Etik Tasarım-nisan 20071 İÇ TETKİKÇİ EĞİTİMİ etik etik tasarım danışmanlık eğitim Uzay Çağı Cad. No:82-B17 Ostim-Ankara Tel: 0.312.385 16 75 Faks: 0.312.385.

... konulu sunumlar: "Etik Tasarım-nisan 20071 İÇ TETKİKÇİ EĞİTİMİ etik etik tasarım danışmanlık eğitim Uzay Çağı Cad. No:82-B17 Ostim-Ankara Tel: 0.312.385 16 75 Faks: 0.312.385."— Sunum transkripti:

1 Etik Tasarım-nisan 20071 İÇ TETKİKÇİ EĞİTİMİ etik etik tasarım danışmanlık eğitim Uzay Çağı Cad. No:82-B17 Ostim-Ankara Tel: 0.312.385 16 75 Faks: 0.312.385 55 70 e-ileti: etik@etik.com.tr www. etik.com.tr

2 Etik Tasarım-nisan 20072 EĞİTİMİN HEDEFİ Bu eğitim tetkik programlarının yönetilmesi, kalite yönetim sistemlerinin iç ve tedarikçi tetkiklerinin yapılması ile tetkikçilerin yeterlilik ve değerlendirmesi hakkında katılımcıları bilgilendirmektir.

3 Etik Tasarım-nisan 20073 EĞİTİMİN HEDEFİ Kalite tetkiki, bir bilgi toplama aracıdır. Kuruluşun kalite düzenlemelerinin yeterliliğinin ve etkinliğinin objektif kanıtlar toplayarak ve bu kanıtları kullanarak değerlendirir. Kalite düzenlemeleri ile ilgili uygunsuzlukları saptar ve geliştirici, düzeltici işlemlere duyulan ihtiyacı belirler. Tetkikler pahalı işlemlerdir. Yararlı olabilmesi için olumlu sonuçlar ortaya çıkmalı, sisteme güveni artırmalı, sistemin geliştirebilmesini sağlamalıdır. Uygun ve eğitimli personelle yapılmadığı taktirde firmanın kalite sistemini değerlendirme sonuçlarını doğru biçimde yansıtmaz. Sonuçlar ticari kararları etkilediği için kuruluşların geleceğini etkiler. Bu nedenle tetkikleri yapabilmek için firma çalışanlarından bazılarının tetkikçi olarak eğitim almaları gerekir. Seminerimiz bu kişilerin eğitimi amacına yönelik düzenlenmiştir.

4 Etik Tasarım-nisan 20074 İÇ TETKİK Tetkik nedir? Tetkik programının yönetilmesi Tetkik faaliyetleri Tetkikçilerin değerlendirilmesi ve yeterliliği

5 5 Etik Tasarım-nisan 2007 ISO 9001 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ GEREKLİLİKLERİ

6 Etik Tasarım-nisan 20076 4. Kalite yönetim sistemi 4.1. Genel gereklilikler 4.2. Doküman gereklilikleri 4.2.1. Genel 4.2.2. Kalite el kitabı 4.2.3. Dokümanların kontrolü 4.2.4. Kayıtların kontrolü 5. Yönetim sorumluluğu 5.1. Yönetimin taahhüdü 5.2. Müşteri odaklılık 5.3. Kalite politikası (KP) 5.4. Planlama 5.4.1. Kalite hedefleri 5.4.2. KYS planlaması

7 Etik Tasarım-nisan 20077 5.5. Sorumluluk, yetki ve iletişim 5.5.1. Sorumluluk ve yetki 5.5.2. Yönetim temsilcisi 5.5.3 iletişim 5.6. Yönetimin gözden geçirilmesi 5.6.1. Genel 5.6.2. Gözden geçirme girdileri 5.6.3. Gözden geçirme çktıları 6. Kaynak yönetimi 6.1. Kaynaklar 6.2. İnsan kaynakları 6.2.1. Genel 6.2.2. Ehillik, bilinç ve eğitim 6.3. Altyapı 6.4. Çalışma ortamı

8 Etik Tasarım-nisan 20078 7.Ürün gerçekleşmesi 7.1. Ürün gerçekleşmesinin planlanması 7.2. Müşteriyle ilgili süreçler 7.2.1. Ürünle ilgili gerekliliklerin belirlenmesi 7.2.2. Ürünle ilgili gerekliliklerin gözden geçirilmesi 7.2.3. Müşteri iletişimi 7.3. Tasarım ve geliştirme 7.3.1. Tasarım ve geliştirme planlaması 7.3.2. Tasarım ve geliştirme girdileri 7.3.3. Tasarım ve geliştirme çıktıları 7.3.4. Tasarım ve geliştirme faaliyetlerinin gözden geçirilmesi 7.3.5. Tasarım ve geliştirme faaliyetlerinin doğrulanması 7.3.6. Tasarım ve geliştirme faaliyetlerinin onaylanması 7.3.7. Tasarım ve geliştirme değişikliklerinin kontrolu

9 Etik Tasarım-nisan 20079 7.4. Satınalma 7.4.1. Satınalma süreci 7.4.2. Satınalma bilgileri 7.4.3. Satınalınan ürünün doğrulanması 7.5. Üretim ve hizmet işlemleri 7.5.1. Üretim ve hizmet işlemleri kontrolü 7.5.2. Üretim ve hizmet süreçlerinin doğrulanması 7.5.3. Tanımlama ve izlenebilirlik 7.5.4. Müşteri mülkiyeti 7.5.5. Ürünün korunması 7.6. Gözlem ve ölçme cihazlarının kontrolü

10 Etik Tasarım-nisan 200710 8. Ölçüm, analiz ve geliştirme 8.1. Genel 8.2. Gözlem ve ölçme 8.2.1. Müşteri memnuniyeti 8.2.2. İç denetim 8.2.3. Süreçlerin gözlem ve ölçümü 8.2.4. Ürünün gözlem ve ölçümü 8.3. Uygun olmayan ürünün kontrolü 8.4. Verilerin analizi 8.5. Gelişme (iyileşme) 8.5.1. Sürekli gelişme (iyileşme) 8.5.2. Düzeltici faaliyet 8.5.3. Önleyici faaliyet

11 Etik Tasarım-nisan 200711 İÇ TETKİK

12 Etik Tasarım-nisan 200712 TETKİKE BAKIŞ Sizce tetkik nedir?

13 Etik Tasarım-nisan 200713 TETKİK TANIMI (ISO 19011) Tetkik delili elde etmek ve tetkik kriterlerinin karşılanma derecesini objektif olarak değerlendirmek için yapılan sistematik, bağımsız ve belgelendirilmiş proses.

14 Etik Tasarım-nisan 200714 TERİMLER VE TARİFLER Kombine tetkik: bir kalite yönetim sistemi tetkiki ile bir çevre yönetim sistemi tetkikinin beraber yapılması Ortak tetkik: iki veya daha fazla sayıda tetkik kuruluşu bir tek tetkik edileni tetkik ettiğinde durumlar. Tetkik kriterleri: politikalar, prosedürler veya şartlar kümesi. Tetkik delili: tetkik kriterleri ile ilgili olan ve doğrulanabilen kayıtlar, gerçeklik beyanları veya diğer bilgiler. Tetkik delili nicel veya nitel olabilir. Tetkik bulguları: toplanan tetkik delilinin tetkik kriterleri ile karşılaştırılmasının sonuçları. Tetkik sonucu: tetkik hedeflerinin ve bütün tetkik bulgularının dikkate alınmasından sonra tetkik ekibi tarafından sunulan bir tetkikin sonucu. Tetkik müşterisi: tetkiki talep eden kuruluş. Tetkik edilen: tetkik edilen kuruluş.

15 Etik Tasarım-nisan 200715 TERİMLER VE TARİFLER Tetkikçi: tetkiki yapmak için gereken yeterliliğe sahip kişi Tetkik ekibi: tetkiki yapan ve gerektiğinde teknik uzmanlarca desteklenen bir veya daha fazla sayıda tetkikçi Teknik uzman: tetkik ekibine özel bilgi veya uzmanlık sağlayan kişi Tetkik programı: belirli bir zaman dilimi için planlanan ve özel bir amaca yönelik olan bir veya daha fazla sayıdaki tetkik dizisi. Tetkik planı: tetkik için yapılacak faaliyetlerin ve düzenlemelerin tarifi. Tetkik kapsamı: tetkikin genişliği ve sınırları. Tetkik kapsamı genellikle fiziksel yerlerin, kuruluş birimlerinin, faaliyetlerin, proseslerin ve kapsanan zaman periyodunun tarifini içerir. Yeterlilik: gösterilen kişilik özellikleri ile bilgi ve beceriyi uygulama kabiliyeti. Etkinlik : Planlanmış faaliyetleri gerçekleştirme ve planlanmış sonuçlara ulaşma derecesi.

