Foundation of Human Communication BÖLÜM 11:. SUNUM GELİŞTİRME TEKNİKLER Bölümün Özeti: Sunum yaparken konuşma nasıl olmalıdır. Konuşmacının içindeki duygularını anlamak Konuşmacının hissettiği duygularını yönetmek Kullanılan başlıkların daha azaltılması Sunumdaki asıl amacınızın tanımı Sunumdaki merkezi ana amacınız tanım

Foundation of Human Communication Kısım 11: Bölümden beklentiler: Bu Bölümü inceledikten sonra edinilen bilgilerin ışığı altında aşağıdaki hususları öğrenmiş olacağız: Bir sunumda konuşmanın kazanımları nelerdir? Halka hitap etmede uygulanan dokuz model nedir ? Sunumu yapan konuşmacının duyguları nedir ve bunun sebepleri nelerdir? Konuşmacıya yardımcı olacak 3 soru ve 3 strateji nedir? Sunumun 3 genel amacını öğrenmiş olacağız. Bir topluluğa yönelik özel amaçlı bir sunum nasıl yapılmalıdır?

Foundation of Human Communication Şu soruyu kendimize soralım:Soru:Seyahat ediyorsunuz ve Bir türk vatandaşı olarak hava alanında kendi lisanınız yerine ingilizce bir anons duyduğunuz zaman eminim hepiniz bu anons ne diyor diye sonuna kadar dikkatlice dinleyip anlamak istersiniz.Aksi halde anlamazsanız belkide uçağı kaçırabilirsiniz.Bu durum sizi hiç şüphesiz yoracaktır.Diğerleri bizimde ingilizce bildğimizi kabul edebilirler.Bu doğaldır.Buna rağmen,sunum için gerekli eğitimi aldıktan sonra ve ona ait teknik prensipleri ,yöntemleri ve becerileri öğrendikten sonra emin oluruz ki diğerleri bizi çok merakla ve heyecanla dinleyeceklerdir.

Foundation of Human Communication …/ halka hitap etmek,veya sunum yapabilmek öğrenilebilir,öğretilebilir bir prosesdir. Bu bir gelişme destekleme, organize olmak,ve sözel fikirlerin sunumunu yapmaktır.Sözlü bir sunum yapmak ile bir makale yazmak kesinlikle ayni şeyler değildir.konuşmada formal bir lisan kullanılmaz.Ancak yazıda ise daha formal bir yöntem kullanılır.Daha çok sunumda konuşma lisanı kullanılır.Kısa cümleler.Halbuki makalede kısa yerine daha uzun cümleler kullanıldığı bir gerçektir.Sunum hakkında bazı faydalı ip uçları size gelecekte yararlı olabilir. Gelecekte size gerek okuldaki kurslarınızda ve gerekse de mesleki hayatınızda bir avantaj sağlayabilir. Örneğin-okulda veya iş de prezantasyon yapmak gerekebilir. Siz bunu bildiğiniz ve iyi yapabildiğiniz için hatta size iş bile teklif edilebilir. Maaşınızda artabilir.

Foundation of Human Communication ../ Kendinizi sunum esnasında sinirli ve değişik duygularda hissedersiniz.Bu duyguları niçin hissetiğinizi ve bunları yenmeniz için size yardımcı ve duygularınızı kontrol altına alıp onları yönetmenize yardımcı olacak ve size kendi kendinize gereken güveni nasıl duyabileceğinizi açıklamaya çalışacağız. Burada aşağıda belirtilen hususlarda tam konsantre olmamız gerekmektedir.Bunlar Nasıl bir seçim yapacaksınız ve -konuyu nasıl daha asıl amacına zarar vermeden azaltabilmeye, -asıl amacınızın ne olduğunu tanımlamaya -merkezi bir ana fikir geliştirmeye, -genel amaçlı yeni fikirleri üretmeye ve -sunum için gerekli olan destekleyici dokümanları toplamaya.

