Uzaktan Erişim İşletme Yüksek Lisans Programı MAN516T İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ 2017 Bahar Dönemi Hafta – IV İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI /ADAY ARAŞTIRMA.

... konulu sunumlar: "Uzaktan Erişim İşletme Yüksek Lisans Programı MAN516T İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ 2017 Bahar Dönemi Hafta – IV İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI /ADAY ARAŞTIRMA."— Sunum transkripti:

1 Uzaktan Erişim İşletme Yüksek Lisans Programı MAN516T İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ 2017 Bahar Dönemi Hafta – IV İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI /ADAY ARAŞTIRMA VE BULMA Yrd. Doç. Dr. Pınar SOYKUT SARICA

2 İş analizi kimler tarafından yapılır ve nasıl bir süreç izlenir?
GİRİŞ Geçen hafta İKY konusuna giriş yapmıştık ve bu haftaki dersimizin başında aşağıdaki soruların cevaplarını tartışacağız demiştik. İş analizi kimler tarafından yapılır ve nasıl bir süreç izlenir? “İş envanterleri” neden zaman hareket etüdü niteliğindedir? “Kritik olay” tekniği işi hangi yönleriyle analiz eder? İş tasarımı Yaklaşımları nelerdir?

3 GİRİŞ “En Kötü Plan Bile Plansızlıktan İyidir.”

4 İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI /ADAY ARAŞTIRMA VE BULMA
Neleri amaçlıyoruz? İK Planlaması nasıl yapılır? Aday havuzu oluşturmanın esasları nelerdir ? Aday araştırma ve bulma

5 İ.K. Planlama ve Tarihsel Gelişimini Etkileyen Olaylar ve Etmenler
Planlama anlayışı paralelinde İ.K. Planlama kapsam ve içerik değiştirmiştir. Klasik yönetim döneminde, işletme sorunları üretim çevresinde odaklanmıştı. Üretim planlama, verimlilik ve etkenleri dikkate alınarak yapılmış, işletme içinde işgücü etkinliğinin artırılması, iş etütleri, iş rasyonelleştirme, işgücünün niteliksel uyumu gibi konulara yönelen planlar geliştirilmiştir. Neoklasik Dönemde, Beşeri ilişkiler hareketi işletmede “insan faktörü”nü güçlendirmiştir. Dolayısı ile bu dönemde, insan-iş ilişkisini temel alan planlar yapılmıştır. İnsan verimliliği, istihdam süreçlerinin ve seçim sistemlerinin irdelendiği bu dönemde, 2.dünya savaşı nedeniyle oluşan işgücü-arz talebi sorunları öne çıkmıştı. İşgücünün niteliksel planlaması saat ücretle çalışanların istihdam sorunları, işhukuku kapsamında sendikal örgütlenme ihtiyacı, işçi-işveren ilişkileri ve eğitim planlaması başlıca ilgi alanları olmuştu.

6 İ.K. Planlama ve Tarihsel Gelişimini Etkileyen Olaylar ve Etmenler
Planlama anlayışı paralelinde İ.K. Planlama kapsam ve içerik değiştirmiştir. döneminde, planlama çok boyutlu ve bilgi tabanlı olarak yapılmıştır. Uzay rekabeti, savaş sonrası ekonomisi, nitelikli personel ihtiyacını ve açığını artırmıştı. Planlama Makro-Ülkeler boyutunda istihdam ve mesleklere yönelik olarak yapılmıştı. Mikro ve işletme boyutunda hızlı ekonomik büyüme, teknolojik gelişme tüm dünyada aynı eğilim doğrultusunda ihtiyaçların planlanmasını ortaya çıkarmıştı, teknik eğitim kurumları sayısı artmış ve çok uluslu ilişkiler güçlenmişti. 1970’den sonraki, planlar, Kariyer Yönetim İ.K. yönetimi ve planlaması: İ.K.nın gençleştirilmesi, İ.K. değerlenmesi, İ.K. bilgi sistemlerinin geliştirilip bilgisayar destekli olarak sistemleşmesine yönelmiştir. I.K.nın kavramsal olarak ortaya çıktığı bu dönemde, İ.K.nın etkin kullanımı, işgücü maliyetinin denetimine dönük çalışmalar yaygınlaşmıştır. Böylece, iş paylaşım ve esnek çalışma sistemleri, iş yaşamının kalitesinin yükseltilmesi hedeflerini de içeren, İ.K. planlama modelleri geliştirilmişti.