16 Etik Tasarım-nisan 200716 TERİMLER VE TARİFLER Uygunluk : Bir şartın yerine getirilmesi. – – Not 1 - Bu tarif, ISO/IEC Guide 2 ile tutarlıdır ancak ISO 9000 kavramları içerisinde ifade edilme şekli ondan farklıdır. – – Not 2 - İngilizce’de “conformance” terimi “conformity” terimi ile eş anlamlıdır ancak artık kullanılmamaktadır. (Bu açıklama, standardın orjinal metni ile paralellik sağlamak amacıyla verilmiştir.) Uygunsuzluk: Bir şartın yerine getirilmemesi. Kusur : Amaçlanan veya belirlenen bir kullanımla ilgili bir şartın yerine getirilmemesi. – – Not 1 - Özellikle ürün sorumluluğu konularıyla ilgili olan yasal çağrışımlar sebebiyle kusur ve uygunsuzluk kavramları arasındaki fark önemlidir. Bunun sonucu olarak, “kusur” terimi çok dikkatli kullanılmalıdır. – – Not 2 - Müşterinin öngördüğü gibi amaçlanan kullanım, tedarikçi tarafından sağlanan kullanım ve bakım talimatları gibi bilginin yapısından etkilenebilir.

17 Etik Tasarım-nisan 200717 TERİMLER VE TARİFLER Bilgi : Anlamlı veri. Doküman : Bilgi ve onu destekleyen ortam. ( Örnek- Kayıt, şartname prosedür dokümanı, çizim, rapor, standard.) – – Not 1 - Ortam; kağıt, manyetik, elektronik veya optik bilgisayar disk, fotoğraf veya ana numune, veya bunların birleşimi olabilir. – – Not 2 - Bir dokümanlar topluluğu, örneğin şartnameler ve kayıtlar, sıklıkla “dokümantasyon” olarak adlandırılır. – – Not 3 - Bazı şartlar (örneğin, okunabilirlik şartı) bütün doküman tiplerine uygulanır ancak şartnameler (örneğin, revizyon Kayıt: Elde edilen sonuçları belirten veya gerçekleştirilen faaliyetin kanıtlarını sağlayan doküman – – Not 1 - Kayıtlar, örneğin izlenebilirliği dokümante etmek için ve doğrulamanın, önleyici faaliyetin ve düzeltici faaliyetin kanıtlarını sağlamak için kullanılabilir. – – Not 2 - Genellikle kayıtların revizyon kontrollü olması gerekmez.

18 Etik Tasarım-nisan 200718 TERİMLER VE TARİFLER Objektif kanıt: Bir şeyin doğruluğunu veya varlığını destekleyen veri. – – Not - Objektif kanıt, gözlem, ölçüm, deney veya diğer araçlarla elde edilebilir. Doğrulama: Objektif kanıtın sağlanması yolu ile belirlenen şartların yerine getirildiğinin teyidi. – – Not 1 - “Doğrulanmış” terimi, karşılık gelen statüleri belirtmek için kullanılır. – – Not 2 - Teyit aşağıdaki gibi faaliyetleri kapsayabilir; Alternatif hesaplamaların yapılması, Onaylanmış benzer tasarım şartnamesi ile yeni tasarım şartnamesinin karşılaştırılması, Deneylerin yapılması ve gösterimler, Yayımdan önce dokümanların gözden geçirilmesi. Geçerli kılma : Objektif kanıt sağlanması yolu ile belirli bir kullanım amacı ve uygulama için şartların yerine getirildiğinin teyidi. – – Not 1 - “Geçerli kılınmış” terimi, karşılık gelen statüleri belirtmek için kullanılır. – – Not 2 - Geçerlilik için kullanım şartları, simule edilmiş veya gerçek olabilir.

19 Etik Tasarım-nisan 200719 8.2.2. İÇ TETKİK ISO 9001:2000 Kuruluş planlı aralıklarla iç tetkikler düzenleyerek, KYS’nin aşağıdaki koşulları karşılayıp karşılamadığını belirleyecektir: a. Planlanmış düzenlemeler (bkz. 7.1), uluslar arası standartların gereklilikleri ve kuruluş tarafından oluşturulan KYS gereklilikleriyle uyum b. Etkili bir biçimde uygulanıp sürdürülmesi denetlenecek alanlar, süreçlerin durum ve önemleri ile birlikte daha önceki tetkik sonuçlarını da dikkate alan bir tetkik programı planlanacaktır. Denetimin kriterleri, kapsamı, sıklığı ve yöntemleri tanımlanacaktır. Denetçilerin seçiminde ve tetkikin uygulanmasında, tetkikin nesnellik ve tarafsızlığı güvence altına alınacaktır. Denetçiler kendi işlerini denetlemeyeceklerdir.Denetimlerin planlanması ve uygulanması ile sonuçların raporlanması ve kayıtların saklanması (bkz. 4.2.4.) İçin sorumluluk ve gereklilikler dokümante edilmiş bir prosedürle tanımlanacaktır. Denetlenen alanlarda belirlenen uygunsuzlukların ve nedenlerinin, makul süreler içerisinde ortadan kaldırılması için gerekli önlemlerin alınmasının güvencesini yönetim sağlayacaktır. İzleme faaliyetleri, alınan önlemlerin doğrulanmasını ve doğrulama sonuçlarının raporlanmasını da içerecektir

20 Etik Tasarım-nisan 200720 Tetkikler ; Dış belgelendirme/ tescilleme gibi uyum değerlendirme faaliyetlerinin İkmal zinciri değerlendirme ve gözetiminin Ayrılmaz bir parçasıdır. Tetkikler; Tetkik edilecek kuruluşun büyüklüğü, Yapısı ve karmaşıklığı Yapılacak tetkikin hedefleri ve kapsamına göre değişiklik gösterir.

21 Etik Tasarım-nisan 200721 Tetkik bir bilgi toplama aracıdır. Geliştirici ve düzeltici işlemlere duyulan ihtiyacın saptanmasını sağlar.

22 Etik Tasarım-nisan 200722 İÇ TETKİK Kuruluş kendi sisteminin, prosedürlerinin ve faaliyetlerinin yeterliliğini ve uygunluğunu değerlendirir. Sisteminin etkinliğini, verimliliğini, belirlenmiş olan politikalara uyulup uyulmadığını, değişiklik ihtiyaçlarını tesbit eder ve yönetime bildirir

23 Etik Tasarım-nisan 200723 Tetkik rutin etkinliktir. Buna karşılık sistem gözden geçirmeleri, koşullar, görevler ya da politikalar değiştikçe gerçekleştirilen istisnai uygulamalardır. Tetkik iyi bir sisteminin temel öğesidir. Sistemler bu yolla yeterince izlenir ve personel tarafından yeterince anlaşılıp anlaşılmadığı izlenebilir. Tetkik sistemde gerçekleştirilmesi gereken iyileştirmelerin saptanmasını ve uygulanmasını olanaklı kılan geri besleme aracıdır. Tetkik bir bilgi toplama uygulamasıdır. Yararlı bilgi toplayabilmek için tetkikçinin düzenlemelerin yeterliliğini ve etkinliğinin eleştirel olarak incelemesi gerekir. Düzenlemelerdeki zayıflıkları ve bunlara uymamanın yol açabileceği sonuçları saptamalı ve öngörmelidir.

24 Etik Tasarım-nisan 200724 TETKİKİN İKİ ANA HEDEFİ VARDIR 1. Kuruluşun kalite düzenlemelerinin yeterliliğinin ve etkinliğinin objektif kanıtlar toplayarak ve bu kanıtları kullanarak değerlendirmek, 2. Kalite düzenlemeleri ile ilgili uygunsuzlukları saptamak, kaydetmek ve varsa nedenlerini gösterebilmek

25 Etik Tasarım-nisan 200725 NEDEN KALİTE TETKİKİ? Sistem yada standartlara uygunluk sağlamak Kalite yönetim sistemi anlaşıldı mı? Kalite yönetim sistemi gözlemleniyor mu? Dökümante prosedürler doğru mu? Dökümante prosedürler yeterli mi? Yönetime güvence vermek Yönetime geri besleme sağlıyor mu? Sistem uygun mu? Sistem işliyor mu? Sistem etkili mi? Değişikliklere gerek var mı? Müşteriye güvence vermek Kalite yönetim sistemi var mı? Kalite yönetim sistemi sürekli olarak test ediliyor mu? Kalite yönetim sistemi sürekli olarak gözden geçiriliyor mu? Kalite yönetim sistemi sürekli olarak değiştiriliyor mu? Kalite yönetim sistemi standartın gereklerini karşılıyor mu? Operasyonel sorunları gözlemlemek Değişikliklere gerek var mı ? Prosedürler yeterli mi? Prosedürler doğru mu? Prosedürler uygulanabilir mi? Düzeltici faaliyetler için geri besleme sağlamak

26 Etik Tasarım-nisan 200726 TETKİK TİPLERİ KAPSAMUYGULAYAN TARAF UYGULAMA ürün iç tarafyeterlilik prosesyan sanayiuygunluk sistembelgelendirmeetkinlik

