T.C. İçişleri Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı KAMUDA İÇ KONTROL SİSTEMİ Nurtaç ARSLAN İç Kontrol Dairesi Başkan V.

İç Kontrol Yeni Bir Kavram mıdır? İç kontrol, kamu yönetim sistemimizde yeni bir kavram olarak kullanılmakla beraber iç kontrolün unsurlarının aslında yönetim sistemimizde var olduğu görülmektedir. Kurumlarda oluşturulan organizasyon ve teşkilat yapıları, yetki devri, görevler ayrılığı, kayıt ve dosyalama sistemi, raporlama, bilgi güvenliği, hiyerarşik kontrole ilişkin prosedürler yönetim sistemimizde zaten mevcuttur.

İç Kontrol Yeni Bir Kavram mıdır? Günümüzde iç kontrol sisteminin kurulması olarak adlandırılan çalışma esas itibariyle bilinen ve uygulanan bir çok iş ve işlemin standartlara uygun hale getirilmesi, var olan iç kontrol sisteminin geliştirilmesidir.

İç Kontrol Nedir? İç kontrol, iyi kurumsal yönetim (hesap verebilir, sorumlu, şeffaf ve adil yönetim) için olmazsa olmaz unsurdur. İç kontrol sistemleri, 5018 sayılı Kanun gereği değil, tüm dünyayı etkisi altına alan ve ülkemizde de gerek kamu gerekse de özel sektörde kabul gören kurumsal yönetim ilkeleri gereği tesis edilmesi gereken bir kurumsal mekanizmadır.

İç Kontrol Nedir? İç kontrol 5018 sayılı Kanunla mevzuatımıza girmiş olmakla beraber sadece Kanun öngördüğü için değil, kurumun risklerini daha iyi yönetmesi ve amaçlarına ulaşması için kurulmalıdır. Bu anlamda, iç kontrol sistemleri oluşturmak bir amaç değil, iyi kurumsal yönetime giden yolda bir araçtır.

İç Kontrol Mevzuatımızda Nasıl Tanımlanmıştır? İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak; faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini, sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür.

İç Kontrol Nedir? Diğer bir ifadeyle iç kontrol, kurumun üstlenmiş olduğu misyon doğrultusunda, Amaçların gerçekleştirilmesi konusunda makul bir güvence sağlayan, Riskleri karşılamak amacıyla tasarlanan, Kurum yönetimi ile çalışanları tarafından etkilenen bütüncül bir süreçtir.

İç Kontrol Nedir? İç kontrol; kurum kültürünü, etik değerleri, personel performansını, kurumsal organizasyon yapısını, stratejik amaçlar ve hedefler belirlenmesini, kurumsal risklere yönelik kontrol mekanizmaları geliştirilmesini, kayıt ve dosyalama sistemini, bilgi güvenliği politikalarını, yatay ve dikey iletişim kanallarını, raporlama sistemlerini ve iç denetimi de kapsayan bir yönetim modelidir.

İç Kontrol Ne Değildir? Gerek özel gerekse kamu sektöründe iç kontrol; kalite yönetimi, süreç yönetimi, verimlilik çalışmaları veya denetim elemanları eliyle yürütülen denetimler olarak algılanmaktadır. Bu kavramlar ile kesiştiği alanlar olmakla beraber iç kontrol süreç ve kalite yönetiminden amaç ve kapsam olarak farklıdır.

İç Kontrol Ne Değildir? Kalite yönetim sistemi için gereken pek çok unsur, iç kontrol için gerekli değildir. İç kontrol sisteminin özünün amaç ve hedefler ile bunları tehdit eden riskler olduğu unutulmamalıdır. İç kontrol riskler için vardır ve özünde riskler yer alır. Risklerini tespit etmeyen, doğru yöntemler ile ölçmeyen ve bunlara yönelik iç kontrollerini değerlendirme altına almayan bir kurumda iç kontrol sistemi var denemez.

İç Kontrol Ne Değildir? İç kontrol sistemleri oluşturmanın sadece süreçlerin tespiti, analizi, iş akışlarının çıkartılması ve görev tanımlarının oluşturulması gibi algılanıyor olması doğru değildir. Bunlar, iç kontrol açısından önemli konular olmakla birlikte tek başlarına iç kontrol sistemini oluşturmazlar. Buna ek olarak, idare genelinde yürütülmesi gereken ve bunlardan çok daha önemli faaliyetler vardır.

