BÜRO YÖNETİMİ.

... konulu sunumlar: "BÜRO YÖNETİMİ."— Sunum transkripti:

1 BÜRO YÖNETİMİ

2 Gİrİş

3 Birinci Bölüm Büro Kavramı Büro Nedir? Büro Sistemi Bürolarda Meydana Gelen Değişimler Geleneksel ve Yeni Büroların Özellikleri Büroların Örgütler Açısından Önemi Büro Türleri Büro Faaliyet Alanları Büro Çalışanları İkinci Bölüm Bürolarda Temel Yönetim Kavramları Yönetim Anlayışları Klasik Yönetim Anlayışı Çağdaş Yönetim Anlayışı Günümüz Yönetim Anlayışı Planlama Örgütleme Yöneltme Eşgüdümleme Kontrol Büro Yönetiminin Amacı Büro Yöneticisinin Özellikleri, Görev ve Sorumlukları

4

5

6

7 Büro Nedir? Bürolara genel olarak danışma ve kayıt tutma işlerinin yürütüldüğü işyerleri ya da bir işletmenin idari işlerinin yürütüldüğü yerler olarak tanımlanır. Ancak bu tanımlarda büro, yapılan işlerle ya da işlerin yapıldığı mekanla sınırlandırılmış olmamaktadır.

8 Sistem Yaklaşımı

9 Sistem Yaklaşımı Sistem Belirli bir amacı bulunan, çeşitli parçalardan oluşan parçalar arasında düzenli ilişkiler bulunan ayrı ayrı parçaların ve sistemin tümünün dış çevre ile ilişkisi bulunan bir bütündür.

10 Sistem Yaklaşımı Sistem Yaklaşımı Belirli olayların, durumların ve gelişmelerin incelenmesinde kullanılan bir düşünce tarzı, bir yöntem ve yaklaşımdır.

11

12 Sistem Yaklaşımı Büro sisteminin genel işlevleri; Bilginin üretilmesi ve dağıtılmasıdır. * Büro Bilgi İşleme Sistemi * Büro İletişim Sistemi

13 BÜROLARda meydana gelen değİşİmler

14

15

16

17

18 Büro Türleri

19 Özel Bürolar

20 Genel Bürolar

21 Kapalı Bürolar

22 Açık Bürolar

23 Sanal Bürolar

24 Geleneksel Bürolar Geleneksel büroların temel özellikleri şunlardır: - Memuriyet görevleri büro çalışmasının en önemli bölümünü oluşturur. - Çalışma homojendir ve çeşitlendirilmemiştir. Bu nedenle monoton ve sıkıcıdır. - Fonksiyonların devam etmesini sağlamak ve insanları birbirinden ayırmak için fiziksel bariyerler vardır. Bu şekilde sınırlar mükemmel bir şekilde vurgulanır. - Her bir çalışanın ne kadar önemli olduğunu gösteren, kimin kime rapor vereceğini ya da kimden emir alacağını vurgulayan katı ve yüksek bir hiyerarşi vardır. - Bir personel bir iş istasyonuna yerleştirilir ve burada 09.00’dan 17.00’ye kadar çalışır. - Büyük gruplara, bölümlere ve departmanlara uygun bir örgüt yapısı geçerlidir. - Genellikle ekip çalışması yapılmaz. Yalnızca çok az sayıda kişinin birlikte çalışması gerekir. Bunlar da çok az inisiyatif kullanırlar ve çok az kaynağı paylaşırlar. - Bilgi ve iletişim teknolojilerinin ileri uygulamalarına yer verilmez ya da bu uygulamaların yarattığı potansiyel gerektiği gibi kullanılmaz.

