Selman SOLHAN selman.solhan@basbakanlik.gov.tr www.devletarsivleri.gov.tr

- Belge ve Belge Yönetimi - Mevzuat Dışı Uygulamalar - Elektronik Belge Yönetiminin Gerekliliği ve Kazanımları - Elektronik Belge Yönetiminde Kullanıcının Rolü ve SDP - TS 13298 numaralı Elektronik Belge Standardının Oluşumu - İlgili Kanun, Yönetmelik ve Genelgeler - DAGM’nün Rolü ve Faaliyetleri Gündem

Belge Nedir T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Belge, herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış veya fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve form özellikleri ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgi olarak tanımlanabilir.

BELGE: Delil ve kayıtlı bilgi Bireysel Kurumsal

Doküman Belge İçeriğinin değiştirilmesine izin verilmez. Belgeler ancak kurumsal saklama planları çerçevesinde imha edilebilir ve imha işlemi kayıt altına alınır. Düzenleme ve tanımlama faaliyetleri kurumsal dosya tasnif planları çerçevesinde yapılır. Kurumsal ve bireysel faaliyetlerin delili olduğu için içerik, ilişki ve format bilgisi korunmalıdır. Yetkili imza ve / veya kurumsal onay bilgisi belgeye fiziksel ya da mantıksal olarak iliştirilmelidir. Üzerinde değişiklik yapılması mümkündür. Sahibi üreticisidir ve uygun gördüğü dokümanları imha edebilir. Düzenlenmesi, tanımlanması ve dosyalanması üreticisinin/sahibinin sorumluluğundadır. Dokümanın güvenli bir şekilde depolandığından üreticisi sorumludur. Kurumsal bir onay ve / veya kayıt sistemi içerisinde yer almayabilir

Elektronik Belge T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Kurumların iş ve işlemlerinin birer çıktısı olan belgelerin, elektronik ortamda oluşturulması, iş akışına sunulması, imzalanması, muhatabına iletilmesi, saklanması ve tasfiye işlemine tabi tutulmasıdır. Kısaca, oluşumu ve yönetimi tamamen elektronik ortamda sağlanan belgelerdir.

Elektronik Belge Yönetimi T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Elektronik belge yönetimi, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format, ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmektir.

Islak İmza Elektronik İmza

Elektronik Ortamda Üretilen Belgelerin Paylaşımı T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerinin ilgili mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Ancak, idareler arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka bir iletim mekanizmasıyla da yapılabilir. (RYUUEHY: 28.Madde, 8. Fıkra) Kalkınma Bakanlığı tarafından geliştirilen e-yazışma paketi ile Kamu kurumları elektronik ortamda ürettikleri elektronik belgeleri kayıtlı elektronik posta (KEP) sistemi ile muhatap kurumlarla paylaşacaklardır. Kep Hizmet Sağlayıcıları: PTT, Noterler Birliği ve Özel beş firma Bir diğer yöntem kurumların birbirleri ile yapacakları protokol yöntemidir. 6 kurum (Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Dışişleri Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı, Adalet Bakanlığı, Kalkınma Bakanlığı) şu anda protokol uygulamaktadır.

Sürdürülebilir EBYS Politikaları İçin Yol Haritası T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü EBYS Yönerge DETSİS Görevlendirme Belge Yönetimi ve Arşiv Süreci SDP Analiz

Kurumlarda Mevzuat Dışı Uygulamalar T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Elektronik Belgelerin Hardcopylerinin Alınması Elektronik İmza Kullanmadan Elektronik Belge Ürettiğini Düşünen Kurumlar Islak İmzalı Belgelerin Softcopylerinin Alınması ve Islak İmzalı Nüshaların Akıbeti E-imzalı Belgenin Çıktısında Sadece Doğrulama Kodu Kullanımı ‘’Dağıtım Yerlerine’’ Hitabının Kullanımı Elektronik Belge Üzerinde Paraf Gösterme Gayreti

Genel Evrak, Haberleşme veya Arşiv EBYS YÖNETİMİ T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Bilgi İşlem Strateji Geliştirme veya APK Genel Evrak, Haberleşme veya Arşiv

Teknolojik Gelişmeler NEDEN EBYS T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Teknolojik Gelişmeler

NEDEN EBYS T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Maliyet

NEDEN EBYS Zaman Tasarrufu T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Zaman Tasarrufu

Şeffaflık ve Hesap Verebilirlik NEDEN EBYS T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Şeffaflık ve Hesap Verebilirlik

Kolay Yönetebilme ve Hızlı Erişim NEDEN EBYS T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Kolay Yönetebilme ve Hızlı Erişim

NEDEN EBYS Standartlaştırma T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Standartlaştırma

NEDEN EBYS T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Arşivleme

NEDEN EBYS Ekolojik Kazanç T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Ekolojik Kazanç Ekolojik Kazanç

Arşiv konusunda yeterli bilince sahip miyiz? EBYS’DE KULLANICININ ROLÜ T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Arşiv konusunda yeterli bilince sahip miyiz?

