Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi.

... konulu sunumlar: "Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi."— Sunum transkripti:

1 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

2 GAZİANTEP - 20112 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

3 GAZİANTEP - 20113 Takım Lideri: Osman SARA Bölge Müdür Yardımcısı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

4 GAZİANTEP - 20114 Şahinbey Kadastro Müdürlüğü’nden Başkan : Mahmut ZENCİRCİ Kontrol Mühendisi Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

5 GAZİANTEP - 20115 Şehitkamil Tapu Müdürlüğü’nden Raportör: Şevket KAPLAN Bilgisayar İşletmeni Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

6 GAZİANTEP - 20116 Takım Üyeleri Bölge Müdürlüğünden Gülnaz KARTAL Mühendis Mustafa TÜRK Programcı M. Rahim OTURAKÇIOĞLU Kadastro Teknisyeni Şehitkamil Kadastro Müdürlüğünden Nurettin SERİNDAĞ Tekniker Seydi Ahmet KAYA Bilgisayar İşletmeni Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

7 GAZİANTEP - 20117 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi İyileştirme takımının amacı;

8 GAZİANTEP - 20118 Tapu ve Kadastro XIII. Bölge Müdürlüğü’nün görünen yüzü olan Kadastro ve Tapu Müdürlüklerinin kendi iç dinamiklerini harekete geçirerek, içlerinde gerekli müdahalede bulunup düzeltilebilecekleri sorunları tespit etmek ve çözüm önerileri geliştirmektir. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

9 GAZİANTEP - 20119 İyileştirme Çalışmasının Konusu : Daire içi görevlendirmelerin adil ve eşit olmaması ve iş yükü dağılımının düzensiz olması. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

10 GAZİANTEP - 201110. Çalışmanın Başlama Tarih:06/12/2010 Çalışmanın Bitirildiği Tarih:16/05/2011 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

11 GAZİANTEP - 201111 Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında, Gaziantep XIII. Bölge Müdürlüğü ve bağlı merkez müdürlük personellerinden oluşturulan Antepfıstığı İyileştirme Takımı 06 Aralık 2010 tarihinde ilk toplantısını yaparak çalışmalarına başlamış olup, 29 Nisan 2011 tarihinde konuya ilişkin çalışmaları tamamlamıştır. Gerek Gaziantep merkez müdürlükleri ile gerekse ilçe müdürlükleri ile Kahramanmaraş ve Kilis ilinde bulunan meslektaşlarımızla fikir alışverişinde bulunulmuş ve 14 adet problemden oluşan problem havuzu oluşturulmuştur. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

12 GAZİANTEP - 201112 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Takım üyelerinin puanlaması, birinci sırada “Daire içi görevlendirmelerin adil ve eşit olmaması ve iş yükü dağılımının düzensiz olması” yer almıştır. Bu problem ele alınarak, nedenleri ve çözüm önerileri hakkında Antepfıstığı İyileştirme takımınca yapılan çalışmalar aşağıda sunulmuştur.

13 GAZİANTEP - 201113 06.12.2010 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında aşağıda açıklanan çalışmalar yapılmıştır. - Takım liderinin seçimi: Takım lideri olarak Mahmut ZENCİRCİ oy birliği ile seçilmiştir. - Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Şevket KAPLAN oy birliği ile seçilmiştir. - Takımın her hafta Cuma saat 10.00 da toplanmasına oy birliği ile karar verildi. - Takım isminin seçimi: Takımın isminin ANTEPFISTIĞI olmasına oy çokluğu ile karar verilmiştir. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

14 GAZİANTEP - 201114 - 17-24-31-12.2010-07-01-2011 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın toplantılarında Problem Havuzunun oluşturulmasına çalışılmıştır. - Takım üyeleri ve Bölge Müdürlüğü dahilindeki müdürlüklerdeki personellerle fikir alışverişinde bulunarak problem havuzu oluşturuldu. Bunun için beyin fırtınası yöntemi kullanıldı. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi

15 GAZİANTEP - 201115 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Problem Havuzunda belirlenen 14 adet problem aşağıda sıralanmıştır

