2012

GENÇ BEYİNLER İYİLEŞTİRME TAKIMI

09/01/2012 Tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında aşağıda açıklanan çalışmalar yapılmıştır. Takım Liderinin seçimi: Takım lideri olarak Erdal YORULMAZ oy birliği ile seçilmiştir. Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Cebrail KILIÇ oy birliği ile seçilmiştir. İyileştirme takımımız, öncelikli olarak mevcut durum tespitine yönelik SWOT analizi yaparak kurumun güçlü ve zayıf yönleri ile fırsat ve tehditlerini belirlemiştir. İyileştirme takımımız tarafından SWOT analizi çerçevesinde kurumumuz problem havuzu oluşturmuş ve bunun için beyin fırtınası yöntemi kullanmıştır. Beyin fırtınası yöntemi ile oluşturulan problem havuzunun puanlanması neticesinde ; “ Kurumda çalışan personelin memnuniyetsizliği “ problemi en yüksek puanı almıştır. Takımımız en yüksek puan alan problem çözümüne yönelik olarak Balık Kılçığı yöntemini kullanarak neden analizi yapmış ve neden analizinde ana sorunun nedenlerine inildiğinde ortak alt neden olarak “ Kurumumuzda yapılan iş ve işlemlerin çeşitliliği, belirli bir uzmanlık gerektirmesi, iş riski, yükü ve sorumluluğun fazla olmasına rağmen, maddi ve manevi karşılığın alınamaması” nedeni belirlenmiş ve çözüm önerisi olarak “ Personelin motivasyonunu etkileyen problemler tespit edilerek memnuniyetsizliği giderecek çözümler bulunması” karar verilmiş olup buna ilişkin bir iş planı hazırlanarak uygulanmıştır.

1. Hafta ( ) - Takımda Lider ve Raportör Seçimi - Problem Havuzunun oluşturulması - Önemli olan problemin seçimi 2. Hafta ( ) - Çalışma Programının hazırlanması - Sebeplerin tespit edilmesi -Çözüm önerilerinin tespit edilmesi 3. Hafta ( ) - Sunum yapılması - Rapor yazılması 4. Hafta ( ) - Yönetime Sunum Yapılması Çalışma Programı

1 – Çalışan personelin kurum memnuniyetsizliği 2 – Personel ile daire amirleri arasındaki iletişim eksikliği. 3 – e-devlet üzerinden Tapu Müdürlüğü’ne gelmeden işlem yapılamaması 4 – Kurumun imajı – tanıtımı 5 – Tapu kütüklerinin kaldırılarak tescillerin elektronik ortamda yapılamaması. 6 – Sahteciliğin Önlenememesi. 7 – Çalışanların ( 1007 md.) sehven yaptığı hatalarda, zaman aşımı uygulanmaması 8 – Kurum içerisinde personel eğitiminin eksikliği azlığı. 9 – İdarecilerin uzmanlık alanlarına göre atanmaması ya da atanmadan önce yeterli eğitimin verilmemesi. 10 – Tapu Müdürlüklerinin mekansal güvenliği 11 – Personelin ödüllendirilmesi ile ilgili kıstaslar 12 – Sosyal tesis eksikliği

PROBLEM HAVUZU PUANLAMA SIRA NOPROBLEME.Y.C.K.Y.AM.BH.H.A.M.Y.C.Ç.Z.B.M.K.M.B.S.Ü.Y.Z.İ.B.K.Ö.K.TOPLAM 1 Çalışan personelin kurum memnuniyetsizliği Personel ile daire amirleri arasındaki iletişim eksikliği e-devlet üzerinden tapu müdürlüklerine gelmeden işlem yapılamaması Kurumun imajı – tanıtımı Tapu kütüklerinin kaldırılarak ve tescillerin elektronik ortamda yapılmaması Sahteciliği önlenememesi Tapu memurlarının (1007 md.) sehven yaptığı hatalarda zaman aşımı uygulanmaması Kurum içerisindeki personelin eğitimin eksikliği, azlığı İdarecilerin uzmanlık alanlarına göre atanmaması yada atamadan önce yeterli eğitimin verilmemesi Tapu müdürlüklerinin mekansal güvenliği Personelin ödüllendirilmesi ile ilgili kıstaslar Sosyal tesis eksikliği

