Joe Dobbin ve Ronnie Balfour 4 – 6 Mayıs 2011 Bilgi, İletişim ve İzleme Joe Dobbin ve Ronnie Balfour 4 – 6 Mayıs 2011

COSO Modeli

Bilgi ve İletişim İç kontrol standardı:13 İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır.”

Yönetim Döngüsü Plan Gözden geçirme Eylem İzleme

Yönetimin sorumlulukları Stratejik planları ve yıllık iş planlarını hazırlamak Hedef ve amaçları kuruma duyurmak Rol ve sorumlulukları dağıtmak/kaynakları tahsis etmek Performansı izlemek Düzeltici eylemde bulunmak Performans ve çıktıları gözden geçirmek

Planlama Neye ulaşmam gerek? Ne kadar kaynağım var? Ne kadar kaynağa ihtiyacım var? Niteliklerim ve kapasitem ne? Hangi kanun ve düzenlemelere bağlı kalmalıyım?

İzleme / Kontrol Planın uygulandığını ve hedef ve amaçlara ulaşıldığını nerden anlarım? Mali konumun ne? Personelin doğru işleri doğru şekilde yaptığını ve kabul edilebilir bir seviyede performans gösterdiğini nerden anlarım? Düzeltici eylemde bulunmama – kaynakları yeniden tahsisi etmeme, sorumlulukları yeniden dağıtmama gerek var mı?

Gözden Geçirme Hedefler nezdinde performansı değerlendirme Hedeflerin uygun olup olmadığını değerlendirme (ulaşılması fazla zor, fazla kolay).... Planlama varsayımlarım doğru mu? Karar alırken doğru yönetim bilgisine sahip miydim? Planlar etkili şekilde duyuruldu mu ve uygulayıcılar tarafından anlaşıldı mı?

Bilgi Özellikler Zamanında: Bilgi doğru zamanda doğru personel tarafından edinilmeli ve iletilmelidir. İlgili: Bilgi söz konusu faaliyet, iş ve eylemle ilgili olmalıdır. Erişilebilir: Bilgi kişiler tarafından ihtiyaç duyulduğu anda ve sonrasında erişilebilir olmalıdır. Bilginin edinilmesi, saklanması, iletilmesi ve kullanılmasını kolaylaştıracak teknoloji ulaşılır olmalıdır. Kapsamlı: Bilginin tanımı idarenin her seviyesindeki kullanıcı için aynı olmalıdır. Bunun yanı sıra, dış paydaşlarla paylaşılan bilgi açık ve anlamlı olmalıdır.

Bilgi Özellikler Kullanışlı: Bilgi edinilme amacına uygun olarak kullanıcının ihtiyaçlarını karşılamalıdır. Tam: Etkili ve etkin kullanım sağlamak için bilginin içeriği ve biçimi eksiksiz olmalıdır. Doğru: Bilgi ilgili olduğu amaç, hedef ve faaliyetlere ilişkin hususları doğru biçimde yansıtmalıdır. Güncel: Bilgi ihtiyaca göre güncellenmelidir. Güncel olmayan bilgi karar alma ve program sunma mekanizmasına zarar verebilir. Yöneticiler ve personel bilgiyi güncel tutmak adına gerekli önlemleri almalıdır.

Bilgi Çeşitleri Bilgi çeşitleri: Performans (hedeflere ulaşma) Mali (bütçe ışığında harcamalar) Uyum / Güvence (yönetim / iç denetim)

Bilgi ve İletişim Etkili bilgi ve iletişim sistemlerinin oluşturulması aşağıdakileri kapsar: Uygun bir bilgi, iletişim ve kayıt sisteminin kurulması Gerekli bilginin bilgiye ihtiyaç duyan kişiye, çalışana veya yöneticiye ulaştırılmasını sağlama Hedeflere ulaşılabilmesi ve ilgili çalışanın iç kontrol sorumluluklarını yerine getirebilmesi için bilginin istenilen formatta ve zamanda ulaştırılmasını sağlama

Bilgi Bilgi Yönetim Sistemi Basamaklar Bilgi ihtiyacını planlama Bilgiyi düzenleme Bilgiyi oluşturma ve toplama Bilgiyi gözden geçirme ve saklama Bilgiyi kullanma ve paylaşma

Bilgi Sistemleri Yönetime sorular Mevcut bilgi sistemleri idare tarafından belirlenen hedeflerin izlenmesini ve bu hedeflere ilişkin faaliyetlerin etkili şekilde denetlenmesini ve değerlendirilmesini sağlıyor mu? Yönetim Bilgi Sistemi yöneticilerin karar alma süreçleri esnasında ihtiyaç duydukları bilgi ve raporları üretecek şekilde mi tasarlamış? İdarenizin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, eksiksiz, güvenilir, kullanışlı ve anlaşılır olması sağlanıyor mu?