Foundation of Human Communication …/ Sunum yaparken konuşma prosesi: Daha ileri gitmeden gene bir soru ile başlayalım.: Soru-1- Henüz sürücü kursunu bitirmeden kimbilir kaç kez direksiyon başına geçmişşinizdir ilk kez.Bu aynen ilk kez bir topluluğa sunum yapmak için bütün bir kitabı okumamış olmanız gibi bir şeydir. Bir sunumun nasıl yapılması gerektiği hususunda elbette konuyu bir incelemek elbette size yardımcı olacaktır.Öyleki bu kitabın 12 den 15ci kısıma kadar okumanıza gerek yoktur.1-konu başlığını seç ve başlığı kısalt, 2-amacınızı belirtiniz.

Foundation of Human Communication …./. 3.Merkezi ağırlıklı bir tema geliştiriniz 4.Ana fikri geliştiriniz 5.Destekleyici malzemeyi derleyiniz 6.Sunumu organize ediniz 7.Sunumun denemesini yapınız 8.Sunumu yapınız sonra 9.Salondaki topluluğu model olarak orta yerde düşününüz. yukarıdaki hususlar bir topluluk önünde bir konuşma yapmak için gerekli olan aşamalardır. Dinleyici kitleyi esas alan sunumları yapan konuşmacılar gelenksel olarak dinleyici kitlesinin değişmesine karşı daha duyarlıdırlar.

Foundation of Human Communication Konuşmacının hissiyatını anlamak: Yukarıdaki prosesler sizin ilk kez yapacağınız sunumunuz için yeterli olavaktır. Hala daha sinirli hissediyorsanız siz burada yalnız değilsiniz.sizingibi çoğu sunuca ayni şeyleri hisseder.%80 üzerinde insan bir topluluk önünde konuştuğu zaman çok karışık duygular hisseder. Örnek::John F.Kennedy,Winston Churchill dahi topluluğa konşurken konuşma heyecanı duymuşlardır. Harry Potter ,Senerist J.K. Rowling 2008 senesinde Harvard Üniversitesinde mezuniyet töreninde konuşma yaparken heyeceanlanmışlardır.

Foundation of Human Communication Netice olarak bu duyguyu nasıl yeneriz?Bu sorunun cevabı kendi duygularını kendinizin kontrol etmesi için “doğru bilgi ye sahip olmak ve kendi kendinizi sakinleştirmektir bu sorunun cevabı. Şunu hiç unutmayınızki çoğu konuşmacı göründüğünden daha çok heyecan duymaktadır. Antiperspirant sloganı “ başkalarını sizi terlerken görmesine kesinlikle izin vermeyiniz.Fakat,artan terlemeniz,titreyen elleriniz,dizlerinizin biribirine vurması mutlaka sizi izleyen dinleyici tarafından görülebilir. Buna biz şeffaflığın yanılması” deriz.

Foundation of Human Communication Konuşmacının duygularını nasıl yeneriz Bunun için aşağıdaki husulara dikkat etmek gerekir: Çok iyi hazırlanmak duyulan heyecan ve sinirliliği duyguları azaltabilir. Fikir ve anlaşılır bir özet yapınız.Uygun bir başlık bulunuz. Deneme sunumu yapınız.Kendinizi bir odada kabul edip sesli konuşunuz. Ayağa kalkıp salonun ön kısmına yürüyün. Konuşmanıza yüksek sesle başlayınız.Sonra sakince konuşunuz. Geçekci bir deneme yapınız.Bu durum sizin gerçek yapacağınız sunumda size daha çok güven verir.Başarılı bir sunum yapmanızı sağlar.

Foundation of Human Communication Dinleyici kitleye odaklan: İletişimin temel prensibine göre “kitle –merkezli “iletişim sunum sırasındaki duygularınızı azaltmada anahtar rol oynamaktadır. Diinleyici kitlenizin ilgilendiği hedef ve amaçları önem verip ön planda tutunuz. Onların nasıl bir reaksiyon vereceklerini göz önüne getiriniz. Sunumunuzu gözünüzde aldığınız tepkiye göre uygulayınız,canlandırınız.. Dinleyici kitlesine ne kadar çok konsantre olursanız ,kendi sinirlerinize daha az teslim olursunuz.