İç Kontrol Sadece Mali İşlemleri mi Kapsar? İç kontrolün kapsamını mali işlemlerle sınırlamak mümkün değildir. Herhangi bir harcamayı gerektirmeyen personel alınması ve eğitimi, performans değerlendirmesi, yetki devri, risklerin belirlenmesi, etik değerler, teşkilat yapısı ve kayıt ve dosyalama gibi birçok mali olmayan iş ve işlemlerin de iç kontrolün kapsamında yer aldığı unutulmamalıdır.

İç Kontrol Sadece Ön Mali Kontrolden mi Oluşur? Ön mali kontrol, Maliye Bakanlığı ve idareler tarafından riskli görülen bazı mali karar ve işlemler için öngörülen bir kontrol faaliyetidir. Oysa ön mali kontrolün dışında hiyerarşik kontroller, bilgi güvenliği kontrolleri ve görevler ayrılığı gibi idari kontroller de iç kontrol faaliyetleri kapsamına girmektedir. Ön mali kontrol iç kontrolün “Kontrol Faaliyetleri” bileşeni kapsamında uygulanan kontrol yöntemlerinden sadece birisidir.

İç Kontrol Sisteminin Kurulma Süreci Eylem Planı Dönemiyle Sınırlı mıdır? İç kontrol sistemi devamlılığı olan ve teknolojik gelişmeler, yönetim değişiklikleri, amaçlarda ve hedeflerde farklılaşmalar gibi sebeplerle sürekli güncellenmesi gereken bir uygulamalar bütünü olup asla durağan bir yapı olarak görülmemelidir.

İç Kontrol İş Yükünü Artırır mı? İç kontrol idareye yeni yükler getirecek, bürokrasiyi artıracak, yönetmeyi zorlaştıran bir sistem olarak düşünülmemelidir. Güçlü ve sağlıklı bir iç kontrol yapısı kurumun, doğru bilgilerle, güvenli, israfı önleyen, mevzuata uygun ve doğru kararlarla çalışmasını sağlar. İç kontrol sisteminin gelişmesi yönetmeyi kolaylaştırır. Yöneticinin kuruma hâkim olması ve risk yönetimiyle kurumsal amaçlara ulaşmasını sağlar.

İç kontrol sadece yönetimin, iç denetimin ya da Strateji Geliştirme Başkanlığının işi değildir.

İç kontrol herkesin işidir.

İç Kontrole İlişkin Görev ve Sorumluluklar Üst Yönetici(Müsteşar): İç kontrol sisteminin sahibi üst yöneticidir ve sistemin kurulması ve gözetiminde asıl ve nihai sorumluluk o kurumun üst yöneticisindedir. Üst yönetici bu sorumluluğunu harcama birimleri, strateji geliştirme birimleri ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirir. Üst yöneticinin, iç kontrol konusunda her zaman destekleyici bir yaklaşım sergilemesi, iç kontrol çalışmalarının yönlendiricisi ve en etkin çalışanı olması önemlidir.

İç Kontrole İlişkin Görev ve Sorumluluklar Strateji Geliştirme Birimi : İç kontrol sisteminin kurulması sürecinde strateji geliştirme birimlerinin en önemli sorumluluğunu harcama birimlerine sundukları teknik destek, rehberlik ve koordinasyon hizmetleri oluşturmaktadır. Ayrıca strateji geliştirme birimlerinin iç kontrol konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak fonksiyonu da bulunmaktadır.

İç Kontrole İlişkin Görev ve Sorumluluklar Harcama Yetkilileri: Harcama yetkilileri görev ve yetki alanları çerçevesinde idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişinden sorumludurlar. Ayrıca her yıl harcama yetkililerinin iç kontrol güvence beyanını düzenleyerek birim faaliyet raporlarına eklemeleri zorunludur.

İç Kontrole İlişkin Görev ve Sorumluluklar Kurum Personeli: İç kontrol kurumun faaliyetlerini yürüten bütün personeli kapsamakta ve etkilemektedir. Tüm çalışanlar, iç kontrolün uygulanmasından sorumludur. İç kontrolün herkesin sorumluluğunda olması nedeniyle, her bir çalışan, kendisine verilen iş/işlemleri etkin ve verimli bir şekilde mevzuata uygun olarak yürütmek zorundadır.