16 GAZİANTEP - 201116 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi. 1Daire içi ışıklandırmalar yetersiz 2Personel araçları için otopark bulunmaması 3Tuvaletlerin temiz olmaması ve fiziki olarak yetersiz olması 4Yemeklerin niteliksiz ve lezzetsiz olması 5 Danışmaya, dairede yapılan işlemleri bilen ve yönlendirmeyi doğru yapabilecek kimselerin yerleştirilmesi 6 Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması,iş yükü dağılımının düzensiz olması

17 GAZİANTEP - 201117 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 7Abdest alma yeri bulunmaması 8Bayan mescidi bulunmaması 9Çatıda sigara içme bölümü tanzim edilmemesi 10 Güç kaynağı ve benzeri teknik ve elektronik malzemenin peryodik bakımlarının yapılmaması 11Daire içi bir teknik servis oluşturulması 12Klima atık sularının daire içinde bulunması nedeniyle kirlilik oluşturması 13Eğitim faaliyetlerinin yetersiz olması 14Daire havalandırmasının yetersiz olması

18 GAZİANTEP - 201118 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 14.01.2011 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımı toplantısında Problem Havuzunun puanlaması yapılmış ve en çok oyu 45 puanla 6 nolu problem olan “Daire içi görevlendirmelerin adil ve eşit olmaması ve iş yükü dağılımının düzensiz olması” problemi almıştır.

19 GAZİANTEP - 201119 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Takım Üyeleri Gülnaz KARTAL Mahmut ZENCİRCİ Şevket KAPLAN Mustafa TÜRK M. Rahim OTURAKÇI OĞLU Nurettin SERİN DAĞ Seydi Ahmet KAYA Sıra No Problem Havuzu Problemleri PUAN Toplam Puanı 1 Daire içi ışıklandırmalar yetersiz0100001415 2 Personel araçları için otopark bulunmaması792092534 3 Tuvaletlerin temiz olmaması ve fiziki olarak yetersiz olması10652 7343 4 Yemeklerin niteliksiz ve lezzetsiz olması634383633

20 GAZİANTEP - 201120 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 5 Danışmaya, dairede yapılan işlemleri bilen ve yönlendirmeyi doğru yapabilecek kimselerin yerleştirilmesi043626223 6 Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması,iş yükü dağılımının düzensiz olması008107 45 7Abdest alma yeri bulunmaması920700927 8Bayan mescidi bulunmaması811560122 9 Çatıda sigara içme bölümü tanzim edilmesi500050010 Güç kaynağı ve benzeri teknik ve elektronik malzemenin peryodik bakımlarının yapılmaması0010100011

21 GAZİANTEP - 201121 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 11 Daire içi bir teknik servis oluşturulması150935023 12 Klima atık sularının daire içinde bulunması nedeniyle kirlilik oluşturması306014014 13Eğitim faaliyetlerinin yetersiz olması289809743 14 Daire havalandırmasının yetersiz olması477448842 55

22 GAZİANTEP - 201122 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Problem havuzu puanlama sonucu aşağıdaki gibi oluşmuştur.

23 GAZİANTEP - 201123 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Takım Üyeleri Gülnaz KARTAL Mahmut ZENCİR Cİ Şevket KAPLAN Mustafa TÜRK M. Rahim OTURAK ÇIOĞLU Nurettin SERİND AĞ Seydi Ahmet KAYA SIRA NO Problem Havuzu Problemleri PUAN Topl am Pua nı 1 Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması,iş yükü dağılımının düzensiz olması 008107 45 2 Tuvaletlerin temiz olmaması ve fiziki olarak yetersiz olması 10652 7343 3Eğitim faaliyetlerinin yetersiz olması289809743 4 Daire havalandırmasının yetersiz olması 477448842

24 GAZİANTEP - 201124 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 5 Personel araçları için otopark bulunmaması 792092534 6 Yemeklerin niteliksiz ve lezzetsiz olması 634383633 7Abdest alma yeri bulunmaması920700927 8 Danışmaya dairede yapılan işlemleri bilen ve yönlendirmeyi doğru yapabilecek kimselerin yerleştirilmesi 043626223 9 Daire içi bir teknik servis oluşturulması 150935023 10Bayan mescidi bulunmaması811560122 11Daire içi ışıklandırmalar yetersiz0100001415