27 Etik Tasarım-nisan 200727 Birinci parti tetkik ( iç tetkik) Kuruluşun kendi sistemini etmesi İkinci parti tetkik ( yan sanayi tetkiki) Kuruluşun tedarikçilerini tetkik etmesi Üçüncü parti tetkik (belgelendirme) Kuruluşun tarafsız bir belgelendirme kuruluşu tarafından tetkk edilmesi

28 Etik Tasarım-nisan 200728 Neden 1. parti tetkik (iç tetkik) Uygulanan yönetim sisteminin gereği Uygulanan yönetim sisteminin gereği Yönetimin kontrol aracı Yönetimin kontrol aracı Çalışanların sisteme katılımı Çalışanların sisteme katılımı İletişim ve geri bildirim İletişim ve geri bildirim Bilinçlenme Bilinçlenme Sürekli gelişme Sürekli gelişme

29 Etik Tasarım-nisan 200729 Neden 2. parti tetkik (yan sanayi) Tedarikçinin değerlendirilmesi Tedarikçinin değerlendirilmesi Yönetim sisteminini gereği Yönetim sisteminini gereği Sözleşme şartları Sözleşme şartları Tedarikçilerin sisteminini gelştirilmesi Tedarikçilerin sisteminini gelştirilmesi İlişkilerin geliiştirilmesi İlişkilerin geliiştirilmesi

30 Etik Tasarım-nisan 200730 Neden 3. parti tetkik (belgelendirme) Uygulanan yönetim sisteminin gereği Uygulanan yönetim sisteminin gereği Tarafsız göz tarafından değerlendirilme Tarafsız göz tarafından değerlendirilme Gelişmeye duyulan ihtiyacın belirlenmesi Gelişmeye duyulan ihtiyacın belirlenmesi

31 Etik Tasarım-nisan 200731 Tetkik, aşağıda belirtilenler göz önüne alınarak yapılır : Yeterlilik: varlık denetlemesi. Kuruluşun dokümante ettiği kalite sisteminin ilgili standarda uygun olarak yapılıp yapılmadığının tesbiti için yapılan tetkik Uygunluk : saha tetkiki Kurulan sistemin uygulama aşamasında uygun çalışıp çalışmadığının tesbiti Etkinlik: prosedürlerin amaca ulaşması için yapılan tetkik Kurulan sistemin işletmeyi hedeflerine ulaştırıp ulaştırmadığının tetkiki

32 Etik Tasarım-nisan 200732 Tetkikler iç ve dış tetkikler olabilir ve sistemin bir bölümünü veya belirli ögelerini ele alabilir veya sistem bir kerede incelenmeyebilir.

33 Etik Tasarım-nisan 200733 TETKİK PRENSİPLERİ

34 Etik Tasarım-nisan 200734 TETKİK PRENSİPLERİ Ahlaki davranış: Profesyonelliğin temeli. Adil temsil: Gerçek ve doğru bildirim mecburiyeti. Profesyonel özen: Tetkikte titizlik ve doğru karar verme. Bağımsızlık: Tetkikin tarafsızlığının ve tetkik sonuçlarının objektifliğinin esası. Delile dayalı yaklaşım: Sistematik bir tetkik prosesinde güvenilir ve yeniden üretilebilir tetkik sonuçlarına ulaşabilmek için kullanılan makul metot.

35 Etik Tasarım-nisan 200735 TETKİK PROGRAMININ YÖNETİMİ

36 Etik Tasarım-nisan 200736 Tetkik programının yönetimi için süreç akışı Tetkik programı yetkisi Tetkik programının oluşturulması  Hedefler ve kapsam  Sorumluluklar  Kaynaklar  prosedürler Tetkik programının uygulanması  Tetkiklerin planlanması  Tetkikçilerin değerlendirmesi  Tetkik ekiplerinin seçilmesi  Tetkik faaliyetlerinin yönetilmesi  Kayıtların yönetilmesi programının izlenmesi ve gözden geçirilmesi  İzleme ve gözden geçirme  Düzeltici ve önleyici faaliyet için ihtiyaçların belirlenmesi  İyileştirme fırsatlarının belirlenmesi Tetkikçilerin yeterliliği ve değerlendirilmesi Tetkik faaliyetleri Tetkik programının iyileştirilmesi Önlem al planla uygula Kontrol et

37 Etik Tasarım-nisan 200737 TETKİK PROGRAMI HEDEFLERİ Hedefleri belirlerken Yönetim önceliklerine, Ticari amaçlara, Yönetim sisteminin gereklerine, Yasa, yönetmelik ve sözleşme gereklerine, Tedarikçi değerlendirme ihtiyacına, Müşteri şartlarına, Diğer ilgili tarafların ihtiyaçlarına, Kuruluşa gelebilecek risklere. Dikkat etmeliyiz

38 Etik Tasarım-nisan 200738 BİR TETKİK PROGRAMININ GENİŞLİĞİ Bir tetkik programının genişliği tetkik edilecek kuruluşun büyüklüğü, yapısı ve karmaşıklığı gibi faktörler ile aşağıda listelenen hususlardan etkilenir ve bunlara bağlı olarak değişiklik gösterir: a) Yapılacak tetkikin kapsamı, hedefi ve süresi, b) Yapılacak tetkiklerin sıkılığı, c) Tetkik edilecek faaliyetlerin sayısı, önemi, karmaşıklığı, benzerliği ve yerleri, d) Standardlar ile yasalar, yönetmelikler ve sözleşmelerle belirlenmiş olan kurallar ve diğer tetkik kriterleri, e) Akreditasyon veya tescil/belgelendirme ihtiyacı, f) Önceki tetkiklerin sonuçları veya önceki tetkik programı gözden geçirmesinin sonuçları, g) Dil, kültür ve sosyal konular, h) İlgili tarafların menfaatleri, i) Kuruluşta veya kuruluşun işletmelerinde meydana gelen önemli değişiklikler.

39 Etik Tasarım-nisan 200739 SİSTEM TETKİKİNDE SORUMLULUKLAR Üst yönetim Tetkike tabi tutulan birim yöneticisi Tetkik grubu Baş denetçi Denetçi Kılavuz

40 Etik Tasarım-nisan 200740 TETKİK PROGRAMI SORUMLULUKLARI: TETKİK PROGRAMI YÖNETİCİSİ   Tetkik programının hedeflerini belirlemek   Tetkik programının genişliğini belirlemek,   Sorumlulukları ve prosedürleri belirlemek   Kaynakların temin edilmesini sağlamak   Tetkik programının uygulanmasını sağlamak   Uygun tetkik program kayıtlarının tutulmasını sağlamak   Tetkik programını izlemek, gözden geçirmek ve iyileştirmek.

41 Etik Tasarım-nisan 200741   Etik kurallara uymak.   Prosedürler çerçevesinde kendisine verilen görevleri etkin ve verimli şekilde planlamak ve yürütmek.   Gözlemleri kaydetmek.   Bulguları raporlamak.   Düzeltici faaliyetlerin etkinliğini doğrulamak.   Tetkikle ilgili gizlilik kurallarına uymak.   Kendisine teslim edilen dökümanları saklamak ve korumak.   Tetkik planını hazırlamak.   Açılış ve kapanış toplantılarını gerçekleştirmek. TETKİK PROGRAMI SORUMLULUKLARI : DENETÇİ

42 Etik Tasarım-nisan 200742  Tetkikin tüm içeriğinin tamamlanmış olmasına dikkat etmek.  Uygunsuzlukların tutarlı ve objektif kanıtlara dayanmasını sağlamak.  Uygunsuzluk raporlarının açık ve kesin olmasını sağlamak.  Tetkiki koordine etmek ve koordinasyon toplantılarını düzenli olarak gerçekleştirmek.  Gerekli durumlarda denetçi kaynaklarının yeniden planlamak ve tetkikin tasarlanan şekle uygun olarak yürütmek.  Uygunsuzlukları denetlene en kısa sürede bildirmek.  Tetkikin tüm aşamalarında son kararı vermek.  Tetkik raporunu hazırlamak ve sunmak.  Saptanan takvim sonunda tetkiki takip etmek ve etkili düzeltici faaliyetlerin yapıldığını tesbit etmek TETKİK PROGRAMI SORUMLULUKLARI : BAŞ TETKİKÇİ

43 Etik Tasarım-nisan 200743 TETKİK PROGRAMI KAYNAKLARI Kaynakların belirlenmesi   Tetkik faaliyetlerinin geliştirmesi, uygulaması, yönetilmesi ve iyileştirmesi için gerekli olan mali kaynaklara,   Tetkik tekniklerine,   Tetkikçilerin yeterliliği, yeterliliğin muhafazası, iyileştirilmesi için kullanılan süreçlere,   Belirli tetkik programı hedefleri için uygun yeterliliğe sahip olan tetkikçilerin ve teknik uzmanların varlığına,   Tetkik programının genişliğine,   Seyahat varsa süresine, barınma ve diğer tetkik ihtiyaçlarına. Bağlıdır

44 Etik Tasarım-nisan 200744 BİR TETKİK PROGRAMI PROSEDÜRÜ   Tetkiklerin planlanması ve programlanmasını,   Tetkikçilerin ve tetkik ekibi başkanlarının yeterliliğinin sağlanmasını,   Uygun ekip başkanlarının seçilmesi, rollerinin ve sorumluluklarının belirlenmesini,   Tetkiklerin yapılmasını,   Uygun olan durumlarda tetkik takibinin yapılmasını,   Tetkik program kayıtlarının tutulmasını,   Tetkik programının performansının ve etkinliğinin izlenmesini,   Tetkik programının genel başarısının üst yönetime bildirilmesini. Kapsamalıdır Küçük kuruluşlarda yukarıdaki faaliyetler bir tek prosedürde toplanabilir.

