KAMU HİZMET ENVANTERİ SEMİNERİ AMASYA 18 MART 2011

KURUM KODLARI STANDART DOSYA PLANI HİZMET ENVANTERİ HİZMET STANDARTLARI

2005/7 BAŞBAKANLIK GENELGESİ STANDART DOSYA PLANI 2005/7 BAŞBAKANLIK GENELGESİ

STANDART DOSYA PLANI Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek , ihtiyaç halinde bu belgelere KOLAY HIZLI bir şekilde erişim sağlamak amacıyla Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün koordinasyonunda "Standart Dosya Planı" çalışmaları başlatılmıştır.

"Ortak Alanlara Ait Dosya Planı“ hazırlanmıştır. STANDART DOSYA PLANI 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelge ekinde yürürlüğe giren "Ortak Alanlara Ait Dosya Planı“ hazırlanmıştır. "Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı“ ise kurumlar ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanması öngörülmüştür. MEB "Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı“ tamamlanmıştır

STANDART DOSYA PLANI Tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından ortaklaşa kullanılacak olan kurumların Yardımcı hizmet, Danışma Denetim birimlerine ait dosya planlarının da Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanması öngörülmüş ve bu çalışma sonuçlandırılmıştır.

Standart Dosya Planı Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. STANDART DOSYA PLANI Standart Dosya Planı Standart dosya planı, belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir. Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya(Klasör): Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları, İhale Dosyaları vb.) Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

STANDART DOSYA PLANI HEDEFLER Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurumlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlayacaktır. Kurumlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturacaktır.

Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmaktadır. STANDART DOSYA PLANI Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmaktadır. 1 000-099 sayısal aralığı  (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) 010 07 02    Duyurular  2  600-999 sayısal aralığı   Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) Her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) 811 01 Telefon  3- 100-599 sayısal aralığı Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 210 Nakiller

Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri STANDART DOSYA PLANI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 805 01    Belge Yönetimi 01 Saklama Süreli Dosya Plan  805 02  Kodlama İşlemleri 

Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili STANDART DOSYA PLANI DOSYA AÇILMASI Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili 1-Az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılması ve belgelerin bu dosyada toplanmasın, 2- Faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir.

STANDART DOSYA PLANI DOSYA AÇILMASI Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. Örneğin, yıl içerisinde “Personel işleri” ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda “900 Personel İşleri” kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. “900 Personel İşleri” adlı bir dosya, 900-929 sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir.

Örnek Personel Özlük İşleri 903 Atamalar Terfi 903.03 Atamalar 903.07 DOSYA NUMARASI ÖRNEĞİ Personel Özlük İşleri 903 İzinler 903.05 Görevlendirmeler 903.07 Terfi 903.03 Atamalar 903.02 Atamalar 903.02.01 Örnek

903.05.01 YILLIK 903.05.03 MAZERET 903.05.04 ÜCRETSİZ 903.05.05 Alt Konulara Ait Kayıtların Genel Konu Altında Tek Dosyada Toplanması 903.05.01 YILLIK 903.05.03 MAZERET 903.05.04 ÜCRETSİZ 903.05.05 YURT DIŞI 903.05.02 SIHHİ 903.05 İZİNLER

DOSYANIN TANIMLANMASI STANDART DOSYA PLANI DOSYANIN TANIMLANMASI Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa “Özel Kodu”. gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır. Dosya üzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde kurum içinde birliktelik sağlanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girişimlerde bulunacaktır.

KURUM ADI BİRİM KODU DOSYA NUMARASI KONU ADI YILI MEM.0.05.01.00 KLASÖR SIRT ETİKETİ KURUM ADI BİRİM KODU DOSYA NUMARASI KONU ADI YILI T.C. AMASYA VALİLİĞİ AMASYA İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ MEM.0.05.01.00 805.02.02 AYIKLAMA VE İMHA İŞLEMLERİ 2011 T.C. AMASYA VALİLİĞİ TAŞOVA İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ MEM.0.05.45.01 805 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ 2011

DOSYALARIN SAKLANMASI STANDART DOSYA PLANI DOSYALARIN SAKLANMASI Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde Saklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak "asli düzen"in kendiliğinden oluşumuna da temel teşkil edecektir.

Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde STANDART DOSYA PLANI DOSYALARIN DEVRİ Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır.

u v w x Saklama Kodlarının Açılımı A : Devlet Arşivlerine Gönderilir GENEL AÇIKLAMALAR u Saklama Kodlarının Açılımı A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez v Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren geçen süreyi ifade eder. w 100-599 sayısal aralığında tanımlanmamış ana hizmet faaliyetleri için ortak olanlardaki dosya kodları ve saklama süreleri dikkate alınacaktır. x Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir.  MEB EK-1 ve MEB EK-2'de belirlenen okul ve kurul özel kodları, ihtiyaç duyulduğu hallerde köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir.

205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri) ÖRNEKLER 205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri) 821.04[05] (Liseler için il dışı okul gezisi) 050.04.04[101] (Talim Terbiye Kurulu Kararları) 045.02[101] (Talim Terbiye Kurulu Mütalaaları) 050.04.04[105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) 050.06.03[114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları)

STANDART DOSYA KODLARIN YAZIŞMALARDA KULLANILMASI SAYI: STANDART DOSYA PLANI STANDART DOSYA KODLARIN YAZIŞMALARDA KULLANILMASI SAYI: B.08.4.MEM.0.05.01.00 -805.02.01 -3473 BİRİM KODU DOSYA NO KAYIT NO Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Birim (Haberleşme) kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. (10 Şubat 2011 tarihli 2011/1 sayılı GENELGE ile KALDIRILMIŞTIR.) Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları "Sayı" bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı; veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Dosya planı ile,yazıların "sayı" bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani "dosya numarası"uygulaması da sağlanmış olacaktır.

TEŞEKKÜR EDERİZ Amasya ARGE 2011