PAPERWORK DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ PROJESİ Sinem BESLER BT Direktör Yardımcısı

Projeyi Gerçekleştirme Nedenlerimiz Gündem Altınyıldız Hakkında Projeyi Gerçekleştirme Nedenlerimiz Ürün Seçim Kriterlerimiz & Neden Paperwork? Hangi Birimlerde Kullanıyoruz? Altınyıldız’da PaperWork Kullanımı Paperwork’ün Öne Çıkan ve Çok Kullanılan Özellikleri PaperWork Öncesi-Sonrası PaperWork ile Yeni Fazlar

AltINYILDIZ HAKKINDA Kuruluş Yılı : 1952 İlk İhracat Yılı : 1956 Halka Açılış Yılı : 1991 Markalar : Network, Fabrika, Que, Altınyıldız Classics, Arzu Kaprol, Beymen Business, T-Box, Divarese 2010 yılının son çeyreğinde Çerkezköy’deki yeni üretim tesislerine taşınan Altınyıldız 82.316 m kapalı alanda, Tekstil ve Hazır Giyim alanlarında faaliyet göstermektedir.

RAKAMLARLA AltINYILDIZ 2010 yılı üretim rakamları Tekstilde %31 lik artış ile 9,5 milyon metre, Hazır Giyimde ise %43 lük artış ile 1,5 milyon adet olarak gerçekleşmiştir. 2011 yılı üretim rakamları Tekstilde %44 lük artış ile 13,7 milyon metre, Hazır Giyimde ise % 27 lik artış ile 1,9 milyon adet olarak gerçekleşmiştir. 2010 yılı brüt karlılığı %37 artarak 143,2 milyon TL, 2011 yılı brüt karlılığı ise %59 artarak 228,1 milyon TL olmuştur. 2010 yılı Grup’un çalışan personel sayısı 2676 kişi, 2011 yılı 3171 kişidir.

REKLAMLARLA AltINYILDIZ

PROJEYİ GERÇEKLEŞTİRME NEDENLERİ 2000’den fazla aktif tedarikçi ile çalışılıyor olması, Gelen faturalar ve irsaliyelerin lokasyonlar arasında ve ofisler arasında taşınırken yaşanan zaman kayıpları, Fatura onay-kontrol süreçlerinin istenilen süratte takip edilememesi, Muhasebe işlemlerinin evrak dolaşımının ve onayının gecikmesi nedeniyle istenilen zamanda tamamlanamaması,

PROJEYİ GERÇEKLEŞTİRME NEDENLERİ Sürekli elden ele dolaşan belgelerin zaman içinde yıpranması, Fiziksel arşivlerin sel, yangın gibi tehditlere açık olması, Belgelerin digital ortama aktarılması ve onay süreçlerin daha etkin yönetilmesi ihtiyacı, Arşive giderek sürekli doküman arama sırasında yaşanan zaman kayıpları, Kağıt kullanımının azaltılması.

ÜRÜN SEÇİM KRİTERLERİMİZ & NEDEN Paperwork? GGSoft’un sadece Doküman Arşiv ve Yönetimi konusunda uzmanlaşmış bir yazılım firması olması, PaperWork’ün yerli bir ürün olması, GGSoft’un referansları ve başarılı projeleri, Ulaşılabilir maliyetleri, GGSoft’un tecrübeli ekibi ve desteği.

HANGİ BİRİMLERDE KULLANILIYOR? Bilgi Teknolojileri İnsan Kaynakları Muhasebe ve Finans PaperWork Tekstil Üretim Konfeksiyon Üretim Marka Yönetimi Satınalma Satış & Pazarlama

ALTINYILDIZDA PAPERWORK KULLANIMI DocFlow Modülü’nün Kolaylıkları İş akışına ait dokümanların da akışla birlikte gezdirilebilmesi, Yeni doküman tipi ve akışların kodlama yapmadan kolaylıkla tasarlanabilmesi, Çeşitli web servislerinden gelen bilgi kullanılarak doküman akışının yönlendirilebilmesi, Doküman akışlarına ait detaylı raporlama yapılabilmesi, Akışların o an kimde beklediği, neden beklediği gibi durumlar grafiksel olarak izlenebilmesi.

ALTINYILDIZ’DA PAPERWORK

ALTINYILDIZ’DA PAPERWORK KULLANIMI Projenin ilk fazında gelen faturalar süreci devreye alınmıştır. Proje verimli ekip çalışması ile yaklaşık 4 ay sürmüştür. İş süreçlerine ait 22 doküman akışı çalışmakta ve her geçen gün yeni süreçler tarafımızca tasarlanarak kullanılmaktadır. PaperWork kullanıcıları tarafından 22 döküman akışında yaklaşık 35.000 akış PaperWork DocFlow üzerinde yürütülmektedir.

Örnek Doküman AKIŞI

PAPERWORK GENEL ÖZELLİKLERİ

PAPERWORK ÖNCESİ-sONRASI Belgelere ulaşım süresi son derece kısaldı ve güvenliği arttı. Kağıt tasarrufu sağlandı. «Kağıtsız ofis» kavramına adım atıldı. Belge kayıpları önlendi. Onay mekanizmaları ile dolaylı olarak müşteri memnuniyeti artırıldı. Kişi bağımsız çalışma avantajı sağlandı. Lokasyonlar arasındaki (Çerkezköy-Yenibosna) harcanan süre ortadan kalktı.

PAPERWORK İLE YENİ FAZLAR Sözleşme takibi yapılacak. Sipariş Talep Formları devreye alınacak. Personel izin takibi alt yapısı hazırlanıyor. SAP ile entegrasyon planlanıyor.

TEŞEKKÜRLER TEŞEKKÜRLER sinem.besler@altinyildiz.com.tr