BAŞARI İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU

Başarı İyileştirme Takımı TANITIM Çalışmanın Yapıldığı Bölge Müdürlüğü :TKGM Kayseri XI. Bölge Müdürlüğü İyileştirme Takımını Adı : BAŞARI İyileştirme Takımı Takımın Lideri :Adem EKİNCİ Takımın Raportörü :Eray DAĞSUYU Takım Üyeleri : Mehmet OĞUZ Selda ÇELİK Songül EKİNCİ Emine KOÇ Duran YEŞİLAY Ali KIZILBAYIR Hasan Hüseyin DİLMEN Ahmet USLU Nezire AVCI Ferhat ADIYAMAN Fatih DURAK Fatih Mehmet GÖKÇINAR İyileştirme Çalışmasının Konusu : Personelin Performans Değerlendirme ve Ölçülmesi Çalışmanın Başlama Tarih :31.01.2012 Çalışmanın Bitirildiği Tarih :03.02.2012 Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı SUNUŞ Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü’nün temeli olan Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinin kendi iç dinamiklerini harekete geçirerek, içlerinde gerekli müdahalede bulunup düzeltilebilecekleri sorunları tespit etmek ve çözüm önerileri geliştirmek; kendi inisiyatiflerini aşan konularda üst makamlara gerekli önerilerde bulunmak amacıyla oluşturulan “Başarı İyileştirme Takımı” Tapu ve Kadastro Müdürlüklerinin kendi içindeki sorunlarını tespit edip çözüm önerileri sunmak üzere farklı müdürlükten 14 kişiyle günde bir kez olmak üzere dört kez toplanmıştır. Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı 31.01.2012 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında takım lideri, takım raportörü, takımın adı belirlendi. 01.02.2012 tarihinde problemler belirlendi. Takım içi oylama ile en fazla puan alan problem iyileştirme gündemine alındı. Seçilen problemin nedenleri belirlendi. 02.02.2012 tarihli üçüncü gün yapılan toplantıda kök neden analizi yapıldı. 03.02.2012 tarihli dördüncü gün yapılan toplantıda çözümler belirlendi sonuç yazıldı. Başarı İyileştirme Takımı

Takım liderinin seçimi :Takım lideri olarak Adem Takım liderinin seçimi :Takım lideri olarak Adem EKİNCİ oy birliği ile seçilmiştir. Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Eray DAĞSUYU oy birliği ile seçilmiştir. Takım isminin tespiti :Takımın ismi “Başarı İyileştirme Takımı” olarak belirlenmiştir. Problem havuzu oluşturuldu,Bunun için beyin fırtınası yöntemi kullanıldı.

PROBLEM HAVUZUNDA YER ALAN KONULAR 1. Personelin Performansının Değerlendirme ve Ölçme, 2. Personelin Hizmet içi eğitiminin yetersizliği, 3. İşlem Havalelerin adil olarak eşit yapılmaması, 4.Yapılan Havalelerin çok olması,ve idarece acele ettirilmesi neticesinde hata yapılması, 5. Personele asli görevi dışında ek görevler verilmesi, 6.Personel Özlük Hakları, Başarı İyileştirme Takımı

TESPİT EDİLEN BU PROBLEMLERİN PUANLAMASI YAPILMIŞTIR. KONU Adem EKİNCİ Eray DAĞSUYU Mehmet OĞUZ Selda ÇELİK Duran YEŞİLAY Ali KIZILBAYIR Emine KOÇ H.Hüseyin DİLMEN Songül EKİNCİ Ahmet USLU Nezire AVCI Fatih DURAK F.Mehmet GÖKÇINAR Ferhat ADIYAMAN TOPLAM Personel Performans Değerlendirme ve Ölçme 6 5 4 75 Hizmet içi Eğitim Yetersizliği 1 2 3 41 İşlem Havalelerinin Adil Olarak Yapılmaması 59 İşlemlerin Bitilmesi İçin Acele Ettirilmesi 74 Asli Görev Haricinde Ek Görev Verilmesi 21 Personel Özlük Hakları 54 Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı Yapılan bu puanlamadan oluşan sıralamaya göre öncelikli sorun/konu olarak belirlenen “Personelin Performansını Değerlendirme ve Ölçme” maddesinin nedenlerinin araştırılmasına başlanılmıştır. Balık kılçığı teoremi ile “Personelin Performansını Değerlendirme ve Ölçme” konusunun nedenleri ve bu nedenlerin alt nedenleri tespit edilmeye çalışılmıştır. Başarı İyileştirme Takımı