7 İ.K. Planlama ve Tarihsel Gelişimini Etkileyen Olaylar ve Etmenler
Planlama anlayışı paralelinde İ.K. Planlama kapsam ve içerik değiştirmiştir. 1980’den sonra, bireysel kariyer planlama, iş tasarımında, iş rotasyonunda yeni modellerin, iş analizi ve işgören tatmini amaçlı kullanılması öne çıkmıştı. İşletme ihtiyaçları bakımından; esnek çalışma sistemleri yaygınlaşmış, dış kaynaktan yararlanma (outsourcing) ve yetkilendirerek güçlendirme (empowerment), gibi istihdam ve kariyeri etkileyen yenilikler, nedeniyle bütüncül İ.K. planlama yapılması ihtiyacı artmıştır. Buna karşılık mikro ve kısa dönemli işletme planları bilgisayar destekli yapılmıştır. 1990’den sonraki, İ.K. Planlama, işgücü maliyet ve masraflarının azaltılması, kâra katkısının artırılması gibi örgüt organizasyon modelleri İ.K. nın güçlendirilmesi yönünde gelişmiştir. İ.K. departmanları farklı bir görev içeriğine ve organizasyon yapısına ulaşmıştır. Örgüt Kültürünün oluşturulması bakımından çok önemli görevler üstlenen İ.K. departmanları, işletmenin bütününe yönelik fonksiyonel planlar geliştirmişlerdir. İş paylaşımı; haftalık çalışma sürelerinin kısaltılması; tatillerin artırılması, aile içi streslerin giderek sorun yaratması gibi gelişmeler, işgörenlerin, iş algılarını, iş yaşamı beklentilerini değiştirmiştir. Bu dönemde planlamalar ortaya çıkan işletme ihtiyacına ve spesifik konulara yönelik olarak yapılmıştır

8 İ.K. Planlama ve Tarihsel Gelişimini Etkileyen Olaylar ve Etmenler
Planlama anlayışı paralelinde İ.K. Planlama kapsam ve içerik değiştirmiştir. 2000’li yıllarda planlama yerine, güncelleşmeyi temel alarak, özellikle İ.K. nitelik itibariyle bilginin kullanılması yönünde gelişecektir. İşgörenlerde bireysel özerklik beklentisi güçlenecek bu olgu kariyer oluşumunu, meslek seçiminin doğrudan belirleyicisi olacaktır. Örgüt içinde temel iş alanına yönelik birimler (core business) dışındaki tüm fonksiyonlar, örgüt dışı kaynaklardan sağlanacak, böylece örgüt İ.K. ihtiyacı, istihdam biçimleri, iş düzeni özetle işletme örgütü yapısı ve yönetim biçimi tümü ile değişecektir. İ.K. Planlama: esnek ve değişken çevre koşulları ve ortamında sürekli gelişmeyi sağlayacak potansiyele ve yetkinliler sahip işgörenlerin geliştirilmesine yönelik olacaktır. Niteliksel değişimi örgüt dışında yaşayan profesyoneller, mevcut organizasyonları ve statüleri değiştirecektir. İşletme İ.K.nın nitelikleri, temel faaliyet alanı çevresindeki yetkinliklere yönelik olarak sınırlanacaktır.

9 İ K Planlaması Yönetimin işletmenin şu andaki ve gelecekte arzuladığı duruma uygun insan kaynağını belirlemesi faaliyetidir. İşletme faaliyetine yönelik ise insan kaynağı boyutunu, insan kaynağı hareketinin planlanması, yedek planlanmasını, işe alma ve emekliliklerin planlanmasını hatta eğitim planlamasını kapsamaktadır.