Sıra No Yapılacak İşSorumluSüreç 1. Memnuniyetsizliğin sebeplerini araştırmak için çalışanlarla anket yapılması. Genç Beyinler İyileştirme Takımı Lideri ve Üyeleri Çalışanlarla yapılan anket sonuçlarının değerlendirme toplantısı yapılması. 2. Problem konusunda üst yönetim ile irtibata geçilmesi, Genç Beyinler İyileştirme Takımı Lideri Üst Yönetim ile Görüşme. Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü çalışanlarının hizmet kalitesini artırmak için Genç Beyinler Takımının sunmuş olduğu çözüm önerileri.

1.Medeni Kanunun Maddesinin, personel üzerindeki olumsuz etkisi. 2.İş yükü fazlalığı. 3.Kurumuzda çalışan personele yönelik rehberlik ve psikolojik danışmanlık hizmetlerinin eksikliği. 4.Özlük hakları (Ödül ve ceza sistemi, sosyal imkanların sınırlı olması.) 5.Denetim ve teftişlerin personel üzerindeki etkisi. 6.Personelle idareciler arasındaki iletişim eksikliği. 7.Sahtecilik 8.Kurum imajının personel üzerindeki etkisi. Ortak Alt Neden Kurumumuzdaki yapılan iş ve işlemlerin çeşitliliği, belirli bir uzmanlık gerektirmesi, iş riski, yükü ve sorumluluğun fazla olmasına rağmen maddi ve manevi karşılığının alınamaması.

Problemin NedenleriÇözümleri 1. Medeni Kanunun maddesinin personel üzerindeki olumsuz etkisi. - Personelimizin kasıtlı olamadan yapmış olduğu hatalarda 10 yıllık zaman aşımı süresine tabi tutulması. - Doğacak maddi tazminatlara karşı Döner Sermaye İşletmesi Müdürlüğü bünyesinde bir fon oluşturularak zararların karşılanması. - Doğacak olana tazminatın mirasçılara rücu edilmemesi Personelin yaptığı ve yapacağı işlemlerde sürekli tereddüt yaşaması Bu madde sebebiyle personelin performansının düşmesi Performans kaybı nedeniyle vatandaş ile sorunlar yaşanması Bu madde sebebiyle personelin gelecek endişesi taşıması, başka kurumlara geçiş yapmak istemesi.

2. İş Yükü Fazlalığı - Belediyelerce tahsil edilen emlak vergisi, maliye tarafından düzenlenen veraset vergi ilişiği, DASK’ın zorunlu deprem sigortası takibinin kurumumuzca yapılmaması. - Adli makamlardaki TAKBİS uçlarının aktif kullanımı ile tapu kaydı talebi ve şerh işlemlerinin sistem üzerinden ilgili kurumca yapılması. - T.C.K., D.S.İ. vb. yoğun kayıt talep eden kurumlara da TAKBİS ucu verilerek müdürlüklerdeki iş yükünün hafifletilmesi. - Kurum amirlerince yeterli performans gösteremeyen personelin yetişmesinde hizmet içi eğitime daha fazla önem vermek suretiyle adil iş dağılımına katkıda bulunulması Kamu kurum ve kuruluşları ile adli mercilerin kurumumuz üzerindeki iş yükü fazlalığı 2.2. Nitelikli personel sayısının yetersizliği 2.3. Adil iş dağılımın yapılmaması Daire amirlerinin işlemleri belirli personeller üzerinden yürütmesi Personelin kendini güncelleyememesi 2.4. Hizmet içi eğitimlerin yetersiz olması

3. Kurumumuzda çalışan personele yönelik rehberlik ve psikolojik danışmalık hizmetlerinin eksikliği 3.1. İşin getirdiği yükümlülükler nedeniyle personelin psikolojisinin bozulması 3.2. Bölge bazında, her bölgenin karşılaşmış oldukları sorunların çözümünde rehberlik yönteminin uygulanmaması - Belirli periyotlarda kurumuzda çalışan personele rehberlik ve psikolojik desteğin verilemesi. - Sosyal aktivitelerin sağlanması.

