TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KONYA V. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ SEMAZEN İYİLEŞTİRME TAKIMI

ELEKTRONİK EVRAK TAKİP SİSTEMİ

Elektronik Evrak Takip Sistemi, dokümanların kağıtsız ortamda yönetilmesi ve sayısal ortamda saklanması olarak tanımlanabilir. Projede esas unsur dokümandır ve dolayısıyla dokumana özellik kazandırılarak yapılandırılması esastır. Kurumlarda arşivleme sistemi, dosyaların kapladığı alan, insan ve kaynak kullanımı, erişimdeki zorluklar ve karışıklıklar nedeni ile kurumlar için oldukça büyük maliyet oluşturmaktadır.

Geleneksel yöntemler, belge ve bilgiyi işlemek, kolay erişmek ve uzun süre saklamak için klasik ve yetersiz kalmaktadır. Bu da doğru bilgiye, hızlı ve kolayca erişmenin önündeki en büyük engeldir. Bu, aynı zamanda; rekabet koşullarını kurum aleyhine zorlaştırmakta ve giderek hizmet kalitesinin düşmesine neden olmaktadır.

Günümüzde doğru bilgi, kurumlar açısından zamanında erişildiği andan itibaren ekonomik bir güç haline gelmiştir. İçerik yığınları arasında kaybolan doğru bilginin hiçbir değeri yoktur. Kurumlar ona istedikleri anda en kolay şekilde ulaşabildikleri takdirde doğru bilgi anlam kazanmaktadır. Bilginin üretilmesi, değerlendirilmesi, paylaşılması ve arşivlenmesi süreçleri bu anlamda değer kazanır. Bu nedenlerle bilginin yaşam boyu yönetimi için doküman arşiv yönetimi yatırımı kaçınılmaz hale gelmektedir.

Arşiv Yönetiminde sayısallaşma, kurumsal hafızanın oluşturulmasında önemli bir araç olmasının yanında asıl olarak, kurumlara verimlilik artışı ve maliyetlerin düşmesi açısından önemli avantajlar sağlamaktadır. Diğer yandan ise sayısallaşma, bilginin üretildiği, paylaşıldığı ve arşivlendiği bütünleşik platformların oluşmasına yardımcı olmaktadır.

Bu gelişmeler doğal olarak elektronik doküman arşiv yönetim sistemlerine olan ilgiyi, bu sistemlerin getirilerini ve gerekliliğini büyük ölçüde artırmıştır. Bu gelişmeler yaygınlaştıkça kurumlar için doküman arşiv yönetim sistemlerinin kullanımı bir zorunluluk haline gelecektir.

Elektronik Evrak Takip Sistemi, kurumların bu gereksinimini karşılayabileceği en iyi alternatiflerden birisidir. Böylece kurumlar; ellerindeki büyük miktarlardaki bilgiyi işlemek, kolay erişmek, uzun süre saklamak, rekabet koşullarını iyileştirmek ve hizmet kalitesini yükseltebilmek için yeni bir teknolojiye sahip olacaklardır.

Kurum, çalışanlar ve hizmet alanlar açışından faydaları *Kurumun, kurumsal hafızasını canlı tutarak gelişmesine yardımcı olur ve geleceğe taşır. *Karar mekanizmasını hızlandırır. Doğru ve hızlı karar verme desteği sunar. *Klasik yöntemlerle üretilemeyen hizmetlerin üretilmesi ile kurumsal verimlilik artışına yardımcı olur.

Kurumdaki kurumsallaşmanın gelişmesine katkıda bulunur *Kurumdaki kurumsallaşmanın gelişmesine katkıda bulunur. Çalışanların sisteme uyum sağlama sürecini kısaltır. *İş akışının düzenlenmesini sağlar. Klasik yöntemlerle üretilemeyen hizmetlerde üretilir. *Kurumların, yakın gelecekteki, kağıtsız ofis ortamına geçişlerine yardımcı olur. *Kişiler herhangi bir bilgiyi/dokümanı bulmak için saatlerini fiziksel arşivlerinde harcamak yerine aradıkları bilgiye/dokümana masalarından uzaklaşmadan birkaç saniye içinde erişebilirler.

*Bilgiye en çok ihtiyaç duyulduğu bir anda ulaşılması, kurumsal altyapının gelişmesine ve hizmet kalitesinin artmasına yardımcı olur. *Bir doküman aynı anda yüzlerce kişinin hizmetine sunulur. *Dokümanlara zaman, mekan ve coğrafi uzaklığa bağlı olmaksızın erişim sağlanır. *Dokümanların hatalı dosyalanmasının en asgari düzeye çekilmesi ile bilginin kontrolü ve güvenliği arttırılır. *Gereksiz veri tekrarları ile dezenformasyon önlenir.

