DENİZLİ 18. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ DENİZLİ HOROZU İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU ŞUBAT 2012 Antalya

İÇİNDEKİLER ŞUBAT 2012 Antalya Sayfa no İçindekiler 2 Denizli Horozu Takımı İsim Listesi 3 Toplantı Tutanakları 4 Problem Havuzu Oluşturulması 5-6 Problemlerin Analiz Çalışması ve Puanlaması 7 Seçilen Problem 8 Sunuş 9-28 ŞUBAT 2012 Antalya

DENİZLİ HOROZU TAKIMI İSİM LİSTESİ Çalışmanın Yapıldığı Yer : Starlight Convention Tahalossa Spa Otel   İyileştirme Takımını Adı : Denizli Horozu Takımın Lideri : Uğurtan ÖZLÜSÖZ Takımın Raportörü : Gökhan DOĞRU Takım Üyeleri : Y.Mesut İLBAY Ertuğtul AKTAŞ Ahmet YETKİN Mustafa KARTÇI Ali ANILIR F.Güneş DÖNMEZ H.Avni ÜSTÜNDAĞ İbrahim GÜNEŞ Hüseyin ARAS Şükrü KURBAN İyileştirme Çalışmasının Konusu : BÖLGE OTOMASYON - ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ VE PERFORMANS DEĞERLEMESİ Çalışmanın Başlama Tarih : 31.01.2012 Çalışmanın Bitirildiği Tarih : 03.02.2012

DENİZLİ HOROZU İYİLEŞTİRME TAKIMI TOPLANTI TUTANAĞI Toplantı Tarihi : 31/01/2012 Toplantı No : 1 Toplantı Konusu : BÖLGE OTOMASYON - ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ VE PERFORMANS DEĞERLEME   Pamukkale İyileştirme Takımı’nın ilk toplantısı; Gökhan DOĞRU Uğurtan ÖZLÜSÖZ Y.Mesut İLBAY Ertuğtul AKTAŞ Ahmet YETKİN Mustafa KARTÇI Ali ANILIR F.Güneş DÖNMEZ H.Avni ÜSTÜNDAĞ İbrahim GÜNEŞ Hüseyin ARAS Şükrü KURBAN katılımlarıyla ve Kalite Müdürü Ferhan KONUŞ rehberliğinde 31/01/2012 Pazartesi günü saat 17:00 ‘ de Toplantı Salonu’nda yapıldı.  31/01/2012 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında aşağıda açıklanan çalışmalar yapıldı. Takım liderinin seçimi: Takım lideri olarak Uğurtan ÖZLÜSÖZ oy birliği ile seçildi. Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Gökhan DOĞRU oy birliği ile seçildi. İyileştirme takımın adı “Denizli Horozu” olarak oy birliği ile kabul edildi

PROBLEM HAVUZU Toplantı Tarihi : 30/01/2012 – 03/02/2012 Toplantı No : 2 – 6 Toplantı Konusu : Problem Havuzu Oluşturması ve çözüm önerilerinin yapılması.  Problem Havuzu oluşturmayla ilgili yapılan çalışmada aşağıda belirtilen problemler tespit edildi:   PROBLEM HAVUZU Kurum içi ve Kurum Dışı her türlü problemlerin kayıt altına alınarak daha kısa sürede giderilmesi için Türkiye Geneli Call Center(Çağrı Merkezi)kurulması. Bölge Müdürlüğü Otomasyonu ve Arşiv Yönetim sistemi olmaması sebebi ile Personel performans değerlendirmesinin yapılamaması Tüm Kadastro Müdürlüklerinde ortak kullanılacak harita programları ile diğer programların (Jeodezi Process, Tutanak programları vb.) olmaması ve eğitimlerin yetersiz olması

