GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORLARI.

... konulu sunumlar: "GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORLARI."— Sunum transkripti:

1 GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORLARI

2  Birim ve İdari Faaliyet Raporunun Şekli  Birim ve İdari Faaliyet Raporu Hazırlama  Genel Bilgiler  Örgütsel Yapı  Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar  İnsan Kaynakları  Sunulan Hizmetler  Yönetim ve İç Kontrol Sistemi  Amaç ve Hedefler  Temel Politika ve Öncelikler  Faaliyetlere İlişkin Bilgi ve Değerlendirmeler  Kurumsal Kabiliyet ve Kapasitenin Değerlendirilmesi  Genel Değerlendirmeler  Güvence Beyanları Çeşitleri ve Açıklaması STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ SUNU PLANI

3 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ EK-1: BİRİM VE İDARİ FAALİYET RAPORUNUN ŞEKLİ Ek-1: Birim ve İdare Faaliyet Raporlarının Şekli ………..YILI ………….. FAALİYET RAPORU BAKAN SUNUŞU [1][1] [1] ÜST YÖNETİCİ SUNUŞU İÇİNDEKİLER I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon [2][2] [2] B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- İnsan Kaynakları 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi D- Diğer Hususlar II- AMAÇ ve HEDEFLER A- İdarenin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler C- Diğer Hususlar

4 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ EK-1: BİRİM VE İDARİ FAALİYET RAPORUNUN ŞEKLİ III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 3- Mali Denetim Sonuçları 4- Diğer Hususlar B- Performans Bilgileri 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri 2- Performans Sonuçları Tablosu 3- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 4- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi 5- Diğer Hususlar IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme

5 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ EK-1: BİRİM VE İDARİ FAALİYET RAPORUNUN ŞEKLİ V- ÖNERİ VE TEDBİRLER EKLER [1][1][1] “Bakan sunuşu”, sadece merkezi yönetim kapsamındaki kamu idareleri ile sosyal güvenlik kurumlarının faaliyet raporlarında yer alır. 2]2][2] Kamu idareleri, “misyon ve vizyon” alt bölümüne ilk stratejik planlarını hazırladıkları yıldan itibaren yer verirler.

6 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ BİRİM VE İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA KAPSAM I- GENEL BİLGİLER II- AMAÇ VE HEDEFLER III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ V- ÖNERİ VE TEDBİRLER EKLER

7 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- İnsan Kaynakları 5- Sunulan Hizmetler 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi

8 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon Yönetmelik ekindeki rapor formatının (2) nolu dip notunda, Kamu idareleri, “misyon ve vizyon” alt bölümüne ilk stratejik planlarını hazırladıkları yıldan itibaren yer vereceklerdir.”denilmektedir. Bu nedenle Üniversitemiz ilk stratejik planını hazırlanmadığından birimlerce bu başlık altında taslak verilerin girişi (şimdilik) yapılacaktır. B- Yetki Görev ve Sorumluluklar: Yasa, yönetmelik, tüzük, genelge, yönerge ve makam onayları ile verilen yetkilere yer verilecek olup, birimin ve birim yöneticilerinin hem idari hem mali görevleri ile yetki ve sorumlulukları belirtilecektir. Harcama yetkilileri, gerçekleştirme görevlileri, ihale görevlileri, ambar memuru, taşınır mal yöneticisi, bakım ve kontrol ekipleri vb. gibi görevliler hakkında bilgi verilecektir. Birimler yönetim kademelerinin ve hizmet ekiplerinin yetki görev ve sorumluluklarını belirteceklerdir. Yetkinin kullanımı ve Yetki devri hakkında bilgi verilecektir.

9 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ GENEL BİLGİLER C- İdareye İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı Dairenizin fiziksel bilgilerine yer verilecek olup, Dairenizin konumu, kapalı ve açık alan metrekare büyüklükleri, Ulaşım araçları ile varsa diğer tesis ve araçlara yer verilecektir. 2- Örgüt Yapısı Mevcut örgüt yapısı, hiyerarşik yapı ve örgütteki dikey ve yatay haberleşme kademelerine, Kuruluş ana faaliyetlerine göre hiyerarşi içerisinde yer alan yönetim kademeleri, ekipler ve diğer görevlilerin fonksiyonlarına, Yapılmış olan planların başarılı eylemlere dönüştürülmesi için gerekli olan iş akış şemalarına, işlerle ilgili yapılan bölümlemelere ve faaliyetlerle ilgili kurulan ekiplere yer verilecektir.

