TRABZON TAPU VE KADASTRO IX. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ ŞİMAL YILDIZI İYİLEŞTİRME TAKIMI RAPORU Kalite Yönetim Sistemi Eğitimi ANTALYA – Şubat 2012

Takım Rehberi : Mustafa KARAMAZ Eğitim Uzmanı Takım Lideri : Murteza AKYÜZ Takım Raportörü: Gültekin AYGÜN Takım Üyeleri : 1- Ayfer YILMAZ 2- Cihan AYDIN 3- Emine Ceyda ÖZKAN 4- Erdal KÖSE 5- Meryem AKTAŞ 6- Mustafa KARAMAN 7- Mustafa YAMAK 8- Niyazi BAYRAKTAR 9- Özleyiş ŞAHİN 10- Tevfik Fikret ÖĞÜTCEN 11- Zehra ELİTEZ

İyileştirme Çalışmasının Konusu Personelde görülen moral bozukluğu, olumsuz düşünce, stres ve motivasyon eksikliği vb. nedenlerden aidiyet duygusunun azalması dolayısıyla verimliliğin düşük olması Çalışmanın Başlama Tarih: 30 Ocak 2012 Çalışmanın Bitirildiği Tarih: 04 Şubat 2012 Çalışma Süresi : 6 gün

SUNUŞ Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında düzenlenen Manavgat-Antalya Starlight otel de yapılan 2012 yılı Kalite Yönetim Sistemi eğitiminde Trabzon Tapu ve Kadastro IX. Bölge Müdürlüğü Kalite Temsilcilerinden oluşan iyileştirme takımımız 30.01.2012 tarihinde tahsis edilen salonda çalışmalarına başlamıştır.

Amacımız: Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında Trabzon Tapu ve Kadastro IX. Bölge Müdürlüğü Kalite Temsilcilerinden oluşturulan İyileştirme Takımı aracılığı ile Trabzon Tapu ve Kadastro IX. Bölge Müdürlüğü’nde karşılaşılan ve iyileştirme takımı çalışmasıyla çözülebilecek sorunların belirlenerek, öncelik arz eden konuda çözüm odaklı iyileştirme çalışması yapmaktır.

Yapılan Çalışmalar: Takımımız 30.01.2012 tarihinde ilk toplantısını yapmıştır. Takım Liderinin seçimi : Takım lideri olarak verilen öneriler doğrultusunda ve yapılan oylama neticesinde Murteza AKYÜZ oy birliğiyle seçildi. Takım Raportörünün seçimi: Verilen öneriler doğrultusunda ve yapılan oylama neticesinde raportör oy birliğiyle seçilmiştir. Takımın ismi ve logosunun tespiti yapıldı.

Verilen önerilerin oylanması neticesinde oy çokluğuyla takımımızın isminin “Şimal Yıldızı” olmasına ve takım logosunun ise Şimal Yıldızını temsil eden ve aşağıda gösterilen resmin olmasına karar verildi.

Neden Şimal Yıldızı ?

BELİRLENEN PROBLEMLER (Problem Havuzu) Fiziki mekânların uygun olmaması Personelin, problem çözümünde etkin ve verimli olarak yer almaması Personelin, teknik konulardaki eğitiminin yetersiz olması Bürokrasinin katı ve aşırı olarak uygulanması Bölge içi eğitimlerin eksik olması Personelin başarılı durumlarda ödüllendirilmemesi

Amir-Memur ilişkilerinde iletişim kopukluğu yaşanması İşbölümünün personel arasında eşit şekilde uygulanmaması Personelin kullandığı teçhizatın uygun şekilde kullanılmaması Görevlerin personelin niteliklerine göre verilmemesi

Personelde görülen moral bozukluğu, olumsuz düşünce, stres ve motivasyon eksikliği vb. nedenlerden aidiyet duygusunun azalması dolayısıyla verimliliğin düşük olması Evrak işlerinin yapılmasında teknik ve elektronik sistemlerin kullanılmaması Personel atama, yükselme vb. değişikliklerin objektif kriterlere göre uygulanmaması

