Hassas Görevler hassas…çok…

Kamu İç kontrol Standartları KOS.2. Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler KOS.2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır.

Kamu İç kontrol Standartları KOS.2.6. İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. YÖNETİCİLER faaliyetler haritalandırılacaktır. hassas görevler belirlenecektir. hassas görevlere ilişkin prosedürler belirlenecektir. belirlenen prosedürler yayımlanacaktır. prosedürler personele duyurulacaktır.

Hassas Görev Nedir? Kamu yönetiminde yürütülen görevlerden bazıları; doğası, idarenin itibarı, yolsuzluk riski, gizli bilgilerin açığa çıkması ve benzeri yönlerden diğer görevlerle kıyaslandığında çok daha büyük önem taşımaktadır. Bu türden görevleri yürüten personelin niteliği, söz konusu görevlerin kesintisiz ve sağlıklı ifa edilebilmesi diğer görevlere nazaran daha fazla önem arz eder.

Hassas Görev Nedir? Birimin temel işlevini etkin biçimde yerine getirmesini etkileyebilecek riskler içeren, zamanında ve/veya doğru bir şekilde yerine getirilmesi halinde karar alma süreçlerini güçlendiren ve kaynakların etkin kullanımını sağlayan kritik öneme sahip sınırlı sayıdaki görevler hassas görevdir

Hassas Görevler Neden Tespit Edilmelidir ? Hassas görevlerin tespit edilmesi: Birimin fonksiyonlarını etkin bir şekilde ifa edebilmesi için kritik faaliyetlerin tespit edilmesini, Bu kritik faaliyetlerin gözden geçirilmesini ve bu sayede aksaklıklar varsa tespit edilmesini, Bu kritik faaliyetler için gerekli kontrol önlemlerinin alınmasını, temin eder.

Hassas Görevler Neden Tespit Edilmelidir ? Hassas görevlerin tespit edilmesi: Birimin faaliyetlerinin aksamadan yürütülmesine, Kamu kaynaklarının verimli biçimde kullanılmasına Hizmet kalitesinin artmasına, yardımcı olur.

Sorumluluk Hassas görevler harcama birimleri düzeyinde tespit edilmelidir. Hassas görevleri tespit etme sorumluluğu ilgili harcama birimi yetkilisindedir. Hassas görevlerin aksatılmaksızın sürdürülmesi için gerekli tedbirlerin alınması görevi de harcama yetkilisinin sorumluluğundadır.

Hassas Görevlerin Kaynağı Hassas Görevler tespit edilirken birimlerin; hizmet envanteri, stratejik hedefleri, performans hedefleri, operasyonel planları ve görev ve çalışma yönetmeliklerinde Yer alan görevleri esas alınır.

Hassas Görev Ön Şartları İdarenin hedeflerini etkileyebilecek kapasitede midir? İdare dışı üçüncü kişi ve kuruluşlarla ilişkili midir? Gizli bilgilere erişim sağlamakta mıdır? Mali değeri yüksek olan iş ve işlemlerle ilgili midir? Yüksek seviyede özel uzmanlaşma gerektirmekte midir? Birimin fonksiyonunun yerine getirebilmesi açısından kritik öneme sahip midir?

Belirleyici Sorular Hangi görevler gizlilik statüsündedir? Hangi alanlardaki faaliyetlerde hata veya usulsüzlük yapılması ihtimali daha fazladır? Hangi görevlerin belli bir zaman süreci içinde yerine getirilmesi önemlidir? Hangi alanlarda bilgi ve eğitim ihtiyacı çok yüksektir? Hangi görevler iç ve dış etkenlere yüksek derecede maruz kalır? Hangi görevler yerine getirilemezse mali kayba neden olur?

Belirleyici Sorular Hangi görevler yerine getirilemezse kaynak israfına neden olur? Hangi işler yüksek maliyetlidir? Hangi işlerin ya da süreçlerin aksaması birimin dışarıdan olumsuz tepki almasına neden olur? Hangi işlerde hesap verme yükümlülüğü fazladır? Hangi işler için çok fazla mesai harcanmaktadır? Hangi alanlarda çıkacak sorunlar, birimin fonksiyonunu yerine getirmesine engel olur? Kimlerin çok fazla sorumluluğu vardır?