EBYS programlarının düzgün çalışması, programın performansıyla birlikte kullanıcının adaptasyonuna da bağlıdır.

Kurumlar program seçiminde sadelikten yana olmalıdır; kullanıcılar ise programları, kullandıkları birçok internet uygulamasından farklı görmemelidir.

Kullanıcılar önyargılı olmamalı, gelişen teknolojiye ayak uydurmalıdır.

Kullanıcılar Standart Dosya Plan kodlarını dikkate almalı ve kodların doğru verilmesini sağlanmalıdır.

Standart Dosya Planında Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Başlık Konumundaki SDP Kodlarının ve Alt Kırılımı Bulunan Ana Konuların Kullanımı Başka Bir Kurumdan Gelen Belgenin Aynı SDP Kodu ile İlişkilendirilmesi Bir Belgeye Birden Fazla SDP Kodu Verilebilmesi ‘’Diğer’’ Kodlarının Kullanımı, Sistemde ‘’Diğer’’ Başlığıyla Arama Yapma Evrak Birimi Çalışanlarının SDP Kodu Girmesi

Aksi halde aradığımız belgeyi bulmak çok zor olacaktır.

Belgelerin gelecek nesilleri sağlıklı bir şekilde aktarılması mümkün olmayacaktır.

TS 13298 OLUŞUM SÜRECİ T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü 3 Aralık 2003 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye İcra Kurulu oluşturuldu. Elektronik İmza Kanunu 23 Ocak 2004 tarihinde yayınlandı ve 23 Temmuz 2004’de yürürlüğe girdi. Yüksek Planlama Kurulu tarafından 24 Mart 2005 tarihinde e-Dönüşüm Türkiye Projesi 2005 Yılı Eylem Planı yayınlandı.

TS 13298 OLUŞUM SÜRECİ Eylem Planı 37. Maddesi T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Eylem Planı 37. Maddesi “Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, imha ve güvenlik açılarından tabi olacakları usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbirleriyle uyumlu işlemesi ve etkin bir şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır.”

TS 13298 OLUŞUM SÜRECİ E-DÖNÜŞÜM TÜRKİYE İCRA KURULU T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü E-DÖNÜŞÜM TÜRKİYE İCRA KURULU Karar Tarihi: 9 Eylül 2004 Karar No: 7 Karar Konusu: Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi İcra Kurulu, Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi konularında çalışmalar yapmak üzere Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünü görevlendirmiştir.

TS 13298 OLUŞUM SÜRECİ T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Marmara Üniversitesi ile işbirliği yaparak çalışmalara başlamıştır. 13 Temmuz 2005 “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli (v.1.0)” DPT’nin organize ettiği bir toplantı ile kamu kurumlarının görüşlerine sunuldu ve internet üzerinden paylaşıma açıldı. Kamu kurumlarından ve özel sektörden gelen görüşler doğrultusunda referans model geliştirildi. Nisan 2006 tarihinde Referans Model standart formatına dönüştürülerek TSE’ye sunuldu. Temmuz 2006 tarihinde gözden geçirilmiş ikinci versiyon yayına hazır hale getirildi. Haziran 2007 tarihinde TS 13298 yayınlandı. Elektronik Belge Standartları. 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. 16 Temmuz 2008 tarih ve 26938 sayılı Resmi Gazete

KANUNLAR T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, Kanun No: 3473, Tarihi: 28 Eylül 1988 Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, Kanun No: 4982, Tarihi: 9 Ekim 2003 Elektronik İmza Kanunu. (2004). Resmî Gazete, Sayı: 25355, 23 Ocak 2004

YÖNETMELİKLER T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik. (2001). Resmî Gazete, Sayı: 24487, 08 Ağustos 2001. Bilgi Edinme Hakkı Kanunu’na İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik. Resmî Gazete, Sayı: 25445, 27 Nisan 2004 Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. Resmî Gazete, Sayı: 28036, 25 Ağustos 2011. YENİ Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. Resmî Gazete, Sayı: 29255, 02 Şubat 2015.

