PROTOKOL ve İLİŞKİ YÖNETİMİ Final sınavı notları YRD.DOÇ.DR. AYGÜL ERNEK ALAN

Devlet Protokol Listesi 1- Cumhurbaşkanı 2- TBMM Başkanı 3-Başbakan 4-Genelkurmay Başkanı 5-Ana Muhalefet Partisi Lideri 6-Eski Cumhurbaşkanları 7-Anayasa Mahkemesi Başkanı 8-Başbakan Yardımcıları 9-Yargıtay Birinci Başkanı 10-Danıştay Başkanı

TOPLANTI VE BRİFİNG PROTOKOLÜ Protokolde; Yer, masa, sandalye, ikram, söz ve davranış olarak her şeyin bir anlamı ve yorumu vardır.

(Bilgilendirme Toplantısı) Brifing (Bilgilendirme Toplantısı) Yönetim yaşamında üstleri bilgilendirme ve hatta onları eğitme ve yöneltme yöntemidir. Brifing raporunda; sunuş, kısa tarihçe, örgütsel yapı, personel ve öğrenci durumu, yapılan işler ve etkinlikler, sürdürülen projeler, planlanan olası projeler, sorunlar ve ekler yer almalıdır.

Toplantı Protokolü TEK BAŞKANLI VE TEK TARAFLI TOPLANTI DÜZENİ BAŞKAN 1 3 5 7 9 2 4 6 8 10

EŞBAŞKANLI VE ÇİFT TARAFLI TOPLANTI DÜZENİ Toplantı Protokolü EŞBAŞKANLI VE ÇİFT TARAFLI TOPLANTI DÜZENİ 5 3 EŞBAŞKAN 1 2 4 4 2 1 EŞBAŞKAN 3 5

TEK BAŞKANLI ÇOK TARAFLI U DÜZENİ TOPLANTI Toplantı Protokolü TEK BAŞKANLI ÇOK TARAFLI U DÜZENİ TOPLANTI 1 3 5 7 9 11 2 4 6 8 10 12 13 15 17 16 14

Toplantı Protokolü EŞDÜZEY BAŞKANSIZ YADA PROTOKOLSÜZ YUVARLAK/KARE MASA TOPLANTI DÜZENİ (KOMİSYON TOPLANTISI)

YÖNETSEL DAVRANIŞ PROTOKOLÜ (Örgütlerde Ast-Üst İlişkileri) Göreve başlama amiri ziyaretle başlar. Amir göreve başlatır. Göreve başlayan kişiyi üst’e ve astlara amir takdim eder.

YÖNETSEL DAVRANIŞ PROTOKOLÜ (Örgütlerde Ast-Üst İlişkileri) Konuk; Davet veya kabul edilen; karşılanan, ağırlanan ve uğurlanan kişidir. Ziyaretçi; Görmeye veya görüşmeye gelen kişidir.

YÖNETSEL DAVRANIŞ PROTOKOLÜ (Örgütlerde Ast-Üst İlişkileri) Herkes denginin konuğudur. Üst konuk ve yabancı konuk daima onur konuğudur. Ast ziyaretçidir.

YÖNETSEL DAVRANIŞ PROTOKOLÜ (Örgütlerde Ast-Üst İlişkileri) Konuğa verilen önem ve değer; Karşılama 0turtulan yer Sunulan ikram gösterilen ilgi Uğurlama ile değerlendirilir.

YÖNETSEL DAVRANIŞ PROTOKOLÜ (Örgütlerde Ast-Üst İlişkileri) İlk kez davet edilen veya kabul edilen bir konuk daima resmidir. Biçimsel ve törensel olarak karşılanır, ağırlanır ve uğurlanır.

YÖNETSEL DAVRANIŞ PROTOKOLÜ (Örgütlerde Ast-Üst İlişkileri) Kamusal ve sosyal yaşamda İlk karşılama İle Son uğurlama Daima resmidir.

İş Görüşmesi Protokolü İş görüşmelerinde, dilekçe ve özgeçmiş yazma; kılık-kıyafet, selam, hitap, duruş, oturuş ve konuşma biçimleri önemlidir. İş görüşmesinde protokol sınavını kazananlar, son aşamada bilgi ve becerilerine göre değerlendirilir ve seçilirler.