Değerlendirme kriteri Yukarıdaki sorulara verilen cevaplarla tespit edilen görevlerin hassas olup olmadığı değerlendirilirken şu soru sorulmalıdır? Birimin, fonksiyonunu yerine getirebilmesi için hangi işin aksamaması gerekir?

Örnek… Personel kayıtları gizlidir, ancak görmemesi gereken bir kişinin bu kayıtları görmesi, birimin fonksiyonunu yerine getirmesini engeller mi? Cevap «evet» ise, bu iş fonksiyonel risk taşıyan hassas bir görev olarak belirlenmelidir. Aksi takdirde; a) Görev operasyonel risk içeren bir hassas görevdir. b) Görev fonksiyonel risk dışında (finansal, yasal, itibari vs.) riskler taşımaktadır. b) “gizlilik” kararı yersiz bir kontrol faaliyetidir.

Sonrası… Hassas Görevlerin envanteri çıkartılır. Bu görevler gözden geçirilir. Hangi aşamalarda aksaklıklar olabileceği tespit edilir. Bu aksaklıkların önlenebilmesi veya en aza indirilebilmesi için ne gibi önlemler alınabileceğine karar verilir. Görevlerdeki etkinliğin sağlanabilmesi için alınan önlemler sürekli olarak izlenir. Bu kontrollerin hayata geçirilmesi ile birim, görevlerini daha güçlü bir şekilde yerine getirmeye başlar.

Hassas Görevler Envanteri Harcama birimlerince tespit edilen hassas görevler Hassas Görevler Tablosu ile Mali Hizmetler Müdürlüğü, Strateji Geliştirme Müdürlüğü ve İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne bildirilir. İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü harcama birimlerinden alınan bu tabloları birleştirerek belediyenin hassas görevler envanterini oluşturur ve üst yöneticinin onayına sunar. Üst yönetici tarafından onaylanan hassas görevler, bu görevleri yürüten personele yazı ile bildirilir. Hassas görev envanteri, mali hizmetler müdürlüğü ve harcama birimlerince kontrol mekanizmalarının geliştirmesinde ve risk yönetim süreçlerinde dikkate alınır. Hassas görevler, en az yılda bir kez gözden geçirilir ve güncellenir.

Hassas Görevler Tablosu

İş Sürekliliğinin Sağlanması Hassas görevlerin yürütülmesinde iş sürekliliğinin sağlanması esastır. Harcama yetkilileri sorumluluk alanlarındaki hassas görevlerde iş sürekliliğinin sağlanması ve hassas görevden geçici veya kesin ayrılan personelin yerine gelen kişinin görev hakkında yeterince bilgi sahibi olmasını sağlayacak tedbirleri almalıdır. Hizmetin herhangi bir aksama olmadan sürdürülebilmesi için görevinden ayrılan personel ilgili harcama yetkilisinin bilgisi dâhilinde bir rapor hazırlayarak yeni göreve gelen personele vermeli ve sorumluluğu altındaki dosyaları da bir tutanakla teslim etmelidir. Raporda, yürütülmekte olan önemli işlerin listesi, öncelikli olarak dikkate alınacak konular, süreli işler listesi ve benzeri hususlara yer verilmelidir.

Örnekler Bütün personele Kurumun tüm IT sistemlerine giriş ve işlem yapma yetkisi verilmişse ve bu işlemlerdeki bir aksaklık Kurumun çok büyük maddi zarara uğraması, itibar kaybı veya faaliyetlerinde aksaklıklara sebep olabilecekse, bütün personelin yürüttüğü işler hassas görev haline dönüşmüş demektir.

Örnekler Birimin sürdürdüğü kamu hizmeti bakımından bir belgenin belirli bir dönem içerisinde belli yerlere ulaşması gerekiyorsa ve belgenin ulaşmaması Birimin fonksiyonunu yerine getirmemesine sebep olabilecekse; o belgenin hazırlanması ve dağıtımından sorumlu personelin görevleri hassas görevlerdir.

Örnekler Kurumun bütçesinde yer alan ödenekler kamu hizmetinin yürütülmesi için tahsis edildiğine göre, kamu hizmetinin aksamadan devamı ve kaynak israfının önlenmesi için tahsis edilen ödeneklerden kullanımların doğru planlanması bir hassas görevdir.