E-Defter
İÇERİK E-Defter nedir? Neden e-Defter? Genel Uygulama Hangi defterler e-Defter Olabilir? E-defter Yükümlülüğü Uygulamadan Kimler Yararlanabilir? Uygulamadan Yararlanmak için Neler Yapılmalı? Mali Mühür Nedir? Zaman Damgası Nedir? Berat Dosyasının Oluşturulması Akış Şeması İşlem Adımları
e-Defter nedir? Gelirler İdaresi’nin 24.02.2011 tarihinde • Gelirler İdaresi’nin 24.02.2011 tarihinde yayınladığı, Elektronik Defter Genel Tebliği’nde e-Defter: “Vergi Usul Kanununa defterlerde Kanununa ve/veya Türk Ticaret göre yer tutulması zorunlu olan alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.” şeklinde tanımlanmıştır.
Neden e-Defter? Artık defter oluşturma sürecinde; kağıt yok, noter yok, arşiv sorunu yok! Standart raporlar Baskı, kağıt ve kartuş tasarrufu Arşivleme tasarrufu İşgücü ve zaman tasarrufu Onay maliyetlerinde azalma Denetim ve yönetim faaliyetlerinde Uzaktan erişim/denetim kolaylığı hız ve etkinlik İç denetim ve hesap verebilirlik E-kayıtları orijinal biçimi ile geleceğe taşımak Kayıt değiştirilemezliği ve güvenliği Hızlı ve uzaktan erişim imkanı e-Denetim için uygun altyapıyı oluşturulması
Genel Uygulama e-Defter olarak oluşturulan dosyalar, • e-Defter olarak oluşturulan dosyalar, GİB’in belirlediği format ve standartlara (XBRL GL) uygun olmalıdır. e-Defterler aylık dönemler şeklinde oluşturulmalı ve saklanmalıdır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanların, yine elektronik olarak devam etmeleri, kağıt kullanmamaları gerekmektedir. • •
Hangi defterler e-Defter olabilir? 6762 sayılı Türk Ticaret Kanununun “Defter Tutma Mükellefiyeti” başlıklı 66 ncı maddesinin ikinci fıkrasında yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, karar ve işletme defterinin elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulabileceği ve bu defterlerin açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl tutulacağının Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca çıkarılacak müşterek bir tebliğle belirleneceği hükme bağlanmış olup, bu kapsamda yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliğ ile yevmiye defteri ile defteri kebirin elektronik defter (e-defter) olarak tutulabilmesine olanak sağlanmıştır. Başlangıçta aşağıdaki defterler tutulacaktır : Yevmiye Defteri Defter-i Kebir
e-Defter Yükümlülüğü 421 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ ile; 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar1 ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar ile, b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler2 ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlara, 2013 takvim yılı içerisinde e-Fatura Uygulamasına, 2014 takvim yılı içerisinde de e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir. E-Defter uygulamasına başvuruda bulunacak özel hesap dönemine tabi mükelleflerin 30/11/2014 tarihine kadar e-Defter uygulamasına başvurmaları ve Aralık ayı itibariyle e-deftere geçiş yapmaları, e-Defter uygulamasına başvuruda bulunacak normal hesap dönemine tabi mükelleflerin ise en geç Aralık ayı içerisinde e-Defter uygulamasına başvurmaları ve 01/01/2015 tarihi itibariyle e-deftere geçiş yapmaları,zorunludur. Mükellefler uygulamadan yararlanabilmek için GİB tarafından onay almış bir yazılım kullanmalıdır.
