Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi KİLİS TAPU VE KADASTRO MÜDÜRLÜKLERİ Zeytindalı İyileştirme Takımı

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Takım Üyeleri GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Takım Lideri: Mehmet Emin POLATLI Bilgisayar İşletmeni GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Kilis Tapu Müdürlüğü’nden Başkan : Mehmet Emin POLATLI Bilgisayar İşletmeni GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Kilis Kadastro Müdürlüğü’nden Raportör: Ali Serdar KARABAŞ Harita Mühendisi GAZİANTEP - 2011

Kilis Tapu Müdürlüğünden Kilis Kadastro Müdürlüğünden Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Takım Üyeleri Kilis Tapu Müdürlüğünden Zühal KAYASÖKEN Memur Sezgin AYDÖN Bilgisayar İşletmeni Mehmet DOĞAN Memur Kilis Kadastro Müdürlüğünden Ömer ERMİŞ Kontrol Memuru Ahmet AKSU Kadastro Teknisyeni GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı İyileştirme takımının amacı; GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Amaç: Kilis Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinin kendi iç dinamiklerini harekete geçirerek, içlerinde gerekli müdahalede bulunup düzeltilebilecekleri sorunları tespit etmek ve çözüm önerileri geliştirmektir. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı İyileştirme Çalışmasının Konusu : Daire içi görevlendirmelerin adil ve eşit olmaması ve iş yükü dağılımının düzensiz olması. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı . Çalışmanın Başlama Tarih :13/10/2011 Çalışmanın Bitirildiği Tarih :12/01/2012 GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında, Kilis Tapu ve Kadastro Müdürlükleri personellerinden oluşturulan Zeytindalı İyileştirme Takımı 13 Ekim 2011 tarihinde ilk toplantısını yaparak çalışmalarına başlamış olup, 12 Ocak 2012 tarihinde konuya ilişkin çalışmaları tamamlamıştır. Gerek Kilis tapu ve Kadastro Müdürlükleri ile gerekse ilçe müdürlükleri meslektaş- larımızla fikir alışverişinde bulunulmuş ve 9 adet problemden oluşan problem havuzu oluşturulmuştur. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Takım üyelerinin puanlaması, birinci sırada “Daire içi görevlendirmelerin adil ve eşit olmaması ve iş yükü dağılımının düzensiz olması” yer almıştır. Bu problem ele alınarak, nedenleri ve çözüm önerileri hakkında Zeytindalı İyileştirme takımınca yapılan çalışmalar aşağıda sunulmuştur. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı 13.10.2011 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında aşağıda açıklanan çalışmalar yapılmıştır. - Takım liderinin seçimi: Takım lideri olarak Mehmet Emin POLATLI oy birliği ile seçilmiştir. - Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Ali Serdar KARABAŞ oy birliği ile seçilmiştir. - Takımın her ayın ikinci haftası Perşembe saat 15.00 te toplanmasına oy birliği ile karar verildi. - Takım isminin seçimi: Takımın isminin ZEYTİNDALI olmasına oy çokluğu ile karar verilmiştir. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı - 10/11/2011, 08/12/2011 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın toplantılarında Problem Havuzunun oluşturulmasına çalışılmıştır. - Takım üyeleri ve Bölge Müdürlüğü dahilindeki müdürlüklerdeki personellerle fikir alışverişinde bulunarak problem havuzu oluşturuldu. Bunun için beyin fırtınası yöntemi kullanıldı. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Problem Havuzunda belirlenen 9 adet problem aşağıda sıralanmıştır GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi . Zeytindalı İyileştirme Takımı 1 Tuvaletlerin temiz olmaması ve fiziki olarak yetersiz olması 2 Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması,iş yükü dağılımının düzensiz olması 3 Güç kaynağı ve benzeri teknik ve elektronik malzemenin periyodik bakımlarının yapılmaması 4 Daire içi teknik servis oluşturulması 5 Klima atık sularının daire içinde bulunması nedeniyle kirlilik oluşturulması 6 Eğitim faaliyetlerinin yetersiz olması GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı 7 Daire havalandırmasının yetersiz olması 8 Tapu Müdürlüğünde Danışma Masası oluşturulması 9 Kilis Tapu Müdürlüğünde Ön Başvuru saatinin 15:00’dan 12:00’a çekilmesi. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı 12.01.2012 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımı toplantısında Problem Havuzunun puanlaması yapılmış ve en çok oyu 56 puanla 2 nolu problem olan “Daire içi görevlendirmelerin adil ve eşit olmaması ve iş yükü dağılımının düzensiz olması” problemi almıştır. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Takım Üyeleri Zühal KAYASÖKEN Mehmet Emin POLATLI Ahmet AKSU Mehmet DOĞAN Sezgin AYDÖN Ali Serdar KARABAŞ Ömer ERMİŞ   Sıra No Problem Havuzu Problemleri PUAN Toplam Puanı 1 Tuvaletlerin temiz olmaması ve fiziki olarak yetersiz olması 6 4 5 3 24 2 Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması,iş yükü dağılımının düzensiz olması 9 8 7 56 Güç kaynağı ve benzeri teknik ve elektronik malzemenin periyodik bakımlarının yapılmaması 19 Daire içi bir teknik servis oluşturulması GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı 5 Klima atık sularının daire içinde bulunması nedeniyle kirlilik oluşturması 3 4 2 21 6 Eğitim faaliyetlerinin yetersiz olması 8 9 7 53 Daire havalandırmasının yetersiz olması 37 Tapu Müdürlüğünde Danışma Masası oluşturulması 1 42 Kilis Tapu Müdürlüğünde Ön Başvuru saatinin 15:00’dan 12:00’a çekilmesi 32 45 GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Problem havuzu puanlama sonucu aşağıdaki gibi oluşmuştur. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı   Takım Üyeleri Zühal KAYASÖKEN Mehmet Emin POLATLI Ahmet AKSU Mehmet DOĞAN Sezgin AYDÖN Ali Serdar KARABAŞ Ömer ERMİŞ SIRA NO Problem Havuzu Problemleri PUAN Toplam Puanı 1 Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması,iş yükü dağılımının düzensiz olması 9 8 7 56 2 Eğitim faaliyetlerinin yetersiz olması 6 53 3 Tapu Müdürlüğünde Danışma Masası oluşturulması 4 42 Daire havalandırmasının yetersiz olması 5 37 GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı 5 Kilis Tapu Müdürlüğünde Ön Başvuru saatinin 15:00’dan 12:00’a çekilmesi 9 1 6 32 Tuvaletlerin temiz olmaması ve fiziki olarak yetersiz olması 4 3 24 7 Daire içi bir teknik servis oluşturulması 2 8 Klima atık sularının daire içinde bulunması nedeniyle kirlilik oluşturması 21 Güç kaynağı ve benzeri teknik ve elektronik malzemenin periyodik bakımlarının yapılmaması 19 45 308 GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı 12.01.2012 tarihinde Yapılan bu puanlamadan oluşan sıralamaya göre öncelikli sorun olarak belirlenen “Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması, iş yükü dağılımının düzensiz olması ” maddesinin nedenlerinin araştırılmasına başlanılmıştır. Balık kılçığı teoremi ile “Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması, iş yükü dağılımının düzensiz olması ” konusunun nedenleri ve bu nedenlerin alt nedenleri tespit edilmeye çalışılmıştır. Çıkan sonuçlara göre bir sınıflandırma oluşmuştur. “Daire içi görevlendirmenin adil ve objektif olarak yapılmaması, iş yükü dağılımının düzensiz olması ” GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Sorunun Kök Nedenleri Çözüm Önerileri 1.) Personel görevlendirmesinde; personelin yetenek, kabiliyet ve bilgi birikiminin dikkate alınmaması Müdürlükteki personelin sosyal yönden ve mesleki yönden daha iyi tanınarak, karşılıklı(personel-amir) maksimum verim sağlanmalıdır. 1.1.)Personelin bazı konularda bilgi eksikliği bulunması ve yetersiz olması Etkin ve kalıcı hizmet içi eğitim çalışmaları yapılmalıdır. 1.2.)İş yoğunluğu nedeniyle personelin kendini yetiştirme ve yenilikleri takip etmesinin zorluğu Yoğun çalışma temposu içinde personelin kendini yetiştirme ve geliştirme imkanı bulunamayacağından, personel sayısının arttırılması, bürokrasinin azaltılması gibi manevralarla iş yoğunluğu azaltılmaya çalışılmalıdır. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı 1.3.) Kurumumuzda çeşitli kurumlardan gelmiş bulunan ve Tapu ve Kadastro mevzuatıyla hiçbir ilgisi bulunmayan kişilerin bulunması Çeşitli kurumlardan, kurumumuza gelmiş bulunan personellerin kurumumuza adaptasyonu hem kendileri açısından hem de mesai arkadaşları tarafından gayet zor ve zaman alıcı olmaktadır.Bu personeller faydalı olabilecekleri birimde uzun soluklu olarak çalıştırılmalıdır.   Tapu ve Kadastro mevzuatıyla yakından uzaktan ilgisi olmayan farkı unvandaki personelin müdürlüklerdeki çalışma barışını zedelemesini engel olunmalıdır. 2.) Aynı işlemlerin hep aynı kişilere havale edilmesi Müdürlükteki tüm personelin her işi yapabilecek hale gelmesi için gerekli tedbirler alınmalıdır. 2.1.) İdarecilerin, vatandaş ve üst yönetim şikayet, tenkit ve ikazlarına muhatap olmamak için kalıcı tedbir almak yerine, iş ve işlemleri en kısa ve en problemsiz yapan personeli tercih etmesi. Müdürlükteki her personelin her işi yapabilecek duruma gelmesi amacıyla, bir sorumlu nezaretinde her personele her türden işin havale edilmesi faydalı olacaktır. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı 2.2.)Personelin bazı konularda bilgi eksikliği bulunması ve yetersiz olması Etkin ve kalıcı hizmet içi eğitim çalışmaları yapılmalıdır. 3.) Hizmet içi eğitimin etkin olarak yapılamaması İdarecilerin ve personelin yeterince hizmet içi eğitim alarak mevzuat ve idari bakımdan gelişmesi sağlanmalıdır. 3.1.) Personelin hizmet içi eğitimi gereksiz ve angarya olarak görmesi Hizmet içi eğitimler özendirici olmalı ve bütün personelin katılımı sağlanmalıdır. Sorunun Kök Nedenleri Çözüm Önerileri   Katılımcılara katılan her eğitim programı için belli bir puan verilmeli ve bu puanlar sicil notu, görevde yükselme, terfi ve tayinde etkili olmalıdır. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı   Her Bölge Müdürlüğünde her yıl Tapu ve Kadastro mevzuatını ilgilendiren sınav yapılıp sınav sonucunda birinci olanlar ödüllendirilmelidir. Her hizmet içi eğitim programı sonucunda, belirlenen eksiklik, noksanlık ve önerileri içeren sonuç bildirgesi hazırlanmalı ve bu üst yönetime (genel müdürlüğe) gönderilmelidir. 3.2.) Eğitimcilerin eğitim esnasında tekdüzenin dışına çıkamaması ve ilgi çekememeleri Eğitimcilerin, eğitim eğitimi almış yeterli kişiler tarafından verilmesi gereklidir. Mevzuat okuyup katılımcıların sıkılmaması daha ilgi çekici şekilde ders anlatılması sağlanmalıdır. Farklı konularda Müdürlüklerdeki farklı kişileri eğitimci yaparak motivasyon sağlanması GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı 3.3.)Eğitim programının Kilis’te yapılması Eğitimlerin Kilis’te yapılması durumunda katılımcılar önce eğitime katılmakta sonra Müdürlüğünde çalışmalara devam etmektedir. Personelin sadece hizmet içi eğitimi planlanmalı,katılımcılara eğitim süresince iş verilmemelidir. Böylece konsantrasyon ve motivasyon artacaktır.   Hizmet içi eğitimler Bölge dahilindeki altyapı ve konaklama imkanı bulunan farklı il ve ilçelerde yapılmalıdır. 3.4.) İdarecilerin idari konularda hizmet içi eğitim almaları Hizmet kalitesinin artması ve standartlaşabilmesi için idarecilerinde hizmet içi eğitime tabi tutulması yararlı olabilecektir. 4.) İdareci personel ilişkileri İdareci ve personel ilişkilerinin avantaj ve dezavantajları GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı 4.3) Personelin başarı ve başarısızlığının belirlenememesi Personel performans ölçümünün yapılması için objektif ve geniş çerçeveli performans kriterleri oluşturulmalıdır. Sorunun Kök Nedenleri Çözüm Önerileri   Personel başarıları ve başarısızlıkları etkin olarak değerlendirilmeli ceza ve ödüllendirme etkin olarak kullanılmalıdır. Bir üst birim tarafından oluşturulacak komisyonla, her altı ayda bir personel ve idarecilerin performansları, performans kriterlerine göre denetlenmeli ve sonuçları ilgililerine bildirilmelidir. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı   Bazı personelin sorumluluk almaması, bazı personelin ise iş yoğunluğundan dolayı aldığı sorumluluk altında ezilmesinin engellenmesi GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Yapılan tüm çalışmalar ve çözüm önerilerine ilişkin örnek tasarımlar pps. Sunu olarak da sunulmuştur. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı SONUÇ Zeytindalı İyileştirme Takımı” olarak karanlığa kızmaktansa mum yakmayı Süreçleri ve insanları suçlamaktansa, sorgulamayı tercih ettik. Buzdağının görünmeyen yüzünü de dikkate alarak, Teşkilatımızın “Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi” ile fitilini ateşlediği gelişim – ilerleme ve iyileştirme hareketine katkı sağlayabilecek fikirler üretmeye çalıştık. Çıkmış olduğumuz gelişim – ilerleme ve iyileştirme (kalite) yolculuğumuzun her aşamasında vizyonumuzu, fayda üretmek ve çözüm odaklı projeler geliştirmek olarak belirledik. Ufkumuza, eksik ve hatalı işleyen süreçleri düzeltmek, doğru ilerleyen süreçleri ise geliştirmek idealini yerleştirdik. GAZİANTEP - 2011

Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Antepfıstığı İyileştirme Takımı olarak; “Kurumumuzun ilerlemesi, biz çalışanlarının da ilerlemesidir” düşüncesinden hareketle, Teşkilatımızın yürüttüğü bu projenin her aşamasında üzerimize düşen görevi sonuna kadar yapmaya hazırız. GAZİANTEP - 2011

Teşekkürler… Zeytindalı İyileştirme Takımı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi Zeytindalı İyileştirme Takımı Teşekkürler… GAZİANTEP - 2011