İç Kontrole İlişkin Görev ve Sorumluluklar İç Denetim Birimi: İç kontrolün yeterliliği, etkinliği ve işleyişini değerlendirerek yönetimi bilgilendirmek, sistemin aksayan yönlerine ilişkin önerilerde bulunmak ve idarenin iç kontrol sürecinin geliştirilmesini sağlamaktan sorumludur.

İç Kontrole İlişkin Görev ve Sorumluluklar Sayıştay: Sayıştay tarafından yapılan denetim faaliyetleri(düzenlilik ve performans denetimleri) idarelerdeki iç kontrol sistemlerinin incelenmesi ve analizine yöneliktir.

Kamu İç Kontrol Standartları İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 5. maddesinde; iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirleneceği ve yayımlanacağı ifade edilmiştir. Bu doğrultuda hazırlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 26/12/2007 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanmıştır.

Kamu İç Kontrol Standartları Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğde (5) bileşen altında toplam (18) standart ve her bir standart için gerekli (79) genel şart belirlenmiştir. İdarelerin ayrıntılı iç kontrol standartları belirleme zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak idarelerce gerek görülmesi halinde ayrıntılı iç kontrol standartları belirlenebilecektir.

Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Etik Değerler ve Dürüstlük Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Hiyerarşik Kontroller Risklerin Belirlenmesi ve Prosedürlerin Raporlama İç Denetim Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Kayıt ve Dosyalama Sistemi Bilgi Sistemleri Kontrolleri Faaliyetlerin Sürekliliği Görevler Ayrılığı Personelin Yeterliliği ve Performansı Yetki Devri

Kamu İç Kontrol Standartları İç kontrol sisteminin belirlenmiş esaslara uyumlu olarak yürütülmesini sağlar ve uygulamaya yönelik öneriler içerir. İç kontrol sistemine yönelik açıklamalar içerdiğinden sistemin işleyişinin çalışanlar ve yöneticiler tarafından daha iyi anlaşılmasını sağlar.

İç Kontrol Bileşenleri Kontrol Ortamı Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme

1. Kontrol Ortamı İç kontrol sisteminin alt yapısını oluşturur. Uygun bir kontrol ortamının varlığı iç kontrol sisteminin sağlam bir zemine oturmasının ilk şartıdır. Temel unsuru “insan” dır. Etkili bir kontrol ortamı, yönetici ve çalışanların görev, yetki ve sorumluluklarını anlamalarına ve etik değerleri benimsemelerine bağlıdır. Kontrol ortamının unsurları Doğruluk, dürüstlük, etik değerler Yönetim tarzı ve felsefesi İnsan kaynakları yönetimi Kurumun organizasyon yapısı Görev, yetki ve sorumlulukların belirlenmesi

2. Risk Değerlendirme Kurumun stratejik planında yer alan amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış risklerin tespit ve analiz edilme sürecidir. Risk yönetimi uygulayabilmek için kurumun öncelikle kurumsal amaç ve hedeflerini tespit etmiş olması gerekir.

2. Risk Değerlendirme Kurumun hizmet sunmasını engelleyecek veya hizmetin kalitesini düşürecek, Kamuoyunun kuruma olan güvenini sarsabilecek, Yolsuzluk yapılmasına meydan verebilecek, Faaliyetlerin mevzuata aykırı yürütülmesine neden olabilecek, Kaynak kaybına neden olabilecek her türlü olay risk olarak belirlenebilir.

3. Kontrol Faaliyetleri Kontrol faaliyetleri, kurumun amaçlarına ulaşmasını engelleyebilecek risklerle başa çıkmak üzere belirlenen ve uygulamaya konulan politikalar ve prosedürlerdir. Kontrol faaliyetleri riskleri kabul edilebilir düzeylerde yönetmek için kullanılır. Risklerin çeşitlerine göre, önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.

3. Kontrol Faaliyetleri Kontrol faaliyetlerinin bütün iş süreçlerine değil, riskli görülen faaliyet alanlarına uygulanması esastır. Kontrol prosedürlerinin maliyetinin kontrol faaliyeti uygulanması ile oluşacak faydadan büyük olmaması kontrol faaliyetleri uygulanırken göz önünde bulundurulması gereken en önemli hususlardan biridir. (Fayda-maliyet etkinliği)

3.Kontrol Faaliyetleri Kontrol faaliyetlerine örnek olarak, Yetki devri ve onay prosedürleri Görevlerin birbirinden ayrılması Görevlendirmelerin personel yetkinlikleri göz önünde bulundurularak yapılması Vekil personel görevlendirilmesi Görevlilerin ve sorumluluklarının belirlenmesi Kayıtlara erişim yetkisi Hizmet içi eğitim gösterilebilir.

