T.C. NEVŞEHİR ÜNİVERSİTESİ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İÇ KONTROL SİSTEMİ VE İÇ KONTROL EYLEM PLANI

SUNUM PLANI SUNUM PLANI İç Kontrol Nedir? İç Kontrolün Amaçları ve Temel İlkeleri İç Kontrolde Sorumluluklar Kamu İç Kontrol Standartları (Eylem Planı) İzlenmesi Gereken Yol İç Kontrol Eylem Planı

İç Kontrole İlişkin (Dayanak) Mevzuat 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55,56,57 ve 58 inci maddeleri) İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği

İç Kontrol Nedir? İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; Etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, Varlık ve kaynaklarının korunmasını, Muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, Mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan; organizasyon, yöntem ve süreç, iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür. *5018 Sayılı Kanun Md.55

İç kontrol, belli noktalarda, belli alanlarda ve belli zamanlarda değil; tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir süreçtir. İç kontrol bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırma amacı taşıyan bir yönetim aracıdır. Ancak hedefleri belirlemez. Belirlenmiş hedeflere ulaşabilmek için makul güvence sağlar. Yönetimin sorumluluğundadır. Risk esasına dayanır. İdarenin mali ve mali olmayan tüm işlemlerini kapsar. Sadece yazılı dokümanlara(form, belge, el kitabı vb.) dayanmaz. Güçlü ve pozitif bir ortamı da ifade eder.

Evrakların kontrolü değildir İç kontrol sadece belirli evrakların, kişilerin veya olayların kontrol edilmesi demek değildir. İç kontrol, varılmak istenen hedefe doğru gidip gitmediğimiz ve bu amaçla yapılan faaliyetlerde ne kadar “kontrol” sahibi olduğumuzla ilgilidir. Statik bir sistem değildir İç kontrol bir kere kurulan ve kurulduktan sonra hep ilk kurulduğu şekliyle uygulanan statik bir sistem değil yaşayan bir süreçtir. Sürekli gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi gerekir.

İç Kontrolün Amaçları Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesi, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesi,   Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesi, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfının önlenmesi ve kayıplara karşı korunması, * 5018 Sayılı Kanun Md.56

İç Kontrolün Temel İlkeleri İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür.   İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. İç kontrol konusunda tüm çalışanların rol ve sorumluluğu aynı olmamakla birlikte işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. * İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.6

İÇ KONTROLÜN SAHİBİ KİMDİR ?

İç Kontrolde Sorumluluklar Üst Yönetici(Rektör) Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç Denetim Birimi * 5018 Sayılı Kanunun 11.,60., 63. ve 64. maddelerinde belirlenmiştir.

HARCAMA BİRİMLERİ MALİ HİZMETLER BİRİMİ(SGDB) İÇ DENETİM BİRİMİ ÜST YÖNETİCİ (REKTÖR) HARCAMA BİRİMLERİ MALİ HİZMETLER BİRİMİ(SGDB) İÇ DENETİM BİRİMİ Ön Mali Kontrol İÇ KONTROL

Yönetsel Sorumlu : REKTÖR Üst Yöneticiler, mali yönetim ve iç kontrol sisteminin; Kurulması İşleyişi Gözetilmesi İzlenmesinden sorumludurlar. Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri ve mali hizmetler birimi aracılığıyla yerine getirirler. * 5018 Sayılı Kanun Md.11, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.8

Harcama Birimlerinin Sorumluluğu Harcama yetkilileri, görev ve yetki alanları çerçevesinde; İdari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden rektöre karşı sorumludurlar. Planlama(SP Hazırlık Çalışmaları) Programlama(PP Hazırlık Çalışmaları) Bütçeleme(Bütçe Hazırlık Çalışmaları) Harcama Talimatı verme ve giderin gerçekleştirilmesi Belgelendirme Ön mali kontrol ve süreç kontrolü(mali mevzuata uyum, ödeneklerin ekonomik, verimli ve etkili kullanımı) Ödeme emri verme * * İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.8

İç Kontrolde Sorumluluklar Üst Yönetici (Rektör), Harcama Yetkilileri ve diğer yöneticiler, yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için, Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, Kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. Üst yönetici ve bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporları ile idare faaliyet raporlarına eklerler.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Sorumluluğu Koordinasyon Konsolidasyon Veri Toplama İzleme Kontrol Muhasebe Raporlama Danışmanlık Strateji Geliştirme Daire Başkanı, mali yönetim ve kontrol alanındaki görevlerini yerine getirmekten Rektöre karşı sorumludur.

