KOCAELİ HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ İNSAN KAYNAKLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Elif UZUNER KOCAELİ HALK SAĞLIĞI MÜDÜRLÜĞÜ İNSAN KAYNAKLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ DİSİPLİN BİRİMİ

GİZLİLİK AMAÇ: Kamu kurum ve kuruluşlarının; güvenliğini sağlamak, yürütülen işlemlerin ve muhafaza edilen her türlü gizlilik dereceli bilgi, belge, evrak, doküman ve malzemelerin, kötü niyetli veya yetkili ve ilgili olmayan kimseler tarafından öğrenilmesine veya elde edilmesine engel olmaktır.

GİZLİ EVRAKLAR 02/12/2004 tarih ve 25628 sayılı resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin ilgili maddesinde evraklar gizlilik derecelerine göre çok gizli, gizli, özel, hizmete özel,tasnif dışı, kişiye özel şeklinde sınıflandırılmıştır.

Görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurumlar gizli veya gizli olmayan evrak ayırımına dair uygulamasını kendi iç genelgeleri ile düzenleyebilirler.

Genel olarak; Çok Gizli Derecesi: İzinsiz açıklanması durumunda milli güvenlik ve çıkarlarımıza yaşamsal zararlar verebilecek, güvenlik bakımından olağanüstü sonuçlar doğurabilecek bilgi-belge ve malzemeler için, Gizli Derecesi: İzinsiz açıklanması durumunda milli güvenliğimize, saygınlık ve çıkarlarımıza zarar verebilecek bilgi-belge ve malzemeler için,

Özel Derecesi: İzinsiz açıklanması durumunda kurumun saygınlık ve çıkarlarını zedeleyebilecek veya bir şahsın zarar görmesine neden olabilecek bilgi-belge ve malzemeler için, Hizmete Özel Derecesi: İçerdiği bilgi itibariyle ÇOK GİZLİ, GİZLİ, ÖZEL gizlilik dereceleriyle korunması gerekmeyen, ancak bilmesi gerekenler dışındaki kişiler tarafından öğrenilmesi istenmeyen bilgi-belge ve malzemeler için kullanılırlar.

Tasnif Dışı; İçerdiği konular itibariyle gizlilik dereceli bilgi taşımayan, ancak Devlet Hizmeti ile ilgili bilgi, belge, evrak, mesaj ve dökümanlara verilen gizlilik derecesidir.

Kişiye Özel; Bir gizlilik derecesi olmayıp evrakın gittiği yerde ve başlangıçtaki işlemlerinde belirli şahısların (amir ve ya yetki vereceği personel) açabileceği, bunun dışında herhangi bir şahıs tarafından açılamayacağını ifade eder.

•Gizli ve Özel gizlilik derecesini haiz evraktır. HER EVRAK GİZLİLİK DERECESİNE GÖRE KONTROLLÜ VE KONTROLSÜZ EVRAK ŞEKLİNDE SINIFLANDIRILIR. Kontrolsüz evrak; •Gizli ve Özel gizlilik derecesini haiz evraktır. •Bunlar senetle teslim alınır ve teslim edilirler. Kontrollü evrak; •Çok gizli gizlilik dereceli evrak ve mesajlardır. •Her an kimin elinde olduğunu bilmek amacıyla kontrol kartları kullanılır

Gizlilik dereceli evrakların kullanma sorumluluğu Bilmesi Gereken Kişi: Gizlilik dereceli bir bilgiyi, belgeyi veya malzemeyi, ancak görevi gereği öğrenme ve kullanma sorumluluğu olan ve uygun gizlilik dereceli “şahıs güvenlik belgesi” bulunan kişidir.

GENEL OLARAK GİZLİLİĞİN SAĞLANMASI 1- Sır Saklamakla 2-Hayati önemi olan; belgelerin, evrakın, dokümanın,malzemenin, tesislerin korunması için alınacak güvenlik tertip ve tedbirleriyle mümkün olabilir.

GİZLİLİK DERECELİ EVRAKLARDA ALINACAK GÜVENLİK TERTİP VE TEDBİRLERİ; Fiziki olarak alınan güvenlik tertip ve tedbirleri, personel güvenliği ile gerçekleşebilir.

FİZİKİ GÜVENLİK TEDBİRLERİ

BİNA GÜVENLİĞİ: •Girişlerde, Daimi giriş kartları, Geçici giriş kartlar, Ziyaretçi giriş kartları kullanılmalıdır. •Geçici veya ziyaretçi kartı ile girenlerin ilgili yerlere gitmelerinin sağlanmalı, gizlilik derecesi olan yerlere, girilmesine izin verilmeyen yerlere girmeleri önlenmelidir. •Girişin sınırlı olduğu yerlere “GİRİLMEZ” yazılmalıdır.

