Zaman Yönetimi ve Planlama Özge Eyigün Technopolis Group Türkiye

PARETO PRENSİBİ 80:20

HAFTA AY YIL Saat Gün KİŞİSEL İŞLER Uyku (7 saat/gün) 94 4 376 17 4512 204 Uyku (7 saat/gün) 49 2 196 8 2352 96 Yemek yemek (2 saat/gün) 14 1 56 3 672 36 Giyinme (1 saat/gün) 7 28 336 12 İşe gidiş geliş (1 saat/çalışma günü) 10 40 480 24 Kendimiz, ailemiz ve evimiz için yapılması gerekenler(2 saat/gün) GELİR ELDE ETMEK İÇİN İŞ 45 180 2160 AİLE, EĞLENCE, OKUMA, HOBİ, BOŞ ZAMAN 29 116 5 1392 60 TOPLAM HAFTALIK ZAMAN 168 30 8064 360

Büyük Resmi Görmek Zaman yönetimi hedeflerimizi ve önceliklerimizi belirlemekle ilgilidir.

Hedeflerimizi Belirlemek Hayatta neler başarmak istiyoruz? Bunun için neye konsantre olmalıyız? Hedefe ulaşmak için ne yapmalıyız? Ne zaman hedefimizden sapıyoruz?

Hedef Oluşturma Süreci 50 Yaş Planı 50 yaşınız için hedefler koyun 5 Yıllık Plan 5 Yıl sonrası için hedefler koyun 1 Yıllık Plan En önemli 4 hedefi belirleyin

Hedef Belirlemedeki Kategoriler Kendim Ailem Arkadaşlıklarım Kariyerim Finansal Durumum Sağlığım Toplumsal Durumum Ruhsal Durumum

Hedefleriniz şu şekilde olmalı: Ölçülebilir Ulaşılabilir Belirli (spesifik) Zaman Planlı Örnek: İstek: Kendi evimin sahibi olmak Hedef: 2040 yılında deniz kenarinda, havuzlu ve bahçeli ev sahibi olmak

Hedefi Etkin Belirlemek Her hedefi pozitif bir cümle ile belirleyin Net olun: tarih, zaman, ölçüt, vs Önceliklerinizi belirleyin Hedeflerinizi yazıya dökün Uzun vadeli hedeflerinizi büyük tutarken orta ve kısa vadeli hedeflerinizi daha ulaşılabilir parçalar halinde tutun. Realistik hedefler belirleyin Çok küçük hedefler belirlemeyin.

Hedef Koyma Hayattaki amaçlarınızı belirleyin Daha kısa vadeli hedeflerinizi belirleyin Kısa vadeli hedefler için yapılacaklar listesi oluşturun Listenizi ara ara gözden geçirip güncelleyin Başarılarınızı ödüllendirin

Geriye Doğru Hedef Koyma Ulaşmak istediğiniz hedefi belirleyin Hedef ulaşmak için yapmanız gerekenleri zamanda geriye doğru yazın Yeni bir bakış açısı getirir Atladığınız noktaları görmenizi sağlar Gereksiz prosedürleri es geçmenize olanak verir

ZAMAN YÖNETİMİ ALIŞKANLIKLARINIZ KİŞİLİK TARZINIZA PARALELDİR.

Zaman stilinizin 2 temeli vardır: Kendine Güven Davranışların direkt ve zorlayıcı olması Yüksek tempo Duygusallık Davranışların duygusal ve ince, tepkisel olması Duygularını kontrol etmeye ihtiyaç duymaz

Zaman Yönetimi Tarzınız Yüksek Güven Söyler Direkt Duygusal Duyguları Kontrol Eder Duyguları Gösterir Düşük Duygusallık Yüksek Duygusallık Sorar Sistematik Düşünceli Düşük Güven

