ZAMAN YÖNETİMİ ASUMAN UĞUR MİLLİ PRODÜKTİVİTE MERKEZİ ANKARA

ÇOĞALTILAMAZ SATIN ALINAMAZ DEPOLANAMAZ EN UCUZ VE EN PAHALI KAYNAKTIR ZAMAN ÇOĞALTILAMAZ SATIN ALINAMAZ DEPOLANAMAZ EN UCUZ VE EN PAHALI KAYNAKTIR

AMAÇLARA VE HEDEFLERE ULAŞMAK İÇİN ZAMANI VERİMLİ KULLANMAKTIR. ZAMAN YÖNETİMİ AMAÇLARA VE HEDEFLERE ULAŞMAK İÇİN ZAMANI VERİMLİ KULLANMAKTIR.

Zaman Yönetimine Zihinsel Hazırlık Mücadeleci Kişilik Yapısının Oluşturulması Kendini Değiştirmeyi Hedefleme Bilgi Sahibi Olma ve Uygulama Olumlu Bakış Açısı ve İstekli Olma Kendi Kendini Gözleme ve Özeleştiri

ZAMAN YÖNETİMİ NEDEN ÖNEMLİDİR? İş ve özel yaşam arasında denge kurmak için Kişisel gelişim için Motivasyon için Stresi azaltmak için Bakış açınızı genişletmek için Daha verimli olmak için

Zaman Kötü Kullanıldığında Uzun Dönemli Düşünemeyiz Yaratıcı Olamayız Hatırlayamayız Takım Çalışması Yapamayız Kişisel verimimizi Artıramayız Etkin İletişim Kuramayız Kişisel Kalitemizi Artıramayız Sürekli Huzursuz ve telaşlı Oluruz

Zaman Biyolojik Ritm İlişkisi Sabah tipleri Öğleden sonra tipleri Her zaman hazır tipler

En Yüksek Performans Zamanı Önemli işleri belirlemek ve yapmak

Orta Performans Zamanı Planlama yapmak Rutin işleri yapmak

Düşük Performans Zamanı Telefon görüşmeleri yapmak Ziyaretçileri kabul etmek Mektupları cevaplandırmak

DAVRANIŞ BİÇİMLERİ VE ZAMAN YÖNETİMİ A Tipi Davranış Biçimi B Tipi Davranış Biçimi

ZAMAN – STRES İLİŞKİSİ Zaman Baskısı= Stres

Stresle Mücadeleyi Zorlaştıran Faktörler Düşmanlık duyguları baskın olan kişiler Kendilerini her konuda suçlayanlar Aşırı duyarlı ve duygusal olanlar Ben merkezciler Olayları çok kötü ya da çok iyi bulanlar Olgunlaşmamış çocuk kişilikliler Çevresi ile ilişki kuramayanlar

Stresle Kolay Mücadele Edebilenler İş ve sosyal hayata daha aktif katılanlar Mücadele ve değişiklikten hoşlananlar Hayatı ve çevresini kontrol ettiklerine inananlar Gelecekten beklentisi olanlar Hoşgörülü ve esnek kişilikte olanlar Yakın çevresiyle olumlu duygusal ilişki kurabilenler

Zamanın Verimli Kullanılması İçin; Amaç ve hedeflerin belirgin olması Planlama yapılması Önceliklerin belirlenmiş olması Acil durum değerlendirmesi yapılması

AMAÇ Gelecekte sahip olmayı istediğimiz değerler ve kendimizi görmek istediğimiz yerdir.

Amaçlara ulaşmak için yapılması gerekli eylemler Hedef Amaçlara ulaşmak için yapılması gerekli eylemler

AMAÇLARI BELİRLERKEN NE? NEDEN? NASIL?

Belirli Ölçülebilir Ulaşılabilir Sonuca yönelik Zamanlı HEDEFLER Belirli Ölçülebilir Ulaşılabilir Sonuca yönelik Zamanlı

Hedeflere ulaşmak için gerekli yol ve yöntemlerin seçimidir. PLAN Hedeflere ulaşmak için gerekli yol ve yöntemlerin seçimidir.

Planlamanın Önündeki Engeller Amaç ve hedeflerin belirsizliği Amaca ulaşmak için hedef belirlemenin öneminin bilinmemesi Günlük ve acil olaylara önem verme Planlamayı önemsemeyen tutucu kişilerin yönetimde olması Yönetim ve kalite standartlarının iyileştirme bilincinin olmaması

Planlama Yaparken Amaca uygun hedefleri saptamak Mevcut durumun analizini yapmak Olası gelişme ve değişimleri incelemek Bu hedeflere ulaşmak için diğer yolları bulmak Karar vermek ve uygulamak Denetleme ve kontrol etmek

Plansız da başarı sağlanır! Başarının yöntemler yüzünden değil, onlara rağmen kazanıldığını bilin

Önemlilik Değerlendirmesi Çok önemli (Asıl amaç için mutlaka yapılmalı) Oldukça önemli (Asıl amaç için yapılması gerekli) Önemli (Asıl amaç için yapılması faydalı) Önemsiz (Asıl amaç için yapılması gerekli değil)