*Dokümanların tekrar kullanımı ile yeni doküman yaratma maliyetleri düşürülür. *Dokümanların fiziksel sirkülasyonunun sona ermesiyle, yıpranma ve kaybolma da sona erecektir. *Dokümanların tekrar tekrar üretilmesi ile oluşan yığınların depolanması için gereken yer, klasör, dosya, kağıt, mürekkep (veya toner), işgücü, vb. gibi girdiler en asgari seviyeye çekilerek kurum maliyetlerinin azaltılmasına ve kağıt atıkların sona ermesi ile çevreye daha az zarar verilmesine yardımcı olur.

*Fiziksel ortamda, bir dokümanı arşivlemek veya arşivden geri kullanıma almak için hangi adımlar izleniyorsa, Elektronik Evrak Takip Sistemi bu iş akışı dikkate alınarak geliştirilmiştir. *Sistem, ağ bağlantısı kullanılarak verilere erişimi sağlamaktadır. *Client (terminal) bağlantı sınırlaması yoktur. *Sistemde jpg ve pdf formatlı dokümanların arşivleme işlemleri yapılabilmektedir.

Gelişmiş şifreleme teknolojileri kullanılmıştır *Gelişmiş şifreleme teknolojileri kullanılmıştır. Sisteme şifresiz giriş engellenmiştir. *Sistemde, veritabanı, tablo ve kayıtları üzerinde yapılan işlemler, kim tarafından, hangi tarih ve hangi saatte yapıldığı kayıt altına alınmaktadır. *Okutulan dokümanlar, ek bir işlem yapmadan, gerekli ve tercih edilen tanımlar yapıldıktan sonra kayıt yapılmaktadır.

Öncelikle sisteme yetkilendirilmiş kişiler kullanıcı adı ve şifreleri ile giriş yapmaktadır. Açılan sayfada ‘evrak işlemleri’ sekmesinden ‘evrak girişi’ butonu tıklanarak sol alt bölmeden jpg-pdf formatında taratılıp kayıt edilmiş evrak bulunur.

Evrak cinsi, geldiği yer, gittiği yer, tarih, sayı, dolap dosya no, dosyalama kodu, evrak günlü mü, günlüyse kaç gün, varsa detay bilgiye ait kısımlar doldurularak evrak kesinleştirilir. Böylelikle evrakın sisteme girişi yapılmış olur. Bundan sonraki aşama sisteme girişi yapılmış evrakın ilgili birime havalesinin gerçekleştirilmesidir.

İlgili birime havalesi yapılan evrak birim amirinin sistemde ekranına düşmektedir. Buradan ilgili amir aynı aşamaları kullanarak ilgili memura havale işlemini gerçekleştirir. Havale edilen memur ilgili işlemi yaparak sisteme kaydeder. Memurun yaptığı işlem birim amirleri tarafından görüntülenebilmekte olup, sonuç aşamasına gelmeden gerekli düzeltmeler elektronik ortamda yapılabilir. (zaman ve malzeme tasarrufu)

Sistemde ‘ara-bul listele’ sekmesi kullanılarak daha önce sisteme girişi yapılmış evraklar görüntülenebilir. Evrakın cinsi, geldiği yer, gittiği yer, tarih, sayı, havalesi yapılanlar, havalesi yapılmayanlar, tüm evraklar, sonuçlanmayan günlü evraklar veya herhangi bir ifade ile (en az 3 karakter) arama yapılabilmektedir.

Değerlendirme - Sonuç Elektronik Evrak Takip Sistemi kullanılarak elektronik arşivler oluşturulabilmekte, bilgi ve belgeleriniz güvenilir ortamlarda saklanabilmektedir. Bu sistem sayesinde istenilen tüm belgelere birkaç saniye içinde erişilmesi de mümkün olmaktadır.

Evrak Takip Sistemi, tüm belgeleri elektronik ortama aktaran, bu ortamda saklayan ve bilgiye kolay erişimin en sağlıklı yolu olan sorgulama ve görüntüleme gibi işlevleri üstlenen modüllerden oluşur ve özellikle belge hacmi yüksek olan, bu belgelerin içerdiği her türlü bilgiye kısa sürede, kesintisiz ve en etkin çözümü sağlayacak biçimde erişilmesi  gereken kurum ve kuruluşlar için vazgeçilmez bir sistemdir.

TEŞEKKÜRLER