Tarzın Güçlü Yönleri Direkt İşleri çabucak bitirir Planının gerisinde kalmaz Çabuk kararlar alır İhtiyaç olan şeylere hemen ulaşır. Duygusal İşleri yapmanın farklı yollarını bulur Grubu projeyi bitirmek için motive eder, ilham verir Yeni projelere başlamak onun için çok kolaydır. Aynı anda pek çok iş yapabilir. Sistematik İşi doğru yapmak için zaman ayırır Analiz etmek ve değerlendirme yapmak için zaman ayırır Prosedürleri dikkatle izler Tüm detayları gözden geçirir. Düşünceli Zamanını başkalarına yardıma adar Diğerlerinin iş yapma tarzına kendini adapte eder. Herkesin fikrini alır. Projeleri aktif olarak dinlemek yolu ile ilerletir.

Tarzın Zayıf Yönleri Direkt Kişiler arası faktörleri göz ardı eder. Diğerlerinden gelecek değerli girdilere kendini kapatır. İstemeden diğerlerini savunmaya geçirerek projelerin duraklamasına sebep olur. Önemli detayları gözardı eder. Duygusal Dikkati çabuk dağılır Eldeki işlerin o an gelişen tartışmalardan dolayı gecikmesine izin verir. İşleri tamamlamayı zor bulur. Çalışma ortamını düzenlemek zor gelir. Sistematik Detayların içine gömülür. Ana hedefi gözden kaçırır. Karar alması çok uzun sürer. Projeyi durdurma ya da yavaşlatma riski olan kişisel rahatsızlık belirtilerini gözden kaçırır. Düşünceli Acil işleri yetiştiremez. Kendi işini tamamlamaya yeterli zaman bırakmaz. Diğerlerini zor durumda bırakmamak için devamlı kendini zorlar. Kendi üstüne çok fazla iş alır bu sefer de yükün altında ezilmiş hisseder.

Direkt Kişisel Dikkatini hedefe ulaşan yollara değil hedefe odaklar Hızlı karar alır Gerekli şeylere anında ulaşır Projeleri, hedefleri kontrolünde tutar Birebir Hemen konuya girer Kişisel sohbetlerden kaçınır Projeyi devrederken kontrolü elden bırakmaz Diğerlerini hedefler konusunda uyarır ve yönlendirir

Duygusal Kişisel Anında iş yapmayı planlamaya tercih eder Opsiyonları kapatmayı sevmez Materyalleri görsel hatırlatıcılar kullanarak organize eder Projelere yaratıcı yenilikler getirir Birebir Dinlemekten çok konuşmakla zaman geçirir Sonuçlara ulaşmaktansa fikirleri tartışmayı sever İş devrederken resmi yoldan değil sözlü geri dönüşler verir Diğerlerini projeler konusunda motive eder

Sistematik Kişisel Final çıktı kadar prosedürlere odaklanır Karar vermeden önce dataları değerlendirir Her şeyi düzen içinde kendi yerlerinde tutar Projeleri prosedürlere uyarak tamamlar Birebir Tartışmaları iş odaklı konulara bağlar Kişisel sohbetlerden kaçınır İş devrederken gerekli tüm bilgileri sağlar Diğerlerinin detaylar konusunda uyarır ve yönlendirir

Düşünceli Kişisel Diğerlerinin ihtiyacını karşılamaya odaklanır Kararları başkalarının ihtiyaçlarını değerlendirerek alır Kişisel olarak önemli şeyleri yakınında tutar Projeleri başkalarının ihtiyaçlarını düşünerek tamamlar Birebir Dikkatle dinler Diğer kişinin ihtiyaçları ve bunları karşılama yolları üstüne odaklanır İş devrederken olumlu geri beslemeler verir Empati kullanır

Direktler için öneriler Yolunuzdaki insanları ezip geçmeyin. Çevrenize fazla yüklendiğinizde projeyi yavaşlatın. Detaylar çabuk pas geçmeyin. Kişiler arası tartışmalar, anlık paylaşımlar için zaman ayırın.