10 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ ÖRGÜTSEL YAPI STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Stratejik Planlama ve Yönetim Bilgi Sistemi Şube Müdürlüğü Stratejik Planlama ve Yönetim Bilgi Sistemi Şube Müdürlüğü Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Şube Müdürlüğü İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Şube Müdürlüğü

11 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ ÖRGÜTSEL YAPI Dekan Dekan Yardımcıları Fakülte Sekreterliği Bölüm Başkanlıkları Fakülte Kurulu

12 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ BİLGİ VE TEKNOLOJİK KAYNAKLAR Bilgisayar sayısı, hizmet alanlarında kullanım imkanları, kütüphane ve kitap kullanım durumu, internet, veri bankasına aylık veri girişi yapılan ve kurumun tüm birimleri ile entegrasyon sağlayan online sistem ve işleyiş durumu, gerek örgün eğitime devam edenlerin bilgi düzeylerini ve başarılarını artırıcı eğiticiler nezaretinde yapılan etütler ve gerekse yaygın eğitim hizmeti verilen birimlerdeki kişilerin bilgi kaynaklarına ulaşım imkanları gibi hususlara yer verilecektir.

13 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ İNSAN KAYNAKLARI Mevcut kadro durumu belirtildikten sonra çalışan personelin; unvan/görev, cinsiyet, hizmet yılı, eğitim durumu ve meslek itibariyle dökümü yapılacaktır. Özel hizmet alım kanalıyla çalıştırılan elemanların eğitim durumları ve verilen yetki ve fiilen çalışan sayıları, ayrıca başka dairelerden ya da diğer kuruluşlardan geçici görevli olanlar ile işçiler hakkında nicel ve nitel bilgiler verilecektir. İş başında eğitim yada kurs, seminer ve hizmet içi eğitimlerden geçen personel bilgilerine değinilecektir. Ayrıca alınan ve ayrılan personel sayıları ve nedenleri belirtilecektir

14 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ SUNULAN HİZMETLER Verilen hizmetler sayılacak, birim ana faaliyetinden hizmet alanlara hizmetin nasıl ve ne düzeyde verilmekte olduğundan bahsedilecektir. Hizmet için uygulanan plan ve projelerden bahsedilecektir. Olağan ya da kriz durumlarında sunulan hizmetler ve tedbirler belirtilecektir.

15 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİ İdarenin yönetimi ve iç kontrolünün şekli ile ilgili açıklamalara, Ayrıca planlanmış ilkelerin hangilerinin ne derecede başarıldığı ve hangi sonuçlara ulaşılmış olduğuna, Hem yönetimsel faaliyetlere ve idari denetimlere, hem de mali süreçte periyodik ya da dönemsel olarak yapılmış olan iç ve dış denetimlere yer verilecektir.

16 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ AMAÇ VE HEDEFLER A- İdarenin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler C- Diğer Hususlar

17 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ A- İDARENİN AMAÇ VE HEDEFLERİ Birimler yükümlü oldukları ana faaliyetlerini başarılı bir şekilde yerine getirebilmeleri için dönem başında belirledikleri kısa ve uzun vadeli amaçlarını ve hedeflerini belirteceklerdir. Birim yönetiminin kurumun genel amaçlarına paralel olarak yaptığı planlamalardan bahsedilecektir. Birimlerimizce verilen hizmetin; insana yönelik olması nedeniyle faaliyetlerinde planlama büyük önem arz etmektedir. Bu bakımdan rast gele ve ani kararlarla ya da deneme-yanılma yoluyla değil de bir plan dahilinde yapılacak faaliyetler ile amaç ve hedeflere kısa yoldan ulaşılması daha kolay sağlanabilecektir.

18 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ B- TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER Amaç ve hedefe ulaşabilmek için belli bir plan ile birlikte stratejilerin de belirlenmiş olması gereklidir. Birimin ana faaliyetlerine ilişkin temel politika ve stratejisinden ve bu politikalardan hangilerine öncelik verildiği bu bölümde belirtilecektir. Örneğin insan gücü ve maddi kaynakların etkili, verimli ve ekonomik olarak kullanılmasına öncelik verilmesi gibi… Ayrıca kalkınma planlarında ve yıllık programlarda idareyi ilgilendiren politika ve öncelikler de bu bölümde yer alacaktır.

19 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ C- DİĞER HUSUSLAR Amaç ve hedefler bakımından yukarıdaki iki maddede belirtilenler (İdarenin amaç ve hedefleri,Temel politika ve öncelikler) dışında özellik arz eden ve yer alması gerekenlerden bahsedilecektir.

20 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- MALİ BİLGİLER 1-Bütçe Uygulama Sonuçları 2-Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar 3-Mali Denetim Sonuçları B- PERFORMANS BİLGİLERİ 1-Faaliyet ve Proje Bilgileri 2-Performans Sonuçları Tablosu (Üniversitemizin Stratejik Planının Henüz Hazırlanmaması Nedeniyle 2011 Yılı Faaliyet Raporunda Yer Verilmeyecektir.) 3-Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi 4-Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi

21 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 1- Bütçe Uygulama Sonuçları - Gelirlerin kaynağı ve gelir toplamı, bütçe tahsisi ve harcamalar toplamı, yıllar itibariyle bu verilerin kıyaslanması, - Bütçe hedef ve gerçekleşmeleri ile meydana gelen sapmaların nedenleri, varlık ve yükümlülüklere ilişkin bilgiler, 2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar - Mali tabloların özellikleri ve bu tablolara ilişkin açıklamalar, 3- Mali Denetim Sonuçları - İdareye yapılan Mali Denetim ve sonuçlarına bu bölümde yer verilecektir. 4- Diğer Hususlar