4. Bilgi ve İletişim Bilgi ve iletişim, kurumu ilgilendiren iç ve dış bilgilerin belirlenmesi, elde edilmesi, işlenmesi ve kurum içerisindeki ve dışarısındaki ilgililere çeşitli iletişim araçları vasıtasıyla zamanında iletilmesine yönelik yapılan tüm faaliyetlerdir. İletişim sözlü (toplantılar, geri bildirimler) veya yazılı(düzenlemeler, prosedürler iş tanımları) ve hatta davranışlar, yaklaşımlar şeklinde olabilir.

4.Bilgi ve İletişim Yönetim bilgi sistemleri, kurum içi ve dışından aldığı verileri derleyip, işleyerek bilgi haline getirdikten sonra yöneticilere sunan ve istedikleri bilgiyi üretmeleri için gerekli araçları sağlayan bir sistemdir. YBS iç kontrol sisteminin başarısı açısından kritik öneme sahiptir. Yönetim Bilgi Sistemleri Örnekleri Performans YBS Taşınır YBS İnsan Kaynakları YBS Ön Mali Kontrol YBS Evrak YBS Arşiv YBS Satın Alma YBS Risk Yönetimi BS

5. İzleme İç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişinin sürekli ve belirli aralıklarla değerlendirilmesi ve alınması gereken önlemlerin belirlenmesi sürecidir. İç kontrolün değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurmasını sağlamak bakımından iç kontrol sistemi izlenmelidir. İzleme yöntemleri; Hiyerarşik kontroller İç kontrol öz değerlendirme çalışmaları İç denetim faaliyetleri

5. İzleme Örnekler: Finansal raporların ve faaliyet raporlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi Kurum varlıklarının sayılması ve kayıtlarla karşılaştırılarak tutarsızlıkların araştırılması Üçüncü şahıslardan gelen şikayet ve iddiaların araştırılması Çalışanların ve ilgili tarafların görüşlerinin alınması ve değerlendirilmesi Periyodik değerlendirme toplantıları

5. İzleme İç denetim, iç kontrol sisteminin yeterliliği ve etkililiğini değerlendirir ve iyileştirilmesi için öneriler geliştirir. İç kontrol sisteminin geliştirilmesine katkıda bulunur ancak iç kontrol sisteminin kurulmasından ve işletilmesinden sorumlu değildir.

İç Kontrol Sisteminin Etkinleştirilmesinde Önemli Başarı Faktörleri İç kontrol, etikten denetime, insan kaynaklarından arşive ve dosyalamaya bir kurumun tüm işleyişi ile ilgilidir. Dolayısıyla 1-2 yılda iç kontrole ilişkin çalışmaların tamamlanması beklenmemelidir. Öncelikle etkin bir iç kontrol sisteminin gerekliliği ve yapılması gerekenler konusunda üst yönetim başta olmak üzere tüm çalışanların farkındalığı sağlanmalıdır.

İç Kontrol Sisteminin Etkinleştirilmesinde Önemli Başarı Faktörleri Gerek iç kontrol sisteminin etkinleştirilmesi sürecinde gerekse daha sonraki aşamalarda, Üst yönetimin desteği, kararlılığı ve sahiplenmesi, Çalışanların iç kontrole yönelik olumlu bakış açısı, Tüm birimlerin ve personelin iç kontrol çalışmalarına aktif katılımı, MUB ve SGB rehberlik ve danışmanlık fonksiyonu, İç denetim ve dış denetim en etkili faktörlerdir. Söz konusu faktörlerden birisinde ortaya çıkacak bir aksaklık süreci olumsuz etkileyecektir.

İç Kontrol Kesin Güvence Sağlar mı? İç kontrol sistemi ne kadar iyi kurgulanırsa kurgulansın, ne kadar iyi işlerse işlesin hiçbir zaman yönetime kesin güvence veremez, kurumun amaç ve hedeflerine ulaşmasını mutlak ölçüde garanti edemez. Süreçlerde hatalar, yanılgılar, suistimaller ve aksamalarla mutlaka karşılaşılacağından iç kontrol yönetime sadece makul güvence verebilir. 42

İç Kontrole İlişkin Mevzuat 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği

Teşekkürler