini girerek toplantıdan onları haberdar edebilirsiniz.

Outlook Kişiler Özelliğini Kullanma
Outlook programında e-posta gönderiminde size kolaylık sağlayacak olan özellik Kişiler özelliğidir. Outlook Kişiler özelliğini sol alt köşede yer alan Kişiler düğmesi ile başlatabilirsiniz.

Kişiler düğmesini tıkladığınızda aşağıdaki ekran ile karşılaşırsınız. Bu ekranda sol üst köşede Giriş sekmesinde yer alan düğmeler sayesinde Yeni Kişi veya kişi grupları oluşturabilirsiniz.

Yeni Kişi düğmesini tıkladığınızda bilgileri girebileceğiniz aşağıdaki ekran ile karşılaşırsınız. Gerekli bilgileri doldurup Kaydet düğmesini kullanabilirsiniz.

Kaydettiğiniz kişi aşağıdaki şekilde Kişilere kaydedilir.

Outlook Görevler Özelliğini Kullanma
Outlook programının son özelliği ise Görevler özelliğidir. Yapmayı unutmamanız gereken görevleri Outlook programına ekleyerek zamanı geldiğinde Outlook programının size hatırlatma yapmasını sağlayabilirsiniz. Outlook Görevler özelliğini sol alt köşede yer alan Görevler düğmesi ile başlatabilirsiniz.

Görevler düğmesini tıkladığınızda aşağıdaki ekran ile karşılaşırsınız. Sol üst köşede Giriş sekmesinde yer alan Yeni Görev düğmesini kullanarak hatırlatma tanımlayabilirsiniz.

Yeni Görev düğmesini tıkladığınızda aşağıdaki ekran görüntüsü ile karşılaşırsınız. Bu pencereden konu, tarih, saat, anımsatıcı gibi seçenekleri belirleyebilirsiniz.

Outlook Programı İle İlgili Genel Ayarlamaları Yapma

Outlook programı ile ilgili genel ayarlamaları Dosya menüsünde yer alan Seçenekler düğmesini kullanarak yapabilirsiniz.

Programın pencere rengi ne olsun? Yeni ileti geldiğinde sesli uyarı yapılsın mı? Yeni ileti geldiğinde masaüstünüzde bir uyarı yer alsın mı? vb. genel ayarlamaları Seçenekler penceresindeki sekmeler sayesinde yapabilirsiniz.

E-Posta Gönderme-Alma Seçenekleri

Yeni gelen e-postaları görmek ve gönderilmeyi bekleyen e-postaları göndermek için Gönder-Al sekmesinde yer alan “Tüm Klasörleri Gönder Al” düğmesini tıklanır. Bu işlemi F9 kısayol tuşu ile de yapabilirsiniz.

Bu işlem normalde 30 dakikada bir otomatik olarak gerçekleşir. Gönderme-Alma ile ilgili seçenekleri görmek için Dosya menüsünde Seçenekler düğmesini tıklayın. Açılan Outlook Seçenekleri penceresinde sol tarafta yer alan Gelişmiş sekmesinde yer alan Gönder-Al… düğmesini tıklayın. Gönderme-Alma ile ilgili seçenekleri belirleyeceğiniz ekran ile karşılaşacaksınız.

Bu pencerede en temel olarak gönderme alma işleminin ne kadar dakikada bir otomatik olarak gerçekleşeceğini belirleyebilirsiniz.

OUTLOOK 2010 (E-POSTA YÖNETİM PROGRAMI)

Benzer bir sunumlar

... konulu sunumlar: "OUTLOOK 2010 (E-POSTA YÖNETİM PROGRAMI)"— Sunum transkripti:

Benzer bir sunumlar

Proje hakkında

Geri bildirim

Giriş

Sosyal ağ üzerinden giriş yapmak:

OUTLOOK 2010 (E-POSTA YÖNETİM PROGRAMI)

Benzer bir sunumlar

... konulu sunumlar: "OUTLOOK 2010 (E-POSTA YÖNETİM PROGRAMI)"— Sunum transkripti:

Benzer bir sunumlar

Proje hakkında

Geri bildirim