Yöneticilik ve Planlama Yrd. Doç. Dr. Özgür KÖKALAN

Yönetimin Fonksiyonları PLANLAMA ÖRGÜTLEME EŞGÜDÜMLEME KOORDİNASYON) KONTROL (DENETİM) 2

Plan ve Planlama Plan bir karardır veya kararlar top­lamıdır. Plan, bugünden, gelecekte nereye ve nasıl ulaşılmak istendi­ğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır. Genel olarak karar ve plan aynı şeydir. Plan ve Karar arasındaki temel fark, planların birden fazla kararı içermesi, kararlar toplamı olmasıdır. Plan bir sonuçtur. Planlama ise süreçtir.

Planlama, herhangi bir konu ile ilgili olarak; Ne Ne zaman Nasıl Nerede Kim tarafından Neden Hangi maliyetle Hangi sürede Hangi kalitede, sorularına cevap vermeye çalışmayı ifade eder.

Yönetici Açısından Planın Önemi Yönetici rolünü oynayanlar, belirli amaçları gerçekleştirmek üzere kendisine maddi ve insangücü kaynaklarının verildiği bir "emanetçidir". Yönetici bu kaynakları en iyi şekilde kullanarak verilen amaçları gerçekleştirecektir. İşte planla­ma bunun önemli bir aracıdır. Eğer plan yoksa bu kaynakların ne için ve nasıl kullanılacağını belirlemek zor olduğu gibi yöneticinin bunları iyi kul­lanıp kullanmadığını da belirlemek mümkün olmayacaktır. Çünkü gidile­cek yol belli olmadığı için bütün yollar makbul olacaktır. İşletmenin planı, senaryosudur. Yöneticilerin doğaçlama yapabilen orta oyuncusu olduğu farz etmek yanlıştır.

Planlamanın Özellikleri Planlama olayının iki temel özelliği vadır. İlk olarak planlama, geleceğe dönük bir düşünme, değerleme, araştırma ve inceleme işidir. Planlama geleceğe bakışı ifade eder. (Kontrol- denetim ise geçmişe bakmayı ifade eder). Tahmin ile planlama çok yakından ilgilidir, fakat aynı şey değildir. Tahminler bilimsel metotlarla gerçekleştirilir. Bunlardan bazıları: GANNT şemaları Başabaş analizi Nakit bütçesi Korelasyon analizi PERT diyagramı, Karar ağacı vb.

Planlama ile ilgili göze çarpan bir diğer özellik ise, planlama ile risk, amaç ve varsayımlar arasındaki ilişkilerdir. Esasında bir yöneticinin karar ve uygulamalarında, amaç, risk ve varsayımlar daima mevcuttur. Bütün hususları yönetici açık ve net olarak düşünüp değerleyip, yazılı hale getirmese bile, aldığı kararlar ve yaptığı uygulamalar belirli amaçlara yönelik olacak, belirli varsayımlara dayanacak ve belirli bir riskin göze alınmasını ifade edecektir. Bu durum planlamayı daha rasyonel metotlarla yapmaya yöneltmektedir. Zamanlama unsuru hem planlama sürecinin hem de planın önemli bir boyutudur. Bazı işletmeler ancak belirli olaylarla karşılaştıktan sonra, bunlara tepki olarak karar verirken (reaktif yönetim), diğer bazıları alter- natif planlarla değişik çevre koşullarında ne yapacaklarını önceden belir- lemektedir (proaktif yönetim).

Planlamanın Süreci Planlama bir süreç olarak ele alınabilir. Bu süreç, Planlama sürecinin başlangıcı Misyon açıklamaları ve Vizyon Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi Amaçlara ulaştıracak alternatif yolların belirlenmesi Alternatifler arasından seçim yapma

Planlama Sürecinin Başlangıcı Misyon Açıklamaları ve Vizyon Planlama sürecinin başlangıcı nedir? Planlama yapmak yani gele­ceğe bakmak zorunluluğu olduğunun anlaşılmasıdır. Özellikle uzun vadeli ve stratejik nitelikteki planlamada yöneticilerin önce işletmenin varlık nedeni ve nasıl bir işletme olması istendiği konusundaki fikir ve anlayışlarını netleştirme­leri gerekir. Bir işletme neden kurulur veya İşletmenin varlık nedeni ne­dir?