4. Özlük Hakları ( Ödül ve ceza sistemi, sosyal imkanların sınırlı olması) 4.1. İş riski tazminatının ödenmemesi 4.2. Ödül ceza sisteminde, ödül sisteminin uygulanmaması 4.3. Kurumumuz çalışanlarının yapmış olduğu işlemlerin uzmanlık gerektiren işlemler olmasına rağmen çalışanlara uzmanlık kadrosunun verilmemesi Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü’nde çalışan personelin diğer kamu kurum ve kuruluşlarında çalışan personel ile aynı statüye tabi tutulması 4.4. Kurumumuzda lojman ve sosyal tesis eksikliği - Kurumumuzda yapılan işlemlerin uzmanlık gerektiren işlemler olması sebebiyle Uzmanlık kadrosunun verilmesi, personelimizin motivasyon ve performansını artıracak ödül sisteminin daha fazla uygulanması, sosyal ve özlük haklarında gerekli iyileştirmenin ( lojman ve sosyal tesislerin artırılması vb.) yapılması.

5. Denetim ve teftişlerin personel üzerindeki etkileri 5.1. Denetim ve teftişlerin personel üzerindeki olumlu etkileri Yapılan denetim ve teftişler yol gösterici (eğitici) mahiyette olup, personelin hatalarını görerek tekrarlamaması Personelin kanun, tüzük, yönetmelik ve genelgeleri daha dikkatli takip ederek muhtemel hataları önüne geçilmesi 5.2. Denetim ve teftişlerin personel üzerindeki olumsuz etkileri Denetim sorumlularının denetimlerde personellere önyargılı tutum ve davranışları Denetim sorumlularının tutumları karşısında personelin kendini ifade edememesi - Denetim sorumlularının denetime başlamadan önce personelin sorunlarını dinleyerek denetimlere başlaması, karşılaşılan sorunlara yol gösterici davranışlar sergileyerek çözüm üretme yoluna gitmesi.

6. Personelle idareciler arasındaki iletişim eksikliği 6.1. İdarecinin memuru, memurun idareciyi anlayamaması 6.2. İş yoğunluğu nedeniyle iletişime zaman kalmaması 6.3. Müdürlük personeli ile idareci arasında sosyal aktivitelerin yetersiz kalması - Müdürlüklere Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü’nce personelin daire dışı sosyal aktivitelerde bulunabilmeleri ve iletişimi güçlendirebilmeleri için ödenek tahsisinin sağlanması.

7. Sahtecilik olaylarının önlenememesi Sahtecilik ile ilgili eğitim eksikliği 7.2. İbraz edilen ve tereddüte sebebiyet veren evrakların gerçekliğinin teyit edilme güçlüğü - Kurumumuzca diğer kamu kurum ve kuruluşlarına tanınan TAKBİS veri paylaşımının benzeri uygulaması Noterler Birliğiyle protokol yapılarak vekaletnamelerin bilgisayar ortamından teyit edilebilme imkanının sağlanması. -Konsolosluklarca verilen vekaletnamelerde kimlik fotokopisinin eklenmesi. - Nüfus Müdürlüğü’nce verilen son nüfus cüzdanının MERNİS sisteminden görülmesi. -Parmak izi uygulaması ya da retina tarama uygulaması. -Sahteciliğin belirlenmesi ile ilgili eğitim verilmesi.

8. Kurum imajının personel üzerindeki etkisi 8.1. Vatandaşların kurumumuza bakış açısı 8.2. Kamu kurum ve kuruluşları ile sivil toplum örgütlerinin kurumumuza bakış açıları 8.3. Basın yayın organlarının kurumumuz hakkındaki olumsuz haberleri - Kurumumuzda yapılan hizmetlerin ve işlemlerin basın yayın organları vasıtasıyla reklamının yapılması. - Taşra teşkilatındaki kurum amirlerinin: mülki amir, daire amirleri ve sivil toplum örgütleri ile daha yakın ilişkilere girerek yaptığımız hizmetlerin öneminin anlatılması. - Kurum imajının en verimli yönde anlatımının sağlanarak verilen bu imajın personel üzerinde pozitif bir sinerjiye dönüştürülmesi.