ESKİŞEHİR TAPU VE KADASTRO XVII.BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 08.04.2017 ESKİŞEHİR TAPU VE KADASTRO XVII.BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 04/02/2012

İyileştirme Takımını Adı: 15 Ben 1 Biz Takımın Lideri : Hilmi KISAAĞIL TANITIM : İyileştirme Takımını Adı: 15 Ben 1 Biz Takımın Lideri : Hilmi KISAAĞIL Takımın Raportörü : Mecit KAYA 04/02/2012

Takım Üyeleri : Ali SERDAR Nezayi ASLANPENÇESİ Kemal ÖNCÜ Vahdettin BOY Zekeriya DOLGUN Yaşar AKKUŞ Adnan GÜNEŞ Hatice AKPINAR Raziye DİVRİŞ Hakan BAYKAN Mutlu YILDIZ Taner ÜLKER Halil TÜRKDOĞAN 04/02/2012

İyileştirme Çalışmasının Konusu: Çalışmanın Başlama Tarihi : Arşivin elektronik sisteme geçirilememesi. Çalışmanın Başlama Tarihi : 31/01/2012 Çalışmanın Bitirildiği Tarih : 03.02.2012 04/02/2012

SUNUŞ Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü’nün görünen yüzü olan Tapu Müdürlüklerinin kendi iç dinamiklerini harekete geçirerek, içlerinde gerekli müdahalede bulunup düzeltebilecekleri sorunları tespit etmek ve çözüm önerileri geliştirmek; kendi inisiyatiflerini aşan konularda üst makamlara gerekli önergelerde bulunmak amacıyla oluşturulan “15 ben 1 biz iyileştirme takımı” Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinin kendi içindeki sorunlarını tespit edip çözüm önerileri sunmak üzere yedi farklı Müdürlükten 15 kişiyle toplanmıştır. 04/02/2012

31/01/2012 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında aşağıda açıklanan çalışmalar yapılmıştır. Takım liderinin seçimi : Takım lideri olarak Hilmi KISAAĞIL oy birliği ile seçilmiştir. Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Mecit KAYA oy birliği ile seçilmiştir. Takım isminin tespiti: Takımın ismi “15 BEN 1 BİZ iyileştirme takımı” olarak belirlenmiştir. Problem havuzu oluşturuldu. Bunun için beyin fırtınası yöntemi kullanıldı. 04/02/2012

PROBLEM HAVUZUNDA YER ALAN KONULAR 1- Önbaşvuru, 2- Halkla ilişkiler ve vatandaş memnuniyeti 3- Akit ve tescil 4- Nitelikli personelin istihdamı ve mevcut personelin eğitimi 5- Arşivin elektronik sisteme geçirilememesi 6- Tapu Müdürlüklerinde uzmanlaşmaya gidilmesi 7- Önbaşvuru yerine havuz sisteminin kurulması. Oluşturulan bu problemlerin puanlaması yapılmıştır. 04/02/2012

04/02/2012

Yapılan bu puanlamadan oluşan sıralamaya göre öncelikli sorun/konu olarak belirlenen “Arşivin elektronik sisteme geçirilememesi” maddesinin nedenlerinin araştırılmasına başlanılmıştır. Balık kılçığı teoremi ile “Arşivin elektronik sisteme geçirilememesi”” konusunun alt nedenleri ve bu nedenlerin alt nedenleri tespit edilmeye çalışılmıştır. Çıkan sonuçlara göre bir sınıflandırma oluşmuştur. 04/02/2012

Bu nedenlerin tespitinde Müdürlüklerimizde kullanmış olduğumuz TAKBİS sistemindeki verilerden faydalanılmıştır. Ayrıca gerek mesleki tecrübemiz gerekse takım üyelerinin eski kurumlarındaki deneyimlerinden de yararlanılmıştır. Yapılan takım faaliyetleri toplantılar sonucunda “Arşivin elektronik sisteme geçirilememesi” ile ilgili 4 ana başlık tesbit edilerek aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. 04/02/2012

04/02/2012

ARŞİVİN ELEKTRONİK SİSTEME GEÇİRİLİMEMESİ PROBLEMİNİN NEDENLERİ & ÇÖZÜM ÖNERİLERİ 04/02/2012

04/02/2012

04/02/2012

TAKBİS çalışmalarının personelin yetersizliği henüz tam olarak bitirilememiş olması, Maddi kaynak aktarılmamış olması Arşivin elektronik sisteme geçirilememesi 3 1 5 2 4 Teknik donanım ve personelin yetersizliği Tapu sicilinin elektronik ortamda taranamaması 04/02/2012

Uygulamada; Bir satış işleminde arşivdeki bilgilere erişme ve kontrol etme süresinin yaklaşık 20 dakikada tamamlandığı, dijital ortamda arşiv bilgilerine ulaşma süresinin ise yaklaşık 5 dakika olacağından %75 oranında zaman tasarrufu sağlanarak, müşterilerin tam gün boyunca talepleri kabul edilerek müşteri memnuniyeti %100’e yakın oranında artırılacaktır. 04/02/2012

SONUÇ : Arşivin elektronik ortama geçirilmesi sonucunda; “15 ben 1 biz iyileştirme takımı” olarak; Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü çalışanlarının çalışma kalitesini artırarak az zamanda çok iş yapmak, zaman, mekan, personel ve maddi kaynak’larda tasarrufa gidilerek, vizyon ve misyonumuz kapsamında vatandaş memnuniyetini esas alarak örnek ve lider kurum olmak, 04/02/2012

Devlete güvenirlik ilkesinin sürdürülmesi, Teşkilatımızın “Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi” ile çağdaş gelişim, ilerleme ve iyileştirme hareketine katkı sağlayabilecek fikirler üretmeye çalıştık. “Kurumumuzun ilerlemesi, biz çalışanlarının da ilerlemesidir” düşüncesinden hareketle, Teşkilatımızın yürüttüğü bu projenin her aşamasında üzerimize düşen görevi sonuna kadar yapmaya hazırız. 04/02/2012