25 Çağdaş Bürolar Yeni büroların belirgin özellikleri şunlardır: - Fiziksel özellikleri ve görünümleri güçlü, entegre, iç bağlantıları olan, bilgi ve iletişim teknolojisinin etkin bir şekilde kullanılmasına uygun ortamlardır. - Zamanı daha iyi kullanmak ve rekabet üstünlüğü elde etmek çok önemlidir. - Fiziksel sınırlar bulunmaz. Çünkü ileri örgütler, karmaşık problemleri daha hızlı çözebilmek için uzmanlar ve departmanlar arasında daha çok iletişim gerektirir. - Geleneksel hiyerarşik otoritenin yerini giderek yetenek ve bilgiye dayanan fonksiyonel otorite aldığı için hiyerarşik bir örgüt düzeni kabul edilmez. - Daha küçük ve daha hızlı değişen örgütsel birimlere doğru bir eğilim vardır. Dış kaynaklardan yararlanılarak sadece çekirdek yetenekler üzerinde odaklanılır. - Grup ve ekip çalışmasına büyük önem verilir. - Rutin memuriyet görevleri otomatikleştirildiği ya da dış kaynaklara devredildiği için çoğu memuriyet görevi ortadan kalkmıştır. - Yüksek beceri ve uzmanlık gerektirdiği için nitelikli insanlar çalışır. - Nitelikli kadın çalışanların artmasıyla çalışma tarzına feminen değerler katılmıştır. Bu da daha yumuşak, sakin, insancıl, pozitif ve yapıcı ilişkilerin yerleşmesine neden olmuştur. - Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaratıcı kullanımları için gizlilik ve güvenlik büyük önem kazanmıştır. - Çalışanların beklentilerinin değişmesi ve daha fazla bağımsızlık/özgürlük istemeleri nedeniyle esnek çalışma yaklaşımı benimsenir. Çalışmanın zamanlamasında, kullanılan yöntemin ve çalışmanın yapılacağı yerin seçilmesinde çalışanlara esneklik sağlanır

26 BÜROLARIN ÖRGÜTLER AÇISINDAN ÖNEMİ

27 Büroların Örgütler Açısından Önemi
Büronun yönetimi, örgütün ana amacının yanında ikinci derece öneme sahiptir. Çünkü genellikle üretimin önceliği vardır. Büro faaliyetlerinin miktarını değişik faktörler belirler. Örgütün büyüklüğü, üretilen ya da pazarlanan mal ve/veya hizmet miktarı ve türü, kullanılan otomasyonun derecesi ve örgütte çalışanların sayısı gibi faktörler, büro faaliyetlerinin miktarının az ya da çok olmasını belirler. Büro faaliyetlerinin örgüt kârına katkısı dolaylıdır. Büro faaliyetleri üretim, pazarlama, finans, satın alma, personel gibi bölümlerin daha etkin ve verimli çalışmalarını sağlayarak örgüt kârının artmasına yardımcı olur. Diğer bir ifadeyle büro faaliyetleri sonucunda doğrudan kâr elde edilmez; bu faaliyetlerin işletme kârına katkısı dolaylıdır. Büro; yönetim, bilgi, insan ve para gibi üretim faktörlerinin kontrolünü sağlar.

28

29 YÖNETİM ANLAYIŞLARI

30 KLASİK YÖNETİM ANLAYIŞI ÇAĞDAŞ YÖNETİM ANLAYIŞI
YÖNETİM ANLAYIŞLARI KLASİK YÖNETİM ANLAYIŞI ÇAĞDAŞ YÖNETİM ANLAYIŞI

31

32 KLASİK YÖNETİM ANLAYIŞI
BİLİMSEL YÖNETİM YÖNETİM SÜRECİ BÜROKRASİ

33 FREDERICK W.TAYLOR ( 1856-1915) BİLİMSEL YÖNETİM YAKLAŞIMI TAYLORİZM

34 FREDERICK W.TAYLOR ( 1856-1915) BİLİMSEL YÖNETİM YAKLAŞIMI TAYLORİZM
Taylor’a göre yönetim gerçek bir bilimdir ve temeli açıkça tanımlanmış kanunlara, kurallara ve ilkelere dayanır. Bu yaklaşımla Taylor; Tüm işlerin, iş yaparken kullanılan araçların ve yöntemlerin standartlaştırılması; İşlerin en kolay yoldan ve kısa zamanda yapılabilmesi için hareket ve zaman etütlerinin yapılması, Çalışanların bilimsel yollarla seçilmesi ve eğitilmesi; Çalışanların teşvik edilmesi için parça başı ücret sisteminin uygulanması, Uzmanlaşmayı sağlayacak fonksiyonel ya da bölümlere göre ayrılmış ustabaşılık sisteminin uygulanması