4. Kurum içerisinde bir üst öğrenimini bitiren personele, Bakanlar kurulu kararı ile sınav açma yetkisi Kurumlara verilen Unvan Değişikliği sınavının 1 defaya mahsus olarak sınav yapılmadan unvanların personele verilmesi. 5. Müdürlüklerde yapılan görevlendirmelerin eşit olmaması. 6. Personele ödenen yevmiye, tazminat vb. ücretlerin performansa göre verilmesi. 7. LİHKAB büroları faaliyete geçtikten sonra Kadastro Teknik Personelinin durumu 8. Kadastro Teknik Arşivinin 2010/20 sayılı Arşiv Genelgesine uygun Elektronik ortamda tutulması ve Bölgesel bazda uzaktan erişim ile kontrolünün sağlanması. 9. Tapu Arşivinin 2010/20 sayılı Arşiv Genelgesine uygun Elektronik ortamda tutulması ve Bölgesel bazda uzaktan erişim ile kontrolünün sağlanması. 10. Gelişen Teknolojiye ayak uydurabilmek, yapılan işlemleri daha kışa sürede ve daha işlevsel duruma getirmek, personelin bilgisayar kullanımını en üst seviyeye taşıyabilmek için web portalı üzerinden uzaktan eğitime tabi tutmak

Müdürlüklerde yapılan görevlendirmelerin eşit olmaması. SIRA NO PROBLEMLER / KİŞİLER Y.Mesut İLBAY Gökhan DOĞRU Uğurtan ÖZLÜSÖZ H.Avni ÜSTÜNDAĞ İbrahim GÜNEŞ Ali ANILIR F.Güneş Dönmez Ertuğrul AKTAŞ Hüseyin ARAS Mustafa KARTÇI Ahmet YETKİN Şükrü KURBAN TOPLAM PUAN 1 Kurum içi ve Kurum Dışı her türlü problemlerin kayıt altına alınarak daha kısa sürede giderilmesi için Türkiye Geneli Call Center(Çağrı Merkezi)kurulması 5  4 5 6 9 8 3 70 2 Bölge Müdürlüğü Otomasyonu ve Arşiv Yönetim sistemi olmaması sebebi ile Personel performans değerlendirmesinin yapılamaması 10  10 1  96 Gelişen Teknolojiye ayak uydurabilmek, yapılan işlemleri daha kışa sürede ve daha işlevsel duruma getirmek, personelin bilgisayar kullanımını en üst seviyeye taşıyabilmek için web portalı üzerinden uzaktan eğitime tabi tutmak 6   1  2 2   10 42 Kurum içerisinde bir üst öğrenimini bitiren personele, Bakanlar kurulu kararı ile sınav açma yetkisi Kurumlara verilen Unvan Değişikliği sınavının 1 defaya mahsus olarak sınav yapılmadan unvanların personele verilmesi. 9   7  9  3 4  68 Tüm Kadastro Müdürlüklerinde ortak kullanılacak harita programları ile diğer programların (Jeodezi Process, Tutanak programları vb.) olmaması ve eğitimlerin yetersiz olması. 7   6 7  5 73 Müdürlüklerde yapılan görevlendirmelerin eşit olmaması.  4 61 Personele ödenen yevmiye, tazminat vb. ücretlerin performansa göre verilmesi  8 53 Kadastro Teknik Arşivinin 2010/20 sayılı Arşiv Genelgesine uygun Elektronik ortamda tutulması ve Bölgesel bazda uzaktan erişim ile kontrolünün sağlanması 8  60 LİHKAB büroları faaliyete geçtikten sonra Kadastro Teknik Personelinin durumu 56

İkinci sırada tespit edilen Problem “Bölge Müdürlüğü Otomasyonu ve Arşiv Yönetim sistemi olmaması sebebi ile Personel performans değerlendirmesinin yapılamaması.” konusu seçilerek nedenlerin irdelenmesi yapıldı ve çözüm önerileri sunuldu.

BÖLGE OTOMASYON - ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ VE PERFORMANS DEĞERLEME Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü bünyesinde arşiv hizmetlerinin elektronik ortamda sunumu ve tapu – kadastro müdürlüklerinin otomasyon süreci…

PROJE FİKRİ :

Temel fikir ; Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü taşra yapılanması birimleri olan Bölge Müdürlükleri , Kadastro Müdürlükleri ve Tapu Müdürlüklerinin, hizmetlerinin gereği olarak yaptıkları iş ve işlemlerin elektronik ortamda karşılanması , oluşan iş yükünün performansa dayalı bir sistem ile ölçülebilir hale getirilmesi ve sonuç ürün olan bilgi ve belgelerin arşiv hizmetlerinin elektronik ortamda depolanabilir ve sunulabilir hale getirilmesidir.

NEDEN?