Duygusallar için Öneriler Bitiş çizgisini hep aklınızda tutun, sonuca ulaşmak için disipline de yer verin. Organize olun. Dosyalamaya önem verin. Hatırlatıcı notlar alın.

Düşünceliler için Öneriler Kendi işleriniz için de kendinize zaman ayırın. Hayır demeyi öğrenin. Başkalarının düşüncelerine gereğinden fazla önem vermeyin.

Sistematikler için Öneriler Detaylar üzerinde yoğunlaşırken ana hedefi kaçırmayın. Yeni yöntem ve fikirleri gözardı etmeyin. İletişim kurmayı ve sosyalleşmeyi ihmal etmeyin.

Neden zamanı etkin kullanamıyoruz? Dosyalama Rutin işler Basit işler “Hayır” diyememek Planlama ve sınıflama yapmamak Ertelemek Bölünmek

Etkin Zaman Yönetimi için Ne Yapılmalı? Uzun ve kısa vadeli hedef ve öncelikleri belirleyin Hedefler için eylem planları yapın Bunları gerçekleştirmek için yapılacak işler listesi hazırlayın Mükemmeliyetçiliği bırakın. Gerektiğinde “hayır” diyebilin Ajanda tutup takip edin. İşleri delege edin Masanızı ve e-maillarınızı düzenleyin. Bölünmelerinizi kontrol altına alın Ertelemeyi yenin Enerji seviyenizi ve motivasyonunuzu yükseltin.

Etkin Planlama İçin Uzun dönemli hedeflerinizi göz önünde bulundurun İşlerinizi ve onları yapmanın gerektirdiği süre, gününüzün olanak tanıdığı kadar olsun Yaptığınız işler için kesin günlük hedefler saptayın İşlerinizi öncelik sırasına koyun Yazarak çalışın Yalnız bir takvim kullanın Bir ana iş listesi kullanın

Planlama Yöntemleri Eylem Planı Yapılacak İşler Listesi Zaman Yönetimi Planlama Tablosu

Eylem Planı Hedeflerinize ulaşabilmek için atmanız gereken adımları gösterir. İşin yapılması için belirlenmiş zaman dilimi içinde neler yapacağınızı gösterir İş hayatınızda ve özel hayatınızda hedeflerinize ulaşabilmek için aksiyon planları çıkarmak en basit ve direkt yöntemdir

Eylem Planı Hazırlama Modeli Şu an neredeyiz? Durumu değerlendirip, kendimizi veya işimizi yokladığımız aşamadır. Nerede olmak istiyoruz? Hedeflerimizi belirlediğimiz aşamadır. Olmak istediğimiz yere nasıl ulaşacağız? Hedeflerimize ulaşmak için nasıl bir strateji uygulayacağımıza karar verdiğimiz aşamadır. Bu aşamada ayrıca ulaşmak istediğimiz hedefi parçalara bölerek her birini nasıl başaracağımıza karar veririz. Aksiyon almak Planı Uyguladığımız aşamadır. Şimdi neredeyiz? Değerlendirme ve revizyonlar aşamasıdır.

Yapılacak İşler Listesi Üzerinizdeki tüm işleri aynı sayfada görmenizi sağlar Yazarak unutulmasını engeller Önceliklendirmenizi sağlar Daha düzenli olmanızı ve odaklanabilmenizi sağlar Zaman yönetimi planlama tablosu için girdi oluşturur

Listeyi hazırlamak Yapılacak işleri yazın Çok büyüklerse parçalara bölün Önceliklendirin Her sabah ve akşam hazırlayın Listeden kendinize gün içinde hedefler koyun Hedeflerinizi tamamlamak için günlük süreler belirleyin