ÇIKAN SONUÇLARA GÖRE BİR SINIFLANDIRMA OLUŞMUŞTUR. MEVZUAT - Mevzuattaki eksiklikler ve bürokratik prosedürlerin fazlalığı. -Değerlendirme ve Ölçü Kriterlerinin Objektif Olarak Belirlenmemesi PERSONEL -Performans Kriterlerinin Personel tarafından Daha Önceden Bilinmemesi - Personelin Yapmış olduğu işin Kalitesi ve Belirlenmiş Standartlara Uygunluğu - Çalışma Gruplarının Oluşturulmaması. -Personelin özverili çalışmaması - Personelin Ödüllendirilmemesi. - Personelin Vatandaş Odaklı Hizmet Sunmaması - Personelin Teknolojiyi ve Kaynakları Etkin Kullanmaması. Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı EĞİTİM -Eğitimli Personelin Az Olması - Personele yeteri kadar Hizmet İçi Eğitim verilmemesi İDARİ -İdareci görevlendirmeleri işi özverili ve sorunsuz yapanlara vermesi İdarecinin atıl personele görev vermemesi, İdarecilere,Personelin Performansının Değerlendirilmesi ve ölçülmesi esnasında adil görev dağılımı ve işi takip etme hakkında yöneticilik eğitimi verilmesi. İdareciler tarafından performans değerlendirme kriteri belirlerken sadece iş ile özel hayattaki ilişkilerin karıştırılması. Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı Bu nedenlerin tespitinde Müdürlüklerimizdeki Uygulamalar, gerek mesleki tecrübelerimiz, gerekse takım üyelerinin kurumlarındaki deneyimlerinden de yararlanılmıştır. Yapılan takım faaliyetleri toplantı tutanakları ile kayıt altına alınmış olup, “Personel Performans Değerlendirme ve Ölçme” ile ilgili durumlar aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı PERSONELİN ASLİ GÖREVİ HARİCİNDE GÖREVLENDİRİLMESİ NEDENLERİ & ÇÖZÜM ÖNERİLERİ Problemin Nedenleri Çözümleri 1.MEVZUAT 1.1.Mevzuattaki eksiklikler ve bürokratik prosedürlerin fazlalığı. 1.2. Değerlendirme ve ölçü kriterlerinin objektif olarak belirlenmemesi Mevzuatta Personelin Performansına göre ücret ve ödül verilebileceği belirtilmekte ise de,Performans Değerlendirme ve Ölçme için Objektif ölçülebilir bir kriterin belirlenmesi gerekir. Kamu da çalışan personelin Performansını artırmak ve neticesinde Ödül alabilmesi için mevzuatta belirtilen bürokratik prosedürlerin azaltılması. Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı 2.PERSONEL 2.1.Performans Kriterlerinin Çalışanlar tarafından önceden bilinmemesi. 2.2. Personelin kendisine verilen işi hızlı bir şekilde tamamlarken Yapmış olduğu işin Kalitesi ve Belirlenmiş Standartlardan çıkması. 2.3.Çalışma Gruplarının Oluşturulmaması. 2.4.Personelin özverili çalışmaması Çalışan Personelin Performan-sının değerlendirilebilmesi ve ölçülebilmesi için Performans Kriterlerinin çalışan personel tarafından bilinmesi gerekir. Personel tarafından Performansını yükseltmek isterken Kalite ve belirlenmiş Standartlara Uygun Olmasına dikkat edilmelidir. Birim içinde çalışma gruplarının oluşturulması ile iş bölümü yapılacağından personelin performansı artacaktır. Özveri ile Çalışan Personelin Performansı her zaman artacaktır. Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı 2.5.Personelin ödüllendirilmemesi. 