Yönetim Bilişim Sistemleri Yrd. Doç. Dr. Doğan AYDOĞAN

11. Bilgi Yönetimi Bilgi yönetimi sistemleri işletme ve devletler için en hızlı büyüyen yazılım alanıdır. Aktarılamayan veya başkalarıyla paylaşılamayan bilgi işlevsizdir. Etkili örgütlerde bilginin düzenli ve akışkan olması gereklidir. BİLGİ Veri: Derlenmiş iş akışı bilgileridir. Anlamlı hale gelmesi için yorumlanması gerekir. Enformasyon: Verinin belirli bir kalıp aracılığı ile düzenlenmesi, anlamlı örüntülerin üretilmesidir. Bilgi: Enformasyonun işe yarayacağı kalıpları, kuralları ve ortamları tasarlamaktır. Bilgelik: Problem çözümlerinde bilgiyi uygulamanın toplu ve bireysel deneyimidir. Bilgiyi nerede, nasıl ve ne zaman kullanacağını bilmektir. Bu bağlamda bilgi ve bilgelik; rakipler tarafından kolay satın alınamayan temel rekabet avantajı ve temel kar kaynağıdır.

BİLGİNİN ÖNEMLİ BOYUTLARI Bilgi Bir İşletme Varlığıdır Bilgi soyut bir varlıktır Verinin faydalı enformasyon ve bilgiye dönüşümü kurumsal kaynak gerektirir. Bilgi fiziksel varlıklarda olduğu gibi azalan verimler kanununa tabi değildir, paylaşıldıkça değeri artar. Bilginin Farklı Biçimleri Vardır Bilgi örtülü (kişisel ve belgede yer almayan) ve açık (belgelerde bulunabilen) olabilir Bilgi teknik bilgi ve beceri içerir. Bilgi, çalışma süreçlerinin nasıl izleneceğini bilmeyi içerir. Bilgi olayların nasıl olduğunu değil, neden olduğunu bilmeyi içerir. Bilgi Bir Yere Sahiptir Bilgi bireylerin zihinsel model ve haritalarını içeren bilişsel bir olaydır. Bilgi hem sosyal hem bireysel temellidir. Bilgi yapışkan (taşınması zor), yerleşik (işletme kültürü) ve durumsaldır (sadece belli durumlarda işe yarar.) Bilgi Durumsaldır Bilgi koşula bağlıdır. Bir iş sürecinin ne zaman uygulanacağını bilmek, işi bilmek kadar önemlidir. Bilgi ortamla ilgilidir. Bilgiyi bir alet olarak düşünürsek, onu nerede ve nasıl kullanacağımızı bilmeliyiz.

Örgütsel Öğrenme ve Bilgi Yönetimi Kuşkusuz insanlar gibi örgütlerde zamanla öğrenir ve kendini geliştirirler. Yavaş öğrenen, öğrenmeyen, öğrenmek istemeyen, öğrenmeyi erteleyen örgütler zamanla sınıfta kalır ve kaybolur. Bir örgüt temel olarak aşağıdaki yöntemlerle bilgi toplar ve öğrenir Veri toplama Planlı faaliyetlerin dikkatli ölçümü Deneme yanılma Paydaşlardan gelen geri bildirimler

Bilgi Yönetimi Değer Zinciri Bilgi Yönetimi: Bilginin oluşturulması, saklanması, nakledilmesi ve uygulanmasını kapsar. Bilgi yönetimi büyük oranda yönetim ve örgüt, küçük oranda teknoloji faaliyetidir. Enformasyon Sistem Faaliyetleri Veri ve Enformasyon Edinme Edinme Depolama Yayma Uygulama Toplama Depolama Yayma Bilgiyi ortaya çıkarma Veri madenciliği Sinir ağları Genetik algoritmalar Bilgi iş istasyonları Uzman bilgi ağları Belge Yönetimi Sis. Bilgi Veritabanları Uzman Sistemler İntranet portalları E-posta raporları Arama motorları İşbirliği Karar Destek Sis. Kurumsal Uygulamalar Yönetim Ve Örgüt Faaliyetleri Bilgi Kültürü Uygulayıcı Topluluk Kişisel Ağlar Örgüt Uygulamaları/ Alışkanlıklar Örgüt Kültürü Örgüt Alışkanlıkları Eğitim Gayri Resmi Ağlar Örgüt Kültürü Yeni ET temelli iş süreçleri Yeni Ürünler/hizmetler Yeni Pazarlar Geri Bildirim