25 GAZİANTEP - 201125 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 12 Klima atık sularının daire içinde bulunması nedeniyle kirlilik oluşturması 306014014 13 Güç kaynağı ve benzeri teknik ve elektronik malzemenin peryodik bakımlarının yapılmaması 0010100011 14 Çatıda sigara içme bölümü ayarlanması 500050010 55 385

26 GAZİANTEP - 201126 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 21-28.01.2011 04.02.2011 tarihinde Yapılan bu puanlamadan oluşan sıralamaya göre öncelikli sorun olarak belirlenen “Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması, iş yükü dağılımının düzensiz olması ” maddesinin nedenlerinin araştırılmasına başlanılmıştır. Balık kılçığı teoremi ile “Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması, iş yükü dağılımının düzensiz olması ” konusunun nedenleri ve bu nedenlerin alt nedenleri tespit edilmeye çalışılmıştır. Çıkan sonuçlara göre bir sınıflandırma oluşmuştur. “Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması, iş yükü dağılımının düzensiz olması ”

27 GAZİANTEP - 201127 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Sorunun Kök NedenleriÇözüm Önerileri 1.) Personel görevlendirmesinde; personelin yetenek, kabiliyet ve bilgi birikiminin dikkate alınmaması Müdürlükteki personelin sosyal yönden ve mesleki yönden daha iyi tanınarak, karşılıklı(personel-amir) maksimum verim sağlanmalıdır. 1.1.)Personelin bazı konularda bilgi eksikliği bulunması ve yetersiz olması Etkin ve kalıcı hizmet içi eğitim çalışmaları yapılmalıdır. 1.2.)İş yoğunluğu nedeniyle personelin kendini yetiştirme ve yenilikleri takip etmesinin zorluğu Yoğun çalışma temposu içinde personelin kendini yetiştirme ve geliştirme imkanı bulunamayacağından, personel sayısının arttırılması, bürokrasinin azaltılması gibi manevralarla iş yoğunluğu azaltılmaya çalışılmalıdır.

28 GAZİANTEP - 201128 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 1.3.) Kurumumuzda çeşitli kurumlardan gelmiş bulunan ve Tapu ve Kadastro mevzuatıyla hiçbir ilgisi bulunmayan kişilerin bulunması Çeşitli kurumlardan, kurumumuza gelmiş bulunan personellerin kurumumuza adaptasyonu hem kendileri açısından hem de mesai arkadaşları tarafından gayet zor ve zaman alıcı olmaktadır.Bu personeller faydalı olabilecekleri birimde uzun soluklu olarak çalıştırılmalıdır. Tapu ve Kadastro mevzuatıyla yakından uzaktan ilgisi olmayan farkı unvandaki personelin müdürlüklerdeki çalışma barışını zedelemesini engel olunmalıdır. 2.) Aynı işlemlerin hep aynı kişilere havale edilmesi Müdürlükteki tüm personelin her işi yapabilecek hale gelmesi için gerekli tedbirler alınmalıdır. 2.1.) İdarecilerin, vatandaş ve üst yönetim şikayet, tenkit ve ikazlarına muhatap olmamak için kalıcı tedbir almak yerine, iş ve işlemleri en kısa ve en problemsiz yapan personeli tercih etmesi. Müdürlükteki her personelin her işi yapabilecek duruma gelmesi amacıyla, bir sorumlu nezaretinde her personele her türden işin havale edilmesi faydalı olacaktır.

29 GAZİANTEP - 201129 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 2.2.)Personelin bazı konularda bilgi eksikliği bulunması ve yetersiz olması Etkin ve kalıcı hizmet içi eğitim çalışmaları yapılmalıdır. 3.) Hizmet içi eğitimin etkin olarak yapılamaması İdarecilerin ve personelin yeterince hizmet içi eğitim alarak mevzuat ve idari bakımdan gelişmesi sağlanmalıdır. 3.1.) Personelin hizmet içi eğitimi gereksiz ve angarya olarak görmesi Hizmet içi eğitimler özendirici olmalı ve bütün personelin katılımı sağlanmalıdır. Sorunun Kök NedenleriÇözüm Önerileri Katılımcılara katılan her eğitim programı için belli bir puan verilmeli ve bu puanlar sicil notu, görevde yükselme, terfi ve tayinde etkili olmalıdır.