1 - Verimlilik neden düşüktür ? Personelin moral ve motivasyonunun düşük olması Çalışma ortamının uygun olmaması Personel arasında sevgi, saygı ve iletişim eksikliği Müşterinin personele karşı olumsuz davranması (Saygısızlık, Hakaret vb.) Personelin Kurum Projelerine inancının olmaması Siyasi baskı (Hatırlı kişilerin işlemlerde personele baskı yapması) Personelin araç-gereç yetersizliği

1 - Verimlilik neden düşüktür ? Kurum içi atamaların adil yapılmadığına dair personelde oluşan inançsızlık Memurların yapacağı iş sayısı ile memur sayısı arasında olumsuz denge olması Yapılan işlemlerde personel hatasından kaynaklanan sorunlarda Kurumun personele sahip çıkmaması Personel değerlendirmelerinde kriterlerin objektif olarak belirlenmemesi Personel arasında iş yükünün eşit olarak dağıtılmaması Amir-Memur ilişkilerinde iletişim eksikliği Eğitim yetersizliği

2 - Personelin morali neden bozuktur ? Kurum içinde adaletsizlik yapıldığına dair inancın yaygın olması Özlük hakları ve ücret yetersizliği Sosyal tesis ve moral motivasyon artırıcı faaliyetlerin yetersizliği Aşırı iş yükü ve fazla çalışma Görev dağılımlarının açık ve net olmaması Yöneticilerin lider yöneticilik tekniklerini yeterince uygulayamaması veya yanlış uygulaması Gereğinden fazla bürokrasi,

2 - Personelin morali neden bozuktur ? Strese giren personelin stres ve stresle mücadele konusunda yetersiz olması ve yeterince yardım alamaması Sorumluluğun fazla olması ve T.M.K. 1007. Maddesi Ülkenin ekonomik durumunun kişiye olumsuz yansıması Ailevi sorunlar nedeniyle Aşırı kaygı endişe, özgüven yetersizliği ve alınganlık

3 - Personel neden strese giriyor? Stresi yenme noktasında yeterince eğitim almaması Yeni göreve başlayan personelin oryantasyon eğitimi almadan veya adaylık süreci tamamlanmadan aktif olarak işlem yapmaya başlamasından dolayı olumsuzluk oluşmakta ve bu durum uzun yıllar devam edebilmektedir.

Sorun Personelin moral ve motivasyonunun düşük olması, sağlık problemleri, iletişim eksikliği, çalışma şartları, fiziki ortamdan olumsuz etkilenmeleri, kişisel yetersizlikler Çözüm Önerisi * Kişisel gelişim eğitimlerinin artırılması ve tüm personele yaygınlaştırılması * Sosyal aktivitelerin artırılması (tiyatro ekiplerinin kurulması, spor takımlarının oluşturulması, müzik faaliyetlerin desteklenmesi, çevre gezilerinin düzenlenmesi vb. motivasyon artırıcı faaliyetler) * Psiko-teknik destek verilmesi, kurum bünyesinde psikolog kadrolarının oluşturulması ya da hizmetin satın alınması suretiyle personele moral desteği verilmesi, stres odalarının oluşturulması * Yapılmakta olan fiziki mekan iyileştirme çalışmalarının hızlandırılması * Çalışanların başarılarının ödüllendirilmesi

