Satın alma ve stok yönetimi MODÜL 5 Satın alma ve stok yönetimi

Isınma Sorusu Satın alma ve stok yönetim politikaları geliştirmek için, aşağıdakilerden hangisi doğrudur? En son alınan kimyasalı rafların en önüne koyarak, en yeninin ilk once kullanımını sağlayın Laboratuvarlar kritik stok seviyesini izlemelidir. Kullanılan malzemelerin saklanmasında herkes sorumlu olduğu için, stok yönetimi için birinin görevlendirilmesi gerekli değildir. Elektronik stok yönetim sistemi, yazılı kayıt sisteminden her zaman daha iyidir Doğru cevap b şıkkı Diğer ısınma soruları “Modül 4 test soruları” bölümünde yer almaktadır.

Öğrenim Hedefleri Stok kontrol programı uygulaması için gereken adımların tanımlanması Malzemelerin tedarik edilmesinde düşünülmesi gereken faktörlerin adlandırılması Stok yönetim sistemi izleme planı geliştirilmesi Satın alma ve stok yönetimi ile ilgili dokümantasyonun /kayıtların oluşturulmasının önemi 3

Kalite Yönetim Sistemi Organizasyon Personel Ekipman Süreç Kontrolü Bilgi yönetimi Doküman ve Kayıtlar Olay Yönetimi Değerlendirme Sürecin İyileştirilmesi Müşteri Hizmetleri Tesisler ve güvenlik Satın alma ve stok yönetimi

Stok Yönetim Programının Yararları Sarfiyatı azaltma Bütçeyi aşmama Reaktif ve sarfların bulunabilirliğini sağlamak Kalitenin korunması 5

Stok Yönetiminin Zorlukları Eldeki stokların son kullanım tarihleri dikkate alınarak dengeli tüketimi/ bulunabilirliği sağlanmalı Kimyasallarının kullanım ömrü: RIA kimyasalları: 3 -8 hafta API kitleri: 4 - 12 ay Antiserum: 1 - 4 yıl Antibiyotik diskleri: 2 - 3 yıl Kullanıma hazır besiyeri: 1 - 2 ay Toz besiyerleri: 3 - 5 yıl Son kull. tarihi Stok 6

Satın Alma ve Stok Yönetimi için Anahtar Bileşenler Depolama Depolama koşulları Süreklilik Tedarikçi Yeterliliği Satınalma Sözleşmesi Sevkiyat Uygunluk değerlendirme Kayıt defteri Son Kul, Tar. Stok takibi Anahtar bileşenlerin eğitimci tarafından açıklanması uygun olacaktır. Laboratuvar USE Diğer laboratuvarlar Kullanım sonrası İzleme

Tedarikçilerin Seçimi ve Değerlendirilmesi için Sistem Oluşturulması Satın alınacak ürün ve hizmetler için kriterler belirlenmeli Diğer laboratuvarların bilgi/tecrübeleri kullanılmalı Alımdan önce ve sonra değerlendirme yapılmalı 8

Satın Almada Kritik Noktalar Pazarlık Sözleşmenin Gözden Geçirilmesi Yasal gereklilikler Teslimatın uygun şartlarda yapılması Ödeme şeklinin belirlenmesi

Stok Yönetimi Nasıl Uygulanır? Sorumlunun belirlenmesi Tüm depolar için envanter oluşturulması İhtiyaç Analizi STOK YÖNETİMİ KONTROLÜ Kabul/kontrol ve depolama için sistem oluşturulması Minimum stok ihtiyacının belirlenmesi Form ve kayıtların oluşturulması

İhtiyaç Analizi Testler için kullanılacakları belirlerken: Laboratuarda yapılan testlerin listesinin oluşturulması Her test için gereken reaktif, sarf malzemeleri ve kimyasalların detaylı listelerinin oluşturulması Mevcut bilgiler kullanılarak yaklaşık tüketim miktarlarının belirlenmesi Listelerde malın tanımı, ticari ambalaj miktarı, aylık kullanım miktarı, temin edilme süresi, depolama şartları gibi hususlar yer almalı 11

İhtiyaç Analizi için Gerekli Bilgiler Depolama alanları/şartları Sipariş/Teslim zamanı Öncelik saptanması Aylık kullanım Sayı Birimi (Adet) Malzeme tanımı

Miktar belirleme nedir? Belli bir zaman aralığında bir malzemeden ne kadar kullanılacağının hesaplanması 13

Miktar Belirleme: Ne zaman? Yıllık sağlık hizmeti planlamasının bir parçası olarak Yeni bir sağlık programı uygularken Olası ya da belirlenen salgın için hazırlık yaparken 14

Miktar Belirleme: Nasıl? Tüketim temelli yöntem Morbidite temelli yöntem 15

Miktar belirleme: Tüketim temelli Gerçek tüketime dayanır Miktar belirlerken: kullanılan reaktif ve sarf malzemeler israf (kullanma tarihi geçmiş/bozulmuş malzemeler) Malzemenin temin edilme süresinin en az 15 gün veya daha fazla süre alacağı dikkate alınmalıdır.