45 Etik Tasarım-nisan 200745 TETKİK PROGRAMI UYGULAMASI SIRASINDA DİKKAT EDİLECEK KONULAR   Tetkiki planlanması   İlgili taraflara bildirilmesi   Tetkikçilerin değerlendirilmesi   Ekibin seçimi   Kaynakların temini   Tetkikin plan dahilinde uygulanması   Kayıtların kontrolü   Raporların hazırlanması, gözden geçirilmesi, onaylanması   Varsa takip tetkikinin yapılması

46 Etik Tasarım-nisan 200746 TETKİKLE İLGİLİ KAYITLAR   Planlar,   Raporlar,   Uygunsuzluk raporları,   Düzeltici ve önleyici faaliyetlere ilişkin kayıtlar   Takip tetkiki sonuçlarına ilişkin kayıtlar   Tetkikçilerin yeterliliğine ilişkin kayıtlar   Tetkik ekibi ile ilgili kayıtlar,   Süreklilik ve yeterlilik ile ilgili kayıtlar

47 Etik Tasarım-nisan 200747 TETKİK PROGRAMININ İZLENMESİ VE GÖZDEN GEÇİRİLMESİ SIRASINDA DİKKAT EDİLECEK KONULAR   Sonuçlar ve eğilimler,   Prosedürlere uyum,   İhtiyaçlar ve beklentiler,   Kayıtlar,   Alternatif veya yeni tetkik uygulamaları,   Benzer durumlarda tetkikçilerin tutarlılığı

48 Etik Tasarım-nisan 200748 TETKİK FAALİYETLERİ

49 Etik Tasarım-nisan 200749 TETKİKİN AŞAMALARI:   Bilgi toplama ve hazırlık   Açılış toplantısı   Tetkik   Kapanış toplantısı   Tetkik raporunun hazırlanması   Tetkikin tamamlanması   Takip çalışmaları   Düzeltici faaliyetler

50 Etik Tasarım-nisan 200750 İş akışı Dokümanların gözden geçirilmesi Tetkik kriterlerine göre Raporlar dahil olmak üzere, ilgili yönetim sistemi dokümanlarının gözden geçirilmesi ve yeterliliğin tesbiti Başlama  Ekip liderinin belirlenmesi  Hedef, kapsam ve kriterlerin belirlenmesi  Fizibilitenin belirlenmesi  Ekibin belirlenmesi  Tetkik edilenle ilk görüşme Saha tetkik faaliyetleri için hazırlık  Planının hazırlanması  Ekibin görevlendirilmesi  Gerekli dokümanların hazırlanması Uygulama  Açış toplantısı  Tetkik sırasında iletişim kurulması  Varsa kılavuzların rolleri ve sorumlulukları  Bilgilerin toplanması ve doğrulanması  Bulgularının üretilmesi  Sonuçların hazırlanması  Kapanış toplantısının yapılması Tetkik raporunun hazırlanması, onaylanması ve dağıtılması  Tetkik raporunun hazırlanması  Tetkik raporunun onaylanması ve dağıtılması Tetkikin tamamlanması Tetkik takibinin yapılması

51 Etik Tasarım-nisan 200751 BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK

52 Etik Tasarım-nisan 200752 BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK Hedef, kapsam ve kriterlerin belirlenmesi Ekip Liderinin Belirlenmesi Fizibilitenin belirlenmesi Ekibin belirlenmesi Tetkik edilenle ilk görüşme

53 Etik Tasarım-nisan 200753 Yönetim sistemimizin   Tetkik kriterlerine uyumunu   Yasalara, yönetmeliklere ve sözleşme hükümleriyle belirlenmiş şartlara uyum sağlama kabiliyetini   Belirlenen hedeflere ulaşmadaki etkinliğini   Olası iyileştirme alanlarının belirlenmesini. Sağlamaktır BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK: TETKİK HEDEFLERİ,

54 Etik Tasarım-nisan 200754 Kapsam;   Fiziksel yerlerimizi,   Birimlerimizi,   Faaliyetler ve süreçlerimizi   Zaman dilimini Kriterler,   Politikalarımızı,   Prosedür ve talimatlarımızı,   Standardlarımızı,   Kanun ve yönetmeliklerimizi,   Yönetim sistemi şartlarımızı,   Sözleşme hükümlerimizi   Endüstri/iş kolu sektörü çalışma Kurallarımızı BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK: TETKİK KAPSAMI; TETKİK KRİTERLERİ, FİZİBİLİTESİ fizibilite  planlanma için yeterli ve uygun bilgileri,  Tetkik edilenle yeterli işbirliğini,  Yeterli zaman ve kaynağı. içerebilir.

55 Etik Tasarım-nisan 200755 KISACA Tetkikin nedeni Tetkikin kapsamı Tetkikin zamanlaması ( kaç adam / gün) BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK

56 Etik Tasarım-nisan 200756 Ekibini seçerken dikkat edilecek konular   Hedef, kapsam, kriterler ve tahmini süre,   Kombine veya ortak tetkik olma durumu,   Tetkik ekibinin yeterliliği,   Yasalar, yönetmelikler ve sözleşmeler tarafından konulan akreditasyon / belgelendirme şartları,   Tetkikçinin bağımsızlığı   Tetkikçilerin tetkik edilenle etkin şekilde etkileşimi,   Tetkikin yapıldığı dil ve tetkik edilenin kendine has sosyal ve kültürel özelliklerinin anlaşılması. BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK:EKİBİN SEÇİMİ

57 Etik Tasarım-nisan 200757 Tetkik ekibinin yeterliliğinin belirlenmesi süreci:   Tetkik hedeflerine ulaşmak için gerekli bilgi ve becerilerin belirlenmesi,   Tetkik ekibi üyelerinin gereken bütün bilgi ve beceriler tetkik ekibinde olacak şekilde seçilmesi. BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK:EKİBİN SEÇİMİ

58 Etik Tasarım-nisan 200758 EKİP ÜYELERİNİN SEÇİMİ A. Uzmanlık ve yetenekleri, B. Mesleki gelişimleri, C. Eğitim ihtiyaçları, D. Ekip uyumu, E. Denetlenen tarafından kabul edilebilirlikleridir.

59 Etik Tasarım-nisan 200759 HAZIRLIK Bilgilerin toplanmasından sonra hazırlık aşaması ekip liderindedir.Gerçekleştirmesi gerekenler şunlardır:   Gerekli olan iş ve zaman miktarını belirle.   Ekip üyelerini seç.   Denetçiler ve denetlenenlere uygun tarihleri ayarla.   Ekip üyelerini görevlendir. Tetkikin kapsamı, hedefi, yöntemi, lojistiği, bireysel çalışmalar ve zamanlamalar konusunda bilgilendir.   Ekip üyeleri ile birlikte kontrol tablosunu hazırla.   Ekibin hazırlanmasını sağla.   Gözden geçirilecek dökümanları edin. Gerekirse yeterlilik tetkikini yapın.   Denetleneni bilgilendir.

60 Etik Tasarım-nisan 200760 Tetkik edilenle iletişim kurulması Zamanlama ve tetkikçiler hakkında bilgi verilmesi, Kayıtlar dahil olmak üzere ilgili dokümantasyona erişim Saha emniyet kurallarının belirlenmesi, Gerekli düzenlemelerin yapılması, Gerekiyorsa kılavuzların hazır bulunması BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK:İLK GÖRÜŞME

61 Etik Tasarım-nisan 200761 BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK:DOKÜMANLARIN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ Sahadaki tetkik faaliyetlerine başlamadan önce Dokümantasyonu gözden geçir Sistemin tetkik kriterlerine uyumu belirle

62 Etik Tasarım-nisan 200762 BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK:SAHA TETKİKİ İÇİN HAZIRLIK YAPILMASI Tetkik ekibine görev ver Tetkik planını hazırla Çalışma dokümanlarını hazırla

63 Etik Tasarım-nisan 200763 BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK:TETKİK PLANI Tetkik planı Hedefleri, Kriterleri ve referans dokümanları, Kapsamı, Saha tetkik faaliyetlerinin yapılacağı tarihler ve yerler,süresi, Tetkik edilenin yönetimiyle yapılacak toplantılar Tetkik ekibi toplantıları, Kaynakları İçermelidir. Uygun olduğu takdirde tetkik planı aşağıdakileri de kapsamalıdır: Tetkikçinin ve/veya tetkik edilenin dilinden farklı olması halinde tetkikin yapılacağı dil,