İç Denetim Biriminin Sorumluluğu İç kontrol sistemini denetlemek İç kontrol sisteminin yeterliliği, etkinliği ve işleyişi ile ilgili olarak yönetime,bilgi sağlamak,değerlendirme yapmak ve önerilerde bulunmaktan sorumludur. Üst Yönetici, İç Denetçilerden iç kontrol ilkelerine ve iç kontrol sisteminin oluşturulmasına yönelik görüş alabilir. *5018 Sayılı Kanun Md.64, İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Md.7,11,15

Kamu İç Kontrol Standartları (Eylem Planı) İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 5. maddesinde; İç Kontrol Standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirleneceği ve yayımlanacağı ifade edilmiştir.

Kamu İç Kontrol Standartları İç kontrol sisteminin uygulama esnasında başvurduğu temel ilkelerdir. Standartlar, kontrol sürecinde en önemli faktördür. İç kontrol sisteminin belirlenmiş esaslara uyumlu olarak yürütülmesini sağlar ve uygulamaya yönelik öneriler içerir. İç kontrol sistemine yönelik açıklamalar içerdiğinden sistemin işleyişinin çalışanlar ve yöneticiler tarafından daha iyi anlaşılmasını sağlar.

Kamu İç Kontrol Standartları Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğde (5) başlık altında toplam (18) standart ve her bir standart için gerekli (79) genel şartlar belirlenmiştir. İdarelerin ayrıntılı iç kontrol standartları belirleme zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak idarelerce gerek görülmesi halinde ayrıntılı iç kontrol standartları belirlenebilecektir.

İç Kontrolün Standartları Kontrol Ortamı Standartları Risk Değerlendirmesi Standartları Kontrol Faaliyetleri Standartları Bilgi ve İletişim Standartları İzleme Standartları

Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Etik Değerler ve Dürüstlük Etik Değerler ve Dürüstlük Etik Değerler ve Dürüstlük Etik Değerler ve Dürüstlük Etik Değerler ve Dürüstlük Etik Değerler ve Dürüstlük Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Bilgi ve İletişim Bilgi ve İletişim Bilgi ve İletişim Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi İç Kontrolün Değerlendirilmesi İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Raporlama Raporlama Raporlama Raporlama Raporlama İç Denetim İç Denetim Personelin Yeterliliği ve Performansı Personelin Yeterliliği ve Performansı Personelin Yeterliliği ve Performansı Personelin Yeterliliği ve Performansı Personelin Yeterliliği ve Performansı Hiyerarşik Kontroller Hiyerarşik Kontroller Hiyerarşik Kontroller Hiyerarşik Kontroller Hiyerarşik Kontroller Hiyerarşik Kontroller Hiyerarşik Kontroller Hiyerarşik Kontroller Hiyerarşik Kontroller Hiyerarşik Kontroller Hiyerarşik Kontroller Kayıt ve Dosyalama Sistemi Kayıt ve Dosyalama Sistemi Kayıt ve Dosyalama Sistemi Kayıt ve Dosyalama Sistemi Kayıt ve Dosyalama Sistemi Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Yetki Devri Yetki Devri Yetki Devri Yetki Devri Görevler Ayrılığı Görevler Ayrılığı Görevler Ayrılığı Görevler Ayrılığı Görevler Ayrılığı Görevler Ayrılığı Görevler Ayrılığı Görevler Ayrılığı Görevler Ayrılığı Görevler Ayrılığı Faaliyetlerin Sürekliliği Faaliyetlerin Sürekliliği Faaliyetlerin Sürekliliği Faaliyetlerin Sürekliliği Faaliyetlerin Sürekliliği Faaliyetlerin Sürekliliği Faaliyetlerin Sürekliliği Faaliyetlerin Sürekliliği Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri Bilgi Sistemleri Kontrolleri Bilgi Sistemleri Kontrolleri Bilgi Sistemleri Kontrolleri Bilgi Sistemleri Kontrolleri Bilgi Sistemleri Kontrolleri Bilgi Sistemleri Kontrolleri Bilgi Sistemleri Kontrolleri