İş Görüşmesi Protokolü Görünüm Düzenli CV Kuruluş hakkında bilgi Mülakatı yapan hakkında bilgi Zaman Fazla eşyalar Diğer kişilerle temas Görüşme sırasında Beden dili İlk izlenim 30 saniye Dürüst ve samimi olmak Sorular dışında konuşmamak Yemek ikramı, daveti Son uğurlama

Halkla ilişkilerde vatandaşların istek ve beklentileri; İyi karşılanmak İlgi, yardım ve destek görmek Zamanında hizmet almak İşi çabuk ve kolay görülmek Önemli olduğunu hissetmek Takdir edilmek Memnun edilmek Saygı görmek Hatırlanmak

Ziyaret Protokolü Her ziyaret zamanında olmalı Kamusal Yaşamda Ziyaret; Bayram, hasta ve başsağlığı ziyaretleri izinsiz ve randevusuz yapılır ve kısa tutulur. Yüksek mevki sahibi kişilere yapılacak ziyaretlerde özel kalem müdürü ya da sekreterden randevu alınmalıdır. Bu kişilere giderken hediye götürmek doğru değildir. Randevu saatine kesinlikle uymak gereklidir, aksi nezaketsizliktir.

Ziyaret Protokolü İlke olarak, ast üstü, küçük büyüğü, kıdemsiz kıdemliyi ziyaret eder. Ziyaret etmek isteyen bir kişiyi, mazeret nedeniyle kabul edememe durumunda, mazeretin bitiminden sonra kişi telefonla aranmalı ve davet yapılmalıdır.

Ziyaret Protokolü Resmi dairelerde yapılan ziyaretlerde astlar, üstlerini ya dış kapıda ya da daire kapısının önünde karşılamalı, ziyaret bitiminde de uygun şekilde uğurlamalıdır. Evlere yapılan ziyaretlerde ise, astlar üstlerini bina kapısında karşılamalı ve buradan uğurlamalıdır. Ziyaretçi üst eşli ise ve evde başka konuk yoksa, ev sahibesi de eşlik etmelidir. Evde başka konuk var ise ev sahibesi evin kapısından uğurlar, ev sahibi ise dış kapıdan uğurlar.

Ziyaret Protokolü Resmi Ziyaretler; Yabancı devlet ve hükümet adamları ile yabancı devlet kurumlarının başkanlarının, resmi davet veya kabul sonucunda, Türkiye’de dengi olan devlet ve hükümet adamları ile kamu kurumlarının başkanlarına yaptıkları her ziyaret; Türk devlet ve hükümet adamları ile kamu kurumlarının başkanlarının, davet veya kabul sonucunda, yabancı ülkelerdeki dengi olan devlet ve hükümet adamlarına veya kamu kurumu başkanlıklarına yaptıkları çalışma yapma ve anlaşma imzalanma; toplantı, kongre ya da konferansa katılma veya nezaket ziyaretinde bulunma amacıyla yapılan her ziyaret resmidir.

Ziyaret Protokolü Göreve başlama ziyareti; İlk ziyaret kendi amirine yapılır Eşi ile evli olan amirinin evine ziyaret yapmak sosyal nezaket gereğidir. Yönetici olarak işe başlayan kamu görevlisi mevkiine göre sırayla ziyaretlerini yapar. Veda ziyareti; Yöneticiler için resmi görevliler için yarı resmi bir ziyarettir. Kamu görevlisi ayrılışından bir hafta önce üstlerinin makamlarına giderek veda ziyaretinde bulunur. Veda ziyareti iade edilmez. Ayrılış yemeği ile ayrılan kişiye veda edilir, o da teşekkür imkanı bulur.

Ziyaret Protokolü Yarı Resmi Ziyaretler; Çalışma (iş görüşmesi) ziyareti: Kurumlar arasında eş düzey yöneticilerin yaptıkları çalışma ya da iş görüşmesi ziyaretleri. Tebrik ziyareti: Kamusal yaşamda bir kişinin önemli bir göreve veya makama atanması nedeniyle yapılan ziyarettir. İlke olarak, göreve başlayan amire ilk 48 saat içinde, üst ve eşdüzeyde olanlara göreve başlamalarına müteakip ilk hafta içinde yapılmalıdır. Çiçek önceden gönderilmelidir. Nezaket Ziyareti; Genellikle eşdüzeydeki görevliler ve yöneticiler arasında saygı ve nezaket gereği yapılan ziyaretlerdir.