İletişim Albert Einstein “İletişimdeki başlıca sorun gerçekleşmiş olduğu yanılgısıdır.” Albert Einstein

İletişim İyi iletişim “etkili anlam ve anlayış alış verişi” olarak tanımlanabilir Sadece bilgi sunmaktan öte bir olgudur Etkili iletişim bilgiyi alan kişinin ihtiyaçlarını dikkate alır Geri bildirim teşvik edilir, mesaj yerine göre uyarlanır ve aşırı bilgi yüklemesi tehlikesinin farkına varılır Mesajın iletilmesinin mesajın alınmış veya anlaşılmış olduğu anlamına geldiği varsayımına varılmaz

İletişim Basitçe, etkili iletişim: Doğru bilgiyi doğru zamanda doğru kişilere iletme veya kişilerden alma Herkesin işini etkili şekilde yapabilmesi için ihtiyaç duyduğu bilgiye sahip olmasını ve Bakanlığın hedef ve önceliklerine ulaşmadaki rollerini anlamasını sağlama

İletişim Türleri Dikey iletişim Yatay iletişim iç / dış iletişim

Dikey İletişim Plan, amaç, hedef ve bütçenin duyurulması Rol ve sorumlulukların dağıtılması Sorumlulukları yerine getirmede ihtiyaç duyulan yönlendirme/bilginin sunulması Planlar nezdinde performansın/bütçe nezdinde harcamaların raporlanması

Yatay İletişim Gelişmelere ayak uydurma İyi uygulamayı paylaşma Kurumsal bir kültür oluşturma Toplu yaklaşım

Dış iletişim Raporlama – sonuçların hesabını verme Bağlı kuruluşlarla Paydaşlarla/tedarikçilerle Danışma (politika) Müşteri memnuniyeti

İletişim İletişim Hizmet sunumu, karar alma ve paylaşma ve faaliyetleri gerçekleştirme ve koordine etme süreçlerine katkıda bulunmak üzere bireyler ve/veya kurumlar arasında etkili bilgi alış verişine ihtiyaç duyulur. İdare, hedeflerine ulaşabilmek ve riskleri yönetebilmek için her seviyede bilgiye ihtiyaç duyar. Bu bağlamda, bilgi akışı hem yatay hem de dikey düzeyde gerçekleşirken kurumun dışından da gerçekleşebilir. Sağlam bir iç kontrol sisteminin oluşturulmasında iletişim kilit role sahiptir ve iç kontrol bileşenlerinin işleyişi hakkında geri bildirim sunarak yönetimin karar alma süreçlerine yardımcı olur.

İletişim İletişim En kritik iletişim kanallarından biri yönetim ve personel arasındakidir. Yönetim hangi bilgiye ihtiyaç duyduğunu personele bildirmeli, geri bildirim ve yönlendirme sunmalıdır. Sorumluluklarını yerine getirebilmelerine katkıda bulunmak ve birimler arasında koordinasyon sağlamak amacıyla bilgi kurum içersinde kendisine ihtiyaç duyan yönetici ve/veya personele uygun şekilde ve zamanında iletilmelidir. Etkili bir iç kontrolde yararlanıcılar, tedarikçiler ve diğer kamu kurumları gibi paydaşlarla kurulacak dış iletişimin rolü de önem arz etmektedir.

İletişim Yönetim aşağıdakileri sağlayan iletişim kanalları oluşturmalıdır: Doğru zamanda doğru bilgiyi temin eden; Kişisel talepleri karşılayan; Çalışanlara rol ve sorumluluklarını bildiren; Raporlamayı destekleyen; Çalışanların iyileşmeye açık alanlara yönelik öneride bulunmasına imkan tanıyan; Üst yönetimin karar almasını sağlamak üzere anlaşılır mesajlar sunan; Çalışanlara iç kontrolün ve alınan kararların önemini bildiren; Hem iç hem de dış; Doğru hedef gruba hitap eden.

İletişim İletişim kurmadan önce aşağıdakileri düşünmeniz gerekir: Mesaj nedir? Mesajı neden iletmek istiyorum/iletmem gerekiyor? Kimin bilmesi gerekiyor? Kim bilmek istiyor? Zamanlamayla ilgili konular söz konusu mu?

İletişim Mesaj tekrarlanması gerekecek kadar önemli mi? Mesajın alındığını nasıl anlarım? Mesajın değiştirilmesi, örneğin netleştirilmesi, gerektiğini nerden anlarım?