Zaman Yönetimi Planlama Tablosu Acil Acil Değil Etkinlikler: Krizler/Sorunlar Çözüm bekleyen sorunlar Belli bir sürede tamamlanması gereken projeler II. Etkinlikler: Önlem alma İlişki kurma Yeni fırsatları görme Planlama III. Etkinlikler: Amaçsız telefon görüşmeleri Ziyaretler Bazı mektuplar, raporlar, toplantılar Hemen yapılması gereken bazı işler Popüler etkinlikler IV. Etkinlikler: Ivır zıvır işler Bazı mektuplar Bazı telefonlar Zamanı boşa harcayan işler Oyalayıcı etkinlikler Önemli Önemli Değil

1. Kare Hem önemli hem acil Hemen dikkat isteyen önemli sonuçlarla ilgili Genelde kriz ya da sorun Bir çok kişi 1. karenin içinde gömülür

1. Kare Etkileri 1. kare giderek büyür ve zamanınıza egemen olur Bitmeyen stres, kriz yönetimi Rahatlamak için 4. kareye sığınma 2 ve 3. karelere çok az zaman ayrılması

2. Kareye Geçmek En önemli kaynak 3. ve 4. kare 1. kareden zaman çalmak zor 2. karede zaman geçirdikçe 1. kare küçülür Proaktif olunmalı Hayır diyebilmek gerekir

3. ve 4. Kareler Bazıları 3. karede zaman geçirirken aslında 1. karede olduklarını düşünürler Zamanlarının çoğunu acil şeylere karşı onları önemli sanarak tepki göstermekle geçirirler Aslında gerçek bunların başkalarının beklenti ve aciliyetine bağlı olduğudur. Etkin zaman yönetimi 3 ve 4. kareleri küçültür.

2. Kare Acil olmayıp önemli işler İlişkileri geliştirmek Uzun vadeli planlar yapmak Önleyici eylemlerde bulunmak Hazırlık, öğrenme

Kişisel ve meslek yaşamınızda yapabileceğiniz ve düzenli bir biçimde yapsaydınız yaşamınızda son derece olumlu bir değişiklik yaratabilecek şeyler nedir? Cevap 2. KARE

Önceliklendirme: Pareto Analizi En önemli problemi bulup öncelik vermek için basit bir teknik Karşılaştığınız problemleri yazın Aynı sebepten kaynaklanan problemleri gruplayın Her grubu karşılaşılan problem sayısı veya türüne göre puanlandırın En yüksek puanlı kategoriye öncelik verin

Önceliklendirme: Pareto Analizi Örnek durum Amaç: Müşteri hizmetlerini iyileştirmek Problemler Telefonlara çok geç cevap veriliyor Personel baskı altında ve işe odaklanamıyor Müşteri temsilcileri hizmet konusunda hazırlıksız Verilen hizmetin saati düzensiz Personel işinin ehli görünmüyor Aslında problemler telefondan da çözülebilir

Önceliklendirme: Pareto Analizi Personelde eğitim eksikliği: 4. ve 6. madde, 51 şikayet Personelde sayısında eksiklik: 2. ve 4. madde, 21 şikayet Zayıf yönetim ve hazırlık: 3. madde: 2 şikayet

Müdahaleleri Yönlendirebilmek Gün içinde neden bölünürüz? Telefon E-mail Ziyaretler Krizler Acil ve beklenmedik işler ...

Müdahaleleri Yönlendirebilmek Gün içinde ziyaretçi, telefon, vb. müdahale unsurlarını listeleyin Zaman hırsızlarının kimler ve neler olduğunu ortaya çıkarın Bunları kontrol altında tutabilmek için neler yapılabileceğini düşünün Eğer bu müdahale gerçekten önemliyse programınız içerisine yerleştirin

Mükemmeliyetçiliği Yenmek İşlerin devamlı uzamaması için mükemmeliyetçiliğin üstesinden gelmek gerekir Yaptığınız işe uzaktan bakmayı deneyin Bir an bir adım geri çekilin Daha fazla efor sarf etmenin ne kadar değer yaratacak olduğunu kendinize sorun Bu işi devam ettirmek diğer işlerden geri kalmanıza sebep oluyor mu? Elinizdeki işleri tanımlayın ve uzaması muhtemel olanlar için bitiş tarihleri belirleyin