Acil Durum Değerlendirmesi Çok Acil (Hemen yapılması gerekli) Acil (Kısa zaman içinde yapılmalı) Acil Değil (Zaman olduğunda yapılmalı) Zaman Önemli Değil

Zaman Yönetimini Engelleyen Nedenler Kişisel Nedenler Dışsal Nedenler Örgütsel Nedenler Mekanik Nedenler

Zaman Yönetimini Engelleyen Kişisel Nedenler Organize olamamak Ertelemek Sürüncemede bırakmak Kendim yapacağım tutkusu Zaman tahminlerinde yanılma “Hayır” diyememek Masa düzeninin olmayışı

Organize Olamamak Konsantrasyon sorunu varsa Hiperaktif yapıya sahipse B tipi davranış özelliğine sahipse Disiplinsizlik sorunu varsa

ERTELEMENİN NEDENLERİ Alışkanlıklar Planlamaya zaman ayırmamak Başarısızlık korkusu “Hata yapacağım” korkusu Hoş olmayan bir iş yaptığını düşünmek İşe konsantre olamamak Verilmesi güç kararlar Mükemmelliyetçilik

ERTELEMEDEN KURTULMAK İÇİN Hemen işe başlamak Ertelenebilecek işleri parçalara ayırmak Sıkıcı ve sevimsiz işleri başkalarına devretmek Tarih saptamak İş bitiminde kendini ödüllendirmek

en fazla slogandan etkilenir İnsan beyni en fazla slogandan etkilenir

ÜŞENME, ERTELEME, VAZGEÇME

ŞİMDİ DEĞİL DE NE ZAMAN ?

SÜRÜNCEMEDE BIRAKMAK İşe başladıktan sonra sıkılmak Daha cazip bir işe başlama isteği Mükemmelliyetçilik

MÜKEMMELLİYETÇİLER Düşünceleri katı ve siyah beyazdır Sürekli kendilerini eleştirirler Kendilerine çok yüksek, bazen ulaşamayacakları standartlar koyarlar Sürekli ve ısrarlı olarak tatminsizdirler Mükemmele ulaşma ihtiyacı ve bunu başaramamaları nedeniyle bir engellenmişlik duygusu yaşarlar Başarıya ulaşalar bile bunu tam olarak takdir edemezler Çoğu işe, sanki bütün benlik değerleri o işe bağlıymış gibi yaklaşırlar Ya çok çalışırlar ya da tersini yaparlar.Hiç çaba harcamaz veya ertelerler çünkü mükemmel olmamaktan korkarlar.

Sürüncemede bırakmamak için Zaman sınırlaması koymak Mükemmelliyetçilikten kurtulun Zor ve sıkıcı olandan korkmayın İşi bitirdikten sonra kendinizi ödüllendirin.

“Kendim Yapacağım” Tutkusu Yetki devri konusunda isteksiz A tipi davranış özellikleri Mükemmelliyetçilik Astlarına güvensiz

Sevilmeme korkusu Kendine güvensizlik Aşırı hassasiyet HAYIR DİYEMEMEK Sevilmeme korkusu Kendine güvensizlik Aşırı hassasiyet

MASA DÜZENİNİN OLMAYIŞI Çalışanlar iş üzerinde hakimiyetini kaybederler Üretkenlikleri azalır Dikkat dağınıklığı olur Sürekli gergin ve yorgun olurlar Diğer çalışanların gözünde imaj zedelenir.

MASA DÜZENİNİN KALICI OLABİLMESİ İÇİN Lüzumsuz her şey çöp kutusuna atılmalı ABC sistemi uygulanmalı Üzerinde çalışılan dosyanın dışında her şey masadan kaldırılmalı Etkili bir dosyalama sistemi kurulmalı Masanın kenarına ikinci bir masa eklenmeli

ZAMAN YÖNETİMİNİ ENGELLEYEN DIŞSAL NEDENLER İş gezileri Ziyaretçiler

İŞ GEZİSİNE KATILMANIZ GEREKLİ İSE Yanınıza alacaklarınızın listesini yapın Görüşülecek kişilerin telefon, faks vb. bilgilerini listeleyin Gidilecek yere ait bilgileri edinin Düzgün ve kullanışlı bir çanta zaman kazandırır Alınacak eşyalar kalınacak gün için yeterli olmalı Bir dosya içinde belgeler, teklifler hazır olmalı

ZİYARETÇİLERİN ÇALIŞMAYI KESMEMESİ İÇİN Yetenekli bir sekretere ihtiyaç vardır Randevu alışkanlığının kazanılması gerekir Görüşme saatleri saptanmalıdır Zaman limiti olmalı ve buna uyulmalıdır Ziyaretçi ile başkası ilgilenebilir Ziyaretçiler için görüşme salonları oluşturulabilir İkramda bulunmak süreyi uzatabilir.