35 FRANK – LILLIAN GILBERTH BİLİMSEL YÖNETİM YAKLAŞIMI

36 HANRI FAYOL (1841-1925) BİLİMSEL YÖNETİM YAKLAŞIMI
Fayol tarafından yönetim faaliyetleri birbirini izleyen, belirli fonksiyonlardan oluşan bir süreç olarak ele alınmış; yapıyla, süreçlerle ve sonuçlarla ilgili bazı ilkeler geliştirilmiştir. Genel olarak Taylor ile Fayol arasındaki temel farkın, Taylor’un işçilerden beklediğini Fayol’un yöneticilerden beklemesi olduğu söylenebilir.

37 MAX WEBER ( 1864-1920) BİLİMSEL YÖNETİM YAKLAŞIMI
Bürokrasiyi ideal bir örgüt biçimi olarak önermiştir. Bürokratik yapının herhangi bir yapıya göre daha üstün olduğunu düşünen Weber’e göre, ileri derecede uzmanlaşma, katı bir hiyerarşik yapı, bilimsel olarak saptanmış ilke ve kurallara dayalı yönetim, çalışanların sadece kendilerine söylenenleri yapmaları ve inisiyatif kullanmamaları, işe atamalarda ve yükseltmelerde liyakata önem verilmesi etkenliği artırır.

38 ELTON MAYO VE ARKADAŞLARI ( 1924-1933) NEOKLASİKLER
İnsan ilişkileri hareketi, yönetimde yeni bir dönemin başlamasına neden olmuştur. Bu döneme kadar yönetime hâkim olan görüşün “örgüt verimliliğinin ancak formel yapı ve kanallar yoluyla artırılabileceği” yönünde olması nedeniyle, Mayo, deneylerine ışıklandırma, ısıtma, yorgunluk ve fiziki yerleşim düzenlerinin işçilerin verimlilikleri üzerindeki etkilerini ortaya çıkartmak amacıyla başlamıştı. Fakat yapılan deneylerin en önemli bulgusu, fiziksel çalışma koşullarının iyileştirilmesine rağmen verimliliğin tamamen kontrol altına alınmasının mümkün olmadığıydı. Bu nedenle Mayo, daha sonra işçilerin davranışlarını fiziksel, psikolojik, ekonomik ve diğer yönleriyle incelemiş; elde ettiği sonuçların geniş sosyal örgütler ve yönetim üzerindeki etkilerini izlemiştir. Bu çalışmalardan sonra informel grup yapılarının ve kanallarının da yönetimin amaçlarını gerçekleştirmede çok önemli katkılar yapabileceği ortaya çıkmıştır.

39 KLASİK YÖNETİM ANLAYIŞINDA
FARKLAR KLASİK YÖNETİM ANLAYIŞINDA İŞ – GÖREV – DÜZEN – DİSİPLİN – ÖRGÜT YAPISI NEOKLASİK YÖNETİM ANLAYIŞINDA İNSAN İLİŞKİLERİ – İNSAN DAVRANIŞLARI – GRUPLAR- SOSYAL İNSAN KARARLARA KATILMA –TATMİN - MOTİVASYON

40 ÖZELLİKLERİ Klasik yönetim anlayışına dayalı geleneksel yönetimin temel özellikleri şunlardır: - Fiziki ve maddi sermaye çok önemlidir; birincil kaynaktır. - Makinelerin ve fiziki emeğin üstünlüğü hâkimdir; insan unsuru ikinci derecede önem taşır. - Üretim merkezi temel olarak fabrikadır. - Merkeziyetçilik hâkimdir. - Büyüklük, etkenlikle eş anlamlı olarak kullanılır. - Sermayenin özel mülkiyeti vardır, serbest rekabet ve kâr maksimizasyonu çok önemlidir. - İşler dikkatli bir şekilde tanımlanır ve uzmanlaşma sağlanır. - Mavi yakalı işçiler ile beyaz yakalı memurlar arasında belirgin bir fark vardır. - Dik bir hiyerarşik yapı vardır, yetki sorumluluk ilişkileri ayrıntılarıyla belirlenir. - Temsili demokrasi geçerlidir, insan haklarına bağlılık vardır ve insancıllık ilkesi benimsenir