Etkili iletişim nasıl sağlanır Mesajın en iyi nasıl iletilip geri bildirim alınabileceğinin düşünülmesi oldukça önemlidir. Bu konuda aşağıdakiler gibi birçok araç mevcuttur: Ekip toplantıları veya diğer yüz yüze iletişimler Üst Yönetici/Kuruldan Personele Mesaj Medya/basın bildirileri Birim Başkanlarından Mesaj E-posta Telefon İntranet/internet Personel dergileri Bakanlık bildirisi Yayınlar/broşürler

İletişim Yönetime sorular İdarenizde/biriminizde yatay ve dikey iletişimi kapsayan etkili bir iletişim sistemi mevcut mu? Dış paydaşlarla etkili iletişimi sağlayacak bir dış iletişim sistemi mevcut mu? Mevcut iç ve dış iletişim sistemleri personelin ve dış paydaşların beklenti, öneri ve şikayetlerini iletebilmelerine imkan tanıyor mu?

COSO Modeli

İzleme

Raporlama İç kontrol standardı: 14 “İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır.”

Raporlama Neyin raporlanması gerekir? Hedeflere ulaşılıyor mu? Kontrol sistemleri etkin şekilde işliyor mu? Politika, usul kuralları ve düzenlemelere uyum mevcut mu?

İzleme İzleme aşağıdakiler için gereklidir: Hedeflere ulaşılması Hizmet ve faaliyet sunumunun etkili ve etkinliği Kamu harcamalarının kontrolünün etkililiği Paranın karşılığının verilmesi Yöneticiler arasındaki iletişimin etkililiği İç kontrol sistemlerinin etkililiği ve risklerin yeterli yönetimi

İzleme Nasıl izlenir: İzleme sürekli izleme, ayrı değerlendirmeler veya ikisinin birleşimi yoluyla gerçekleştirilebilir. İç kontrol faaliyetlerinin izlenmesi, kurumun çalışmalarının gözden geçirilmesinden net bir şekilde ayrılmalıdır. Normal çalışmalar esnasında oluşturulan bilgi kanallarının dışında, yasa dışı veya uygunsuz davranışlar gibi hassas bilgilerin raporlanması için alternatif iletişim kanalları bulunmalıdır. İzleme, denetim bulguları ve gözden geçirme faaliyetlerine yeterli şekilde ve zamanında cevap vermeyi sağlamak üzere politika ve prosedürleri de kapsamalıdır.

İzleme • Sürekli izleme. Devamlı çalışma faaliyetleri sırasında gerçekleştirilmelidir. Her bir iç kontrol bileşenini kapsamak üzere, düzenli yönetim ve gözetim faaliyetlerini ve usule uygun, etik, ekonomik, etkili ve etkin olmayan iç kontrol sistemlerine karşı eylemde bulunmayı içerir. Genellikle ayrı değerlendirmelerden daha etkilidir. • Ayrı değerlendirmeler. Ayrı değerlendirmelerin kapsamı ve sıklığı risk değerlendirmesine ve sürekli izlemenin etkiliğine bağlıdır. Ayrı değerlendirmeler belirli bir zamanda belirli bir kontrolün etkililiğini değerlendirmede kullanılabilir. Ayrı değerlendirmeler aynı zamanda iç veya dış denetçiler tarafından da gerçekleştirilebilir.

İzleme İzlemenin faydaları: Hedeflerin ulaşılacağına yönelik güvence İç kontrol sistemlerinin yeterli ve işlevsel olduğuna dair güvence İyi uygulama örneklerini belirleme Gelişmeye/değişime açık alanları belirleme Personeli değerlendirme (sayı/nitelik)

İzleme KONTROL FAALİYETLERİNİN İZLENMESİ Kontrol faaliyetleri istenmeyen bir olayın gerçekleşme riskini azaltmak veya engellemek üzere benimsenir. Eğer bu faaliyetler başarısız olursa, kurum riske maruz kalır. Kontrol faaliyetleri kontroller ihmal edildiğinde ya da kişiler arasında gizli çıkar anlaşmaları gerçekleştiğinde başarısız olabilir. Bu nedenden dolayı, yönetiminin kontrol faaliyetlerinin işleyişine ve kontrol ihmallerine yönelik izleme prosedürleri oluşturması gerekir. Yönetimin aynı zamanda gizli anlaşma belirtilerine karşı da tetikte olması gerekir. Etkili bir izleme, yönetime her türlü kontrol faaliyeti sorununu düzeltme ve istenmeyen olay meydana gelmeden önce riski kontrol etme şansını verir.

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi İç kontrol standardı:16 İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır.

Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi Faydaları: Hata/yanlışlığa karşı sıfır tolerans kültürünün geliştirilmesi İç kontrol sistemlerindeki boşluk/eksikliklerin vurgulanması Mali kayıp/itibar zedelenmesi riskinin sınırlandırılması