ZAMAN YÖNETİMİNİ ENGELLEYEN ÖRGÜTSEL NEDENLER Yetki devrinin olmayışı Karar verememek Kriz yönetiminin olmayışı Verimsiz toplantılar Çalışma ortamının işi engellemesi Öğle yemeği ve dinlenme araları Hızlı okuma tekniklerinin bilinmemesi Sekreterlerin verimsizliği Kuralsız yazışmalar

YETKİ DEVRİNİN ÖNÜNDEKİ ENGELLER Yetki veren açısından Yetki verilen açısından İşletmeler açısından

YETKİ VEREN AÇISINDAN ENGELLER Hatalara hoşgörüyle yaklaşmamak Güvensizlik Astların yetkinliğinden çekinmek Ayrıntılarla uğraşmak ve bizzat uygulamayı istemek “En iyi ben yaparım” düşüncesinde olmak Denetimi yitirme korkusu İş bölümü ve koordinasyonun olmayışı

YETKİ VERİLEN AÇISINDAN ENGELLER Deneyim yetersizliği Yetenekli olmamak Mesleki bilginin yetersizliği Üstlere bağımlılık İlgi eksikliği

İŞLETMELER AÇISINDAN ENGELLER Görev tanımlarının belirli olmayışı İç iletişimde yetersizlik Kararların isabetsizliği Yönetsel başarısızlık Yetki ve sorumluluk sınırlarının belli olmayışı Yetki devrini engelleyen yasal nedenler Personel sayısının yetersizliği İşin özelliği ve müşteri memnuniyeti Kriz yönetimi

TERS YÖNDE YETKİ DEVRİNİN NEDENLERİ Astların kendine güveni olmayışı Bilgi yetersizliği Riskten kaçmak Eleştirilmekten korkmak Bağımsız karar verememek

KARARSIZLIĞIN NEDENLERİ Yenilgi korkusu Riskli kararlar Hata yapma korkusu Sonuçlardan çekinme

BAŞARISIZ TOPLANTILARIN ÖZELLİKLERİ Amacı belirlenmemiş Gündemsiz Kötü yerde yetersiz cihazla yapılan Kötü yönetilen Maliyeti hesaplanmayan Süresi belirlenmemiş Gereksiz kişilerle ve hazırlıksız katılımcılarla yapılan

VERİMLİ BİR TOPLANTI İÇİN Toplantının gerekliliği araştırılmalı Katılımcı sayısı sınırlandırılmalı Zamanlama doğru olmalı Uygun yerde yapılmalı Amacı saptanmalı Maliyeti hesaplanmalı Başkanı olmalı Katılanlar bilgilendirilmeli Kararlara katılım sağlanmalı Tutanak hazırlanmalı

ÇALIŞMA ORTAMININ KOŞULLARI Nem Havalandırma Aydınlatma Gürültü Sıcaklık

ÖĞLE YEMEĞİ VE DİNLENME ARALARI Yasa ile saptanmış aralar İş akışına bağlı dinlenme araları İsteğe bağlı aralar

İYİ BİR YAZININ ÖZELLİKLERİ Amacı belli ve açık olmalı Tam ve anlaşılır olmalı Kısa ve net olmalı

OKUNABİLİR YAZILAR İÇİN Sayfa düzeni kenarda beyaz boşluk bırakacak şekilde yapılmalı Kelime dağarcığı bilgiyi mümkün olan en kısa zamanda vermeli Yazım kuralları anlamı vurgulamak ve netlik sağlamak için doğru kullanılmalıdır

HIZLI OKUMA TEKNİKLERİ Okurken başı sağdan sola hareket ettirmemek Yüksek sesle okumamak Okumaya her satırın ikinci yada üçüncü sözcüğü ile başlamak Okunanları tekrar etmemek Okurken dudakları oynatmamak

BAŞARILI VE VERİMLİ SEKRETERLER İÇİN Sekreterinizi bilgilendirin Bazı basit kararları vermesine izin verin Öncelikli işleri beraber planlayın Rutin işleri sekreterinize devredin Randevularınıza sadık olun Başarıyı ve övüncü paylaşın Kendisini geliştirmesine imkan verin Hatalara karşı anlayışlı olun Sorunları özel olarak bildirin

ZAMAN YÖNETİMİNİ ENGELLEYEN MEKANİK NEDENLER Telefon Teknoloji kullanılması

TELEFON EDERKEN Telefonu çevirmeden önce gerekliliğini tartın Rutin aramalar için en uygun zamanı tespit edin Görüşme öncesinde kısa notlar alın Önemli telefonlar için randevu alın Aramaları sekreterinize yaptırın

TELEFONLA ARANILDIĞINDA Öncelikli telefon görüşmeleri hemen yapılabilir. Daha az öncelikli görüşmeler, sekreterin yardımıyla daha az verimli saatlere aktarılabilir. Sekreterler gerekirse telefonu başka birine yönlendirebilir. Konuşma mutlaka zamanında bitirilmelidir.

TEKNOLOJİ KULLANIMI Duygusal ve düşünsel güvensizlik Ego- konum bütünlüğünün bozulması Meydan okuma Denge arayışı Grup arayışı Olumlu tecrübeler Durumu kabullenme Ortama ayak uydurma