64 Etik Tasarım-nisan 200764 TETKİK PLANI   Kim yapacak   Ne zaman yapılacak   Kim denetlenecek

65 Etik Tasarım-nisan 200765 TETKİKÇİLERİ GÖREVLENDİRİRKEN: Bağımsızlık ve yeterlilik özellikleri, Kaynakların etkin kullanımı tetkikçilerin ve teknik uzmanların farklı rolleri ve sorumlulukları DİKKATE ALINMALIDIR. BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK: GÖREVLENDİRME

66 Etik Tasarım-nisan 200766 ÇALIŞMA DOKÜMANLARI: Kontrol listelerini numune alma planlarını Destekleyici deliller, tetkik bulguları ve toplantı tutanakları gibi bilgilerin kaydedilmesi için kayıt formlarını İÇERİR. BİLGİ TOPLAMA VE HAZIRLIK:ÇALIŞMA DOKÜMANLARININ HAZIRLANMASI

67 Etik Tasarım-nisan 200767 KONTROL LİSTESİ BÖLÜM/ SÜREÇTARİHTETKİKÇİ REF. NO KONULARNOTLAR GÖRÜŞÜLENTETKİKÇİ 4 4.1 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ GENEL ŞARTLAR  KYS ISO 9001: 2000’e göre oluşturulup dokümante edilmiş mi?  KYS uygulanıp sürdürülüyor ve etkinliğini sürekli iyileştiriliyor mu?  KYS için ihtiyaç duyulan süreçler ve bunların uygulamalarını belirlenmiş mi? süreçlerin  Sırası ve etkileşimi belirlenmiş mi?  İşletilmesi ve kontrolünün etkinliğini sağlamak için gerekli kriterler ve metodları belirlenmiş mi?

68 Etik Tasarım-nisan 200768   Hatırlamaya yardım eder.   Prosedürlerden yaralanılarak hazırlanır.   İşaretleme listesi gibi kullanılmamalıdır.   Tetkiki yönlendirir.   Ek sorular da ilave edilebilir.   Gerektiğinde değiştirilebilir.   Tetkikçinin kayıt defteri olur.   Zaman yönetimine yardımcı olur. KONTROL LİSTELERİ:

69 Etik Tasarım-nisan 200769 Örnek: “ Tetkikler uygun biçimde eğitilmiş tetkikçiler tarafından gerçekleştirilir.” Tetkikçiler için eğitim gerekleri nelerdir?

70 70 Etik Tasarım-nisan 2007 SAHA TETKİK FAALİYETLERİ   Açılış toplantsı   Tetkik esnasındaki iletişim   Bilgilerin toplanması ve doğrulanması   Tetkik bulgularının üretilmesi   Tetkik sonuçlarının hazırlanması   Kapanış toplantısının yapılması

71 Etik Tasarım-nisan 200771 AÇILIŞ TOPLANTISI

72 Etik Tasarım-nisan 200772 Planının teyit edilmesi, Faaliyetlerin nasıl yürütüleceği hakkında kısa bir özetin sunulması İletişim kanallarının teyit edilmesi, Tetkik edilene sorularını sorması için fırsat verilmesidir. AÇILIŞ TOPLANTISI: AMAÇ

73 Etik Tasarım-nisan 200773 AÇILIŞ TOPLANTISI: TEDARİKÇİ TETKİKİ İÇİN Hazırlık çalışmalarını bitiren ekip açılış toplantısını yapabilir. Toplantıyı ekip lideri aşağıdaki sıralamayı takip ederek yapar: Tanışma Amaç ve kapsam Tetkik programı Uygunsuzluk Doküman Toplantılar hakkında bilgi ver. Sonuç

74 Etik Tasarım-nisan 200774 Ekip bilgi alış-verişi yapmak, tetkikin ilerleme durumunu değerlendirmek, gerekiyorsa yeniden görev dağılımı yapmak için periyodik olarak toplantı yapabilir. Ekip lideri tetkikin ilerleme durumunu ve varsa problemli konuları tetkik edilene bildirmelidir. Toplanan tetkik delilleri içinde her an olabilecek ciddi bir risk (güvenlik, çevre veya kalite gibi) olduğunu gösterenler varsa bunlar derhal tetkik edilene bildirilmelidir. Mevcut tetkik delillerinin tetkik hedeflerine ulaşmanın mümkün olmadığını göstermesi halinde, tetkik ekibi başkanı uygun işlemlerin belirlenmesi için bunun sebeplerini tetkik edilene bildirmelidir. AÇILIŞ TOPLANTISI: İLETİŞİM

75 75 Etik Tasarım-nisan 2007 TETKİK UYGULAMASI

76 Etik Tasarım-nisan 200776 TETKİKE YAKLAŞIM: Programla. Planla. Hazırla. Gerçekleştir. Rapor et.

77 Etik Tasarım-nisan 200777 TETKİKE YAKLAŞIM: Herhangi bir tetkikten iyi sonuç alabilmek denetçinin yaklaşımı ve tavrı ile mümkündür. Tetkike doğru yaklaşılmazsa tetkik başarılı olmaktan öte kuruluş içi ilişkileri de tahrip eder. Bu nedenle tetkik gerekli statüye,deneyime ve eğitime sahip kişilerce yapılmalı ve iyi bir denetleme sistemi ile desteklenmelidir

78 Etik Tasarım-nisan 200778 Tetkik Bilgi kaynakları Uygun numune alma usulü ile bilgi toplama ve doğrulama Tetkik delilleri Tetkik kriterlerine göre değerlendirme Tetkik bulgulan Gözden geçirme Tetkik sonuçlan

79 Etik Tasarım-nisan 200779 TETKİK: BİLGİLERİN TOPLANMASI Bilgi toplama metotları şunları içerir: Mülakatlar Faaliyetlerin gözlemlenmesi, Dokümanların gözden geçirilmesi.

80 Etik Tasarım-nisan 200780 Tetkik sırasında Fonksiyonlar, faaliyetler ve süreçler arasındaki ilişkilerle ilgili bilgiler Tetkik hedeflerine ilişkin bilgiler Kapsama ait bilgiler Numune alma metodu ile toplanır ve doğrulanır. Tetkik delili Doğrulanabilir bilgiler olmalı ve kayıt edilmelidir. Mevcut bilgi örneklerine dayanır. Sistemin tamamı örneklenemeyeceği için belirsizlik vardır. TETKİK: BİLGİLERİN TOPLANMASI

81 Etik Tasarım-nisan 200781 Tetkik objektif kanıt ve bilgilerin bağımsız olarak toplanması ile gerçekleşir. Bilgiler kabul edilmiş standartın gereğince, kalite kontrol düzenlemelerinin ve bunları kullanan kişilerin belirlenen hedeflere ulaşmaları için objektif kanıtları oluştururlar. Hedeflerin değişmesi durumunda, sistemin bütünüyle gözden geçirilmesi gerekecektir

82 Etik Tasarım-nisan 200782 OBJEKTİF KANIT Bulgunun gerçekliğini ortaya çıkaran verilerdir. Gözlemle, ölçümle, deneyle elde edilir. Ön yargılı veya duygulara kapılarak hareket edilmyen Sayılabilir, ölçülebilir Belgelendirilebilir Dökümante olmalıdır

83 Etik Tasarım-nisan 200783 TETKİK: GÖRÜŞMENİN YAPILMASI Görüşmeler a)Tetkik edilen tarafından kabul edilebilir tetkikçiler tarafından yapılmalı b)normal çalışma saatleri içinde ve mümkünse görüşme yapılan kişinin normal çalışma yerinde yapılmalı c)Tetkik edilenin kendisini rahat hissetmesi sağlanmalı d)Tetkikin nedeni ve not tutmanın gerekçesi açıklanmalı e)Yönlendirici soru sorulmamalı f)görüşme başlangıcı olarak tetkik edilene işini tanımlaması söylenebilir g)Görüşmenin sonunda sonuç özetlenmeli ve görüşme yapılanla birlikte gözden geçirilip uzlaşılmalı h)Görüşme yapılan kişiye teşekkür edilmelidir.

84 Etik Tasarım-nisan 200784 TETKİK: BULGULARIN ÜRETİLMESİ Tetkik delilinin tetkik kriterleri ile karşılaştırılması Tetkik delilinin tesbiti Uygunluğun veya uygunsuzluğun tesbiti İyileştirme fırsatlarının belirlenmesi Tetkik ekibi belirlenen aşamalarda toplanır ve bulguları gözden geçirir. Çalışmaları özetler. Delillerin kayıt edilmesi. Uygunsuzlukların derecelendirilmesi Tetkik edilenle beraber gözden geçirilmesi Delilin teyit edilmesi Uzlaşının sağlanması Görüş ayrılıklarının tanımlanması

85 Etik Tasarım-nisan 200785 İşlemleri ve sistemi anlayan denetçi ne yapması gerektiğini biliyordur. Sorun sadece gerçekleşmesi istenenin gerçekleşip gerçekleşmediğinden emin olmaktır. Bu iki yöntemle gerçekleşir: a) ilgili kişi ile konuşularak ve uygun kayıtları inceleyerek b) uygulanmakta olan sistemi gözlemleyerek.