GENELGELER T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Standart Dosya Planı. 2005/7 Başbakanlık Genelgesi. 25 Mart 2005 tarih ve 25766 sayılı Resmi Gazete Elektronik Belge Standartları. 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi. 16 Temmuz 2008 tarih ve 26938 sayılı Resmi Gazete Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik Esasları. 2009/4 sayılı Başbakanlık Genelgesi. 28 Şubat 2009 tarihli Resmi Gazete

DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Tarafından Yapılan Çalışmalar:

Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Tarafından Yapılan Çalışmalar T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Kurumlarda SDP Çalışmaları ve Revizyon Taleplerini Değerlendirme Saklama Süreleri ve Tasfiye İşlemlerini belirleme SDP Denetim, Eğitim ve Rehberlik Çalışmaları Arşiv Mevzuatında EBYS’ye Yönelik Çalışmalar EBYS

Eğitim, Rehberlik ve Denetim Çalışmaları T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü 2009 yılında Merkezi yönetimlere yönelik genel bilgilendirme toplantısı yapılmıştır. Toplantıya; 126 kamu kurum ve kuruluşundan 411 kişi katılmıştır.

Eğitim, Rehberlik ve Denetim Çalışmaları T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü 2010 yılında yerel yönetimler, valilikler ve üniversitelere yönelik genel bilgilendirme toplantısı yapılmıştır. Toplantıya; Büyükşehir Belediyeleri, il belediyeleri ve nüfusu 100 bin’in üzerinde olan ilçe belediyeleri olmak üzere 146 birimden 286 kişi, 81 İlin özel idarelerinden 185 kişi, 89 Üniversiteden 183 kişi katılmıştır.

Eğitim, Rehberlik ve Denetim Çalışmaları T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü 2013 yılında merkez teşkilatlar, yerel yönetimler, valilikler ve üniversitelere yönelik genel bilgilendirme toplantısı yapılmıştır. Toplantıya; Bakanlıklar, Genel Müdürlükler, Belediyeler ve Üniversitelerden gelen toplam 498 kurumdan 1250 kişiye eğitim verilmiştir.

Eğitim, Rehberlik ve Denetim Çalışmaları T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü 01 Haziran 2009’dan günümüze kadar; 136 kamu kurum ve kuruluşunda (bakanlık - genel müdürlük - belediye - üniversite) yerinde tespit, denetim ve eğitim çalışması yapılmıştır.

Kamu Kurum ve Kuruluşlarında EBYS’nin Durumu T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

Kamu Kurum ve Kuruluşlarında EBYS’nin Durumu T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

Kamu Kurum ve Kuruluşlarında EBYS’nin Durumu T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

Kamu Kurum ve Kuruluşlarında EBYS’nin Durumu T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

Öneriler T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Her kurumun mevcut mevzuatı ile uygulamalarına uyumlu şekilde yönerge hazırlanması. Bu yönergede bulunması gerekenler: 1.Elektronik ve fiziki ortamda üretilecek olan belgelerin belirlenmesi, 2.Dosya Plan Kodlarının kullanımına ilişkin açıklamalar ve sık kullanılanlar tablosu, 3.İş akışları, süreçler, ve görev tanımları. Standart Dosya Planının doğru kullanımı konusunda hassasiyet gösterilmelidir, Belge yönetim politikaları belirlenmelidir, Belgelerin yönetilmelerinden sorumlu olacak uzman personel istihdam edilmelidir, Yetki ve sorumluluklar belirlenmelidir, Diğer kurumsal bilgi sistemleri ile entegrasyon ihtiyaca uygun olarak planlanmalıdır.

Amaçlarımız; T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Kamu kurum ve kuruluşlarını EBYS ve elektronik arşiv konusunda bilinçlendirmek, Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan EBYS çalışmalarını daha yakından takip edebilmek , Kurumlarda EBYS işlemlerinin standarda uygun bir biçimde ilerlemesini sağlamak, Kamuda EBYS konusunda bir birliktelik oluşturmak, Kamuda ortak çalışabilir bir platform oluşturmak.

Sabırla dinlediğiniz için teşekkür ederiz… selman.solhan@basbakanlik.gov.tr