I.Bileşen : Kontrol Ortamı Bir bina için temel ne anlam ifade ediyorsa, bir kurumun iç kontrol sistemi için de çalışma ortamı odur. Çalışanların, kurumun varlık sebebini, kendi görev ve sorumluluklarının neler olduğunu, hangi fiil ve davranışlarının kabul edilebilir, hangilerinin kabul edilemez olduğunu bildikleri, İşe alma, terfi, eğitim, disiplin, mali ve sosyal haklar vb. insan kaynakları uygulamalarının yazılı olarak objektif kurallara bağlandığı ve çalışanlar arasında her hangi bir ayrımcılığın söz konusu olmadığı

I.BİLEŞEN : KONTROL ORTAMI Görev tanımları çerçevesinde kendilerine verilen işlerin yürütülmesi için eğitim ve donanım başta olmak üzere çalışanlara gerekli kaynakların tahsis edildiği, Yöneticilerin çalışanları motive ederek onlarla aynı hedefe doğru kilitlendiği, Kurum çalışanları ve birimleri arasında raporlama ve hiyerarşik ilişkilerin açık ve net olarak belirlendiği bir ortam, Amaçların gerçekleştirilmesi için uygun bir çalışma ortamının var olduğuna işaret eder.

I.BİLEŞEN : KONTROL ORTAMI Kontrol ortamı maddi ve maddi olmayan unsurlara sahiptir. – Dürüstlük, doğruluk ve etik değerler – Yetkinlik – Yönetim kurulu ve denetim komitesi – Yönetim tarzı ve felsefesi – Organizasyon yapısı – Yetkilendirme ve sorumluluğun verilmesi – İnsan kaynakları politikaları ve uygulamaları Etkin bir kontrol ortamı çalışanların kendi sorumluluklarını ve yetkilerini anladıkları ve etik davranmayı üstendikleri zaman oluşabilmektedir.

II.Bileşen : RiskDeğerlendirmesi Risk Değerlendirmesi nedir ? Risk değerlendirmesi kurumun, faaliyetlerde etkinlik, mali raporlarda güvenilirlik ve düzenlemelere uyum hedeflerini olumsuz etkileyecek iç ve dış olayların tespit ve analiz edilerek bunlara uygun cevaplar verilmesini belirleme sürecidir. İç Kontrol faaliyeti risk esaslı olarak gerçekleştirilmelidir. Risk Değerlendirmesinde Yöntem Öncelikle kurumun amaçları açık, net ve tutarlı biçimde belirlenmelidir. Amaçlar belirlendikten sonra amaçlarla bağlantılı iç ve dış kaynaklı riskler tanımlanır,değerlendirilir ve alınacak tedbirler kararlaştırılır.

III.Bileşen : Kontrol Faaliyetleri Kontrol faaliyetleri, kurumun amaçlarına ulaşmasını etkileyebilecek risklerle başa çıkmak üzere belirlenen ve uygulamaya konulan politikalar ve prosedürlerdir. Kontrol faaliyetleri riskleri kabul edilebilir düzeylerde yönetmek için kullanılır. Risklerin çeşidine göre, önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Kontrol Faaliyetlerinin çeşitleri: Yetki-onay prosedürleri Görevlerin ayrılığı Hiyerarşik kontroller Varlıkların fiziki güvenliği Kayıt ve dosyalama Bilgi teknolojileri kontrolleri

IV.Bileşen : Bilgi ve İletişim Bilgi ve iletişim nedir? Bilgi ve iletişim, kurumu ilgilendiren iç ve dış bilgilerin belirlenmesi, elde edilmesi, işlenmesi ve kurum içindeki ve dışındaki ilgililere zamanında iletilmesidir. Bilgi; Çalışanların görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi, Sağlıklı karar alabilmesi, Şeffaf ve hesap verebilir bir şekilde raporlama yapabilmesi, Hedeflerin gerçekleşme performansının takip edilmesi, Risklerin yönetilebilmesi, için gereklidir.

Yönetim Bilgi Sistemlerinin ve Kurumsal İletişimin Tesisi: Bilgi Sadece, bilgi sahibi olmanız yetmez. Sahip olduğunuz “bilginin kaliteli olması gerekir. Bilginin kaliteli olması da; İhtiyacı karşılamasına, Zamanında erişilebilir olmasına, Tam ve doğru olmasına, Güvenilir olmasına, Güncel olmasına bağlıdır.