2.6. Personelin Vatandaş Odaklı Hizmet Vermemesi, 2.7.Personelin Teknolojiyi ve Kaynakları Etkin Kullanmaması. Teknolojiyi ve mevcut kaynakları iyi kullanan personeller iyi ve hızlı sonuç alacaklarından performans-ları kendiliğinden artacaktır. Personelin Performansının değerlendirilmesi ve Ölçülmesi esasında Vatandaşın memnuniyeti çok önemli rol oynamaktadır. Personelin Performansını artırmanın en önemli yöntemi ,Personelin Maaş,Terfi v.b ödüllerle ödüllendirilmesidir. Personelin Liderlik ve Yöneticilik yetenekleri de Performans değerlendirme ve Ölçmesinde dikkate alınmalı, Personelin Performansının değerlendirilmesi ve Ölçülmesinde kendisine verilmiş olan görevlerin sonuçlandırılması dikkate alınmalı, Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı 3.EĞİTİM 3.1.Personele yeteri kadar Hizmet İçi Eğitim verilmemesi, 3.2.Personelin bilgi ve becerilerini geliştirmek için gerekli gayreti göstermemesi Çalışan Personele Performansı artırmak için gerekli Hizmet içi eğitimleri sıklıkla yapılması, Personele Grup çalışma eğitimlerinin verilmesi, Daire amirlerinin de belirli periyotlarda kurum içi eğitimlere alınması. Çalışan Personele Performansını artırmak için Motivasyon eğitimlerinin de verilmesi gerekir. Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı 4.İDARİ 4.1.İdarecinin görevlendirmeleri işi özverili ve sorunsuz yapanlara vermesi, 4.2.İdarecinin atıl personele görev vermemesi , İdareci işini temiz ve sorunsuz yapan personele sürekli iş göndermesi nedeni ile işini iyi yapan personelin işin yoğunluğu nedeni ile yapılan işin kalitesinden ödün verileceği ve yapılan işlerin hatalı sonuçlandırılacağından, tüm personele Adil iş dağılımının yapılması gerekir. İdareci tarafından Yetersiz ve geliştirilmesi gereken personellere performanslarını artırmak için gerekli desteklerin verilmesi gerekmektedir. İdarecinin personelleri ile özel hayatındaki kişisel ikili ilişkilerini iş hayatına yansıtmamaları gerekir. İdarecilerin liderlik ve yöneticilik vasıflarını kullanarak atıl durumdaki personelleri aktif olarak işe katılımlarını sağlamalıdırlar. Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı 4.3.İdarecilere,Personelin Performansının Değerlendirilmesi ve Ölçülmesi esnasında adil görev dağılımı ve işi takip etme hakkında yöneticilik eğitimi verilmemesi, 4.4.İdareciler tarafından Performans değerlendirme kriteri belirlerken sadece iş ile özel hayattaki ilişkilerin karıştırılması.   İdarecilere,Personelin Performansının Değerlendirilmesi ve Ölçülmesi esnasında adil görev dağılımı ve işi takip etme hakkında yöneticilik eğitimi verilmesi gerekmektedir. İdareciler tarafından Performans değerlendirme kriteri belirlerken sadece iş ile özel hayattaki ilişkilerin karıştırılması Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı SONUÇ “Başarı İyileştirme Takımı” olarak Teşkilatımızın “Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi” ile gelişim – ilerleme ve iyileştirme hareketine katkı sağlayabilecek fikirler üretmeye çalıştık. Çıkmış olduğumuz gelişim – ilerleme ve iyileştirme vizyonumuzu, fayda üretmek ve çözüm odaklı projeler geliştirmek olarak belirledik. Başarı İyileştirme Takımı olarak; “Kurumumuz Personellerinin performans farklılıklarında herhangi bir takdirname,terfi veya ödül ile sonuçlanmadığından değerlendirme amacını yitirecektir.Başarı ile ödül arasındaki ilişkiyi adil biçim de algılandığından yüksek iş tatminine sahip olacaktır.Daha verimli çalışacak,performans düzeyini ve hizmet kalitesini yükseltebilecektir.” düşüncesinden hareketle, Kurumumuzun yürüttüğü bu projenin her aşamasında üzerimize düşen görevi sonuna kadar yapmaya hazırız. Başarı İyileştirme Takımı

Başarı İyileştirme Takımı TEŞEKKÜR EDERİZ. Başarı İyileştirme Takımı