86 Etik Tasarım-nisan 200786 Temel gereksinmemiz mümkün olan doğru bilgileri edinmektir. Değişik bölümlerin denetlenmesinde elbetteki fark vardır, ama temel ilke aynıdır. GERÇEKLEŞMESİ GEREKENİN GERÇEKLEŞTİĞİNDEN EMİN OLMAK.

87 Etik Tasarım-nisan 200787 İnsanları ilgiyle dinleyin, onların görüşleri incelemelerinizde başlangıç noktası olacaktır. Ancak denetçi objektif olmalıdır, bu nedenle sözel iddialar yeterli değildir.

88 Etik Tasarım-nisan 200788 Tetkik yolu: iş veya işleri seçin ( örnek alma). Bunları bölüm boyunca izleyin. Kayıtları gözden geçirin.

89 Etik Tasarım-nisan 200789 Kayıtlar üzerinde: her zaman not tutun. Belleğinize güvenmeyin. Sisteme uyulup uyulmadığını gözleyin., Her zaman kanıt arayın.

90 Etik Tasarım-nisan 200790 TETKİK: TETKİK SONUÇLARININ HAZIRLANMASI tetkik ekibi Kapanış toplantısından önce bir araya gelir Tetkik bulgularını, tetkik sırasında toplanan bilgileri tetkik kriterlerine göre gözden geçirir Süreçteki belisizlik faktörünü dikkate alarak sonuçlar üzerinde uzlaşıya varır. Hedefler de belirtilmiş ise tavsiyeleri hazırlar. Planda varsa takip tetkikini görüşür

91 Etik Tasarım-nisan 200791 KAPANIŞ TOPLANTISI: Kapanış toplantısına hazırlık için ekip toplanarak şunları yapar: Her ekip üyesi bulgularını ekibe anlatır. Bütün bulgular gözden geçirilir ve değerlendirilir. Uygunsuzlukların sınıfı belirlenir. Bütün bulguların tamamı göz önüne alınarak uygulanması gereken faaliyetler belirlenir. Son rapor taslağı hazırlanır. Ekip lideri kendi kuruluşu için daha sonraki takiplerde ve tetkiklerde yararlı olabilecek ek özel bilgileri de içeren bir rapor hazırlar. Bu rapor gizlidir.

92 Etik Tasarım-nisan 200792 KAPANIŞ TOPLANTISI Tetkik bulguları Tetkik sonuçları Tetkik edilen tarafından sunulacak düzeltici ve önleyici faaliyet programı varsa bu toplantıda üzerinde anlaşma sağlanmalıdır. Tetkik esnasında karşılaşılan durumlar hakkında tetkik edilene bilgi vermeli, Tetkik bulguları ve/veya sonuçları üzerindeki görüş ayrılıkları tartışılmalı ve mümkünse giderilmelidir. Çözümlenemeyen hususlar kalırsa bunlarla ilgili görüşler kaydedilmelidir. Tetkik hedeflerinde belirtilmiş ise iyileştirmeye yönelik tavsiyeler sunulmalıdır.

93 Etik Tasarım-nisan 200793 KAPANIŞ TOPLANTISI Denetlenene veya kuruluşa teşekkür edilir. Tetkik kısaca özetlenir. Tetkik nedeni ve amacı uygulanmış olan yöntem açıklığa kavuşturulur Uygun olan herşeyin değil sadece uygunsuzlukların rapor edildiği ve bütün uygunsuzlukların bulunamamış olabileceği belirtilir. Her ekip üyesi kendi tetkik alanındaki bulguları anlatır. Ekip lideri genel özeti yapar Denetlenenin arzu ettikleri özel hususlar hakkında görüşülür. Düzeltici faaliyetlerin tamamlanma tarihi konusunda anlaşmaya varılır. Düzeltici faaliyetlerde olup varsa takip tetkikleri ve işlemler açıklanır. Tüm uygunsuzluk raporları ve sonuç raporu denetlenene teslim edilir.

94 Etik Tasarım-nisan 200794 TETKİK RAPORUNUN HAZIRLANMASI

95 Etik Tasarım-nisan 200795 RAPOR: HAZIRLANMA Tetkik ekibi başkanı tetkik raporunun hazırlanmasından ve içeriğinden sorumludur. Raporun içeriği; Tetkik hedefleri, Tetkik kapsamı; özellikle, tetkik edilen organizasyon ve fonksiyonel birimin, proseslerin ve zaman diliminin belirtilmesi, Tetkik müşterisinin kimliği, Tetkik ekibi başkanının ve üyelerinin kimlikleri Saha tetkik faaliyetlerinin yapıldığı tarihler ve yerler, Tetkik kriterleri, Tetkik bulguları, Tetkik sonuçları.

96 Etik Tasarım-nisan 200796 RAPOR: HAZIRLANMA Tetkik raporu Tetkik planını, Tetkik edilenin listesini, Tetkik prosesinin özeti; tetkik sonuçlarının güvenilirliğini azaltması söz konusu olan belirsizlikler ve/veya zorluklar dahil, Tetkik planına göre tetkik kapsamı içinde tetkik hedeflerine ulaşıldığının teyidini, Tetkik kapsamı içinde olduğu halde kapsanamayan alanları, Tetkik ekibi ile tetkik edilen arasında çözümlenemeyen görüş ayrılıklarını, Tetkik hedeflerinde belirtilmiş ise, iyileştirme tavsiyelerini, Varsa üzerinde anlaşma sağlanan takip işlemlerini, İçeriğin gizliliğine dair bir beyanı, Tetkik raporunun dağıtım listesini. İçerebilir veya bunlara atıf yapabilir

97 Etik Tasarım-nisan 200797 RAPOR HAZIRLAMA: * Raporları ( en azından uygunsuzlukları) zamanında hazırla. * Gerçeklere dayandır. * Kolayca anlaşılır olmasını sağla. * Doğruluk esastır. * Tarafların üzerinde anlaşmasını sağla. * Okunur hazırla.

98 Etik Tasarım-nisan 200798 Eğer sistemde uygunsuzluk bulunmuşsa raporda şunlar belirtilmelidir: Gözlemin yapıldığı yer ve zaman. Uygunsuzluğun ya da sistem yetersizliğinin detayları. Uygunsuzluğun ölçeği (raslantı mı yoksa rutin uygulama mı?) Uygulanamayan kontrol düzenlemeleri ve neden uygulanamadığı

99 Etik Tasarım-nisan 200799 1) Raporlar objektif olgulara dayanmalı ve kişisel görüşleri içermemelidir. 2) raporlar ondan etkilenecek kişilerce kolayca anlaşılır olmalıdır. 3) raporlar doğru olmalı, olgularla desteklenmeli, referanslar gerçek olmalıdır. 4) raporların doğru ve etkili olabilmesi için tetkik sırasında ve ya hemen sonrasında hazırlanmalıdır. 5) raporun içerdiği ayrıntılar ve özellikle uygunsuzluklar, taraflarca üzerinde anlaşılmış olmalıdır. 6) raporlar okunur olmalıdır. RAPOR HAZIRLARKEN AKILDA TUTULACAKLAR:

100 Etik Tasarım-nisan 2007100 * Uygunsuzluk raporları * tamamlanmış kontrol listeleri * denetçi notları * anlaşmazlıklar * uygunsuzluk raporlarının yazıldığı alanlar * uygunsuzluk raporunun adedi ve dağılımı TETKİKÇİ RAPORU TETKİKE VE TETKİK EDİLEN ALANA İLİŞKİN BİLGİ İÇERMELİDİR, BUNLAR : OLABİLİR

101 Etik Tasarım-nisan 2007101 UYGUNSUZLUK RAPORLARI

102 Etik Tasarım-nisan 2007102 DİKKAT EDİLECEK NOKTALAR. Her eksiklik veya uygunsuzluk ayrı raporlar halinde belgelenmelidir. Uygunsuzluklar standartın sadece bir maddesine, en uygulanabilir olanına atfedilmelidir. Bazı durumlarda atıf yapılan tek belge kuruluşun kendi dökümantasyonu olabilir. Uygunsuzluk raporu açık ve kesin olmalıdır. Uygunsuzluk raporu tutarlı ve objektif kanıtlara dayanmalıdır. Uygunsuzluk raporu ilgili şartname ve standartlara atıfta bulunmalıdır.