Foundation of Human Communication Vereceğiniz mesajınıza odaklanınız: Bu çok uygun bir stratejidir duygularınızı azaltma ve yenmek için. Bu sizin ne kadar sinirli olduğunuza düşünmenizi engelleyecektir. Mesajınıza bir kere odaklandıktan sonra ayni şekilde devam ederek sunumunuzu devam ettiriniz. Sesiz olarak açılış cümlelerini yapınız ve kendi kapanış konuşmanızı yine ayni şekilde tekrarlayınız sessizce. Kendi kendinize mental konuşma yapınız. Positiv düşünce ,positiv gayret,positive düşünce için gereklidir. “Bu sunumu yapabileceğinizi söyleyiniz kendi kendinize. Sunum öncesi uygulama yapmak tavsiye edilir ve çok faydalı olup sunum esnasındaki sinirleri gevşetir.

Foundation of Human Communication Derin nefes alma teknikleri uygulamak: Konuşma yapmak için bu şansı değerlendirmek, Profesyonellerden yardım almak bu iş için gereklidir.

Foundation of Human Communication IDENTIFY YOUR PURPOSE You have a topic in your mind.you need to clarify your purpose for your presentation.If you are unclare about exactly what you hope to accomplish you probably accomplish nothing.A clear purpose may help you to get a clar main idea. Firstly –to inform-define –describe-explain a thing,personplace,or process. Secondly-to persuade-to change or reinforce audience members ideas or urge them to do something. Thirdly-to entertain-to amuse an audience Fix your general purpose and specific purposes. Use direct,specific language for a good centar idea.

Foundation of Human Communication Developing Your Centarl Idea: İt should be –audience –centered ,reflect single topic-use direct,specific language. GENERATING MAIN IDEAS How many main ideas should you have depends time limitation,and topic will decide .a short (3-5 min) presentation may have one main idea,or a longer time 8-10 min may be 4 to five main ideas.main ideas should be more interesting relevant and perhaps persuasive to your audience.for example: 1993 bomb explodes in the undergrond parking garage of the world trade center,killing six people. 1995 car bomb ib Riyadh,saudi arabia,kills seven people,five americans military and civilian national guard advisors. 2000-bomb damages the USS Cole inport of Aden ,Yemen,killing17 people american sailors. All these attacks could become the main ideas of your speech.

Foundation of Human Communication GATHERING SUPPORTIVE MATERIAL Some relevant documents can be listed below: Sources of supporting material The internet The library Books, Peridicals Newspapers Refernce sources Governement documents Special services

Foundation of Human Communication

Foundation of Human Communication

Foundation of Human Communication

Foundation of Human Communication Step-two Analyze the problem: Some essential question that help you analyze problems include the following: How long has the problem been in existence? How widespread is the problem? What are the causes of the problem? What are the effects of the problem? What are the symptoms of the problem? Who is harmed by the problem? What methodes already exist for managing the problem? What are the limitation of existing methods? What obstacles keep the group from achiveing the goal. ………………. 20

Foundation of Human Communication Step-two…./ Group members should develop criteria for an acceptable solutions. Criteria:- are standards for an acceptable solution to a problem. Some examples for criteria: solution should be inexpensive, solution should be accepted by all group-solution should be implemented by a certain date…. To identify the criteria we use “force field analysis technique. This technique works best when your group has identified a clear goal and needs to assess what is happening now that increase the possibility to achive the goal is highly likely. One caution:be careful not to spend so much time overanalyzing the data you forget the purpose of the group 21

Foundation of Human Communication Step-three: Generate Creative solutions: Up to now you have now identified a specific problem, analyzed its causes and history,and established clear criteria for solution,you are ready to generate creative options to solve the problem. Creativity : is the generation ,application ,combination and extension of new ideas. Your group is more likely to be creative if you do the following things: Make sure everyone knows the precise nature of the problem. Review and summarize the analysis of the problem. Promote a climate of freedom Dont judge and evaluate the ideas of others prematurely 22