Yönetim Bilgi Sistemlerinin ve Kurumsal İletişimin Tesisi: İletişim İletişim olmaksızın, bilginin hiçbir önemi yoktur. Bu nedenle, gerek kurum içi gerekse kurum dışı iletişim kanalları ile bilginin zamanında ve doğru kişi ya da taraflara iletilmesi gerekir. Kurum içi iletişim, üst yönetimden çalışanlara doğru aşağı yönlü iletişim kanalları ile çalışanlardan üst yönetime doğru yukarı yönlü iletişim kanallarını ve birimler arasındaki iletişimi kapsar. Kurum içi iletişim araçları; Haftalık-aylık toplantılar E-posta Kurum intraneti Konferans ve seminerler Kurum bültenleri Periyodik raporlamalar Üst yönetimin tebrik ve mesajları Genelge ve yönergeler Talimatlar Dilek ve öneri kutuları

Kurum dışı iletişim; Kurumun amaçları, kaynakları (araçları) ve performans sonuçlarının meclis başta olmak üzere kamuoyuna ve diğer ilgili taraflara şeffaflık ve hesap verebilirlik çerçevesinde raporlanmasını, faaliyetlerin olağan seyri içinde meclis, vatandaşlar, ulusal ve uluslararası diğer resmi kurum ve kuruluşlarla ve sivil toplum örgütleriyle iletişimini kapsar. Amaçlar ve kaynakların raporlanması Stratejik plan Performans programı Bütçe Sonuçların raporlanması Faaliyet raporları (Birim, idare, genel faaliyet) Kesin Hesap Cetvelleri Mali tablolar ve Mali İstatistikler Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Yatırım Değerlendirme Raporu

V.Bileşen : İzleme İzleme nedir? İzleme Yöntemleri : İç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişinin sürekli ve belirli aralıklarla değerlendirilmesi ve alınması gereken önlemlerin belirlenmesi sürecidir. İç kontrol sisteminin, değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurabilmesi için yönetim tarafından değerlendirilmesi gerekir. İzleme Yöntemleri : Hiyerarşik kontroller İç kontrol öz değerlendirme çalışmaları İç denetim faaliyetleri

İÇ KONTROLÜN ZAYIFLIĞI İç kontrol zayıf olursa ne olur? Yetersiz ve isabetsiz yönetim kararları İtibar kaybı Hizmetlerde yetersizlik ve kalitesizlik Kaynak kullanımında israf Varlıkların kaybı Yolsuzluk ve usulsüzlük

Etkin Bir İç Kontrol Sistemi İçİn; Stratejik plan ve performans programı hayata geçirilmelidir. Süreçler, süreç sahipleri ve sorumlulukları tanımlanmalı, faaliyetlere, iş ve işlemlere ait iş akış şemaları hazırlanmalı, personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile kontrol prosedürleri belirlenmelidir. Kurumun amaç, hedef ve politikalarının yerine getirilmesinde ortaya çıkması muhtemel risklere ilişkin Yönetim planı hazırlanmalıdır.

İç Kontrol Kapsamında İzlenmesi Gereken Yol İç kontrol sistemlerinin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi, değerlendirilmesi ve geliştirilmesi sırasında aşağıdaki temel ilkelerin dikkate alınması uygun olacaktır: 5018 sayılı Kanun yönetim sorumluluğunu esas aldığı için, iyi bir iç kontrol sistemi kurmak ve işleyişini sağlamak sorumluluğu kamu idarelerinin üst yöneticileri ile diğer yöneticilerine aittir. İç kontrol Üniversitenin tüm Birimlerinin katkılarıyla oluşturulacak bir sistem bütünüdür.

İç Kontrol Kapsamında İzlenmesi Gereken Yol İç kontrol sisteminin oluşturulması çalışmalarının, üst yöneticinin (Rektörlük Makamının) gözetiminde, Mali Hizmetler Biriminin teknik desteği ve koordinatörlüğünde, Harcama Birimlerinin bizzat katılımıyla ve uygulamasıyla, İç Denetim Biriminin (Oluşturulacak) danışmanlık desteğiyle yürütülmesi gerekmektedir.

Strateji Geliştirme Daire Başkanı İlginize teşekkür ederim. 25 /Haziran/ 2009 Kadriye BALTA Strateji Geliştirme Daire Başkanı