TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ŞANLIURFA XXI.BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ MEZOPOTAMYA İYİLEŞTİRME TAKIMI

MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı TAKIM LİDERİ :Dilek ÖZKAN KOCAMAN TAKIM RAPORTÖRÜ :Esra ESEN TAKIM SÖZCÜSÜ :Şeyhmus OK TAKIM ÜYELERİ :Abdullah ATALAY :Azat ASLAN :Bülent ACAT :Hüseyin ÖRENÇ

MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı İYİLEŞTİRME ÇALIŞMASININ KONUSU “Memurların iş yükü paylaşımının eşit olmayışı”

MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı

MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı

MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı 31.01.2012 tarihindeki toplantıda öncelikli olarak grup başkanı seçimi yapıldı. Oylama sonucunda takım lideri olarak “Dilek ÖZKAN KOCAMAN”,takım raportörü “Esra ESEN”,takım sözcüsü olarak da “Şeyhmus OK” belirlendi. Takım adının “MEZOPOTAMYA” olarak belirlenmesinin ardından müdüriyetlerimizin ortak sorunları, eksiklikleri ve talepleri beyin fırtınası yöntemi ile tespit edilerek oylama yapıldı.

MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı PROBLEM HAVUZU Dilek ÖZKAN KOCAMAN Esra ESEN Şeyhmus OK Abdullah ATALAY Azat ASLAN Bülent ACAT Hüseyin ÖRENÇ TOPLAM 1 Kurum Kültürü ve Motivasyon Eksikliği 7 8 5 9 6 52 2 Personelin görevin uygun donanım ve bilgi eksikliği 10 60 3 Memurların iş yükü paylaşımının eşit olmaması 66 4 Taşra personelinin yemekhanelerinin olmaması 27 Kurumlara müracaat eden vatandaşla iletişim eksikliği 57 Kurumdaki güvenlik sistemlerinin ve personelinin eksikliği 37 Toplantı odasının olmayışı Personel için var olan ceza sistemine karşın ödüllendirme sisteminin işlememsi 23 Sosyal etkinliklerin eksikliği Kurum bütçesinde planlama eksikliği 11 Sosyal aktivite için zaman ve ortamların olmaması 13 12 Kurumumuzun imajını düzeltmeye yönelik tanıtım ve bilgilendirmenin olmayışı

MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı Müdürlüklerimizin ortak problemi olarak 66 puanla “Memurların iş yükü paylaşımının eşit olmayışı” seçildi.

MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı PROBLEMİN NEDENLERİ ÇÖZÜMLERİ 1 EGİTİM 1.1 Personelin bilgi eksikliklerini öne sürerek görevlendirmeden kaçınmaları Yeni atanan personele oryantasyon eğitimi verilip verilen bu eğitime ilişkin işlemlerden tüm personel sorumlu tutuşup müdüriyetin işleyişine özgü eğitim programları ilgili müdürlükçe oluşturulmalı ve bu balgamda her müdüriyette eğitim programları oluşturulmak üzere personel görevlendirilmelidir. 1.2 Yeni atanan personelin eğitim almadan görevlendirilmeleri 1.3 Aynı unvana sahip personelin eğitim ve bilgi seviyelerinin aynı standartta olmayışı

MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı PROBLEMİN NEDENLERİ ÇÖZÜMLERİ 2 YÖNETİM MEKANİZMASI 2.1 İdarecilerin iş yürütmek uğruna en çok çalışan personeli görevlenilmesi Dengeli iş dağılımının yapılabilmesi için iş dağılımını yönetecek bir sistem oluşturarak idarecinin görev dağılımlarını buradan denetleyebilmesi sağlanmalı. Bu sistem sayesinde iş yükünün fazla olduğu personel ve iş yükü altına girmeyen personel otomatik olarak ortaya çıkmış olacak idareciden kaynaklı iltimas ortadan kalkacaktır. 2.2 Dengeli iş dağılımı yapan bir sistemin olmayışı 2.3 İdarecinin belli personele iltimas göstermesi

MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı PROBLEMİN NEDENLERİ ÇÖZÜMLERİ 3 PERSONEL 3.1 Personelin kişisel özellikleri (Sert mizaçlı veya uysal oluşu) Birim bazındaki görev tanımlarını netleştirmek suretiyle işin ve işe uygun personelin belirlenmesi konusunda düzenleme yapılması Hizmet süresini tamamlamış personelin rotasyona tabi tutulacağı düşünülerek işlerin devredileceği personelin yetiştirtir ilmesi sağlanmalı. Personelin kendisini yetiştirmesi sağlayacak veya bu balgamda geri kalmasını önleyecek ceza ve ödül sistemi oluşturulmalı Objektif kriter ve personelin yetilerine göre hareket edilmelidir. 3.2 Personelin kendini yetiştirmesinde gerekli özen ve çabayı göstermemesi 3.3 Personelin hizmet süresini tamamlamasına karşın uzun süreli aynı müdüriyette görev yapması 3.4 Personel görev tanımlarının net olarak belli olmayışı

MEZOPOTAMYA İyileştirme Takımı PROBLEMİN NEDENLERİ ÇÖZÜMLERİ 4 DENETİM 4.1 İş dağılımı ile ilgili idareciyi denetleyen bir birimin olmayışı Kurumda yapılan ana işlemlerle ilgili denetim birimleri oluşturulup denetim birimlerinin idarecileri yönlendirmesi ile eşit görev dağılımı sağlanmalıdır. 4.2 İş dağılımında objektif ve yetilere göre hareket edildiğinin denetlenmeyişi ve bu konuda idarecilere yaptırım uygulanmayışı

TEŞEKKÜRLER !