Foundation of Human Communication Step-three: Brainstorming this is the classical technique for identifying possible solutions to a problem.This technique has been developed by some 40 years ago ,an advertising executive to encourage a group to be creative.However,this is not used effectively.the key to maing brainstorming work –to generating many creative ideas is to separate the generation of ideas from the evaluation of ideas.this means group members feel free of critism,snickering or being made to feel foolish.some laughs,some sneer,some frown too. After this is over then comes the evaluation of ideas step.some members are shy or uncomfortable. Rules for brainstorming are:set a side judgement-think as many idea as you can-record the ideas on a board-try to wild ideas-piggyback of someone else idea. 23

Foundation of Human Communication Step-four: Select the best solution the next step is to evaluate the ideas that your group identified and pick up the best solution.the group members now take the long list of ideas generated evaluated by the group determine which ones best to meet the criteria they identified when they analyzed the problem. They also determine which solution best achive the clear elevating goal they identified. The long list of solution can be reduced by the following approaches: decision by expert;let someone who has a high credibility to narrow the list. -Rank;-tell group members to rank their top five choices from 1 to 5 -Rate;-Majority vote;-concensus 24

Foundation of Human Communication Step-four…: concensus occurs when there is enough agreement that group members will all support a decision.Concensus takes time.strategies that can help groups reach concensus below: Three startegies may be considered. - be goal- oriented- keep the outcomes in mind as you talk.keep group focused on the goal. - listen-work to clarify any misunderstandings.keep eye contact with the speaker. - Promote honest dialogue and discussion.-if many ideas are shared is likely that concensus occurs.just dont give in to avoid conflict. Groupthink- occurs when group members seemingly agree but primarily just want to avoid conflict.no concensus. concensus.some major accidents happened due to this 25

Foundation of Human Communication Step-five: Take Action- will it work? Ask this question.Do pilot test.Go to public see what they think about. 26

Foundation of Human Communication ENhancing Group and Team Leadership: what is leadership?- It is the ability to influence others through communication.Leader is someone who delegates and directs the group.leader takes responsibility from an assigned project or job. The traits of the leader- the trait,functional,styles,situational and transformational can be mentioned. Trait Approaches: The question is “are leaders born or made? The trait approach suggest that there are certain attributes or traits that make leaders.According to this approach if you are born with these traits or if you cultivate leadership skills ,then you are going to be a leader.intelligence, confidence,social skills,general administrative skills physical energy,and enthsiasm that some laeders are possess. 27

Foundation of Human Communication ENhancing Group and Team Leadership: effective leaders develop persuasive arguments and comfortable expressing their ideas to others.Mind you having all these traits that does not mean that you will be an effective leader.Effective leaders lead and adapt to others .However,leadership is more complicated than these. Functional Approach: This essentially categories the leadership behaviors or funtions that need to be performed to enhance the working of a group.There are two broad leadership funtions: 1-task funtions,2- process functions.they are familiar.similar to the groups types roles that we discussed in chapter 9. 28

Foundation of Human Communication ENhancing Group and Team Leadership: task functions include behaviors that help the group or team get the work done. if the leader is appointed or elected that leader make sure that the task is completes the task it is tackling. Several people can share leadership functions.some are below: Helping to set the groups agenda Recording what the group does Prepare and distribute handouts Initiating or proposing new ideas Evaluating ideas … 29

Foundation of Human Communication ENhancing Group and Team Leadership: Styles Approach:there are three types of this leadership style: -Authoritarian leaders -democratic leaders -laissez-faire. Situational approach to leadership views leadership as an interative process in which such factors as culture,time limitation-member personalities-the work group needs to do determine a particular style of leadership.some times group need a strong autoritarian leader to make decisions quickly so that group achive its goal. 30

Foundation of Human Communication ENhancing Group and Team Leadership: Transformatioanl approach-this is a new leadership approaches to have been emerged.This influences the group or organization by transforming the group ,giving it a new vision,energizing and realigning the group culture or givng the group a new structure.three types available: -build a shared vision-get ideas of others and share them. -challenge existing ways of thinking-some changes -be a system thinker-do things in systematically everything in systems. 31

Foundation of Human Communication ENhancing Group and Team Meetings: Manage Meeting structure: An agenda- is a list of the key issues,ideas,and information that will be discussed,in the order of discussion.How do you create a well –crafted agenda.consider three steps: -determine your meeting goals -identify what needs to be discussed to achieve the goal -organize the agenda 32