10 İnsan Kaynakları Planlama Türleri
İ.K. planlama türlerini farklı kriterleri göre düzenleyebiliriz. İ.K. planlama tanım ve kavramlarının, ortaya çıkan ihtiyaçlar çerçevesinde değiştiğini görüyoruz. Makro-yaklaşımları, ülke, bölge, sektör ve işletmeleri kapsamış; mikro yaklaşımlar, işletme içi, ihtiyaçlara yönelik çözümleri hedef almıştır. İşletme temelli bir planlama İ.K. nin daha özel ve soruna yönelik planlanması anlamına gelmiştir. Giderek soruna yönelik planların sayısı artmıştır. Bu gelişmeler İ.K. planlamada seçilen yaklaşıma göre modellerin oluşmasını sağlamıştır.

11 İnsan Kaynağının Sağlanması
1.) Durum Değerlendirmesi Yapmak. Gelecek Politikalarını Belirlemek. İşletmenin büyüme, gelişme ve yeni yatırımlarına göre, ihtiyacı olacak insan kaynağı   planlanır. Örgütsel hedeflere yönelik olarak; iş, meslek ve kaynak planları geliştirilir. 2.) Mevcut İş Kalıplarını Belirlemek. İş analizi iş tanımı yapmak. İşletmenin gelecekteki personel ihtiyacı tahmin ederek, buna göre İ.K. politikalarının saptanması ve uygulama eylem planlaması yapılabilir. 3.) Bilgi ve sistem oluşturmak ve buna bağlı olarak doğru politika ve stratejileri geliştirmek , sistem yolu ile işletme içi uygulama birliği sağlamak . İşletme mevcut insan kaynağının nitelik ve niceliğine ilişkin olarak bilgi amaçlı İ.K. planlaması yapabilir. Envanter bilgileri adı verilen bu planlar mevcut insan kaynağının, tüm niteliksel ve niceliksel özelliklerini belirler.      

12 Politika Oluşturma A.) Örgütün aşırı büyümesi.
İşletmenin seçtiği ve belirlediği İ.K. politikalarına göre, ayrıntılı uygulama eylem planları yapmak. Örneğin yönetici açığının kapatılması için, yönetici yetiştirme ve geliştirme programları yapmak ve geleceğe yönelik kariyer, politikalarını belirlemek, B.) Karar verilecek durumların sık sık tekrarlanması. İşgören tatminini sağlamak, işten ayrılma oranını   düşürmek vbg. İşgörenlere yönelik olarak İ.K. planları geliştirebilir. Bu planlar, iş-işgücü uyumu, bireysel kariyer geliştirme ve kariyere destek sistemlerine, aile sorunlarına ve çevre sorunlarına yönelik olabilir. C.) Kararlardan elde edilen sonuçlara ilişkin bir değerlendirmeye ihtiyaç duyulması. İstihdam güvencesi, örgüt kültürü oluşturmak bakımından belirlenen politikalara göre İ.K. planları yapılır. Örneğin, istihdamın iç/dış kaynaklardan yapılması konusundaki tercihler, içeriden terfi, dış kaynaktan transfer gibi politikaların seçilmesi durumunda, işletmedeki iş ve pozisyonların planlanması gerekir.

13 İK Planlamasının Amacı
Şirketin amaçlarını ve stratejik kararlarını gerçekleştirebilmesi için gerekli sayı ve nitelikte işgörenin gerekli olan yer ve zamanda hazır bulundurulmasını sağlamak. İşgücü ihtiyacına uygun büyüklük ve bileşimde bir aday havuzu oluşturmak. Şirketin talebi ile arzını dengelemek, maddi ve manevi boyutlarda en makul işgücüne ulaşarak şirketin amaçlarına ulaşmasını sağlamak. İşgücü ihtiyacındaki daralmaları önceden görerek ihtiyaçların buna göre karşılanmasını sağlamak. İşgücünün bilgi ve becerisinden, optimum verimliliğin elde edilmesini sağlamak Örgütsel planlama sürecinin geliştirilmesine katkıda bulunmak. İhtiyaç duyulan spesifik işgücü niteliklerini ortaya koymak. Tüm organizasyonel kademelerde insan kaynakları yönetiminin etkinliğini artırmak.