22 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER B- PERFORMANS BİLGİLERİ 1- Faaliyet ve Proje Bilgileri Birimler 2011 yılına ilişkin bütün faaliyetlerini nicel ve nitel olarak sayacaklar, dönem başında belirlenmiş hedeflerin ne ölçüde gerçekleştiğini, sağlanan gelişmeleri geçen yıllar ile mukayeseli olarak belirteceklerdir. Hem zorunluluk arz eden günlük ya da aylık olağan faaliyetler hem de varsa olağanüstü veya periyodik olmayan faaliyetlere (yeni bir bölüm, yatırım v.s. gibi) yer vereceklerdir. Gerek resmi çevre, gerekse STK’lar ile birlikte ya da yalnızca birim tarafından gerçekleştirilen veya başlatılan projelerin isim ve mahiyetleri hakkında bilgi vereceklerdir. Ayrıca edinilen bağış ve yardımlara ilişkin faaliyetlere yer verilecektir. 2- Performans Sonuçları Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları hakkında Yönetmeliğin “Geçici 2. Maddesi” ne göre bu bölümün doldurulması zorunluluğu bulunmamaktadır. 3-Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları hakkında Yönetmeliğin “Geçici 2. Maddesi” ne göre bu bölümün doldurulması zorunluluğu bulunmamaktadır

23 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ UYARI Performans bilgileri GEÇİCİ MADDE 2 – (1) Kamu idareleri ilk performans programlarını hazırladıkları yıla kadar, faaliyet raporlarının performans bilgileri bölümünde sadece faaliyet ve projelere ilişkin bilgilere yer verirler.

24 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme

25 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler Hizmetin sunumu, insan, bilgi ve teknolojik kaynaklar, idari ve mali imkanlar ile toplumsal duyarlılık açısından üstünlük ve kolaylıklar ile idarece belirlenecek başkaca konulardaki üstünlükleri belirtilecektir. - Birimin güçlü yönleri B- Zayıflıklar Birimin temel görevlerinin önündeki engeller ile faaliyetin kalitesini etkileyen hususlara yer verilecek, kamuoyuna intikal eden sorunların nedenleri irdelenecektir. - Birimin zayıf yönleri C- Değerlendirme Birim başarısı ve faaliyet genişlemesi imkanları değerlendirilebilir. Bu bölümde, orta ve uzun vadeli hedeflere ulaşılabilmesi sürecinde teşkilat yapısı, organizasyon yeteneği, teknolojik kapasite gibi unsurlar açısından içsel bir durum değerlendirmesi yapılarak idarenin üstün ve zayıf yanlarına yer verilebilir. Değerlendirmede geçmiş yıllarla mukayeselere yer verilmesi uygun olacaktır.

26 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ GENEL DEĞERLENDİRME 1 Birim faaliyet raporu hazırlayan harcama yetkilileri, raporun içeriğinden ve raporda yer alan bilgilerin doğruluğundan ve zamanında gönderilmesinden Üst Yöneticiye karşı sorumludur. HARCAMA YETKİLİSİ İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilileri, hazırladıkları birim faaliyet raporuna yönetmelik ekinde yer bu belgeyi imzalayarak ekleyeceklerdir.

27 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ HARCAMA YETKİLİSİ İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI HARCAMA YETKİLİSİ İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (Yer-Tarih) İmza Adı Soyadı Unvan

28 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ ÜST YÖNETİCİ İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI Üst yönetici olarak yetkim dahilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için bütçe ile tahsis edilmiş kaynakların, planlanmış amaçlar doğrultusunda ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığını ve iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliğine ilişkin yeterli güvenceyi sağladığını bildiririm. Bu güvence, üst yönetici olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır. Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim.(Yer-Tarih) İmza Adı Soyadı Unvan

29 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİM / İDARE FAALİYET RAPORU HAZIRLAMA EĞİTİMİ MALİ HİZMETLER BİRİM YÖNETİCİSİ BEYANI Mali hizmetler birim yöneticisi olarak yetkim dahilinde; Bu idarede, faaliyetlerin mali yönetim ve kontrol mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olarak yürütüldüğünü, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını temin etmek üzere iç kontrol süreçlerinin işletildiğini, izlendiğini ve gerekli tedbirlerin alınması için düşünce ve önerilerimin zamanında üst yöneticiye raporlandığını beyan ederim. İdaremizin ………. yılı Faaliyet Raporunun “III/A- Mali Bilgiler” bölümünde yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu teyit ederim. (Yer-Tarih) İmza Adı Soyadı Unvan

30 GÜMÜŞHANE ÜNİVERSİTESİ STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI