T.C. İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Doküman Yönetim Sistemi 2012

Doküman Yönetim Sistemi(DYS) Evrak Modülü Sistem Kullanım Özellikleri İçindekiler Doküman Yönetim Sistemi(DYS) Evrak Modülü Sistem Kullanım Özellikleri Evrak Oluştur (Az Bilinen Özellikler) Evrak Ön İzleme Özelliği Özel Durum Ekleme Özelliği e-İmza İstatistikleri Sayfası Havale Onayı Süreci Evrakı Dosyasına Kaldırma(Kapatma Akışı) Evrak Silme e-İmza Bekleyen Evrak Klasörüm Mobil Uygulamalar Evrak Modülü İstatistikleri Yıllara Göre Evrak İstatistikleri (Eylül 2012) Gelen Evrakların İç ve Dış Birimlere Havale Bilgileri Evrak Modülünün Sağladığı Tasarruf (2012-Eylül) TS 13298 Standardı 2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler 2012 Yılı Geliştirmeler Yol Haritası

Doküman Yönetim Sistemi(DYS) Dünya çapında bilgi teknolojileri alanında araştırma ve danışmanlık şirketi Gartner’a göre, çalışanlar zamanlarının yüzde 30'u ile yüzde 40'ı arasını belge oluşturmak, aramak, almak, tasnif etmek ve düzenlemek için harcamaktadırlar. 1/44

Doküman Yönetim Sistemi(DYS) Bilginin hızla yayıldığı bilgi ve teknoloji çağında bilgiye bir an önce ulaşmak için iş süreçlerini hızlandırmak isteyen organizasyonlar, kurumsal bilgi kaynakları ve bilgi birikimine ulaşmak için harcanan zamanı en aza indirgemeyi hedeflemektedirler. 2/44

Doküman Yönetim Sistemi(DYS) Organizasyonların karar verme sürecinin hızlanmasına, belge güncelliğinin sağlanmasına ve iş açısından kritik bilgilere kurumsal bir temelde erişilmesine yardımcı olmak için, belgelerini etkili ve güvenli bir şekilde yönetmelerine, düzenlemelerine ve paylaşmalarına olanak tanıyacak bir sisteme gereksinimleri vardır. 3/44

Doküman Yönetim Sistemi(DYS) İçişleri Bakanlığı yoğun evrak akışına sahip, bilgi güvenliği ön planda olan, bilgiye erişim hızının ve bilgi güvenilirliğinin önem arz ettiği bir kurum olduğu için, iş süreçlerinde gelişmiş bir belge yönetim sistemine ihtiyaç duyulmuş ve çözüm olarak e-İçişleri projesi kapsamında Doküman Yönetim Sistemi (DYS – Evrak Modülü) hayata geçirilmiştir. DYS 4/44

Doküman Yönetim Sistemi(DYS) Böylece, belge hazırlama süreçlerinin hızlandırılması, baştan sona takip edilebilmesi, raporlanması ve yönetilmesi sağlanmıştır. Ayrıca veri standartları oluşturularak gerekli bütün veriler bu standartlara uygun ve güvenli bir şekilde saklanmış, bu bilgilere hızlı ve etkili bir şekilde ulaşılması mümkün olmuştur. 5/44

Evrak Modülü Sistem Kullanım Özellikleri 6/44

Evrak Oluştur (Az Bilinen Özellikler) Evrak oluşturma sayfasında güncelleme yapılabilir. İçerikte değişiklik yapılırsa sistem otomatik olarak evrakı ilk parafçıya döndürür. Evrakın kaydedilen bütün versiyonları görülebilir ve karşılaştırılabilir. Yazı alanında Shift+Enter paragraf sonu yapar. Geri al (undo) özelliği ile metin alanında yapılan son 500 işleme kadar geri alınabilir. 7/44

Evrak Ön İzleme Özelliği Gelen evrak, paraf bekleyen, imza bekleyen vb. birçok sayfada kullanılmaktadır İçeriğe hızlı ulaşım Sistem performansına pozitif etki İmleç konu üzerine geldiğinde otomatik açılır-kapanır İçerik butonuna basılarak açıldığında ön izleme penceresi açık kalır 8/44

Özel Durum Ekleme Özelliği Evrak aramalarında yalnızca birimde üretilmiş ve kişi tarafından işlem yapılmış evraklar görünür. Birim amirleri modül aracılığıyla Kullanıcılara evrak görme yetkisi verebilir Kullanıcıların evrakları görmesini engelleyebilir 9/44

e-İmza İstatistikleri Sayfası Amirlerin, birimlerindeki e-imza istatistiklerini görebildiği sayfadır. 3 farklı istatistik alınabilir. Kişi Arama Birim Arama Birimde Çalışan Personel Arama Kişi Arama 10/44

Birimde Çalışan Personel Arama Birim Arama Birimde Çalışan Personel Arama 11/44

Havale Onayı Süreci Birim evrakçısı evrakın gideceği yeri seçer ve amirine onaya gönderir Amir; Havale onayını verebilir Havale yerlerinde değişiklik yapabilir Not yazıp geri gönderebilir Amirlerin iş yükü azalır Evrak akışı hızlanır 12/44

Evrakı Dosyasına Kaldırma(Kapatma Akışı) İşlemi biten evrak için; Kapatma akışı başlatılır Seçilen imza rotasına göre süreç ilerler Kapatma imza işleminden sonra süreç tamamlanır Bütün işlemler toplu olarak da yapılabilir Kullanıcılar tarafından işlemi tamamlanarak dosyasına kaldırılacak evraklar için İmzacı konumunda siz seçildiyseniz, Evrak Ana Sayfasındaki Kapatma İşlemleri menüsüne girerek İmzalayacaklarım alanındaki evraklara onay vermeniz gerekmektedir. Aksi taktirde evrak kapatılmış olarak görünmeyecektir. 13/44

Evrak Silme Evrakı Kim Silebilir? İmza aşamasına kadar evrakı oluşturan kişi Evrak sayı aldıktan sonra yalnızca imza atan amir Postalanan evrak karşı kurumda teslim alınana kadar imzacı 14/44

e-İmza Bekleyen Sayı almış fakat e-İmza işlemi tamamlanamamış evrakları içerir e-İmza işlemi bu sayfada tamamlanabilir Bu sayfada imzalama işlemi tamamlanan evraklar; Birim postasına düşer veya Otomatik gönderilir 15/44

Evrak Klasörüm Özellikleri; Evrakların kopyası saklanır Hızlı erişim Kişiye özel kullanım Klasör – alt klasör yapısı Klasör ekleme, silme, taşıma Evrak ekleme, çıkarma, klasörler arası transfer Evrakların kopyası saklanır Hızlı erişim Birbiriyle ilgili evraklara kolay ulaşım 16/44

Mobil Uygulamalar Mobil cihazlar üzerinden evraklara erişim Yetenekleri Evrak içeriği görüntüleme E-imzasız paraf ve imza Havale ve havale onayı Kapatma onayları İşlem yapılan evrakların görüntülenmesi Mobil imza ile entegrasyon sonrası e-imzalı paraf ve imza 17/44

Evrak Modülü İstatistikleri Evrak Modülü Kullanım Oranı Bakanlık Birimlerinde %100 E-İçişleri Modülleri Arasında %93 Yıllık Ortalama 10.000.000 Gelen Evrak 4.000.000 Giden Evrak 62.500.000 İşlem Sayısı (İmza, Havale, Posta vb.) Günlük Ortalama 40.000 Gelen Evrak 15.000 Giden Evrak 250.000 İşlem Sayısı (İmza, Havale, Posta vb.) 18/44

Yıllara Göre Evrak İstatistikleri (Eylül 2012) 19/44

Gelen Evrakların İç ve Dış Birimlere Havale Bilgileri 20/44

Evrak Modülünün Sağladığı Tasarruf (2012-Eylül) Zaman Postanın hedefe anında ulaşması Paraf ve imza sürecinin hızlanması Evraklara hızlı ulaşım İşgücü Toplu işlem yapılabilmesi Evraklara kolay ulaşım Evrakların takibi Evrak süreçlerinin incelenebilmesi Maliyetler Posta Toner, Kağıt, Zarf... 21/44

TS 13298 Standardı TSE Elektronik Belge Yönetim Sistemi Standardıdır Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ilk değerlendirmesi  %68 uyum Belirlenen başlıca gereksinimler Konu gruplarının yönetimi Saklama planları Tasfiye işlemleridir Yazılım süreçleri tamamlanmıştır  %90 uyum Gereksinimler tamamlandığında %100 uyum 22/44

TS 13298 Standardı Saklama Planı Konu Gruplarının Yönetimi Gerekli modül tasarımı ve sisteme entegrasyonu Favori konu grupları sayfasının eklenmesi Alt konu başlıklarının zenginleştirilmesi Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından Merkez Birimlere yazılan yazı ile ihtiyacı karşılayacak alt konu başlıkları derlenmektedir. Saklama Planı Saklama planı Belgenin sistemde saklanacağı süre Konu grubu ve saklama planı eşleştirilmesi Alt konu başlıklarının derlenmesinin ardından İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığı tarafından Saklama Planları belirlenecektir. Tasfiye İşlemleri Saklama süresi sonunda tasfiye sürecinin belirlenmesi İmha Tekrar değerlendirme Başka kuruma transfer 23/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler 24/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler İyileştirmelerin Belirlenmesi Süreci İstek bildir modülünden gelen bildirimler Yardım masasına gelen mail ve telefonlar Analiz ekibi tarafından birimlerde yapılan incelemeler Eğitimlerde alınan istekler Bu süreçte belirlenerek çalışması yapılmış olan birçok ara madde bulunmasına rağmen kullanıcıya doğrudan yansımış olan önemli iyileştirmeler aşağıda listelenmiştir. 25/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler Evrak Kapatma İşlemleri sayfasında tek kişilik rota kullanıldığında anında kapanma özelliği getirilmiştir. 26/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler Kullanıcının işlem yaptığı veya biriminde işlem gören evraklara daha kolay ve hızlı bir şekilde ulaşabilmesi için arama ekranlarına “Kişisel Evraklarımda Ara” ve “Birim Evraklarında Ara” seçenekleri eklenmiştir. 27/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler Evrak oluşturma işlemi sırasında kullanıcıların yanlışlıkla sayfadan çıkarak yazdıklarını kaybetmelerini engellemek için önlemler alınmıştır. 28/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler Giden evrak amir sayfalarına «ek» ve «süreç» butonları eklenmiş bu sayede evraka ilişkin üst verilere kısa yoldan ulaşılması sağlanmıştır. 29/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler Gelen Evrak, Takip Ettiklerim, Parafladıklarım, İmzaladıklarım vb. sayfalara evraklarla toplu işlem yapılabilmesi özelliği eklenmiştir 30/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler Standart dosya planı seçiminin daha hızlı ve doğru bir şekilde yapılabilmesi için kullanıcılara favori konu gruplarını belirleme imkânı verilmiştir.. Genel evrak bürosuna yalnızca kâğıt ortamında gidecek olan evrakların düşmesi sağlanmış, böylelikle personelin iş yükü azaltılmıştır. 31/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler Posta birimlerine kağıt ortamında gitmeyecek evraklar için toplu postalama özelliği getirilmiş ve sürecin hızlanması sağlanmıştır. Posta raporu üzerinde değişiklikler yapılarak, saate göre, evrakçı yetkisine göre, posta tipine göre ve gönderilen birime göre gruplu rapor alma özellikleri eklenmiştir. 32/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler Dağıtım planlarına şahıslarında eklenebilmesi sağlanarak evrak oluşturma sürecinin hızlandırılması sağlanmıştır. Mobil e-içişleri sitesine istatistik sayfaları eklenmiştir. 33/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler Birim evrak listeleme sayfalarında evrakların geldikleri birimlere göre gruplanması özelliği sisteme eklenmiş ve birim evrak işlemleri hızlandırılmıştır. Kullanıcılara belirledikleri evrakları istedikleri tarihlerde hatırlatacak olan evrak uyarı özelliği sisteme eklenmiştir. 34/44

2012 Yılı Kullanıcı Dostu İyileştirmeler Kullanıcıların farklı parametreler seçerek farklı formatlarda gelen ve giden evrak zimmet raporlarını alabilmeleri sağlanmıştır. Örnek olarak kullanıcılar saat, evrakın gizlilik durumu, kâğıt ortamında gelen ve gelmeyen evraklar, posta türü bazında zimmet raporu alabilmektedir. 35/44

2012 Yılı Geliştirmeler 36/44

2012 Yılı Geliştirmeleri Evrak Ana Sayfası Evraklara hızlı erişim Giden, onay, görüş evrakları Görevler menüsü Akıllı sistem  kullanıcıların işlem yapmaları gereken evraklar Bildirimler Evrak süreçleri hakkında bilgi 37/44

2012 Yılı Geliştirmeleri Evrak Görebilme Kurallarının Düzenlenmesi Birim amirlerinin evrak görme yetkisi kurallarında istisna yaratabilmesi Zaman Damgası Tanım: Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı, kaydedildiği zamanın tespit edilmesini sağlayan elektronik veri Yasal kanıt oluşturur Verilerin değişmediğini kanıtlar İşlemin yapıldığı zamanı gösterir İnkar edilemezliği sağlar 38/44

2012 Yılı Geliştirmeleri Evrak İçerik Ön İzleme Ekranı Evrak içeriğine hızlı erişim Sunucu trafiğinde azalma, sistem performansında artış Word (OpenXML) Çıktısı Evrak çıktıları üzerinde düzenleme yapılabilmesi PDF İmza Pdf çıktılarının güvenliğinin artırılması İmza resmi, imza resminin yerinin ve imza ile ilgili notların kullanıcı tarafından belirlenmesi 39/44

2012 Yılı Geliştirmeleri Mobil Elektronik İmza Elektronik imzanın cep telefonu ya da mobil cihazlar ile atılmasını sağlayan sistem Evrakların ofis dışında da e-imza ile imzalanması Süreçlerin hızlanması Pilot birim Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı 2012 Kasım ayında tüm birimlerde aktif uygulama 40/44

Yol Haritası Gelen evraklara OCR özelliğinin eklenmesi OCR;  (Optical Character Recognition/Optik Karakter Tanıma) Resim formatında taranmış belgelerdeki karakterleri tanıyarak yazı formatına dönüştürme işlemi. Üst düzey amirlerin önemli evrak durumlarının, bakanlık personelinin cep telefonlarına SMS (kısa mesaj) ile bildirilmesi, Evrak oluştururken Yazım denetimi özelliğinin geliştirilmesi, Logo eklenmesi Elektronik imza İmzaların arşivlenmesi İşlemlerin hızlandırılması Sanal klavye Evrak çıktılarının çeşitlendirilmesi ve iyileştirilmesi 41/44

Yol Haritası Mobil arayüzün geliştirilmesi E-imza bekleyenler Evrak geri gönderme Evrak ana sayfa Evrak modülü raporlarının çeşitlendirilmesi Sistem performansını artırıcı çalışmaların yapılması 42/44

Sorular ve Cevaplar 43/44

Teşekkürler 44/44