103 Etik Tasarım-nisan 2007103 UYGUNSUZLUK RAPORLARININ DERECELENDİRİLMESİ Büyük uygunsuzluk Küçük uygunsuzluk

104 Etik Tasarım-nisan 2007104 UYGUNSUZLUK RAPORLARI Tarih İlgililer (tetkik edilen ve tetkik eden) Gerçeklerin ifade edilmesi Uygunsuzluğun tesbit edildiği yer Tesbit edilen uygunsuzluk Uygunsuzluğun gerekçesi Düzeltici faaliyet Sonucu ve etkililiği Referans doküman

105 Etik Tasarım-nisan 2007105 UYGUNSUZLUK RAPORLARI

106 Etik Tasarım-nisan 2007106 UYGUNSUZLUK RAPORLARININ MATRİS ANALİZİ MATRİKS ANALİZİ TARİH M.NO REFERANS ( STANDART, KALİTE EL KİTABI, PROSEDÜR) BÖLÜMLER ABCDEFGHIİ 4.1 Genel Gereklilikler 4.2 Doküman Gereklilikleri 4.2.1Genel 4.2.2 Kalite El Kitabı 4.2.3 Dokümanların Kontrolu 4.2.4 Kayıtların Kontrolu NOTLAR İSİMİMZATARİH

107 Etik Tasarım-nisan 2007107 Tetkik raporu üzerinde anlaşma sağlanan zaman periyodu içinde verilir. Tetkik raporu tarihli olmalıdır. Tetkik programı prosedürlerine uygun olarak gözden geçirilmeli ve onaylanmalıdır. Onaylanan tetkik raporu tetkik müşterisinin belirlediği alıcılara dağıtılmalıdır. Tetkik ekibi üyeleri ve raporu alan herkes raporun gizliliğine riayet etmelidir. RAPOR: ONAYLANMA VE DAĞITMA Tetkik planında belirtilen bütün faaliyetler yapıldığı ve onaylanan tetkik raporu dağıtıldığı zaman tetkik tamamlanmış olur.

108 Etik Tasarım-nisan 2007108 Rapor objektif kanıtlarla desteklenmiş uygunsuzluklara dayalı nesnel rapor olmalıdır.

109 Etik Tasarım-nisan 2007109 TAKİP ÇALIŞMALARI

110 Etik Tasarım-nisan 2007110 TAKİP ÇALIŞMALARI: Üzerinde anlaşılmış olan zamanın sonunda takip ziyareti yapılır. Düzeltici işlemlerin yapılıp yapılmadığını, etkili olup olmadığını, ve etkinliğinin devamlılığını belgeleyerek ilgili taraflara iletilip iletilmediğinin kontrol edilir. Rapor buna bağlı olarak onaylanmalıdır.

111 Etik Tasarım-nisan 2007111 TETKİK TAKİBİNİN YAPILMASI tetkik sonuçları düzeltici, önleyici veya iyileştirici faaliyetlerin yapılması gerektiğini gösterebilir. Bu faaliyetlere tetkik edilen tarafından karar verilir Üzerinde anlaşma sağlanan bir zaman dilimi içinde yapılır. Düzeltici faaliyetin tamamlanma durumu ve etkinliği doğrulanmalıdır.

112 Etik Tasarım-nisan 2007112 DÜZELTİCİ FAALİYETLER

113 Etik Tasarım-nisan 2007113 DÜZELTİCİ FAALİYETLER: Tetkik Uygunsuzluğu sapta Düzeltici faaliyetleri belirle Düzeltici faaliyetleri uygula Düzeltici faaliyetleri doğrula Düzeltici faaliyetleri gözlemle (olası prosedür değişiklikleri) Kalite kayıtları

114 Etik Tasarım-nisan 2007114 SONUÇ: Tetkike ilişkin tüm koşullara uyulmakla birlikte 2. Ve 3. Parti tetkiklerde daha güç ve gerilimli şartlar olabilir. Kuruluşunuzu temsil ettiğinizi unutmamalısınız. Kuruluşunuz sizin performansınıza göre değerlendirilecektir.

115 Etik Tasarım-nisan 2007115 TETKİKÇİLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ VE YETERLİLİĞİ

116 Etik Tasarım-nisan 2007116 Tetkik deneyimli, eğitilmiş elemanlar tarafından yapılmalıdır.

117 Etik Tasarım-nisan 2007117 TETKİK PRENSİPLERİ tetkikin belirli prensiplere bağlı olarak yapılır. Bu prensipler bir tetkiki; Yönetim politikalarını ve kontrollerini destekleyen etkin ve güvenilir bir araç yapar Kuruluşa performansını iyileştirmek için üzerinde işlem yapabileceği bilgileri temin eder. İlgili ve yeterli tetkik sonuçlarının elde edilebilmesi ve birbirinden bağımsız olarak çalışan tetkikçilerin benzer şartlarda benzer sonuçlara ulaşabilmesini sağlar Tetkikçiler; ahlaki davranış adil temsil profesyonel özen bağımsızlık delile dayalı yaklaşım

118 Etik Tasarım-nisan 2007118 GENEL Yeterlilik kalite Kaliteye özel bilgi ve beceriler çevre çevreye özel bilgi ve beceriler Genel bilgiler ve beceriler Eğitim iş tecrübesiTetkikçi eğitimi Tetkik tecrübesi Kişisel özellikler

119 Etik Tasarım-nisan 2007119 KİŞİSEL ÖZELLİKLER Tetkikçiler, tetkik prensiplerine göre davranmalarına imkan veren kişisel özelliklere sahip olmalıdır. Bir tetkikçi: Ahlaklı; adil, dürüst, samimi, namuslu ve sağduyulu, Açık fikirli; farklı fikirleri ve bakış açılarını değerlendirmeye istekli, Diplomatik; insanlarla olan ilişkilerinde nazik, Gözlemci; fiziksel çevrenin ve faaliyetlerin aktif olarak farkında, Kavrayışlı; durumların içgüdüsel olarak farkında ve onları anlama kabiliyetine sahip, Çok yönlü; farklı durumlara çabuk adapte olma kabiliyetine sahip, Israrcı; sebatkar, hedeflere ulaşmaya odaklanmış, Kararlı; mantıklı muhakeme ve analize dayalı olarak zamanında karar verme özelliğine sahip, Kendine güvenen; diğer kişilerle etkin bir şekilde etkileşimde bulunurken bağımsız olarak hareket etme kabiliyetine sahip. olmalıdır.

120 Etik Tasarım-nisan 2007120 TETKİKÇİLERİNİN GENEL BİLGİ VE BECERİLERİ Bir tetkikçi; Tetkik prensipleri, prosedürleri ve tekniklerini uygulama, İşi etkin bir şekilde planlama ve organize etme, Tetkiki mutabık kalınan zaman dilimi içinde icra etme, Önemli konulara öncelik verme ve bunlara odaklanma, Etkili mülakat, dinleme, gözlemleme ve dokümanları, kayıtları ve verileri gözden geçirme yollarıyla bilgi toplama, Tetkik maksadıyla numune alma tekniklerinin uygunluğunu ve sonuçlarını takdir etme, Toplanan bilgilerin doğruluğunu kontrol etme, Tetkik bulgularını ve tetkik sonuçlarını destekleyecek tetkik delillerinin yeterliliğini ve uygunluğunu teyit etme, Tetkik bulgularının ve sonuçlarının güvenilirliğini etkileyebilecek faktörleri değerlendirme, Tetkik faaliyetlerini kaydetmek üzere çalışma dokümanlarını kullanma, Tetkik raporlarını hazırlama, Bilgilerin gizliliğini ve emniyetini muhafaza etme, Kişisel dil becerileri yoluyla veya tercüman vasıtasıyla etkin şekilde iletişim kurma kabiliyetlerine sahip olmalıdır.

121 Etik Tasarım-nisan 2007121 TETKİK EKİBİ BAŞKANLARININ GENEL BİLGİ VE BECERİLERİ Bir tetkik ekibi başkanı; Tetkiki planlayabilmeli ve tetkik süresince kaynaklardan etkin şekilde faydalanabilmeli, Tetkik edilenle yapılan iletişimlerde tetkik ekibini temsil edebilmeli, Tetkik ekibi üyelerini organize edebilmeli ve yönlendirebilmeli, Eğitim gören tetkikçilere talimat ve yol gösterici bilgiler verebilmeli, Tetkik ekibinin tetkik sonuçlarına ulaşmasını sağlayabilmeli, Çelişkileri önleyebilmeli ve çözümleyebilmeli, Tetkik raporunu hazırlayabilmeli ve tamamlayabilmelidir.

122 Etik Tasarım-nisan 2007122 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ TETKİKÇİLERİNİN ÖZEL BİLGİ VE BECERİLERİ Kaliteye ilişkin metotlar ve teknikler Kalite terminolojisi, Kalite yönetim prensipleri ve bunların uygulanması, Kalite yönetim araçları ve bunların uygulanması (örneğin; istatistiksel proses kontrolü, arıza çeşitleri ve etkileri analizi gibi) Hizmetler dahil olmak üzere prosesler ve ürünler Sektöre özel terminoloji, Hizmetler dahil olmak üzere prosesler ve ürünlerin teknik özellikleri, Sektöre özel prosesler ve uygulamalar.

123 Etik Tasarım-nisan 2007123 EĞİTİM, İŞ TECRÜBESİ, TETKİKÇİ EĞİTİMİ VE TETKİK TECRÜBESİ Tetkikçiler tetkikçiler aşağıdaki eğitim, iş tecrübesi, tetkikçi eğitimi ve tetkik tecrübesine sahip olmalıdır. Yetecek seviyedeki bir eğitimi tamamlamış olmalıdır. İş tecrübesine sahip olmalıdır. – Kalite yönetim sistemi tetkikçileri için kalite yönetim alanı, Tetkikçi eğitimini tamamlamış olmalıdır. Tetkik tecrübesi olmalıdır. Bu tecrübe, aynı disiplinde yeterli bir tetkik ekibi başkanı olan bir tetkikçinin yönetiminde kazanılmış olmalıdır.