14 İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMA SÜRECİ
Bilgi toplama ve durum analizi: iç ve dış çevre faktörlerini belirlemek Şirket ve İK Birimi Amaçlarının belirlenmesi – İK Planlamasının Kapsamı iş-iş grupları- temel roller İK Planlamasına etki eden dış faktörler: Ekonomik konjonktürdeki değişim Sosyal , Politik ortam Teknolojik gelişmeler Rekabet koşullarında değişim İK Planlamasına etki eden iç faktörler: Bütçeler Şirketteki büyük değişimler

15 İK Planlamasının Kapsamı
Mevcut durumun doğru analizi yapılmalı ve yakın ve uzak gelecekteki işletme potansiyeli öngörülmeye çalışılmalıdır. Kapsam bakımından üç aşamalıdır. İnsan kaynağı arzı, planlaması ve insan kaynakları bilgi sistemidir.

16 İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMA (devam)
II. İşgücü talebinin belirlenmesi (örgüt içi ile ilişkili) Olması gereken insan kaynağı miktarı: İnsan kaynaknağı ihtiyacı (talebi) İşgücü talebinin sayı (nicel), nitelik, zaman ve yer boyutu (mevkiler) olarak belirlenmesi, insan kaynakları ihtiyacının sistemli olarak belirlenmesi sürecidir. III. İşgücü arzının belirlenmesi (örgüt dışı ile ilişkili) İnsan Kaynakları Arzı , Faaliyet raporları ve beceri envanteri kullanılır. İnsan Kaynağı Envanteri: Çalışanlar hakkındaki bilgilerin (beceri, yaş vb.) bulunduğu arşivlerdir. IV. Arz ile talebin karşılaştırılması İş gücü arzı < talebi ise işgücü açığı oluşur. İş gücü arzı > talebi ise işgücü fazlalığı oluşur. İşgücü fazlalığını ya da azlığını giderici ( talep ve arzı dengeleyici ) faaliyetlerin planlanması

17 İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMA SÜRECİ (devam)
V. Değerleme ve kontrol Eldeki işgücü ile ihtiyaç karşılanmadığında hangi kaynaklara, hangi yol ve yöntemlerle başvurulabileceğinin belirlenmesi İçsel İnsan Kaynakları Arzı: Mevcut insan kaynakları yani elde olan İnsan kaynağı miktarı. Yedekleme: Örgütteki kritik pozisyonlara işletme içinden kimleri terfi ettirebilirim? Dışsal İnsan Kaynakları Arzı: Gelecekteki insan kaynakları ihtiyaçlarının karşılanabilme olasılıklarını içeren insan kaynağı miktarı.(Arz kaynaklarını ve koşullarını etkileyen faktörler , işsizlik oranı, ekonomik konjonktür) Dışsal İnsan Kaynakları Arzının durumunun bilinmesiyle işletmeler diğer işletmelerin çalışanları çeken yönlerini, verdikleri ücretleri gibi bilgilere sahip olurlar.

18 İK Arzının ve Talebinin Karşılaştırılması
İK ARZI>İK TALEBİ : Yeni eleman alımı durdurulması Erken emeklilik veya isten ayrılmaya özendirme Esnek çalışma sistemleri uygulama Ücretsiz izin ver Fazla mesaileri kaldır İzin ve tatillerin uzatılması Çalışma süresinin kısaltılması Fazlalık olan birimlerden ihtiyacı olan birimlere eleman kaydırılması Geçici işten çıkarma Zorunlu izin kullandırma Sürekli işten çıkarma durumunda fazla personelin maliyeti ile personeli çıkarma maliyeti karşılaştırılmalıdır. İK ARZI<İK TALEBİ : yeni kadrolu eleman alımı Fazla mesailerin ve çalışma sürelerinin artırılması, İzin ve tatillerin kısaltılması Mevcut personelin eğitilmesi vb. çözümler düşünülür. Yükseltim Planlaması Geçici işgören istihdamı (outsourcing) Kariyer Planlama İşgücünü ikame eden teknolojilerin kullanılması Eğitim ve motivasyonla verimi arttır.

19 İNSAN KAYNAĞI ARZI A.) İşgücü Genel Envanteri. B.) İşgücü Beceri Envanteri. C.) Terfi Şemaları. D.) İşgücü Devir Oranı. E.) Devamsızlık Oranı.