İşletmelerin varlık nedenlerini açıklamaları veya ne tür bir işletme olarak kendilerini görmek istediklerini belirtmeleri işletmelerin "misyon açık­laması" olarak bilinmektedir. Misyon, sözlük anlamı itibariyle, "bir kimse­ye veya bir kurula verilen özel görev" olarak tanımlanmaktadır. Bir yönetim kavramı olarak misyon, işletmenin ne yapmak ve han­gi amaçla yapmak üzere kurulduğunu, kendisini nasıl görmek istediğini, işletmenin varlık nedenini ifade eder.

İşletmenin misyonunu ifade eden açıklamaların nasıl olması gerektiği konusunda bir standart olmamakla beraber, en azından aşağıdaki konularda işletmenin ne düşündüğünün belirtilmiş olması gerekmekte­dir: İşletmenin genel felsefesi ve iş yapma felsefesi ı İşletmenin kendisini nasıl gördüğü Hangi müşteri kitlesi veya pazara hizmet sunulacağı Üretilecek temel mal veya hizmetlerin neler olduğu Kullanılacak temel teknolojiler Büyüme ve karlılık konusundaki düşünceleri Genel olarak vermek istediği imaj

Misyon açıklamasının şirketler açısından pek çok yararı vardır Misyon açıklamasının şirketler açısından pek çok yararı vardır. Bunlar şu şekilde sırlanabilir: Misyon açıklaması işletmelerin toplumdaki imajını belirlemektedir. Misyon açıklandığı ve özellikle üst kademe yönetim tarafından be­nimsendiği durumlarda, işletmelerin gereksiz büyümeleri ve ilgisiz sektörlere girmeleri önlenmektedir. Misyon açıklamaları motivasyon ve ekip çalışmasına ortam hazırla­maktadır. İşletmeler stratejik plan ve programları daha rahat yapma ve değerleme imkânlarına kavuşmaktadır. İşletmelerin faaliyet sonuçlarını değerlemek daha sağlıklı ve kolay olmaktadır. Kamuoyu, işletmeleri daha iyi değerlemekte ve halkla ilişkiler daha rahat yürütülmektedir. Misyon açıklamaları işletmeleri yap - bozlardan ve zik - zak'lar- dan kurtarmaktadır.

Misyon açıklamasının şirketler açısından zararlarının olduğu da savunulmaktadır. Bu zararlar şu şekilde sırlanabilir. Misyon belirleme ve bunu yazılı hale getirme kolaylıkla yapılabile­cek bir iş değildir. Açıklanmış ve yazılı hale getirilmiş misyon ifadeleri işletmeleri bağ­lar ve esnekliklerini kaybettirir. İşletmelerin içinde bulunduğu iç ve dış koşullar o kadar hızlı değiş­mektedir ki, işletmelerin bu şekilde kendilerini bağlayıcı açıklama­larda bulunmaları yanlıştır. Misyon açıklamaları çoğu kez bir iyi niyet ifadesi ve halkla ilişkiler aracı olmanın ötesine gitmemekte; pek çok işletmenin söyledikleri ile yaptıkları birbirini tutmamaktadır. .

Vizyon Mevcut gerçekler ile gelecekte bek­lenen koşullar birleştirerek, işletme için arzu edilen bir gelecek imajı ya­ratmaktadır. Başka bir deyişle, vizyon, işletme ile ilgili olarak hayal edi­len gelecektir. Muhan Soysal tarafından, Türkçemizde vizyon yerine "gayehayal" (yani hayal edilen gaye) teriminin kullanılması önerilmiştir.

Misyon ve Vizyon Örnekleri İstanbul Sabahattin Zaim Üniversitesi Misyonumuz; Medeniyetimizin değerlerini özümseyen, bilim üreten, insanlığa hizmet eden, donanımlı, geleceği şekillendiren, erdemli ve lider insanlar yetiştirmek. Vizyonumuz; Akademik ve fiziki alt yapısı ile öne çıkan, mezunları tercih edilen, yayınları başvuru kaynağı olan ve üniversitelerimiz arasında ilk yedide yer alan bir araştırma üniversitesi olmak.

UFO Şirketler Grubu

Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi Planlama sürecinin bu aşamasında, işletmenin veya yöneticinin başında bulunduğu birimin, gelecekte belli bir zaman süresi içinde neyi ne miktar­da gerçekleştirmek istedikleri veya nerede ve hangi konumda olmak iste­dikleri karara bağlanır. Bu konudaki tipik örnekler şunlardır: Yılsonu itibariyle ulaşılmak istenen satış miktarı Yılsonu itibariyle ulaşılmak istenen satış tutarı Yılsonu itibariyle ulaşılmak istenen pazar payı v.b.