Personelin kurum projelerini ve çalışmalarını yeterince tanımaması Sorun Personelin kurum projelerini ve çalışmalarını yeterince tanımaması Çözüm Önerisi * Çıkartılacak dergi vb. yayınlarla periyodik olarak yapılan proje ve çalışmaların personele duyurulması * Kurum tanıtımının etkin yapılması. Amirlerin personel arasında adil davranmadığı inancı, sorunları çözme anlayışı, amirlerin iyileştirme çalışmalarına yardımcı olmaması veya uygun personel görevlendirmemesi, izinleri planlamada eksiklik * Yapılan çalışmaların şeffaf olması, planlamaların açık ve uygulanır olması, personel görevlendirilmelerinde uygunluk kriterlerinin önceden belirlenmiş olması ve diğer personelin görevlendirmelerde bilgilendirilmesi * Yıllık izin planlarının ocak ayında göstermelik değil de uygulanabilir şekilde yapılması ve personelin yazılı onayının alınması

sorun Personel atamalarının birimlerde ihtiyaca karşılık vermemesi (personelin nitelik ve nicelik yönünden eksik yada fazla olması) çözüm önerisi * norm kadroların oluşturulması ve atamaların sistematik ve şeffaf yapılması ve bu konuda yapılan çalışmaların personele ilan edilmesi Başarılı personelin takdir edilmemesi ve başarısız personelle eşdeğer tutulması *Başarılı personelin ödüllendirilmesi ve teşvik edilmesi * Çalışmayan ve biriminde olumsuz algılara yol açan başarısız personelin ise gerekli şekilde tenkit ve ikaz edilmesi * Etik davranış ilkeleri konusunda eğitimlerin artırılması

Sorun çözüm önerisi İş sahiplerinin personel karşı saygısız, kaba vb. şekilde davranması, kanun dışı işlem yapmak için baskı yapması * Personele halkla iletişim derslerinin verilmesi * Kurumun tanıtımının etkin yapılması * İşlemlerle ilgili broşür basılması ve hizmet için kolay ulaşılır halde tutulması * Ön başvuru sisteminin etkin bir şekilde uygulanması ve denetimi

Sonuç olarak; Bizler Şimal Yıldızı iyileştirme takımıyız. Kurumumuzun sürdürmekte olduğu Sürekli Kurumsal Gelişim Projesine canı gönülden inanmaktayız. Takım olarak bizler, sorunun kaynağını başka yerde aramak yerine, empati yaptık ve sorunları öncelikle kendimizde aradık. İnsan olarak nelerden etkilenebileceğimizi ve bizi nelerin etkileyeceğini düşünmeye başladık. Kendi yaşadığımız sorunlarla birlikte diğer meslektaşlarımızdan da duyduğumuz olası sorunları ortaya koyarak çözüm aradık.

Sürekli Kurumsal Gelişim Projesiyle başlattığımız kalite yolculuğumuzu emin adımlarla sürdürüyoruz. Bugün, iyileştirme, yenilenme, kurumsallaşma çalışmalarımızın önemli adımlarından birini daha atıyoruz. Eğitim amaçlı yaptığımız bu yarışmadan sonra, yeni değerler doğrultusunda rastgele işler değil, etkili takım çalışmalarıyla kurumuzda yeni bir anlayış olacağına inandık.

Yapmış olduğumuz çalışmalar neticesinde, sorunların büyük çoğunluğunun insan kaynaklı olduğunu gördük. Kurum olarak bir aile olduğumuza göre, en üst yöneticimizden başlayarak en alt kademedeki personelimizin de empati yapmasının, sorunların çözümünün başlangıcı olacağı kanaatindeyiz.

Biliyoruz ki, sayın Genel Müdürümüz başta olmak üzere, bir çok yöneticimizin bu gayret ve düşünce içerisinde olduğunu görmek bizleri çok mutlu etmektedir. Başlangıçta kaliteye inanmak çok zordur. Biz de inanmakta zorluk çekmiştik. Gördük ki, üst yöneticilerimiz kaliteye inanmış ve buraya gelerek maddi ve manevi destekleriyle bizleri onurlandırmışlardır.

TRABZON TAPU VE KADASTRO ŞİMAL YILDIZI İYİLEŞTİRME TAKIMI Kalite yolcuğunda emeği geçen tüm yöneticilerimize teşekkür eder saygılar sunarız. TRABZON TAPU VE KADASTRO IX. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ ŞİMAL YILDIZI İYİLEŞTİRME TAKIMI