Kadastro Müdürlüklerinin yeniden yapılandırılması sonrasında ortaya çıkan yeni yönetim anlayışının bir sistem kurgusuna olan ihtiyacı, Kadastro Müdürlüklerinin müdürlük merkezi ve hizmet birimi arasında iş yükü – personel planlamalarının elektronik ortamda karşılanması zorunluluğu, Kadastro Müdürlüklerinin iç bileşenlerle (alt birimler – personel – üst birimler) ve dış bileşenlerle (LİHKAB – Kurum ve Kuruluşlar – Özel Sektör – Vatandaş) olan diyaloglarının standart , ölçülebilir ve hızlı sunum gerektiren bir yapıya dönüştürülmesi ihtiyacı, Kadastro Müdürlüklerinin arşiv hizmetlerinin elektronik ortamda yönetilebilir ve sunulabilir hale getirilmesi ihtiyacı,

Kadastro Müdürlüklerinin iş ve işlemlerinden doğan iş yüklerinin karşılanmasında personelin performansının ölçülebilir ve ölçeklenebilir hale getirilmesi ihtiyacı, Tapu Müdürlüklerinin TAKBİS ile beraber iş ve işlem yüklerinin elektronik ortamda karşılanması sonrasında arşiv hizmetlerinin de elektronik ortama aktarılması ve arşivin elektronik ortamda yönetilebilir hale getirilmesi ihtiyacı, Tapu Müdürlüklerinin performansa dayalı hizmet anlayışının TAKBİS içerisinden yapılacak iyileştirmeler ile İŞLEM – PUAN anlayışından, İŞLEM ADIMI – PUAN anlayışına geçirilmesi, (TAKBİS içerisinde workflow - iş akış - işlem yapılandırması tekniğinin kullanılması) Bölge Müdürlüklerinin iç işleyişlerinin elektronik ortamda karşılanması, iş yükü ve personel planlamalarının - proje planlama ve takiplerinin - personel performans bilgilerinin sistemsel yönetilmesi ihtiyacı,

Bölge Müdürlüklerinin Arşiv hizmetlerinin Kadastro ve Tapu Müdürlükleri ile entegre bir biçimde ve elektronik ortamda veri alışverişine müsaade eden bir yapıda karşılanması ihtiyacı, Bölge Müdürlüklerinin yeniden yapılanması sonrasında oluşan yeni yönetim anlayışına göre iç birimler arası iş yükü planlamalarının şablon bir yapıya dönüştürülmesi ve işleyişin standartlaştırılması ihtiyacı, Bölge Müdürlüklerinin, alt birimler tarafından sunulan hizmetleri gerektiğinde elektronik ortamda analiz edebilen , sorgulayabilen ve raporlayabilen bir sisteme olan ihtiyacı,

İHTİYAÇ ANALİZİ VE TASARIM

Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünde Organizasyonel İnovasyon* Kurumun iş uygulamalarında, işyeri organizasyonunda veya dış ilişkilerinde yeni bir organizasyonel yöntemin uygulanmasıdır.

Senaryo’da bahsedildiği şekilde bir sistemin Tapu Müdürlüklerimizde bir aylık zaman sürecinde işletilmesiyle elde edilecek verilerin analizi yapılarak işlem süreçlerinin daha gerçekçi zaman/puan modülünü elde etmek mümkün olacaktır…

Denizli Horozu iyileştirme ekibi olarak: 1-Bölge Teknik Arşivi Takibi 2-Bölge Evrak Otomasyonu 3-Kalibrasyon Hizmetleri 4-GPS Hizmetleri 5-Tapu Arşiv Takibi 6-Tapu Hizmetleri 7-Kadastro Hizmetleri 8-Mesai Hizmetleri 9-Teknik Arşiv Modülü 10-LİHKAB Otomasyonu 11-Proje Takibi 12-Personel Performans Değerlendirilmesinin sayısal ortamda takip edilmesi öngörülmekte ve, Bölge Müdürlüklerinin; Kadastro ve Tapu Müdürlükleri üzerinde bulunan görev ve iş yükü takiplerinin düzenli olarak yapılması, iç işleyişlerinin bir otomasyon mantığında takibinin sağlanması ve hizmetin daha hızlı ve kaliteli sunulmasının sağlanması ve personel performans değerlendirilmesinin yapılması amaçlanmaktadır.

TAPU VE KADASTRO XVIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ DENİZLİ TEŞEKKÜRLER… TAPU VE KADASTRO XVIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ DENİZLİ