BİLGİ YÖNETİM DEĞER ZİNCİRİ Bilgi Edinme: Örgütler aradıkları bilgi çeşidine göre değişik yöntemlerle bilgi toplarlar. Belgelerin, raporların, sunumların ve iyi uygulamaların bilgi havuzunu oluşturmak. Kurumsal verilerdeki düzeni keşfetmek, mühendis ve araştırmacıların yeni bilgiyi üretmesi. Endüstri raporları, yasal görüşler, bilimsel araştırmalar, hükümet sayısal verileri Satışlar, ödemeler, envanter, müşteri bilgisi ve diğer önemli verilerin toplanması Bilgi Depolama: Elde edilen veri örgütün çalışma düzenine göre depolanmalıdır. Bilgiyi belirli bir kurala göre düzenleyen ve dizinleyen en etkili araçlar veritabanlarıdır. Bilgi Dağıtımı: Örgüt içinde bilgi paylaşımı ve iletişimin, yapısal olarak tasarlanmış olması gereklidir. Portallar, intranet, e-posta, kurumsal takvim, kurumsal sosyal ağlar, arama motoru teknolojisi, belge, veri ve grafikleri birlikte işlemeye yarayan belge paylaşım teknolojileri, Bilgiyi Uygulama: Bir soruna çözüm üretmeyen ve paylaşılmayan bilgi gereksizdir. Bilginin yeni ürün veya hizmet üretimine uygulanması gereklidir. Tedarikçi veya müşteri yakınlaşmasını etkilemesi gereklidir. Yeni iş uygulamaları, örgütsel düzenlemeler ve yeni pazarlar için olanaklar yaratmalıdır.

Bilgi Yönetim Sistem Çeşitleri Kurum Genelini Kapsayan Bilgi Yönetim Sistemleri Kurum genelini kapsayan bilgi toplama, depolama, dağıtım ve kullanım sistemleridir. Kurum içerik Yönetim Sistemleri İşbirliği Araçları Öğrenme Yönetimi Sistemleri Bilgi Ağı Sistemleri Bilgi Çalışma Sistemleri Bilim adamlarının, mühendislerin ve diğer çalışanların yeni bilgi yaratma ve keşfetmesine olanak sağlayan sistemlerdir. CAD 3-D görsellik Sanal Gerçeklik Yatırım İş İstasyonları Akıllı Teknikler Yolları keşfeden ve bilgiyi etki alanlarına uygulayan araçlardır. Veri madenciliği Sinir Ağları Uzman Sistemler Olay Temelli Düşünce Bulanık Mantık Genetik Algoritmalar Akıllı Ajanlar

11.2 Kurum Genelini Kapsayan Bilgi Yönetim Sistemleri İşletmeler üç çeşit bilgi ile ilgilenirler. Rapor ve sunumlarda yer alan açık bilgi, kişilerin kafasında yer alan örtük bilgi ve e-postalarda, duyuru panolarında veya diğer iletişim araçlarında yer alan yarı-yapılandırılmış bilgi. İşletme genelini kapsayan sistemler bu üç bilgi türü ile de ilgilenir. Bu sistemler üç ana grupta toplanabilir. Kurumsal İçerik Yönetim Sistemleri Bilgi Ağı Sistemleri İşbirliği Araçları ve Öğrenme Yönetim Sistemleri

Kurumsal İçerik Yönetim Sistemleri Bu sistemler kurum içindeki yapılandırılmış ve yarı-yapılandırılmış verileri toplayarak, anlamlı kategoriler halinde depolar. Kullanıcı Bilgiyi üretir Bilgiyi talep eder Sistem Yaratma/yakalama Etiketleme Depolama/Bulma Yönetme/gözden geçirme Dağıtma/yayma Veritabanı Raporlar Sunumlar İyi uygulamalar E-postalar Grafikler Video konferanslar

Bilgi Ağı Sistemleri Uzman yerleşim ve yönetim sistemleri olarak da bilinir. Aranan bilgiye dijital olarak ulaşılamadığında, hangi veri kümesine bakılması konusunda bilgi eksikliğinde; bir uzmanın, yöneticinin yönlendirmesine ihtiyaç duyan çalışanı; doğru uzman ve yöneticiye yönlendiren iletişim sistemleridir. Bazı işletmelerde bu arayışlar depolanarak; sık sorulan sorular şeklinde bir alana depolanır ve çalışanlar için kullanıma sokulur.

İşbirliği Araçları ve Öğrenme Sistemleri Önemli kurum içi yönetim sistemleri güçlü portal ve işbirliği teknolojilerini kapsar. Kurum bilgi portallar, e-posta, hızlı anlık mesajlaşma sistemleri, video tartışma grupları gibi olanaklar mevcuttur. Bu ortamlara yeni haberler ve dış veriler de aktarılabilir. İşletmeleri başarılı uygulamalar için çalışanlarını planlı bir şekilde eğitmesi ve eğitim sonuçlarını takip etmesi gereklidir. Öğrenme Yönetimi sistemleri eğitim çeşitlerinin değerlendirilmesi, izlenmesi, dağılımı ve yönetimi gibi araçlar sağlar. Video konferanslar, yüzyüze eğitimler, eğitici etkinliker düzenlenip, çıktılarını takip edilmesi gereklidir. Örneğin Whirlpool, kullandığı CERTPOİNT öğrenme yönetim sisteminde; her çalışan için sisteme ayrı eğitim videoları yüklemekte, videoloarın izlenip izlenmediğini kontrol edebilmektedir.

11.3 Bilgi Çalışması Sistemleri İşletmede bilgi üreten çalışanlar için kurulmuş özel sistemlerdir. Yüksek eğitim almış bilgi çalışanlarının örgüt açısından üç önemi vardır. Örgütü, gelişme süresince dış dünyadaki bilgi konusunda güncel tutmak Bilgi alanına ilişkin olarak, fırsatlar ve riskler konusunda iç danışmanlık sağlamak Değişim projelerini başlatma, geliştirme ve uygulama Bilgi Çalışması Sistemlerinin Gereksinimleri Bilgi çalışanları genel olarak dışarıdaki bilgilere ulaşma ihtiyacı duyarlar (örn; finans uzmanları) bu nedenle bu sistemler dış veri tabanına ulaşım sağlamalıdır. Gerçekleştirilen işleme göre 3 boyutlu modelleme ya da finansal analiz; güçlü bir yazılım barındırmalıdır. Bilgi dünyası, özellikle finansal işlemler zamana çok duyarlıdır, kullanıcı dostu ve işlemleri hızla yapmayı sağlayan gelişmiş bir arayüz. Bütün bu işlemleri süratle yapabilecek uygun donanım.

Bilgi Çalışması Sistem Örnekleri CAD (Bilgisayar destekli tasarım) sistemleri: Gelişmiş bilgisayarlar ve yazılımlar kullanarak, tasarımların yaratılmasını ve gözden geçirilmesine olanak sağlar. Prototip üretme ve test maliyetlerini oldukça düşürürler. Ayrıca tasarım ve modelleme gelişmiş ülkelerde; üretimse asya’nın ucuz işgücü ülkelerinde kolayca gerçekleştirilebilir. Sanal Gerçeklik Sistemleri: CAD programlarından fazla olarak etkileşimli grafik uygulamaları ve donanımlarına sahiptirler. Bu sistemlerle özel eğitimler ve ürün geliştirmeler gerçekleştirilmektedir. (Uçak üretimi ve sürüş eğitimi gibi) Artırılmış Gerçeklik Sistemleri: Bu uygulamalarda üretilmiş grafik uygulamalar gerçek dünyaya yerleştirilerek, gerçeklik ile sanal olan örtüşmeye gider. Yatırım İş İstasyonları: Finans endüstrisi, borsa simsarları, portföy yöneticileri için kurulan sistemlerdir. Geçmiş finans bilgileri, pazardan gelen güncel veriler ve dış veri analizleri bu istasyonlarda hızla birleştirilerek hızlı bir şekilde ihtiyaç duyulan finans bilgisini üretmektedir.

11.4 Akıllı Teknikler Bazı bilgiler örtülü olarak örgüt içinde yer alır. Veya pazardaki bilgiyi elde etmek doğrudan mümkün olmayabilir. Açık ve örtülü bilginin birleşimi yeni bir bilgiye ışık tutabilir. Bu gibi nedenlerle değişik amaçlara hizmet eden gelişmiş akıllı teknik ve teknolojiler mevcuttur. Bilgi Elde Etme Sistemleri: Uzman Sistemler Kurumsal Zeka: Örnek Olay Temelli Akıl Yürütme Sistemleri Bulanık Mantık Sistemleri Sinir Ağları Genetik Algoritmalar Hibrit Yapay Zeka Sistemleri Akıllı Ajanlar

Bilgiyi Elde Etme; Uzman Sistemler Örgüt içindeki uzmanların bilgi ve ilkelerinin birleştirerek kendi zekasını oluştururlar. Örneğin bir kredi başvurusunu hızlı bir şekilde değerlendirip onay verebilir ya da reddedebilirler. Ancak uzmanların bilgi ve ilkeleri konuyu çözemiyorsa bu sistemlerde çözemez. Eğitim maliyetlerinde düşüş, azalan hatalar, geliştirilmiş kararlar, yüksek kalitede ürün ya da hizmet sonucu artan kar bu sistemlerin getirisidir. Bu sistemlerin geliştirilmesi ve güncellenmesi oldukça maliyetlidir ve sistemler geliştirilmeye açıktır. Ayrıca insan zekasının pratik yönünden yoksundur, belirli kuralları olan konularda işe yararlar. Bu sistemler insan bilgisini; bir bilgi tabanı üzerinde modeller. Bu bilgiler eşliğinde binlerce birbiri ile ilişkili mantıksal kural oluşturur. İki modelle çözümleme yaparlar, İleri ve geri zincirleme. İleriye Doğru Zincirleme: Temelde bir veri girilir ve sırasıyla kurallar uygulanarak devam eder. Dizi bir kural aşılamayana kadar devam eder. Örn: Krediye başvuranın 100 000 lirası var – ileri- evi var – ileri- arabası var –ileri- evli değil –dur-. Geriye Doğru Zincirleme: burada bir hipotez sınanır. Ve geriye doğru işletilir. Belirli bir müşteri grubuna kredi vermeli miyiz sorusuna geriye doğru gidilerek çözüm aranır.

Kurumsal Zeka: Örnek Olay Temelli Akıl Yürütme Uzman sistemler uzman bilgisine dayanır. Kurumsal zeka sistemleri ise geçmiş vakaların analizlerinden faydalanır. Bu sistemlerde vakalar bir veritabanında depolanır, yeni bir olay ile karşılaşıldığında geçmiş vakalar analiz edilir ve yeni vakaya uygulanır, başarılı ve başarısız yönleri kaydedilerek veritabanına tekrar işlenir. Böylece örgütün anı defteri gibi çalışırlar. Müşteri destek sistemleri ve Tıp alanında yaşanan olaylarda geçmiş verilerin analizi ve en iyi olay eşleştirmesi son derece önemlidir.

Bulanık Mantık Sistemleri Klasik mantık sistemleri EĞER-VE-İSE gibi sınamalarla çalışır. Ancak bütün olgular bu mantıkla kodlanamaz. Klasik bir sistemde dışarıdaki sıcaklık tanımlanır ve klima bu sıcaklığa göre ortam ısısını ayarlar. Bulanık mantık sistemlerinde ise sıcaklık değerleri birbiri içine geçecek şekilde dağıtılır ve ortam nemi, rüzgarın varlığı gibi etkenlerle birleştirilerek daha doğru bir ölçümlenme yapılır. Gelişmiş elektronik sistemler, bazı yönetim uygulamaları bu sistemleri kullanır.

Sinir Ağları Bu sistemler çok sayıda verinin, bir çok yolla birbirine bağlandığı örneklerde kullanılır. Veriler arası ilişkileri inceleyerek, kendisi yüzünden oluşan hataları tekrar inceleyerek, veriler arası model oluşturarak inceleme yaparlar. Uzman sistemlerden farkı uzmanların bilgisine dayanmak yerine, veriler arası ilişkileri modelleyerek kendi kendine öğrenme sürecini geliştirmesidir. Tıpta, değişik hastalıkların takibinde kullanılır. Finans alanında, hisse senedi, olası iflas tahmini veya VİSA kartın kullandığı sistemde olduğu gibi alışveriş verisini geçmiş alışveriş verileri ile karşılaştırarak, olası dolandırıcılıkları tespit etmekte kullanılır. Bu sistemler belirli bir kural ya da bilgiye dayanmazlar bu nedenle karar vermeye yardımcı mekanizmalar olarak kullanılırlar.

Genetik Algoritmalar Bir olay için birçok sonucun mümkün olduğu durumlarda kullanılırlar. Evrimsel biyolojiden esinlenilerek geliştirilmişlerdir. Bu teknoloji eldeki verilerin olası sonuçlarını değişik verileri bir araya getirerek bir dizge oluşturur. Ve sonucu en iyi olan kombinasyonu ortaya çıkarır.

Hibrit Yapay Zeka Sistemleri Tek bir bilgi modeli ile çalışan uzman sistemler, genetik algoritmalar, bulanık mantık sistemleri bir araya getirilebilir. Mitsubishi, Hitachi, Ricoh, Sanyo gibi Japon markaları bu sistemleri bir arada kullanan teknolojiler üretmişlerdir. Matsushita; bulanık mantık ile sinir ağlarını birleştiren bir bulaşık makinesi üretmiştir.

Akıllı Ajanlar Akıllı ajanlar işletmelere önemli olan veriyi yerleştirmek ve etki yaratmak üzere çok fazla veri içinde dolaşma imkanı tanır. Bu ajanlar bireysel kullanıcı, işletme işleyişi gibi sürekli tekrarlanan ve tahmin edilebilir işleri yerine getirmek için kullanılır. Gereksiz postaları silme, randevuları planlama, ya da gidilecek güzergahta en ucuz uçakları tespit etme gibi işler için ağlarda dolaşan, sınırlı sistemlerdir. (Office programlarındaki akıllı yardım uygulaması bir akıllı ajan örneğidir), Web sitelerinde bu ajanlar kullanıcıya aradığı ürünü bulmada yardımcı olur. Bu ajanlar üretim, tedarik zinciri sistemlerine göre de geliştirilmiştir. Distribütör 1 TEDARİKÇİ 1 Ajan3: Dağıtımı planlar, stok düzeylerine göre ürünleri yönlendirir ve stoğu azalan dağıtıcıyı ön plana çeker. Üretim Tesisi Distribütör 2 TEDARİKÇİ 2 Ajan1: tedarik sürecini planlar, tedarikçi 1 zamanında teslim yapamaz ya da bir sorun oluşursa ajan 2. tedarikçi ile anlaşma yapar. Perakendeci 1 Perakendeci 2 Ajan2: Perakendecilerden veri toplayarak eğilim analizlerini üretim ve pazarlama birimine gönderir.