124 Etik Tasarım-nisan 2007124 EĞİTİM, İŞ TECRÜBESİ, TETKİKÇİ EĞİTİMİ VE TETKİK TECRÜBESİ parametretetkikçiTetkik ekibi başkanı EğitimOrta öğretim ( not 1) Tetkikçi ile aynı. Toplam iş tecrübesi 5 yıl ( not 2) Tetkikçi ile aynı. Kalite veya çevre yönetim alanlarındaki tecrübe Toplam 5 yılın en az 2 yılıTetkikçi ile aynı. Tetkikçi eğitimi40 saat tetkikçi eğitimi.Tetkikçi ile aynı. Tetkik tecrübesiTetkik ekibi başkanı olarak yeterli olan bir tetkikçinin talimatı ve yönetimi altında eğitim gören tetkikçi olarak dört tam tetkik için en az 20 günlük tetkik tecrübesi Tetkik ekibi başkanı olarak yeterli olan bir tetkikçinin talimatı ve yönetimi altında tetkik ekibi başkanı olarak üç tam tetkik için en az 15 günlük tetkik tecrübesi Not 1- Orta eğitim milli eğitim sisteminin ilk öğretimden sonra gelen ve üniversiteye veya benzeri bir eğitim kuruluşuna girmeden önce tamamlanması gereken bölümüdür. Not 2- Söz konusu kişi uygun bir orta eğitim sonrası eğitimi tamamlamışsa iş tecrübesi şartı 1 yıl azaltılabilir. Not 3- ikinci disiplindeki eğitim ilk disiplindeki iş tecrübesiyle aynı zamanda olabilir. Not 4- ikinci disiplindeki eğitim ilgili standardlar, yasalar, yönetmelikler, prensipler, metotlar ve teknikler hakkında bilgi edinmek içindir.

125 Etik Tasarım-nisan 2007125 YETERLİLİĞİN SÜRDÜRÜLMESİ VE İYİLEŞTİRİLMESİ Profesyonel gelişimin sürekliliği İlave iş tecrübesi, Eğitim, Özel çalışma, Eğiticilik, Toplantılara, seminerlere, konferanslara ve diğer faaliyetlere katılma gibi yollarla elde edilir. Tetkik kabiliyetinin sürdürülmesi tetkikçiler kalite ve/veya çevre yönetim sistemi tetkiklerine düzenli olarak katılmak suretiyle tetkik yapma kabiliyetlerini sürdürmeli ve bunu göstermelidir.

126 Etik Tasarım-nisan 2007126 TETKİKÇİ DEĞERLENDİRMESİ Yeterliliğin geliştirilmesi İlk değerlendirme Performansın sürekli değerlendiril mesi Tetkik ekibi seçimi Tetkikçi Yeterliliğin sürdürülmesi ve iyileştirilmesi Kriter sağlanmadı Kriter sağlandı Kriter sağlanmadı Kriter sağlandı Seçilmedi Tetkik

127 Etik Tasarım-nisan 2007127 Değerlendirme prosesi değerlendirme prosesi aşağıdaki dört ana adımı içerir: adım 1. tetkik programının gerektirdiği kişisel özellikler ile bilgi ve becerilerin belirlenmesi adım 2. Değerlendirme kriterlerinin belirlenmesi adım 3 - uygun değerlendirme metodunun seçilmesi adım 4 - değerlendirmenin yapılması

128 Etik Tasarım-nisan 2007128 DEĞERLENDİRME PROSESİ DEĞERLENDİRME METODU AMAÇLAR ÖRNEKLER Kayıtların gözden geçirilmesiTetkikçinin geçmişinin doğrulanması Öğretim, eğitim, çalışma ve tetkik tecrübesi kayıtlarının incelenmesi Pozitif ve negatif geri besleme Tetkikçinin performansının nasıl algılandığı hakkında bilgi sağlanması Araştırmalar, anketler, kişisel referanslar, bonservisler, şikayetler, performans değerlendirmesi, emsal gözden geçirmeleri Mülakat Kişisel özelliklerin ve iletişim becerilerinin değerlendirilmesi, bilgilerin doğrulanması, bilgi seviyesinin test edilmesi ve ek bilgi alınması Yüz yüze veya telefonla yapılan mülakatlar GözlemKişisel özellikler ile bilgi ve becerileri uygulama kabiliyetinin Değerlendirilmesi Rol oynama, gözlemcili tetkikler, görev başı performansı TestKişisel özellikler ile bilgi ve becerilerin ve bunları uygulama kabiliyetinin değerlendirilmesi Sözlü ve yazılı sınavlar, psikometrik test Tetkik sonrası gözden geçirme Doğrudan gözlem yapmanın mümkün veya uygun olmadığı durumlar için bilgi sağlanması Tetkik raporunun gözden geçirilmesi, tetkik müşterisi, tetkik edilen, meslektaşlar ve tetkikçi ile görüşülmesi

129 Etik Tasarım-nisan 2007129 TETKİKÇİ ÖZELLİKLERİ

130 Etik Tasarım-nisan 2007130 Kavrayış: sorunu kısa sürede anlar ve hemen yargıya varmaz ısrar/ sebat: güçlüklerin üstesinden gelme ve planlanmış yönde ilerleme. Esnek bakış açısı: konuya değişik açılardan bakma ve değişen ortamlara uyarlama.

131 Etik Tasarım-nisan 2007131 Disiplinli yaklaşım: Sorunlara sistematik ve mantıklı yaklaşım ve araştırma alanının kavrama yeteneği. İfade yeteneği: Düşüncelerini ve önerilerini hem sözlü hem de yazılı olarak ifade etme.

132 Etik Tasarım-nisan 2007132 Sosyal yetenekler: Herkesle iletişim kurabilme ve tetkiki elinde tutabilme yeteneği Teknik yetenekler: Üretim sürecinin her aşamasında sisteme ve standartlara uygunluk derecesini araştırma ve saptama yeteneği.

133 Etik Tasarım-nisan 2007133 Disiplinli yaklaşım: Sorunlara sistematik ve mantıklı yaklaşım ve araştırma alanının kavrama yeteneği. İfade yeteneği: Düşüncelerini ve önerilerini hem sözlü hem de yazılı olarak ifade etme.

134 Etik Tasarım-nisan 2007134 DENETÇİ Olumluolumsuz kibar eleştirel dostanesaldırgan Yardımcı tartışmacı Yapıcıdüşüncesiz bilgilendiriciyetersiz sakin dalgın tarafsızkendini beğenmiş

135 Etik Tasarım-nisan 2007135 DENETÇİNİN ROLÜ

136 Etik Tasarım-nisan 2007136 TETKİKÇİ Şirketin hedeflerini öğren Tetkik neden yapılıyor? Sahada neler yapılıyor? Objektif kanıtlara dayalı sonuç

137 Etik Tasarım-nisan 2007137 Sistemi denetlerken denetçi şu değerlendirmeleri yapmalıdır. Denetlenen kalite yönetim sistemi ilgili kalite sistem gereklerini karşılıyor mu? Şirket her durumda kalite sisteminde yazılı olanları yapıyor mu? Kalite sistemi şirketin ürünün veya hizmetinin belirli bir kalite düzeyinde olmasını ve gelişmesini sağlıyor mu?

138 Etik Tasarım-nisan 2007138 DENETÇİNİN YEDİ DOSTU: Nasıl? Neden? Nerede? Ne zaman? Kim? Ne? Gösterir misiniz?

139 Etik Tasarım-nisan 2007139 Kısaca tetkik sırasında denetçinin dikkate etmesi gerekenler. Tetkikin amacını açıklayın. Denetlenenin kendisini rahat hissetmesini sağlayın. Doğrudan soru sormamaya çalışın. Yönlendirici soru sormamaya çalışın. Dostane olun. Diplomatça yaklaşın.

140 Etik Tasarım-nisan 2007140 BİREYSEL TETKİK PLANLAMASI:

141 Etik Tasarım-nisan 2007141 PLANLAMA: Denetlenecek alan üzerinde bilgi edinin. Ne iş yapıyorlar. Yerel prosedürleri ve iş talimatlarını okuyun. Kuruluş şemasını edinin (olanaklı ise) Kontrol listesi / hatırlatıcı notlar hazırlayın. Baş denetçi ile tarih ve zamanı konfirme edin.

142 Etik Tasarım-nisan 2007142 KISACA: Planla Prosedürleri bil Departmanı tanı Kişilerin sorumluluklarını bil İşlemleri ve doğrulamalarını bil Nerede kanıt arayacağını bil Tetkik yolunu bil

143 Etik Tasarım-haziran 2009143 SON NOT TETKİK: Soruları sor Sistemi gözlemle Kayıtları kontrol et Gerçekleşmesi gerekenin gerçekleştiğinden emin ol Kontrol listesinden faydalan Gözünü açık tut.