41 ÇAĞDAŞ YÖNETİM ANLAYIŞI 1950 -
Sistem görüşüne dayanan yönetim yaklaşımı, örgütlerin “uyarlanabilir açık bir sistem” olarak anlaşılmasının değeri üzerine odaklanmıştır. Çünkü işletmeler insan yapımı sosyal sistemler oldukları için yıkılmaktan ya da bozulmaktan (entropi) kurtulmaları ve iyi yönetilmeleri koşuluyla sonsuza kadar hayatta kalabilirler. Bunun için bir yandan çevresel değişimlere yanıt vermeleri, öte yandan hızlı değişime karşı kendilerini koruyacak mekanizmaları geliştirmeleri ve dengeyi oluşturmaları gerekir. Doğru dengenin bulunması ise, işletmenin sonsuza kadar hayatta kalabilmesini sağlayacak kilit unsurdur.

42 GÜNÜMÜZ YÖNETİM ANLAYIŞI
Bilgi sermayesi belirleyicidir. - Beyaz yakalıların yerini bilgi işçileri almıştır, bilgi işçilerinin fikir egemenlikleri sağlanır. - Gelişmişlik düzeyi kişi başına bilgi üretme kapasitesiyle ölçülür. - Bilgisayarlar entegre bir şekilde kullanılır. - Bilgi ağları ve veri tabanları çok önemlidir. - İnsan sermayesi maddi sermayeden üstündür. - Zaman çok değerli bir kaynaktır. - Amaç, öz disiplini ve katılımcı demokrasiyi sağlamaktır. - Ekip çalışması ve sinerji yaratılması önemsenir. - Esneklik, yenilik ve yaratıcılık, ulaşılmak istenen önemli hedeflerdir.

43 BÜROLARDA TEMEL YÖNETİM İŞLEVLERİ

44 Planlama Planlama girişimin tümünü ya da herhangi bir birimini ilgilendiren geleceğe yönelik alternatif hareket biçimleri arasında bir seçim yapmaktır. Diğer yönetim işlevleri yöneticinin geliştirdiği planlara bağlıdır. Planlar girişim amaçlarını ve bu amaçlar çatısı altında toplanan birimler için kararlaştırılan amaçları kapsar. Bununla birlikte planlama, büyük ölçüde karar verme aşamalarından oluşur ve örgüt faaliyetlerini önceden tanımlanmış ve kararlaştırılmış amaçlara doğru yöneltir. Eğer bir örgütte planlama yoksa örgüt faaliyetleri gelişigüzel bir hal alır. Etkili bir planlama geçmiş bilgilerin analizini mevcut durum içinde karar verilmesini ve geleceğe dönük değerlemeyi gerektirir. Örgütte ya da birimde ne yapılacağının önceden kararlaştırılması ve kararlaştırılan işlerin ne zaman, nerede, nasıl, ne kadar ve kim tarafından yapılacağının, kimlerle koordineli olarak çalışılacağının saptanarak uygulamaların belirli bir takvime bağlanmasıdır.

45 Örgütleme Ortak çaba sarfıyla bir işi başarmak için bir araya gelen ve her birinin bir faaliyet bütünü içinde belirli görev sorumluluk ve yetkileri bulunan bireyler ve gruplar arasındaki ilişkiyi temsil eden yapıya örgüt denir. Örgütleme ise beşeri fiziksel ve teknik olanakları ve araçları örgütün amaçlarını gerçekleştirecek şekilde düzenlemek ve hizmete koymaktır. Örgütleme, yöneticinin örgütün amaçlarına yöneltmek için başvurduğu bir araçtır. İyi bir örgüt, örgütün amacına göre gelişebilen örgüttür. Bu bakımdan örgütleme; planlanmış amaçlara ulaşmak için gerekli olan özel faaliyetlerin saptanması, bu faaliyetlerin mantıklı bir yapı içinde gruplandırılması ve faaliyetlerin özel pozisyon ile kişilere tayinidir.

46 Yöneltme Yönetimde planlama ve örgütleme işlevlerinden sonra yapılacak olan işlem kurulan sistemin harekete geçirilmesidir. Örgütün başında bulunan yönetici planını yaptıktan ve ulaşılmak istenen amaçlara göre örgütlemeyi tamamladıktan sonra harekete geçmeye hazır hale gelmiştir. Bu bakımdan yöneltme, bir araya getirilmiş ve teknik verilere uygun bir şekilde monte edilmiş örgütü oluşturan personelin harekete geçirilmesi sürecidir. Bu sürecin temel ilkeleri; Amaçların uyumlaştırılması ilkesi: Bireylerin işten ve örgütten beklentileri ile örgütün beklediği amaçların birbirleriyle uyumlaştırılması işyeri atmosferinin de olumlu olması için önemli bir etkendir. Kumanda birliği ilkesi: Her çalışanın yalnız bir amirden emir almasının uygun olduğunu ifade eder. İşe alıştırma(oryantasyon): Yapılacak işin hangi teknik koşullar içerisinde gerçekleştirileceği kimlerden emir alınacağı ve işyerinde görülmekte olan faaliyetlerin hangi temel hedefler doğrultusunda sürdürüldüğü yolunda bilgilerin sistemli bir biçimde yeni çalışana verilmesi işlerini kapsamaktadır.

47 Eşgüdümleme Yönetim fonksiyonlarının dördüncüsü ise eşgüdümlemedir. Örgütsel amaçların elde edilmesinde farklılaştırılmış eylemlerin uyum içinde birleştirilmesi ve ayarlanması sürecine eşgüdümleme adı verilir Yönetimde eşgüdümleme insanların çabalarını birleştirmeyi, zaman bakımından ayarlamayı ortak amaçlara ulaşmak için yürütülen faaliyetlerin birbirlerini izlemelerini ve bütünleşmelerini sağlamaktır. Bir yöneticinin niteliğini ve kalitesini belirleyen en önemli öğe onun eşgüdümleme yeteneğidir. Aynı zamanda eşgüdümleme, yönetimin bir görevidir. Astların da bu görev de payları vardır. Her ast yaptığı işin değerinin, yaptığı işe olan etkisinin ve katkısının bilincine varmalı ve eylemlerini buna göre eşgüdümlemelidir.

48 Kontrol Kontrol, yönetim işlevlerinden sonuncusu ve sürekli olanıdır. Yönetim sürecinin tamamlanması kontrolün başarılmasıyla mümkün olur. Kontrol; gerçekleşen durumun planlarla karşılaştırılması ve gerçekleşen durumun planlardan saptığı takdirde gerekli düzeltmelerin yapılmasıyla ilgilidir. Üretilen mamullerin nicelik, kalite, zaman ve maliyet öğelerinin standartlara uymadığı saptandığında, verilen standartlara ulaşamayan kişiler üzerinde durularak onların kendilerini düzeltmelerine fırsat verilebilir.

49 BÜRO ÇALIŞANLARI

50 ÜNVANLAR YÖNETİM DÜZEYLERİ SORUMLULUKLAR DÜZEYLER Üst yönetim
Uzun vadeli plan ve politikaları geliştirme Yürütmeye ilişkin stratejik değerleme YK Başkanı Genel Müdür Genel Md. Yrd. Finans Müdürü Pazarlama Müdürü Muhasebe Müdürü Üretim Müdürü İdari Büro Yöneticisi İnsan Kaynakları Yöneticisi Planlama ve örgütlemede üst yönetime yardım etme Ara dönem planları yapma Bölüm politikalarını belirleme Faaliyet planlarını saptama ve yürütme Orta yönetim Alt yönetim (Denetim yada faaliyet yönetimi) Büro Şefleri Muhasebe Şefleri Kelime İşlem Kayıtlar Postalama Çoğaltma Ayrıntılı kontrol planları yapma Günlük faaliyetlerde çalışanlara liderlik etme Denetleme Personelin görevlerini belirleme

51 Teknik ve profesyonel personel Memurlar Sekreterler
Büro Çalışanları Yöneticiler Uzmanlar, danışmanlar Teknik ve profesyonel personel Memurlar Sekreterler Güvenlik görevlileri Diğer büro personeli

52 5 N 1 K – R.KIPLING Organizasyonda Değişim ve Yeniden Yapılanmada Başarı için 5-N ve 1-K Yaklaşımı 1. Ne?: Değişim ve yeniden yapılanmadan önce organizasyon yapısının “Ne” olduğunu ve “Ne” tür özelliklere sahip olduğunu bilmek gereklidir. · Ne türde bir organizasyon yapısına sahibiz? (Kamu organizasyonu, özel organizasyon, kar amacı gütmeyen organizasyon vs.) · Ne tür problemlerle karşı karşıya bulunmaktayız? 2. Niçin? Neden?: Organizasyonda değişim ve yeniden yapılanmaya “Niçin (Neden)” gerek olduğu iyi bir şekilde ortaya konulmalıdır Ne Zaman?: Organizasyonda değişim ve yeniden yapılanmaya “Ne Zaman” başlanması gerektiği bir zaman planlaması yapılarak ortaya konulmalıdır. Değişim ve yeniden yapılanma sürecinde tüm yapılacak işlemlerin kilometre taşlarının bir zaman akım şeması içerisinde gösterilmesi gereklidir. 4. Nasıl?: Organizasyon içerisinde değişimin “Nasıl” gerçekleştirileceğine ilişkin bir stratejik planlama yapılmalıdır. Stratejik planlama organizasyonun değişim ve yeniden yapılanma ile başarmak istediği ve ulaşmayı arzuladığı amaçları ve bunun nasıl yapılabileceğini ortaya koyan bir planlama ve programlama aracıdır. 5. Nereye : Organizasyonda değişim ve yeniden yapılanma reformu ile “Nereye” ulaşılmak istendiği öncelikle organizasyonun Vizyon Bildirisi içerisinde açık bir şekilde ortaya konulmalıdır. Stratejik planlama içerisinde ayrıca organizasyonda üstlenilen misyon ile “Nereye” ulaşılmak istendiğinin açık ve anlaşılır olması gereklidir. 6. Kim?: Organizasyonda değişimi “Kim” gerçekleştirecektir

53 Büro Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları
Büro yöneticisi üç “İ” formülünü iyi bilmek zorundadır. İş görenler: Büro çalışanlarını iyi bilmek zorundadır. İş akışı:Planlama, örgütleme, kadrolama, yöneltme, koordinasyon ve kontrol etme gibi yönetim fonksiyonları ile İletişim, Bilgi Sistemleri, Dosyalama ve Arşivleme, Yazışma Tekniklerini iyi bilmek zorundadır. İş Yeri:Yönettiği büroları her açıdan tanımak zorundadır. Büro yöneticisi,tepe yönetimi tarafından verilen görevlerin başarıyla yerine getirilmesi için etkin ekipleri bir araya getirecek kadar çalışmalarını iyi tanımalı, iyi bir iletişimci olmalı, çalışanların eğitim ve değerlendirilmesiyle yakından ilgilenmeli, yeni teknolojileri büroya uygulamalıdır.

54 Büro Yöneticisinde Bulunması Gereken Nitelikler
Teknik bilgi, Kavramsal beceri, İnsan İlişkileri becerisi İşini ve işyerini sevmek Kendine güvenmek İnsanları tanımak ve etkileyebilmek Anlayışlı ve objektif olmak Görev ve yetkileri adaletli dağıtmak Yerinde kararlar alabilmek İnisiyatif sahibi olmak Sorumluluk sahibi olmak Yeni fikirlere açık olmak ve desteklemek Ekip kurabilmek ve organize edebilmek Etkin bir motivasyon sağlayabilmek Başarıyı paylaşabilmek Başarıyı ödüllendirmek ve başarısızlığı incelemek Hatalardan ders almak ve tekrarlamak

55 TEŞEKKÜRLER Öğr.gör. ÖZNUR NALÇINKAYA