Ziyaret Protokolü Özel ve Sosyal Ziyaretler Kamusal yaşamda sosyal ziyaretler; bayram ziyareti, hasta ziyareti, başsağlığı ziyareti ve nezaket ziyaretleridir. Özel ziyaretler ise daha çok, turistik bir gezi, sağlık tedavisi, spor karşılaşması ya da özel bir iş nedeniyle, o şehirde bulunan kurum yöneticisini ya da görevliyi saygı ve nezaket gereği ziyaret etmektir.

Ziyaret Protokolü Politik amaçlı ziyaretler; Politikacıların kamu yöneticilerine yaptıkları ziyaretler politik amaçlıdır.

Konuk Protokolü İlke olarak; kişi astının onur konuğu, denginin konuğu, üstünün ziyaretçisidir. Konuk; davet veya kabul edilen; karşılanan, ağırlanan ve uğurlanan kişidir. Onur konuğu, üst veya yabancı konuktur. Konuk, eş düzey kişidir. Herkes denginin konuğudur. Konuğa verilen önem Karşılama Oturtulan yer Sunulan ikram Gösterilen ilgi Uğurlama ile değerlendirilir. Davet edilen veya kabul edilen bir kişi daima biçimsel ve törensel olarak karşılanır, ağırlanır ve uğurlanır.

Konuk Protokolü Daha önce bir ziyaret gerçekleşmiş ise, karşılamada karşılıklılık esastır. Kişi nasıl karşılanmış ise, konuğu da öyle karşılar. Daha önce davet ve ziyaret gerçekleşmemiş ise; Kurum amiri kendisi davet ettiğinde, havaalanında veya bina önünde kendisi karşılar. Konuk randevu alıp kabul edildiğinde, havaalanında veya bina önünde yardımcısı karşılar. Özel olarak gelen konuk/ziyaretçi karşılanmaz. Sekreterlik özel olarak ilgilenir. Uğurlamanın kuralını Görüşmenin sonucu belirler. (İnönü örneği, Mitterand uğurlaması)

Konuk Protokolü Yabancı konuklar Devlet ve hükümet adamları Yüksek yargı organlarının başkanları Komutanlar (general ve amiraller) Makam sahibi yöneticiler Tanınmış, ödül almış, seçkin ve önemli şahsiyetler (yazarlar, köşe yazarı gazeteciler, sanatçılar, sporcular, bilim adamları, din adamları ve iş adamları) Onur konuğu olarak, Geldikleri ve araçtan indikleri yerde (havaalanında veya bina önünde) karşılanır ve uğurlanırlar.

Davet ve Ziyafet Protokolü Kamusal yaşamda davet ve ziyafetler, protokolün en önemli bölümünü oluşturur. Herkesin, başta tüm yöneticilerin davet ve ziyafet protokolünü iyi bilmesi gerekir. Bir insanın protokol ve görgü düzeyi en çok davet ve ziyafette ortaya çıkar.

Davet ve Ziyafet Protokolü Davetiye kartlarında boş bırakılan açık satıra, davet edilenlerden resmi sıfatları olanlara, önce sıfatları yazılır ve eşi soyadı ile zikredilir. Örnek: Sayın Vali ve Bayan Öztürk Resmi sıfatı olmayan kişiler için bay ve bayan sözcükleriyle davetli erkeğin adı ve soyadı yazılır. Örnek: Bay ve Bayan Kemal Bilgin veya Sayın Tufan Demir ve Eşi Zarf üzerine sadece erkeğin adı soyadı yazılır. Bekar olanlara yalnızca adı soyadı, istenirse arkadaşı da yazılabilir.