20 İNSAN KAYNAĞI ARZI Genel işgücü envanteri belirli dönemde işletmede çalışan işgörenleri yaş, cinsiyet, eğitim ve aldıkları ücret gibi ölçütlere dayanarak sayma ve inceleme çalışmasıdır. İşgücü beceri envanteri personelin işe giriş tarihi, iş tecrübesi, eğitimi, yabancı dil bilgisi, mesleki nitelikleri, yayınları, lisans ve patentleri, maaş ve ya ücreti, mesleki amaçları ve hatta emekli olmayı planladığı tarih gibi çok çeşitli bilgiler yer alabilir. Terfi Şemaları: İşletmelerde işgörenlerin bilgi beceri ve bulundukları mevkilerde hangi sıra ile terfi alacaklarını belirleyen şemalardır.

21 Arz Talep Tahmini İşgücü ihtiyacının tahmin edilmesinde kullanılabilecek veriler: Satışların tahmini Üretim miktarının tahmini Gerekli işgücünün tahmini İşgücü arzının tahmin edilmesinde kullanılabilecek veriler: İşgücü devri Emeklilik Transfer İşgören alımı gibi şirket içi faktörler.

22 İK İHTİYACININ TAHMİNİ
İnsan Kaynağı Devir Oranı nasıl ölçülür? İK Devir Oranı: Bir işletmede, belirli bir dönem içinde çalışan personelin o dönem içinde işten ayrılan personele yüzdesini ifade eder. Formülü aşağıdaki gibidir. İKDO= İşten çıkarılanların toplam sayısı *100 Ortalama İnsan Kaynağı Sayısı Ortalama İnsan Kaynağı= Dönem başı iks+Dönem sonu iks 2

23 İK İHTİYACININ TAHMİNİ
Devamsızlık Oranı nasıl ölçülür? Devamsızlık Oranı= Devamsız sayısı *100 Ortalama İK sayısı Veya Devamsızlık Oranı= Kaybedilen yıllık işgücü saati toplamı *100 Planlanan toplam işgücü saati Yedek İnsan Kaynağı ihtiyacı nasıl ölçülür? YİKİ= Devamsızlık Oranı*GİKİ (gerçek insan kaynağı ihtiyacı)

24 İK İHTİYACININ TAHMİNİ
İşyükü Analizi Yoluyla Gerçek insan kaynağı ihtiyacı nasıl ölçülür? GİKİ= ITZ/KÇZ ITZ: İşin bitirilmesi için ihtiyaç duyulacak toplam zaman KÇZ=Kişi başına düzen çalışma zamanı ITZ= I*Z I= İşteki bir işlemin yineleniş sayısı Z= İşlemin bir kere yapılması için gerekli zaman

25 İnsan Gücü Planlaması Amaç Belirlemek. İnsan gücünün Mevcut Durumunu Değerlendirmek. İnsan gücü Programlarını Hazırlamak ve Değerlendirmek. Uygulama ve Sonuçları Değerlendirmek.

26 İK Bilgi Sistemleri İK’nın nicelik ve niteliklerinin yer alacağı bu bilgi sisteminde bilgilerin sınıflanması ve analiz edilerek yoruma hazır hale getirilmesi, İK planlamasına hız katacaktır. Orta ve büyük ölçekli işletmelerde bilgisayar destekli bilgi sisteminin İK planlamasının etkinliğinde kilit rol oynadığı unutulmamalıdır.

27 İK Talep Tahmin Yöntemleri
Yargısal (Niteliksel); İş analizinde bulunarak uygulanan - Yöntemler Yönetici tahmini, Delfi tekniği, Kıyaslama Sayısal; İş Yükü analizi ve İş Gücü analizi yaparak- Yöntemler Diyagram analizi, Trend analizi