MADDİ GÜVENLİK TERTİP VE TEDBİRLERİ •Emin yerde bulundurma •Nöbetçilerle koruma •Kontrol ve depolama •İmha yolu ile koruma

EVRAKLARIN GÖNDERİLMESİ SIRASINDA ALINACAK GÜVENLİK TEDBİRLERİ •Çok gizli evraklar torba ve ya çanta gibi kilitli muhafaza içinde ve “Çok Gizli” gizlilik dereceli güvenlik belgesi olan özel kurye ile gönderilir. PTT ile gönderilmesi zorunlu ise kripto edilir (şifrelenir). •Çok gizli evraklar “Çok Gizli” bürolar arasında içiçe iki zarf kullanılarak gönderilir.

ŞİFRE GÜVENLİK TERTİP VE TEDBİRLERİ •Açık ve kapalı metin aynı yerde bulunmaz •Şifrelenmiş metin açık olarak gönderilmez •Şifre malzemesinin imhası yakılarak yapılır

PERSONEL AÇISINDAN ALINAN GÜVENLİK TEDBİRLERİ Personel Güvenliği Personel seçimi Güvenlik soruşturması Güvenlik belgesi verilmesi Güvenlik öğretimi Devamlı kontrol yapılarak sağlanabilir.

GİZLİLİK DERECELİ YAZIŞMALARDA UYULMASI GEREKEN KURALLAR Her sayfaya aynı gizlilik dereceleri yazılır ve damgalanır. Eklerde aynı gizlilik derecesini taşır. Gizlilik derecesi doküman kabının üst ve alt kenar ortasına vurulacak damganın harfleri 12 mm olmalıdır. KIRMIZI ıstampa ile damga vurulur.

Halk Sağlığı Müdürlüğü ÖRNEK GİZLİ T.C. KOCAELİ VALİLİĞİ Halk Sağlığı Müdürlüğü Sayı: 25793480.910.99/30-1578 Konu: İnceleme. VALİLİK MAKAMINA (İl İdare Kurulu Müdürlüğü) İlgi: 01/03/2013 tarih ve 126-22856 sayılı yazınız; İlgi yazınız ile istenilen Kocaeli.......................... görevli Dr. .......................hakkında daha önce herhangi bir soruşturma yapılıp yapılmadığı hususlarındaki bilgi-belgeler yazımız ekinde gönderilmiştir. Bilgilerinize arz ederim. Halk Sağlığı Müdürü EK: 10 sayfa

5. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir 5. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfınüst ve alt ortasına gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Hazırlanan bu iç zarf başka bir zarfın (dış zarfa) içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz.

6- Elektronik ortamda yapılan gizlilik dereceli yazılar bir iletinin ekinde gönderilir ve bu iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır. 7- Çok gizli dereceli yazıların alınması: Çok Gizli gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın üzerinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

8- Gizlilik dereceli evrakların kopyaları da aynı gizlilik derecesini taşır. Bu evraklar yetkili onayı olmadan çoğaltılamaz. Evrakların imhası yapılırken de gerekli önlemler alınmalıdır.

TELEFON VE TELEX Çok gizli konular Telefonla görüşülmez Faxla gönderilecek bilgiler şifrelendirilmelidir

KRİPTO Anlam içeriği başkalarının anlayamayacağı şekilde düzenlenmiş gizli haberleşmeye yarayan işaretler dizgisidir. ğ 

KURYE Muhtelif gizlilik derecesini ihtiva eden her evrakı, gereği bir kurumdan diğer kuruma götürüp getirme, teslim etme ve teslim alma görev ve sorumluluğunu taşıyan şahıstır.

LAHİKA Evrakın ekini tamamlayıcı mahiyette olan cetvel, yönerge, şema, kroki gibi yazılara denir.

YAPTIRIMLAR 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu' nun 31. maddesinde; “Devlet memurlarının kamu hizmetleri ile ilgili gizli bilgileri görevlerinden ayrılmış bile olsalar, yetkili bakanın yazılı izni olmadıkça açıklamaları yasaktır.” hükmü yer almaktadır. Yine mezkur Kanun' un 125. maddesi E fıkrası Devlet Memurluğundan Çıkarmayı Gerektiren Fiil ve Haller başlıklı kısmının h bendi yetki almadan “gizli belgeleri açıklamak” hükmü yer almaktadır.

YAPTIRIMLAR Gizliliğin ihlali, hayatın gizliliğinin ihlali, verileri hukuka aykırı verme veya ele geçirme, imha edilmesi gereken verileri yok etmeme, göreve ilişkin sırrın açıklanması gibi suçlar TCK kapsamında olup 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümleri gereğince işlem tesis edilir.

TEŞEKKÜRLER