Davet ve Ziyafet Protokolü Davetiye Örneği TÜRKİYE VE ORTA DOĞU AMME İDARESİ ENSTİTÜSÜ GENEL MÜDÜRÜ PROF. DR. TURGAY ERGUN VE BAYAN ERGUN Bay ve Bayan Nihat AYTÜRK’ü Kamu Yönetimi Ulusal Kongresi Münasebetiyle Verecekleri Kokteyle Davet Etmekten Onur Duyarlar. Yer : Devlet Konukevi Tarih: 26 Mayıs 2010 Saat 19:30-21:30 L.C.V: 0 212 xxxxxxx

Davet ve Ziyafet Protokolü Kokteyller; Kamusal ve toplumsal yaşamda kalabalık konukları resmi, yarı resmi veya sosyal, kültürel ve özel vesilelerle bir araya getirmek ve konukların ayaküstü kısa görüşmelerini sağlamak ve bu sırada alkollü ve alkolsüz içkiler ve hafif çerezler ikram etmek için, saat 18:00’den sonra ve akşam yemeğinden önce, iş yerinde, konutta, konukevinde veya otelde düzenlenen bir davettir.

Davet ve Ziyafet Protokolü Resepsiyonlar; resmi vesilelerle, ulusal gün ve bayramlarda, kutlamalarda, kuruluş günlerinde, her türlü yıldönümlerinde, üst düzeydeki atamalarda ve görevden ayrılmalarda, yabancı ve resmi bir konuk veya seçkin bir resmi ziyaretçi onuruna düzenlenen kabul törenidir. Resepsiyona aynı zamanda resmi kabul denir. Davetiye kartında belirtilen kıyafeti giymek zorunludur. Kıyafet belirtilmemişse koyu renk giymek gerekir.

Resmi Yemek Daveti Davetin resmi bir amacı olması Davetin yazılı olarak (davetiye ile) yapılması Davet giderinin kurum bütçesinden ödenmesi Resmi unvan ve makam sahibi kişilerin davet edilmesi Davette onur konuğu veya yabancı konuk bulunması Davetli sayısının 8’den fazla olması Davetlilerin karşılanması Davetin akşam yemeği olarak düzenlenmesi Davette koyu renk kıyafet (takım elbise) giyilmesi Masa ve oturma düzeninin protokole göre düzenlenmesi Masa üstünün en güzel biçimde düzenlenmesi ve süslenmesi Yemek takımlarının kaliteli olması ve aynı takım olması İkram edilen yemek çeşidinin 5 veya 6 olması.

Konuk Ağırlama (İkram) Kuralları Ziyafette önemli olan çok çeşitli yemek değil, güler yüzle iyi bir karşılama, güzel bir sofra düzeni ve damak zevki veren güzel bir mönüdür. Yabancı konuklara verilen ziyafetlerde ulusal nitelikte yemekler; özel davetlerde ise, yöresel içerikli yemekler sunulmalıdır. Ziyafette, onur konuğu içki almıyorsa konuklara da alkollü içki ikram edilmemelidir. Evsahibi alkollü içki almıyorsa konuk da almamalıdır.

İkram Kuralları Yemekler göze ve damağa hitap etmeli; sofranın ve sunulan yemeklerin süslemesine önem verilmelidir. Hafif yemekler (zeytinyağlı sebzeler, beyaz etler ve deniz ürünleri) önce; ağızda tat bırakan ağır yemekler (kırmızı sıcak etler) daha sonra verilmelidir. Meyve, tatlıdan sonra servis edilmelidir. Resmî yemeklerde tavuk ikram edilmemeli; balık, hindi, kuzu veya dana eti ikram edilmelidir. Ziyafetlerde soğan, sarımsak, acı biber ve hardal sofraya gelmemeli; masaya kül tablası ve kürdan konmamalıdır.

İkram Türü ve Sırası 1) Antre: Ordövr, çorba veya zeytinyağlıdır. Davet içkisiz ise, çorba verilir. İçkili ise ordövr veya zeytinyağlı verilir. 2) Ara sıcak: Ordövrden veya zeytinyağlı yemekten sonra ara sıcak verilir. 3) Esas yemek (balık ve/veya et): Daima sıcak ettir. Et, sebze soteli ve tereyağlı bademli pilavlı olarak aynı tabakta sunulabilir. 4) Salata. Sıcak et yemeği ile birlikte verilir. 5) Tatlı ve/veya meyve: Akşam yemeklerinde meyveden önce tatlı ikram edilir. Öğle yemeğinde yalnızca biri ikram edilir. Hamur tatlısı yerine meyveli veya dondurmalı tatlılar tercih edilmelidir. 6) Kahve: Yemek masasında veya salonda kahve ikram edilir. (İçkili yemekten sonra kahve ve likör ikram edilir).