Ertelemeyi Yenin Yetersizlik Huzursuzluk Suçluluk Kendinden şüphe En kötüsü depresyona yol açabilir

Ertelemeyi Yenin Ertelediğinizin farkında olun Niye ertelediğinizi keşfedin Buna karşın eylem alın

Ertelediğinizin farkında olun Düşük öncelikli işlerle uğraşıyorsanız İşe başlamadan önce daha önce okuduğunuzun mailları tekrar okuyor veya web’de haber okuyorsanız Tam işe başlayacakken kahve-çay almaya gidiyorsanız Önemli olduğunu bildiğiniz halde aynı iş yapılacaklar listesinde kalıyorsa Başkarının sizden istediği önemsiz işlere “evet” diyerek zamanınızı bunlarla geçiriyorsanız

Niye Erteleriz Yapacak daha eğlenceli şeyler buluruz Yapılacak iş zor gelir Yetersiz olduğumuzu düşünürüz Başarısızlık ve hata korkusu Bildiğimiz işlerle uğraşarak kendimizi mutlu hissetmek isteriz Doğru zaman ve ruh halimizin oluşmasını bekleriz Mükemmeliyetçilik

Ertelemeye Karşı Eylem Alın İş çekici gelmiyorsa İşin bir kısmını bitirince kendinizi ödüllendirin Başkasına sizi yönlendirmesi ve kontrol etmesini söyleyin İşi tamamlamazsanız doğacak kötü sonuçları düşünün Bu işin maaş olarak değerini bulun İş zor geliyorsa İşi parçalara bölün Küçük adımlarla başlayın

Düzenli Çalışmaya Önem Verin Dağınıklığın Sonuçları: Zihnimizin bloke olması Geçmişte kalma Durmadan hatırlatmalar yapmak Konsantrasyon eksikliği Dikkat kapasitemizin düşmesi

Düzenli Çalışmaya Önem Verin WSJ Araştırması Amerikalı bir yönetici yılın 6 haftasını karışık masası, dosyaları arasında aradığı bilgiyi bulmaya çalışarak geçiriyor. Haftada 5 saat ve günde 1 saate tekabül ediyor

Düzenli Çalışma için İpuçları Masanızı toplu tutmaya karar verin Dosyalar, traylar kullanın Gereksiz kağıtları atın Gereksiz belgelerin çıktısını almayın Bilgisayarda dosyalama ve maillarınızı etkin kullanın

Etkin Outlook Kullanmak Outlook içinde konulara göre dosyalama yapın Otomatik atamalar kurun Muhakkak konu başlığı kullanın E-postalar içinde hızlı tarama yapın Gereksiz mailları silin Gelen kutunuz en fazla 1 sayfa olsun, geçici dosyalama olarak kullanmayın Gereksiz e-posta listelerinden çıkın Kaliteli mesajlar gönderin

Enerji Seviyenizi Yükseltin Enerji alıcılar Uzun günler Baskı Çabuk ve fazla yemek yemek Fazla sıcak Nem Monotonluk Sıkıntı

Enerji Seviyenizi Yükseltin Dinlenmeyi ihmal etmeyin Anlık enerji vericilere odaklanın: Kahve, çikolata,müzik, ayaküstü sohbet, arkadaşa telefon Kısa molalar verin

Gündelik yaşam ve standartlar içinde hedeflerinize odaklanmayı unutmayın. Hedefe daha kısa sürede ulaşmak için alternatif yollar arayın.

Teşekkürler. Technopolis ; Ankara, Amsterdam, Brighton, Brussels, Paris, Stockholm,Vienna ve Tallin’de faaliyet gösterir. Ozge.eyigun@technopolis-group.com www.technopolis-group.com