Amaç veya hedef belirlemenin en önemli ilkesi, karar verme sürecinde daha ayrıntılı ele alındığı üzere, amaçların ölçülebilir olması, gerekli ak­siyona işaret etmesi ve zaman boyutunun olmasıdır. İşletmenin tamamını ilgilendiren genel veya stratejik nitelikteki amaç­ların belirlenmesi ile daha alt kademelerdeki amaçların belirlenmesi ve neticede bir amaçlar hiyerarşisinin oluşması sağlanacaktır.

Örgütsel Amaçlar Şeması

Bu şeklin ifade ettiği iki anlam vardır: Birincisi işletmenin tüm birimle­rinin amaçları ve yaptıkları işler itibariyle birbirine bağlı bir bütün oluştur­ması gerektiğidir. Oysa uygulamada bazen, birimlerin birbirleri ile çelişki­li işler yaptıkları, birisinin yaptığını diğerinin bozduğu sık sık görülebilmek­tedir. İkinci ise, işletmenin stratejik nitelikteki amaçlarının gerçekleşebil­mesi ancak daha alt kademedeki amaçlarının gerçekleştirilmesi ile müm­kündür. En alt düzeydeki bir aksaklık bile genel amacın tam olarak ger­çekleşmesini olumsuz yönde etkileyecektir.

Amaçlara Ulaştıracak Alternatif Yolların Belirlenmesi Planlama sürecinin bu safhası, gelecekte belli bir zaman süresi sonunda ulaşılması kararlaştırılmış durum veya konuma "nasıl", "ne yaparak" ula­şılabileceğinin irdelenmesi, incelenmesi ve bu yolların belirlenmesini kap­samaktadır. Alternatif yolların veya seçeneklerin belirlenmesi olarak adlandırılan bu safha esası itibariyle karar verme sürecindeki safhanın benzeridir Burada da yaratıcı olma, mevcut ve daha önce kullanılmış yollardan farklı bir yol bulabilme, riski az yol bulabilme, rakiplere oranına işletmeye avan­taj sağlayacak yollar bulabilme gibi hususlar söz konusudur.

Alternatifler Arasında Seçim Yapma Aynen karar verme sürecinde olduğu gibi yönetici belirlenmiş bulunan hedeflere ulaştıracak alternatiflerden birisini seçecek (karar verecek)tir. Bu safhanın özelliği seçim yapma işidir. Seçim yapma, işletmenin kaynak­larının, nasıl, ne yaparak kullanılacağının belirlenmesi işidir

Planlama Çeşitleri

Belirli veya tek bir durum için ihtiyaç duyulan planlar bir kerelik (tek kullanımlık) planlardır. (Örn. bir şirketi satın almak için hazırlanan plan) Tekrar tekrar kullanılan, örgütte sürekli gerçekleştirilen işlere yol göstermek için kullanılan planlar ise sürekli planlardır. Stratejik planlar örgütün ne yapması gerektiğine, taktik planlar ise bunların nasıl yapılacağına odaklanır. Bir yıldan daha kısa süreyi kapsayan planlar kısa süreli, 1-5 yıl arası orta süreli ve 5 yıldan daha uzun süreyi kapsayan planlar uzun süreli planlardır. Örgütün tamamına ilişkin planlar genel planlar, örgütün belirli bir bölümüne yönelik planlar özel planlardır.

Planlamanın dikkate aldığı zaman süresi «planlama ufku» olarak adlandırılır. Ufku dar olan planlar kısa vadeli planlar­dır. Organizasyonun alt ve orta kademelerinde daha çok kısa ve orta vadeli planlar, üst kade­mede ise orta ve uzun vadeli planlar yapılmaktadır

Genel Müdür Yardımcısı % 1 2 5 10 15 27 30 Genel Müdür Yardımcısı % 2 4 29 20 18 13 Departman Müdürü % 10 24 39 1 Şef % 38 40 - î t   Bugün 1 hafta 1 ay 3-6 ay 1 yıl 2 yıl 3-4 Yıl 5-10 yıl

Örnek Sınav Sorusu Sürekli plan ve program yapmak ve bunları uygulamaya çalışmak yöneticileri realiteden koparıp kendi yarattıkları dünyada yaşamaya sevk eder mi?