Masa Düzeni Örneği Soldan itibaren: Tereyağı/ekmek tabağı ve bıçağı veya salata tabağı. Antre (veya balık) çatalı, esas yemek çatalı, salata çatalı. Servis tabağı, tabak içinde peçete ve üstünde masa yer kartı (özel yemekte peçete tabağın sağında yer alır). Esas yemek (et) bıçağı, balık bıçağı ve çorba kaşığı. Çorba kaşığı ucunda beyaz ve kırmızı şarap kadehleri; bunların sol ilerisinde de ayaklı su bardağı. Servis tabağı önünde tatlı çatal veya kaşığı. (Resmî yemekte, tatlı veya meyve takımı ayrıca servis edilir).

Yemek Ziyafetlerinde Masa ve Oturma Düzenleri Yemekteki oturma düzeni son derece önemlidir. İlk önce onur konuğu, ardından da diğerleri yerine oturur. Protokol kurallarına göre sağ taraf her zaman şeref yeridir. Bu nedenle onur konuğu daima ev sahibinin yanına oturtulur.

Yemek Ziyafetlerinde Masa ve Oturma Düzenleri ES: Evsahibi OKE : Onur Konuğu Erkek KH : Konuk Hanım ESİ: Evsahibesi OKH : Onur Konuğu Hanım KE : Konuk Erkek 12 kişilik, onur konuğu olan ve yalnız erkeklerin Davetli olduğu uzun masada oturma düzeni 9 5 1 Evsahibi 3 7 11 Pencere 12 8 4 Onur Konuğu 2 6 10

Hanımların Da Katıldığı 12 Kişilik Resmi Yemekte Orta Merkezli Uzun Masada Oturma Düzeni

Yemek Ziyafetlerinde Masa ve Oturma Düzenleri

Yemek Ziyafetlerinde Masa ve Oturma Düzenleri Hanımların Da Katıldığı 8-14 Kişilik Resmi Yemekte Orta Merkezli Uzun Masada Oturma Düzeni HK EK HK Evsahibi HK EK HK Pencere EK HK EK Evsahibesi EK HK EK

Yemek Ziyafetlerinde Masa ve Oturma Düzenleri Masa Başlarının Önemli Konuklara Verildiği Yemekte Oturma Düzeni Üst yöneticilere, aile büyüklerine ve kendilerine özel saygı beslenen tanınmış sanatçı, politikacı, bilim adamı, iş adamı vb. önemli konuklara verilen 6-12 kişilik yarı resmi davette oturma düzenidir. ES HK EK HK EK HK OKH OKE EK HK EK HK EK ESİ

Yemek Ziyafetlerinde Masa ve Oturma Düzenleri 18-32 Kişilik Konuklu-eşli Resmi Yemekte Orta Merkezli U Masada Oturma Düzeni 2.KH 1.KE ESİ OKE ES OKH 2.KE 3.KH E H E H

II. KONUK ERKEK YUVARLAK MASADA OTURMA DÜZENİ EVSAHİBİ 1. KONUK HANIM I. KONUK ERKEK EVSAHİBESİ 2. KONUK HANIM Kamusal ve sosyal yaşamda en uygun yemek masası ve yemekte oturma düzeni yuvarlak masadır. Yuvarlak masa eşitlik sağlar. Ancak, evsahibi konuğu sağına alır.

GİYİM, KİŞİNİN İMAJIDIR. Kıyafet Protokolü GİYİM, KİŞİNİN İMAJIDIR. Törenlerde, resepsiyonlarda ve resmî akşam yemeklerinde, gönderilen davetiyede belirtilen kıyafet giyilir. Sivil olarak resmî kıyafet hanımlarda gündüz tayyör; gece uzun etek tuvalet; Erkeklerde koyu renk lâcivert/siyah üç düğmeli ya da kruvaze takım elbisedir. Hanımlarda gündüz ve gece koyu renk takım kumaş pantolon- ceket yarı resmî kıyafettir.