30 GAZİANTEP - 201130 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Her Bölge Müdürlüğünde her yıl Tapu ve Kadastro mevzuatını ilgilendiren sınav yapılıp sınav sonucunda birinci olanlar ödüllendirilmelidir. Her hizmet içi eğitim programı sonucunda, belirlenen eksiklik, noksanlık ve önerileri içeren sonuç bildirgesi hazırlanmalı ve bu üst yönetime (genel müdürlüğe) gönderilmelidir. 3.2.) Eğitimcilerin eğitim esnasında tekdüzenin dışına çıkamaması ve ilgi çekememeleri Eğitimcilerin, eğitim eğitimi almış yeterli kişiler tarafından verilmesi gereklidir. Mevzuat okuyup katılımcıların sıkılmaması daha ilgi çekici şekilde ders anlatılması sağlanmalıdır. Farklı konularda Müdürlüklerdeki farklı kişileri eğitimci yaparak motivasyon sağlanması

31 GAZİANTEP - 201131 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 3.3.)Eğitim programının Gaziantep’te yapılması Eğitimlerin Gaziantep’te yapılması nedeniyle katılımcılar önce eğitime katılmakta sonra Müdürlüğünde çalışmalarına devam etmektedir. Personelin sadece hizmet içi eğitimi planlanmalı bu nedenle ya Gaziantep dışında yapılmalı yada katılımcılara eğitim süresince iş verilmemelidir. Böylece konsantrasyon ve motivasyon artacaktır. Hizmet içi eğitimler Bölge dahilindeki altyapı ve konaklama imkanı bulunan farklı il ve ilçelerde yapılmalıdır. 3.4.) İdarecilerin idari konularda hizmet içi eğitim almaları Hizmet kalitesinin artması ve standartlaşabilmesi için idarecilerinde hizmet içi eğitime tabi tutulması yararlı olabilecektir. 4.) İdareci personel ilişkileriİdareci ve personel ilişkilerinin avantaj ve dezavantajları

32 GAZİANTEP - 201132 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi 4.3) Personelin başarı ve başarısızlığının belirlenememesi Personel performans ölçümünün yapılması için objektif ve geniş çerçeveli performans kriterleri oluşturulmalıdır. Sorunun Kök NedenleriÇözüm Önerileri Personel başarıları ve başarısızlıkları etkin olarak değerlendirilmeli ceza ve ödüllendirme etkin olarak kullanılmalıdır. Bir üst birim tarafından oluşturulacak komisyonla, her altı ayda bir personel ve idarecilerin performansları, performans kriterlerine göre denetlenmeli ve sonuçları ilgililerine bildirilmelidir.

33 GAZİANTEP - 201133 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Bazı personelin sorumluluk almaması, bazı personelin ise iş yoğunluğundan dolayı aldığı sorumluluk altında ezilmesinin engellenmesi

34 GAZİANTEP - 201134 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Yapılan tüm çalışmalar ve çözüm önerilerine ilişkin örnek tasarımlar pps. Sunu olarak da sunulmuştur.

35 GAZİANTEP - 201135 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi SONUÇ Antepfıstığı İyileştirme Takımı” olarak karanlığa kızmaktansa mum yakmayı Süreçleri ve insanları suçlamaktansa, sorgulamayı tercih ettik. Buzdağının görünmeyen yüzünü de dikkate alarak, Teşkilatımızın “Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi” ile fitilini ateşlediği gelişim – ilerleme ve iyileştirme hareketine katkı sağlayabilecek fikirler üretmeye çalıştık. Çıkmış olduğumuz gelişim – ilerleme ve iyileştirme (kalite) yolculuğumuzun her aşamasında vizyonumuzu, fayda üretmek ve çözüm odaklı projeler geliştirmek olarak belirledik. Ufkumuza, eksik ve hatalı işleyen süreçleri düzeltmek, doğru ilerleyen süreçleri ise geliştirmek idealini yerleştirdik.

36 GAZİANTEP - 201136 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Antepfıstığı İyileştirme Takımı olarak; “Kurumumuzun ilerlemesi, biz çalışanlarının da ilerlemesidir” düşüncesinden hareketle, Teşkilatımızın yürüttüğü bu projenin her aşamasında üzerimize düşen görevi sonuna kadar yapmaya hazırız.

37 GAZİANTEP - 201137 Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Teşekkürler…