Uygulamadan kimler yararlanabilir ? • Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve uygulamasından yararlanabileceklerdir. tüzel kişiler e-Defter • 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika ve imzaya sahip olmalıdırlar. Gerçek Kişiler • GİB tarafından belirlenen şartlar çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine ve Mali Mühüre sahip olmalıdırlar. Tüzel Kişiler
Logo E-defter Uygulamadan Yararlanmak için Neler Yapılmalı? Gelirler İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapılmalı, Gerçek kişilerin elektronik sertifika (e-imza), tüzel kişilerin ise mali mühür temin edilmeli, Mali Mühür veya Elektronik Sertifika, e-defter uygulamasının kullanılacağı, beyan edileceği bilgisayarda-terminalde yüklenmeli, Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden "Zaman Damgası" temin edilmeli. Kamu Sertifikasyon Merkezi web sayfasından "Zaman Damgası" programı yüklenmeli, http://www.kamusm.gov.tr/urunler/zaman_damgasi/ucretsiz_zaman_damgasi_istemci_yazilimi.jsp Java ürününe ait son versiyon yüklenmeli. (http://www.java.com/tr/download/) Güncel LOGO (Tiger Enterprise, Tiger Plus, GO Plus) ürünlerinden birine sahip olmak gerekmektedir. (E-devlet uygulamalarından düzenli ve kesintisiz yararlanmak için LEM anlaşmalarınızın düzenli yapılmasını Tavsiye ediyoruz. )
Mali Mühür Nedir? • Uygulamayı kullanmak için başvurusu uygun bulunan tüzel kişiler, düzenledikleri e-Defterlerin değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almak için Mali Mühür kullanmak zorundadırlar. • “Mali Mühür” cihazı için “Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi”nin doldurularak yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalandıktan sonra GİB’e ulaştırılması gerekmektedir. • Sonrasında başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanacaktır. Hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler mali mühürlerinin temini (TÜBİTAK-UEKAE) işlemlerini yerine getirecektir Ancak defterlerin tek başına imzalanıyor ya da mühürleniyor olması yeterli değil, berat dosyalarının oluşturulup Gelir İdaresi Başkanlığı’na onay için gönderilmesi gerekmekte! Mali mühürün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr adresinde yer almaktadır.
Zaman Damgası Nedir? Zaman damgası; bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından doğrulanan kaydı ifade eder. Örneğin, bir elektrik kesintisi veya sistem arızası nedeni ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, güvenli elektronik imza (gerçek kişiler için) veya mali mühür tüzel kişiler için) ile zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK-UEKAE’den temin edilecektir. Kontürlü olarak alımı gerçekleştirilmektedir. Ancak defterlerin tek başına imzalanıyor ya da mühürleniyor olması yeterli değil, berat dosyalarının oluşturulup Gelir İdaresi Başkanlığı’na onay için gönderilmesi gerekmekte!
Berat Dosyasının Oluşturulması GİB’in belirlediği standartlarda ve formatta hazırlanan defter dosyasının mühürlendikten sonra GİB’e gönderilmeden önce bir de berat oluşturulması gerekmektedir. Vergi Usul Kanunu’na göre; sadece berat dosyası oluşturulmuş olan • e-Defterler kabul görmektedir. Buradaki amaç; e-Defterin değişmezliğinin ve bütünlüğünün ispat edilmesine yöneliktir. Berat dosyasında, hazırlanan e-Defter dosyasının belli bilgileri ve referans olarak imza/mühür kısmı yer almaktadır. Daha sonraki aşamada; berat dosyası GİB’in edefter.gov.tr sayfasında yüklenir. Beratın GİB tarafından onaylanıp onaylanmadığı da yine bu sayfadan takip edilebilmektedir. • • • GİB tarafından onaylanan berat dosyasının yasal saklama süresince mühürlenmiş olan defter dosyası ile birlikte muhafaza edilmesi gerekmektedir.
Muhafaza ve İbraz Tebliğ kapsamında, elektronik defter oluşturma konusunda izin alanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar. Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır. b) Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterlerin kâğıt ortamında saklanmayacaktır. c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür. d) Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil) veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir. GİB tarafından onaylanan berat dosyasının yasal saklama süresince mühürlenmiş olan defter dosyası ile birlikte muhafaza edilmesi gerekmektedir.
Akış şeması Kaynak: edefter.gov.tr (Teknik Kılavuz)
İşlem Adımları XBRL formatına uygun aylık e-Defter hazırlanır. Hazırlanan e-Defter e-İmza ya da Mali Mühür ile onaylanır. Onaylanan defterin imza/mühür kısmının ve belli bilgilerin yer aldığı berat dosyası oluşturulur. Berat Dosyası Tübitak’tan temin edilmiş Zaman Damgası ile onaylanır. e-Defter portaline girilerek berat dosyası GİB’e gönderilir. GİB tarafından onaylanan berat dosyasının da, tekrardan indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere saklanması gerekmektedir.
e-Devlet Uygulamalarının Adaptasyon Sürecinde de Yanınızda... Dönüşüm Başladı! LOGO, e-Devlet Uygulamalarının Adaptasyon Sürecinde de Yanınızda... Teşekkürler….