Miktar Belirleme: Morbidite temelli Episodların gerçek sayısına dayanır. Miktar belirlerken: popülasyon büyüklüğü hastalık insidansı morbidite verilerinin doğruluğu tedavi rehberleri dikkate alınmalıdır. 17

Stok Kontrolü: Dokümantasyon Ana kayıtlarda içerilmesi gerekenler: Alım tarihi Lot numarası Kabul /red kriterleri Kullanıma başlanma/elden çıkarma tarihi Kayıtların depo odasında saklanması yeğlenir! 18

Stok Kayıt Defteri İçeriği: Diğer bilgiler: Teslim alanın adı/imzası Kabul tarihi Miktarı Son kullanma tarihi Minimum stok seviyesi Maksimum stok seviyesi Diğer bilgiler: Raf numarası Sevk ve saklama koşulları 19

Malzemelerin Kabulü ve İncelenmesi içeriğin doğrulanması dış ambalajın kontrol edilmesi depodan çıkan her malzemenin tarihinin kaydedilmesi son kullanma tarihinin kaydedilmesi yeni gelen malzemelerin eskilerin arkasına yerleştirilmesi kayıtların oluşturulması veya güncellenmesi 20

Depo özellikleri temiz iyi tasarlanmış kilitlenebilir iyi havalandırılan doğrudan güneş ışığı almayan dayanıklı raflar malzemelere kolay erişilebilen güvenlik önlemleri alınmış 21

Raflara yerleştirme 1 2 3 Güvenlik önlemlerini izleyin

Raf Organizasyonu ürünün “kaybolmasının” önlenmesi zamandan tasarruf sağlanması depolamanın sistemli hale getirilmesi soğuk odalar/buzdolaplar/dondurucular numaralandırılmalı ve raflar etiketlenmeli 23

Malzemelerin etiketlenmesi Açıkça görülebilir şekilde etiketlenmeli Etiketlerde açılış/son kullanma tarihleri bulunmalı 24

Kayıtların güncellenmesi Haftalık sayım yapılması Stok Takibi Sorumlunun belirlenmesi Stok Kontrolü Tüm depolar için envanter oluşturulması Kayıtların güncellenmesi Haftalık sayım yapılması

Elektronik Stok Yönetimi Avantajları: ürün bazında stoğun güncel takibi son kullanma tarihlerinin izlenerek kullanıcının uyarılması satın almanın planlanmasında ve gerçekleştirilmesinde istatistiksel verilerin sağlaması laboratuarlara dağıtımın yönetilmesi stok yönetimini kolaylaştırması Sakıncaları: yazılım programına ihtiyaç duyulması eğitilmiş personel gereksinimi 26

Özet İyi yönetilen bir laboratuar, öncelikle iyi bir satın alma ve stok yönetimi sistemine sahip olmalı. Stok yönetim uygulamalarında sorumlu atanmalı, ihtiyaçlar analiz edilmeli, asgari stok miktarları belirlenmeli, kabul, inceleme ve depolama prosedürleri oluşturulmalı, kayıt defterleri ve formlar kullanılmalı. Kullanılan tüm malzeme ve kimyasallar için envanter sistemi oluşturulmalı. 27

Anahtar Mesajlar Stok yönetiminin önemi: Laboratuvarın etkinliğini ve verimliliğini arttırır İhtiyaç olduğunda gerekli malzemeler elde bulunur Hasta veya klinik ihtiyaçların karşılanmasını sağlar İhtiyaca uygun malzemelerin satın alınmasını sağlar 28

Soru? Katkı? Organizasyon Personel Ekipman Süreç Kontrolü Bilgi yönetimi Doküman ve Kayıtlar Olay Yönetimi Değerlendirme Sürecin İyileştirilmesi Müşteri Hizmetleri Tesisler ve güvenlik Satın alma ve stok yönetimi Soru? Katkı?