28 İK Talep Tahmin Yöntemleri
İleri Matematiksel Yöntemler: Trend Analizleri: Geçmiş veriler incelenerek ileriye dönük tahmin yapılır. Ani değişimleri göz ardı eder. Çoklu Regresyon: İnsan kaynakları ihtiyacına etki edebilecek değişik faktörleri göz önüne alarak faktörler arasındaki ilişkiden yola çıkarak tahminleme yapmak. Doğrusal Programlama: Optimal insan kaynağının belirlenmesi üzerine kuruludur. Sezgisel Yöntemler: Aşağıdan Yukarıya tahmin Yöntemi= Her birim kendi ihtiyacını tahmin eder, İK birimi toplar, özetler. Yukarıdan aşağıya Tahmin Yöntemi= Üst yönetimin deneyimlerini kullanarak tahmin yapmasıdır. Delphi Yöntemi: Çeşitli sayıda uzmandan alınan tahminlerin birkaç kere tekrarlanarak ortak bir sonuca ulaşılmasıdır.

29 Tahmin Yönteminin Belirlenmesine Etki eden Faktörler
Şirketin içinde bulunduğu çevrenin ve iş piyasasının değişkenliği veya istikrarı Geçmiş verilerin varlığı, doğruluğu, güvenilirliği Çalışan sayısı Yöntemin getirdiği ek maliyet Yöntemin gerektirdiği ek süre Üst Yönetimin desteği

30 İŞGÖREN SAĞLAMA SÜRECİ AŞAMALARI
Sistemli olarak üç aşamadan oluşur İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI/ İşgören ihtiyacının ( açığının ) belirlenmesi/ İşgücü talebinin sayı ve nitelik olarak belirlenmesi ADAY ARAŞTIRMA VE BULMA İşgücü ihtiyacına uygun büyüklük ve bileşimde bir aday havuzu oluşturmak İnsan kaynakları temin kaynaklarının (İç kaynak , dış kaynak) incelenmesi , muhtemel adaylara işgören arandığının duyurulması ve başvuruların özendirilmesidir. İŞGÖREN SEÇİMİ Seçim yöntemlerinin belirlenmesi ve etkin olarak kullanılması Mülakatlar İşe başlatma ve oryantasyon Merkezi Yaklaşım Ön eğitim gerektiren teknik kademelerin seçimi, özelliklere uygun, devamlı personel alma. Merkezkaçcı Yaklaşım Ön eğitim gerektirmeyen, coğrafi olarak geniş bir alanan yayılan, yönetsel olmayan, özerk seçim

31 PERSONEL BULMA İŞİNİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER
1- Personel Politikaları- içerden/ dışarıdan terfi politikası. 2- İşgücü Planları 3- Yaşanmış Deneyimler 4- İşin Özellikleri- çok kalifiye bir işse yeterli sayıda aday bulunmayabilir, çok ortalama bir işse çok aday vardır. 5- Çevre Koşulları – ekonomik koşullar sonucu ya da bölgesel özellikler nedeniyle uygun büyüklükte havuz oluşturmak için yeterli aday olmayabilir ya da çok fazla aday olabilir.

32 İKP’YE İLİŞKİN YAŞANILAN SORUNLAR
Sektörün Türü Yönetim Üyeleri Arasındaki Muhalefet ve Şüphecilik. Planda İfade Edilmiş Değişikliklere Direnç. Krizleri Öngörememe. İşgören Veritabanı Eksikliği. Teknolojideki Hızlı Değişimler.

33 SONUÇ Bu hafta İKY’nin ilk işlevi olan İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI ve ADAY ARAŞTIRMA VE BULMA konusunu inceledik, önümüzdeki hafta dersimizde “İŞGÖREN SAĞLAMA SÜRECİ AŞAMALARI”nın sonuncusu olan İŞGÖREN SEÇİMİ konusunu inceleyeceğiz. Önümüzdeki derse kadar şu soruları düşünmenizi rica ediyorum. Haftaya dersimizin başında bu soruların cevaplarını tartışacağız. 1-İnsan Kaynakları Planlamasıyla Şirket Planlaması arasında nasıl bir ilişki vardır? 2-İnsan Kaynakları çalışanlarının planlamadaki rolü nedir? 3-Toplu işten çıkarmalara etkin planlama yapılarak engel olunabilir mi? 4-Türkiye’de insan kaynakları planlamasına en çok etki eden faktörler nelerdir? 5-İnsan Kaynakları faaliyetlerinden olan planlama outsource edilebilir mi?